App per gestione hotel
Fortunatamente il tuo hotel o il tuo B&B sta ricevendo sempre più richieste e prenotazioni. Ora però ti trovi nella spiacevole situazione di dover fare ordine e, magari, di non riuscire a risalire a una vecchia prenotazione. D'altra parte una crescita prevede anche un aumento dei carichi di lavoro, ma non preoccuparti, sono qui per aiutarti.
In questa guida infatti voglio illustrarti alcune app per gestione hotel che possono fare al caso tuo, perché permettono di organizzare e amministrare al meglio non solo le prenotazioni, ma anche altri servizi legati alla tua attività. Alcune di esse però, prevedono una impostazione preventiva sul Web, trattandosi di una mole di dati piuttosto corposa.
Sei felice di sentire questo? In tal caso non mi resta che chiederti qualche minuto del tuo tempo e un po' di pazienza. Scoprirai con piacere come ottimizzare le tue giornate e favorire una crescita ancora pià snella per il tuo albergo, la tua casa, o il tuo campeggio. Buona lettura!
Indice
Mole (Android/iOS/iPadOS)
Gestire e coordinare le prenotazioni di un hotel non è mai cosa facile, ma oggi voglio parlarti di un'app molto snella che ti consente di pianificare al meglio le visite alla tua struttura e non solo. Sto parlando di Mole, un'app gratuita che ti permetterà di calendarizzare le prenotazioni tramite una semplice interfaccia e, in aggiunta, di inoltrare i dettagli agli ospiti che hanno appena prenotato. L’app lavora in locale e non permette, quindi, di sincronizzare i dati su altri device.
Puoi scaricare l'app per dispositivi Android da Play Store o store alternativi e per iOS/iPadOS da App Store. Una volta installata sul tuo smartphone, l'app non richiede neanche la creazione di un account, ma è necessario impostare alcune preferenze prima di operare al meglio e, se lo desideri, puoi attivare le notifiche.
Nella schermata di apertura ti viene richiesto di selezionare il numero di camere che metti a disposizione nella tua struttura, quindi inserisci la quantità nel campo Nr. Camere e fai tap sul tasto levetta per accettare la politica sulla privacy. Non ti rimane che sfiorare il pulsante CONTINUA, in modo da accedere al calendario relativo a ogni camera inserita.
Nella parte bassa del display trovi tutte le opzioni disponibili, il mio consiglio è di fare tap su Settings e impostare le generalità della tua struttura come ragione sociale, indirizzo e sito Web. Se il tuo hotel è presente su Google Maps, puoi fare tap su Ricerca struttura per autocompilare il modulo, altrimenti procedi manualmente e fai tap su Fine, in alto a destra.
L'opzione Rooms (la prima in basso) ti consente di aggiungere e rimuovere camere, oltre a rinominarle facendo tap su ognuna di esse. Per pianificare e registrare le prenotazioni devi fare tap sulla voce Planning, dopodiché fare tap su un giorno di calendario associato alla camera e compilare il modulo seguente.
Da qui puoi selezionare il periodo di prenotazione (dal/al), quale camera prenotare, assegnare un colore, il prezzo finale (totale) e l'eventuale caparra. Hai anche la possibilità di impostare quanti adulti saranno presenti ed eventuali neonati o bambini.
Nella parte inferiore del modulo, puoi inserire il nominativo del cliente, l'email e il numero di telefono. In base alle tue esigenze potrai inviare la conferma all'ospite facendo tap su Invia conferma di prenotazione (tramite SMS o email), o contattare il cliente tramite l'opzione Contatta. Non ti resta che fare tap sul pulsante Fine in alto a destra, così noterai che il calendario presenterà una zona colorata in corrispondenza della camera, nonché delle date prenotate.
Sfruttando la sezione Stats, avrai a disposizione il numero di prenotazioni e l'incasso stimato suddiviso per i giorni della settimana. Per impostare un filtro specifico puoi fare tap sull'icona in alto a destra e selezionare il periodo di interesse, o le tag associate alle prenotazioni.
Zak di Wubook (Android/iOS/iPadOS)
Se stai cercando una soluzione più completa per la gestione della tua attività, che ti consenta magari di stabilire tariffe speciali e di tenere traccia anche della contabilità, Zak di Wubook potrebbe proprio fare al caso tuo.
Prima di cominciare però voglio informarti che avrai bisogno di impostare la tua bacheca via Web per un corretto funzionamento dell'app. Zak inoltre dispone di un piano gratuito per le funzionalità base, mentre il gestionale avanzato ha un costo di 19 euro al mese, oppure di 17 euro mensili se pagati in unica soluzione annuale.
Per iniziare crea un account Wubook seguendo questo link (puoi anche procedere dall’app allo stesso modo, premendo su Iscriviti). Una volta ricevuta la email con le credenziali, esegui l'accesso da questa pagina, selezionando Zak dal menu a tendina sotto al modulo di login.
Il primo passaggio consiste nella creazione delle camere e nell'impostazione dei relativi prezzi, pertanto fai clic sulla sezione Camere & Tariffe nel menu principale. Nella sottosezione Tipologia di camere, fai clic sul segno + e assegna una tipologia, il prezzo di default e l'eventuale prezzo minimo. Da qui potrai anche selezionare il tipo di alloggio (camera, appartamento, bungalow ecc.) e la capienza massima. Ora non ti resta che assegnare un codice univoco alla camera e ripetere l'operazione per le altre unità di cui dispone il tuo hotel.
Per impostare le tariffe personalizzate, non devi fare altro che cliccare sulla voce Tariffe nel sottomenu di Camere & Tariffe. Successivamente fai clic sul segno + e assegna un nome alla tariffa, corredato dal tipo di trattamento (es. pensione completa) e dal tipo di valuta associata. Ora fai clic su Salva per registrare la nuova tariffa ed eventualmente aggiungere tariffe speciali ad essa legate.
Dalla sezione Derivazioni Tariffe infatti, potrai aggiungere tariffe speciali in base a determinate condizioni. Se ad esempio vuoi inserire una tariffa speciale per chi prenota una stanza con una permanenza minima, fai clic sul tasto + e attiva il tasto levetta Min. Stay. Dal menu a tendina Prezzo, seleziona che tipo di maggiorazione o scontistica vuoi applicare e fai clic su Salva.
Da questo momento puoi utilizzare l'app Zak, scaricandola per Android su Play Store o store alternativi o recandoti su App Store per i dispositivi iOS/iPadOS. Una volta installata, esegui l'accesso e noterai in home page il riepilogo delle prenotazioni: è una sezione che si riempirà man mano che registrerai i clienti.
La sezione che utilizzerai maggiormente sarà certamente YouBook, infatti facendo tap su di essa potrai registrare tutte le prenotazioni che desideri manualmente. Per prima cosa imposta l'intervallo di date facendo tap sull'apposito selettore di ingresso e di uscita, poi fai tap su Procedi.
Dovresti quindi visualizzare l'elenco di tutte le camere disponibili in quel periodo, per assegnarne una non devi fare altro che sfiorare il segno + associato alla stanza, dopodiché fai tap nuovamente su Procedi. Da qui potrai decidere se applicare la tariffa standard o se applicare una scontistica riservata (precedentemente impostate sull'account web), quindi proseguire sfiorando il pulsante Procedi.
Nella schermata successiva, sotto la voce Cliente, puoi ricercare un cliente già esistente o aggiungerne uno facendo tap sull'icona raffigurante un omino. Per inserire i dettagli come nome, cognome e contatti, compila il modulo e fai tap su Ok, poi accederai alla schermata finale. Da qui puoi premere il pulsane Ora di arrivo per impostare l'orario d'ingresso del cliente, selezionare lo stato della prenotazione e il tipo di trattamento (mezza pensione, pensione completa, solo camera ecc.).
Per registrare la prenotazione fai tap su Completare, in modo da trovare la prenotazione nella home page dell'app. Per consultare gli arrivi, le permanenze e le partenze, fai tap sulla sezione Movimenti e seleziona la data di tuo interesse dal primo box in alto. Sotto al selettore per la data trovi tre schede per consultare i movimenti del tuo hotel (Arrivi, In Casa e Partenze), ognuna di esse presenta un numero tra parentesi che ti indicherà le quantità relative.
Attraverso l'opzione Tabla, potrai facilmente gestire le camere disponibili rimanenti e avere un colpo d'occhio su quelle già prenotate. Qui, inoltre, potrai modificare i prezzi giornalieri ed eventualmente le restrizioni associate (es. permanenza massima, minima o late check-out), quindi ti basterà fare tap sul giorno di calendario di tuo interesse per personalizzare il tutto.
La sezione Planner è il calendario vero e proprio, utile a consultare le date occupate e soprattutto per spostare prenotazioni tramite la funzione drag & drop. Facendo un tap prolungato sulla prenotazione, potrai spostare il cliente in un'altra camera o in un'altra data. Se invece eseguirai un doppio tap sul nome dell'ospite, potrai modificare la prenotazione, aggiungere servizi e consultare le info relative alla prenotazione stessa.
Quelle che ti ho presentato qui sono le funzionalità base dell'app, ma Zak dispone di numerosi servizi aggiuntivi (a pagamento) per una gestione totale della struttura come la reportistica Istat, la fatturazione elettronica, un motore di prenotazione da integrare nel tuo sito, il foglio pulizie, il ristorante e molto altro.
Altre app per gestione hotel
Le esigenze di ogni host possono variare in base alle dimensioni della struttura, ma anche rispetto al tipo di utenza cui ci si rivolge. In alcuni casi ad esempio può essere necessaria un software o un'app più complessa, ma talvolta può tornare utile anche un semplice planner, facile da gestire e da impostare.
Permettimi quindi di parlarti di altre app per gestione hotel che potrebbero fare al caso tuo, alcune a pagamento e con funzioni su misura, altre gratuite e adatte a piccole realtà.
- Bed Booking (Android/iOS/iPadOS) — Ideale per chi è agli inizi, ma anche per le strutture più grandi, questa app è disponibile anche negli store alternativi Android e prevede un piano gratuito per aggiungere e modificare prenotazioni. Il piano Premium costa 12,50 euro più iva al mese e include numerose funzionalità come l'integrazione con i maggiori canali di prenotazione, la personalizzazione e l'aggiunta di un team. L'azienda propone spesso 30 giorni di prova per il piano Premium, che puoi conoscere meglio visitando questa pagina.
- Little Hotelier (Android/iOS/iPadOS) — La forza di questa app è indubbiamente il Channel Manager, che permette di collegare il tuo hotel direttamente a canali di prenotazione come Booking.com, TripAdvisor e Airbnb. Il piano base ha un costo di 29 euro al mese + 1% di commissione sulle prenotazioni, mentre il piano Pro ha un costo fisso di 109 euro al mese e non prevede commissioni. All'occorrenza è disponibile un piano Premium, che al costo di 128 euro al mese include il Guest Engagement — uno strumento di marketing e upselling avanzato. Puoi ovviamente provare il prodotto visitando questa pagina.
- Scidoo (Android/iOS/iPadOS) — Offre soluzioni per tutti i tipi di struttura. Il suo PMS per Hotel dispone di un gestionale per gruppi e per prenotazioni singole, permette di impostare tariffe e prezzi in base alla stagionalità, oltre a una sezione di housekeeping per l'organizzazione interna della struttura (pulizie, concierge, ristorante). L'app consente anche di scansionare i documenti d'identità degli ospiti tramite ID Scan, in modo da autocompilare i campi necessari. L'azienda italiana confeziona prezzi su misura in base alle esigenze, ma è possibile richiedere una demo seguendo questo link.
- Beddy (Android/iOS/iPadOS) — è un'app targata Zucchetti che fornisce varie soluzioni, tra cui il gestionale PMS che include il Channel Manager per collegare siti di prenotazione, un'integrazione per le prenotazioni sul proprio sito e l'interessante tool Rate Checker per monitorare i prezzi della concorrenza. L'aziende offre la possibilità di una demo gratuita, che puoi richiedere tramite l'apposito modulo, in modo da ricevere poi un'offerta personalizzata.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
