App per presenze dipendenti

di Salvatore Aranzulla

Per semplificare la gestione delle presenze dei tuoi dipendenti, ti piacerebbe utilizzare qualche applicazione che, oltre a permettere ai lavoratori di timbrare il cartellino, ti consenta di visualizzare chi è sul posto di lavoro, le ore lavorative e gestire il piano ferie. Non conoscendo alcuna soluzione di questo genere, ti stai chiedendo se posso indicartene qualcuna che potrebbe fare al caso tuo.

Se le cose stanno come le ho appena descritte, sarò ben felice di darti una mano e suggerirti alcune app per presenze dipendenti che puoi prendere in considerazione. Per ciascuna soluzione che andrò a proporti, troverai le indicazioni necessarie per creare un account in qualità di responsabile della gestione delle presenze per la tua azienda, oltre alla procedura dettagliata per timbrare il cartellino come dipendente.

Come dici? È proprio quello che volevi sapere? Allora non dilunghiamoci oltre ed entriamo nel vivo di questo tutorial. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Così facendo, ti assicuro che potrai valutare diverse applicazioni adatte alla gestione delle presenze dei tuoi dipendenti e scegliere quella che ritieni migliore per le tue necessità. Buona lettura!

App per presenze lavoro

Sono disponibili diverse app per presenze dipendenti che puoi prendere in considerazione: tutte quelle che troverai indicate nei prossimi paragrafi, permettono di creare un account come responsabile dell'azienda e aggiungere i propri dipendenti, che a loro volta potranno usare lo smartphone per timbrare il cartellino e usare altre opzioni, come quella che permette di richiedere ferie e permessi. In questo modo, tutti coloro che hanno accesso in qualità di responsabili avranno modo di visualizzare l'orario lavorativo dei dipendenti, sapere chi è presente in ufficio e chi sta lavorando da casa e gestire svariate altre opzioni.

Jibble

Se sei alla ricerca di app per presenze dipendenti gratis, allora puoi affidarti a Jibble. Questa permette di gestire le presenze dei dipendenti tramite un sistema di timbratura tramite app basato sul riconoscimento facciale. Oltre a essere disponibile sotto forma di applicazione per dispositivi Android (anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad, è disponibile anche come software per PC Windows e macOS e accessibile anche in una versione Web.

Per iniziare a usare Jibble, avvia l'app in questione, seleziona l'opzione Unisciti a un'organizzazione e procedi a creare il tuo account compilando il modulo di registrazione. Ti segnalo che puoi anche procedere utilizzando un account Facebook, Google, Microsoft o Apple.

Fatto ciò, seleziona l'opzione Create organization, inserisci i dati richiesti nei campi Il nome della tua organizzazione, Numero di telefono, Settore e Dimensioni dell'organizzazione e fai tap sulla voce Prossimo.

Infine, indica come intendi utilizzare Jibble selezionando una o più opzioni disponibili tra Monitora orari e presenze, Esamina ore per le retribuzioni e Monitora il tempo o i progetti e segui le indicazioni mostrate a schermo per completare la creazione della tua organizzatore.

A questo punto, premendo sulla voce Menu, in basso a destra, e selezionando l'opzione Persone, puoi aggiungere altre persone premendo sul pulsante +, in alto a destra. Ti segnalo che puoi sia aggiungere manualmente nuovi utenti (Add member) che inviare un link per accedere autonomamente alla tua organizzazione (Invite link).

Per quanto riguarda la timbratura, tutti gli utenti dovranno per prima cosa accedere alla sezione Timbratore premendo sull'apposita voce collocata nel menu in basso e selezionare l'opzione Scatta foto: così facendo, verrà avviata la scansione del proprio volto e utilizzata per le future timbrature.

Successivamente, sempre procedendo dalla sezione Timbratore e premendo sul pulsante Timbra l'entrata, ogni lavoratore potrà avviare la propria attività lavorativa. Allo stesso modo ma selezionando l'opzione Timbra uscita, può terminare la giornata lavorativa. Per completezza d'informazione, ti segnalo che è disponibile anche l'opzione Inizio pausa che permette di registrare anche pause durante l'orario di lavoro.

La persona che ha creato l'organizzazione e tutti gli utenti ai quali è stato assegnato il ruolo di Amministratore, hanno la possibilità di visualizzare tutti i dati relativi alle presenze dei dipendenti direttamente nella schermata Home. Inoltre, accedendo alla sezione Timesheet è possibile vedere lo storico delle timbrature e quelle della giornata in corso.

Factorial

Factorial è un servizio davvero interessante che permette non solo la gestione delle presenze e assenze dei dipendenti ma anche delle buste paga e delle note spese. Oltre a essere accessibile nella sua versione Web, è disponibile anche sotto forma di applicazione per dispositivi Android (anche su store alternativi) e iPhone/iPad.

Tieni presente che tramite l'app in questione è possibile timbrare il cartellino e richiedere ferie o altre tipologie di permessi, con anche la possibilità di visualizzare il calendario delle presenze. Per gestire tutte le opzioni disponibili e anche per creare e configurare il proprio account è necessario procedere tramite browser.

È possibile provare Factorial gratuitamente per 7 giorni, poi è necessario attivare un abbonamento il cui costo varia a seconda del numero di dipendenti presenti nella propria azienda. In ogni caso, per attivare la prova gratuita non è necessario specificare i dati della propria carta di pagamento e, una volta effettuato l'accesso al proprio account, è possibile visualizzare il costo del piano sulla base delle proprie esigenze premendo sulla voce Ottieni il tuo piano.

Se ritieni questa una valida soluzione per gestire le presenze dei dipendenti, collegati al sito ufficiale di Factorial, fai tap sul pulsante Comincia gratis e, per prima cosa, indica il numero di dipendenti della tua azienda selezionando l'opzione di tuo interesse nell'apposito menu a tendina.

Inserisci, poi, il tuo indirizzo email nel campo apposito, premi sul pulsante Continua, inserisci anche il tuo nome e cognome e, poi, completa la registrazione specificando anche il tuo ruolo all'interno dell'azienda e i dati di quest'ultima.

A questo punto, ti verrà inviata un'email per completare l'attivazione del tuo account: premi, quindi, sul pulsante Confermare l'email contenuto al suo interno e procedi a creare una password che dovrai utilizzare per accedere a Factorial, inserendola nel campo Password e premendo sul pulsante Continua.

Sempre procedendo dalla versione Web di Factorial, selezionando le opzioni Organizzazione e Dipendenti, puoi iniziare ad aggiungere i tuoi dipendenti selezionando la voce Aggiungi dipendenti. In fase di creazione di un nuovo utente, puoi selezionare l'opzione Invia l'invito a Factorial affinché il dipendente possa ricevere un'email con tutte le indicazioni necessarie per completare la configurazione del proprio account.

Una volta che avrai terminato l'aggiunta dei tuoi dipendenti, ti consiglio di accedere anche alla sezione Impostazioni e selezionare l'opzione Rilevazioni presenze in modo da impostare il sistema di rilevazione presenze che preferisci.

Fatto ciò, puoi avviare l'app di Factorial e accedere al tuo account, inserendone i dati nei campi Indirizzo email e Password e premendo sul pulsante Accedi. Nella schermata principale dell'app, selezionando l'opzione Timbra, sia tu in qualità di responsabile che i lavoratori, è possibile timbrare il cartellino e avviare la giornata lavorativa.

Accedendo alla sezione Assenze, invece, e selezionando l'opzione Richiedi assenza, è possibile inviare una richiesta di ferie che verrà notificata al responsabile tramite email il quale potrà provvedere ad accettare o rifiutare la richiesta.

Infine, ti sarà utile sapere che premendo sulla voce Turni collocata nel menu in basso, puoi visualizzare i dipendenti che hanno timbrato il cartellino, i vari turni lavorativi e lo storico delle presenze.

Rilevazione Presenze

Rilevazione Presenze è un'app per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi) e iPhone/iPad, che permette alle aziende di creare un sistema di gestione per la timbratura del cartellino e la verifica delle presenze dei lavoratori.

Le aziende che desiderano utilizzare l'app in questione, possono attivare la prova gratuita di 14 giorni senza vincolo di rinnovo e senza dover specificare i dati di pagamento. Al termine del periodo promozionale, è necessario attivare la versione Premium al costo di 7 euro/mese (che comprende l'accesso a un dipendente) al quale va aggiunto un costo di 2 euro/mese per ciascun dipendente aggiuntivo. I dipendenti, invece, possono scaricarla e utilizzarla gratuitamente.

Dopo aver scaricato e avviato l'app in questione, seleziona l'opzione Inizia la configurazione e seleziona l'opzione di tuo interesse tra Dipendente/Collaboratore, se sei un lavoratore che deve utilizzare l'app per segnalare la presenza sul posto di lavoro, o Titolare amministratore, se sei l'incaricato per la gestione delle timbrature.

In quest'ultimo caso, visualizzerai la schermata La tua azienda ha già un account? e, selezionando l'opzione No, puoi avviare la procedura di registrazione inserendo il nome dell'azienda e l'indirizzo email nei campi Azienda e Inserisci il tuo indirizzo email. Premi, poi, sul pulsante Prosegui e completa la registrazione specificando anche tutti gli altri dati richiesti, compreso il dominio aziendale che verrà automaticamente creato e che permetterà di verificare le timbrature anche procedendo da computer.

Apponi, poi, il segno di spunta per accettare i termini del servizio e l'informativa sulla privacy, premi sui pulsanti Registrati e Conferma, per completare la registrazione e attivare il tuo account, e annota le credenziali temporanee mostrate nella schermata Dati di accesso.

A questo punto, dovrai avviare il browser installato sul tuo dispositivo e collegarti al dominio aziendale creato in precedenza. Al primo tentativo di accesso, ti verrà chiesto di personalizzare la password e, successivamente, potrai iniziare a configurare il sistema di timbratura: per esempio, premendo sul pulsante ☰, in alto a sinistra, e selezionando le opzioni Anagrafiche e Dipendenti/Utenti, puoi creare un account per ogni tuo dipendente (le credenziali d'accesso vengono automaticamente inviate a ciascun lavoratore).

Ti segnalo che tutte le operazioni sono guidate affinché tu possa capire nel dettaglio ogni singolo strumento disponibile nella piattaforma e procedere alla configurazione senza riscontrare problemi.

Come dici? Sei un dipendente? In tal caso, dopo aver avviato l'app Rilevazione Presenze e selezionato l'opzione Dipendente/Collaboratore, puoi effettuare l'accesso con le credenziali che ti sono state inviate tramite email e, poi, timbrare il cartellino premendo sul pulsante Start.

Altre app gestione presenze dipendenti

BadgeBox

Se nessuna delle applicazioni che ti ho proposto nelle righe precedenti di questa guida ha completamente soddisfatto quelle che sono le tue esigenze, ecco un elenco di altre app per gestione presenze dipendenti che puoi valutare.

BadgeBox (Android/iOS/iPadOS) — questa applicazione propone un sistema di timbratura che permette di gestire la presenza dei dipendenti, anche nel caso di trasferte o di lavoro in smart working. Inoltre, consente anche di gestire il piano ferie, creare note spesa manualmente o inquadrando gli scontrini e di utilizzare altri strumenti per migliorare la produttività. Può essere scaricata gratuitamente e offre un periodo di prova di 15 giorni, poi è necessario attivare un abbonamento a partire da 0,79 euro/mese/dipendente.
Dipendenti in Cloud (Android/iOS/iPadOS) — è un'app che permette ai dipendenti di timbrare il cartellino, richiedere permessi e ferie, registrare le note spese e altri documenti, semplificando la gestione del personale. È disponibile una prova gratuita di 30 giorni, puoi ha un costo di 2 euro/mese/dipendente.
Bitrix24 (Android/iOS/iPadOS) — è una soluzione completa per gestire il proprio business. Oltre a un CMR, propone numerosi tool compreso quello per la timbratura del cartellino e la gestione del personale. È disponibile sia un piano gratuito con funzioni base, compresa quella che permette la gestione delle presenze, che piani in abbonamento. Maggiori info qui.
iTerm (Android/iOS/iPadOS) — altra app che permette ai dipendenti di timbrare il cartellino tramite diverse soluzioni (GPS, NFC e QR Code) e ai responsabili di verificare la posizione e la timbrature dei lavoratori. Per iniziare a utilizzarla è necessario richiedere di essere contatti e parlare con un consulente.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.