App per la produttività

di Salvatore Aranzulla

Scommetto che, se sei qui a leggere questo tutorial, hai preso la saggia e difficile decisione di darci un taglio con la procrastinazione e di impegnarti per trascorrere le tue giornate in maniera più produttiva nella vita e nel lavoro. Per farlo hai deciso di sfruttare al meglio i tuoi dispositivi tecnologici, cercando qualche app che faccia al caso tuo.

Ho indovinato, vero? Allora sarai felice di sapere che esistono tantissime app per la produttività, incentrate su diversi aspetti della faccenda. Continuando nella lettura di questa guida, quindi, potrai trovare numerosi suggerimenti e spunti sulle migliori app per essere più produttivo servendoti di note e app di scrittura, calendari, elenchi di to-do list e monitoraggio del tempo. Nel caso in cui, invece, volessi migliorare le prestazioni lavorative sono pronto a suggerirti ulteriori applicazioni utili per gestire team, conferenze e quant'altro.

Come dici? Sei curioso di sapere cosa ho in serbo per te? Allora mettiamo al bando le ciance e cominciamo fin da subito a essere più produttivi: mettiti comodo, prenditi il tempo che ti serve per leggere attentamente quanto ho da dirti e comincia a utilizzare le app che ti sembrano più adatte ai tuoi scopi e al tuo caso specifico. Ci tengo a precisare che mi focalizzerò sulle app per smartphone e tablet ma che molte delle soluzioni che sto per proporti sono in realtà accessibili anche da PC. Detto questo non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

App per la produttività: note e appunti
App per la produttività: scrittura
App per la produttività: calendario
App per la produttività: to-do list
App per la produttività: monitoraggio del tempo
App per la produttività: organizzazione del team

App per la produttività: note e appunti

App per note

Cerchi qualche buona app che ti consenta di scrivere le tue note in maniera veloce, semplice e, magari, anche tramite penna per disegnare o scrivere più rapidamente? Allora sono sicuro che, tra quelle riportate nell'elenco sottostante, puoi trovare qualcosa che fa al caso tuo.

OneNote (Android/iOS/iPadOS) — si tratta del taccuino digitale di Microsoft, che consente di organizzare perfettamente tutte le note suddividendole in blocchi, sezioni e pagine. Inoltre, permette di digitare o scrivere a penna — rendendo il blocco appunti adatto anche per disegni o schizzi — e di condividere le note con amici, colleghi o familiari. Gratuita su tutti i dispositivi. Maggiori info sul suo funzionamento qui.
Google Keep (Android/iOS/iPadOS) — sfrutti molto il tuo account Google? Allora il blocco note della società di Mountain View può servirti. La sua particolarità, infatti, consiste nel fatto che salva direttamente le note nel tuo account Google, rendendole fruibili su tutti i dispositivi compatibili e online. Inoltre, tra le funzioni interessanti ci sono sicuramente i promemoria, basati su posizione, ora e data, che ti mostrano le note utili al momento giusto, oltre alla funzione di ricerca rapida. É gratis.
Note (iOS/iPadOS) — se sei maggiormente orientato sull'utilizzo dei dispositivi Apple puoi optare per Note, uno strumento semplice e potente, installato di default su tutti i device della mala morsicata, per prendere appunti anche tramite Apple Pencil (su iPad compatibili). Oltre alla normale digitazione delle note e alla loro organizzazione e catalogazione, consente di proteggerle tramite password, scansione documenti e sincronizzare tutto tramite iCloud; naturalmente è gratuita.
Evernote (Android/iOS/iPadOS) — Evernote consente di organizzare pressoché qualsiasi tipo di materiale e progetto. Al di là delle semplici note, infatti, è possibile creare sistemi complessi di taccuini e categorie. Inoltre, si può collegare con Google Calendar per riunire impegni e note; oltre a questo consente anche di creare promemoria e scansionare fatture e documenti, per avere tutto in un unico posto. Di base è gratis, ma se la si vuole usare su più di due dispositivi è necessario sottoscrivere un abbonamento Personal a partire da 6,99 euro/mese. Maggiori info su Evernote qui.
Simplenote (Android/iOS/iPadOS) — app che, come suggerisce il nome, si contraddistingue per la semplicità d'uso. Permette di creare, modificare e organizzare note e appunti, ma anche di generare elenchi attività, aggiungere immagini alle note e sincronizzare i propri appunti su vari dispositivi. Inoltre, è gratis.
Post-it (Android/iOS/iPadOS) — si tratta della versione digitale dei famosi Post-it, utilissima per prendere annotazioni ultra rapide in caso di necessità. Se non desideri quindi nulla di troppo pretenzioso, ma solo qualcosa per scribacchiare al volo pensieri e idee potrebbe fare al caso tuo. É gratuita.

Per ulteriori app, nel caso in cui nessuna delle precedenti dovesse convincerti del tutto, ti consiglio di dare un'occhiata ai miei tutorial sulle app per note e sulle migliori app per appunti, dove potrai trovare ulteriori spunti.

App per la produttività: scrittura

App scrittura

Se desideri qualche app per essere più produttivo per quanto riguarda la scrittura di testi (maggiormente complessi rispetto alle note e agli appunti), portandoli con te ovunque vai, le app che sto per descriverti possono esserti utili.

Microsoft Word (Android/iOS/iPadOS) — il celebre software di videoscrittura per PC può essere utilizzato anche sotto forma di app mobile, conservando le sue principali funzioni, per editare qualsiasi tipo di testo anche in movimento. Inoltre è gratuita per dispositivi di dimensioni pari o inferiori a 10.1"; per device più grandi, invece, è necessario attivare l'abbonamento Microsoft 365 a partire da 7 euro/mese che offre, tra le altre cose, anche funzioni aggiuntive. Maggiori info qui.
Google Documenti (Android/iOS/iPadOS) — consiste nella versione mobile del celebre servizio Documenti di Google, fruibile online. Tra i suoi punti di forza c'è sicuramente il salvare i documenti, quando è presente una connessione dati o Wi-Fi, direttamente su Google Drive.
Pages (iOS/iPadOS) — il celebre programma del Mac è disponibile anche in app da sfruttare sui dispositivi Apple. In questo modo è possibile utilizzare tutte le sue funzioni da dispositivo mobile in maniera del tutto gratuita oltre a poter usare, sui dispositivi compatibili, l'Apple Pencil per scrivere o creare schizzi. Maggiori info qui.
WPS Office (Android/iOS/iPadOS) — si tratta di una suite gratuita che offre strumenti di videoscrittura, presentazioni, memo e fogli di calcolo potendoli salvare in numerosi formati. Inoltre consente di aprire documenti del pacchetto Office di Microsoft mantenendone il formato originale. Maggiori info qui.
Polaris Office (Android/iOS/iPadOS) — altra ottima suite per ufficio gratuita, che consente di redigere testi tramite dispositivi mobili in maniera semplice e funzionale, del tutto gratis. Nel caso in cui, invece, volessi ancora più funzionalità puoi effettuare acquisti in app a partire da 3,99 euro.

Per altre app relative alla categoria ti consiglio di dare un'occhiata alla mia guida dedicata alle app per scrivere, dove sono sicuro troverai altre idee interessanti.

App per la produttività: calendario

Timepage

Cerchi un calendario con molte funzioni organizzative, utile per tenere in ordine tutti i tuoi impegni e, magari, che si integri con le altre app che utilizzi per la gestione della tua giornata? Dai un'occhiata qua sotto.

Google Calendar (Android/iOS/iPadOS) — il calendario si integra perfettamente con molti altri strumenti della suite di Google, ma anche con numerosi altri servizi. Consente quindi di salvare quasi automaticamente eventi, task, videoconferenze e quant'altro. Maggiori info qui.
Fantastical (iOS/iPadOS) — una delle app calendario più amate dagli utenti Apple. Supporta in maniera egregia il linguaggio naturale. Prevede un abbonamento per essere usata.
TimeTree (Android/iOS/iPadOS) — layout pulito, moltissime funzioni utili che consentono di ricevere notifiche, tenere tutto in ordine e condividere i calendari con amici, parenti e colleghi, utilizzandolo come una chat relativa agli eventi in programma. É gratuita, ma è sottoscrivibile l'abbonamento Premium per 2,99 euro/mese o 29,99 euro/anno.
Edo Agenda (Android/iOS/iPadOS) — un'app calendario che unisce anche le funzioni delle app di to-do list e e note in un unico posto. Una soluzione molto pratica per chi vuole utilizzare un solo strumento multifunzionale. É gratuita ma è possibile sottoscrivere l'abbonamento Premium, per eliminarne le limitazioni, al prezzo di 1,99 euro/mese oppure 19,99 euro/anno.
Task Agenda (Android) — semplice e intuitiva, con possibilità di essere utilizzata tramite widget, Task Agenda unisce le funzioni di calendario e to-do list, consentendo di tenere nota e traccia di tutti gli avvenimenti importanti.
Timepage (iOS/iPadOS) — il calendario di Moleskine, la celebre azienda di taccuini per creativi, consente di tenere traccia di tutti gli appuntamenti, ricevere avvisi intelligenti relativi al meteo, alle attività successive, un breathing giornaliero e utilizzare i Comandi Rapidi di Siri, il tutto con un design estremamente elegante. L'app di base è gratuita, ma può essere sottoscritto un abbonamento mensile da 2,49 euro/mese o annuale da 14,99 euro/anno.

App per la produttività: to-do list

App to-do list

Ti dimentichi sempre qualcosa e per questo motivo vorresti avere tutti i tuoi impegni e le cose da fare a portata di smartphone, tramite un'app per to-do list? Ce ne sono molte che puoi utilizzare, trovi le migliori qui di seguito.

Todoist (Android/iOS/iPadOS) — l'app nasce con lo scopo di organizzare qualsiasi aspetto della propria vita, dalla casa al lavoro, tramite l'uso delle to-do list. Oltre a questo possiede numerose altre funzioni come il riconoscimento delle date ricorrenti per particolari eventi, il collegamento con calendari e assistenti vocali e consigli di produttività personalizzati. Inoltre è gratis, con possibilità di sbloccare altre funzioni al prezzo di 4 euro/mese. Maggiori info qui.
Things (iOS/iPadOS) — app per le to-do list e il GTD curatissima in ogni dettaglio e particolarmente amata dagli utenti Apple (difatti è compatibile solo con iOS, iPadOS e macOS). Non è economica, inoltre le versioni per iPhone e iPad vanno acquistate separatamente (così come quella per Mac) ma è difficile trovare un'app con una cura grafica e una semplicità d'uso di pari livello.
Focus To-Do (Android/iOS/iPadOS) — basata sulla famosa tecnica del pomodoro, consente di mixare il timer di quest'ultima alla propria to-do list di cose da fare. Inoltre genera statistiche dettagliate sul lavoro svolto, consente di impostare promemoria e organizzare la propria giornata. Di base è gratuita, ma è possibile acquistare l'abbonamento a vita al prezzo di 11,99 euro o un abbonamento trimestrale a 3,99 euro.
Microsoft To Do (Android/iOS/iPadOS) — app di casa Microsoft che consente di creare pianificazioni giornaliere tramite My Day, impostare scadenze singole, promemoria, condividere i task con amici, colleghi e familiari, oltre a suddividere le attività in fasi più gestibili; il tutto in maniera gratuita.
Google Task (Android/iOS/iPadOS) — se utilizzi i servizi di Google, come Gmail e Google Calendar, allora Google Task è ciò che fa per te. L'app si integra con questi due (e altri) servizi della suite, permettendo di creare elenchi di attività associati a promemoria, attività secondarie e dettagli. Gratuita.
Remember the Milk (Android/iOS/iPadOS) — app dal design curato che consente di creare liste di task da compiere e liste intelligenti, inviando notifiche raccolte come in una casella di posta elettronica, utile per non dimenticare niente. Nella versione Free, consente anche di condividere le attività con altre persone che utilizzano l'app. La versione Pro, per aumentarne le funzioni, è disponibile al prezzo di 39,99 euro/anno.
Edo Agenda (Android/iOS/iPadOS) — la stessa app di cui ti ho parlato precedentemente in merito al calendario. Tra le sue funzioni di to-do list consente di creare cartelle all'interno delle quali inserire liste tematiche e di aggiungere liste preferite.

App per la produttività: monitoraggio del tempo

ATracker

Ti serve qualcosa per tenere traccia del tempo perso o di quello sfruttato bene per lavorare? Oppure vuoi qualcosa che semplicemente aiuti la tua concentrazione per portare a termine dei compiti? Allora dai un'occhiata alle app qui sotto, possono esserti d'aiuto.

Toggl Track (Android/iOS/iPadOS) — l'app consente di tenere traccia delle ore di lavoro (ma anche di altre attività) e genera grafici e report relativi all'utilizzo del tempo. Oltre a essere uno strumento estremamente potente si integra alla perfezione con numerose altre applicazioni per la gestione del lavoro come Asana, Todoist e molte altre. É disponibile in versione gratuita con limitazioni e in abbonamento a partire da 9 dollari/mese. Su iOS e iPadOS si può usare anche tramite l'app Timery, che si integra perfettamente anche con Comandi Rapidi.
ATracker (Android/iOS/iPadOS) — app di tracciamento del tempo semplice e intuitiva, consente con pochissimi tap di avviare e interrompere il tracciamento, ottenere grafici e bilanci, personalizzare la pagina principale e sincronizzare i dati tra più dispositivi.Maggiori info qui.
Focus Plant (Android/iOS/iPadOS) — un'app molto carina, ideata per lo studio che consente di tracciare il tempo in maniera alternativa. Il proprio tempo trascorso concentrandosi, infatti, consente di ottenere acqua per far crescere una piantina e, successivamente, una rigogliosa foresta. É disponibile in versione gratuita con possibilità di acquisti in app a partire da 0,99 euro.
Your Hour (Android) — se usi troppo il telefono, distraendoti dai compiti realmente importati, Your Hour ti aiuta a capire quanto utilizzi il telefono e quanto ne sei dipendente. Tra le sue molte funzioni c'è un timer collocato sopra alle app mentre le usi, la possibilità di bloccare alcune applicazioni e un widget per tenere sotto controllo il tempo di utilizzo. Gratuita.

App per la produttività: organizzazione del team

Asana

Se devi coordinare un team di lavoro è probabile che ti serva un'app per la produttività potente, capace di mettere a disposizione tutti gli strumenti necessari per gestire il lavoro a distanza come chat, assegnazione dei compiti, invio dei materiali ecc. Qui sotto puoi trovare alcune soluzioni pensate per lo scopo.

Asana (Android/iOS/iPadOS) — app utile per organizzare il lavoro in team, assegnando compiti e task, definire le fasi di lavoro e identificare priorità, condividere materiali e integrare altri strumenti come OneDrive, Microsoft Teams e altre 200 integrazioni per centralizzare tutto il lavoro. Il piano Basic è gratuito, mentre per sbloccare le funzionalità avanzate è necessario sottoscrivere un abbonamento a partire da 10,99 euro/mese.
Trello (Android/iOS/iPadOS) — app molto valida, utile per organizzare riunioni, gestire progetti e attività, liste e scadenze programmate. Tutto totalmente gratis. Maggiori info qui.
Slack (Android/iOS/iPadOS) — questa app gratuita permette di creare progetti di lavoro da assegnare a singoli membri del gruppo, chattare con il team e tenere traccia del proprio lavoro individuale. Totalmente gratuita.
Wrike (Android/iOS/iPadOS) — si tratta della versione mobile del noto software basato sul cloud. Consente di gestire progetti, pianificare il lavoro e assegnarlo ai collaboratori. Inoltre, dispone di un'interfaccia pulita e chiara. Può essere usato gratuitamente con limitazioni o si può sottoscrivere uno dei piani a pagamento a partire da circa 9 euro/mese.
Podio (Android/iOS/iPadOS) — app collaborativa gratuita per creare e condividere progetti di gruppo, inviare materiali di vario genere al team, prendere note e appunti, assegnare mansioni ai colleghi e gestire in maniera semplice e intuitiva le scadenze dei vari progetti in corso. É gratis.
TimeTree (Android/iOS/iPad) — la stessa app di cui ti ho parlato in precedenza in merito ai calendari. Si tratta di un'ottima soluzione per l'organizzazione di eventi dato che i calendari sono condivisi e si può utilizzare una chat — completa di invio foto — per ognuno di essi.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.