Bitrix24: lo strumento per accelerare la crescita esponenziale della tua attività
Sono sicuro che hai già sentito parlare di Bitrix24, una piattaforma online disponibile anche come app per computer e dispositivi mobili che permette di gestire e ottimizzare il lavoro in azienda da remoto, fornendo un prezioso aiuto per chi desidera migliorare l’efficienza lavorativa dei dipendenti e velocizzare la crescita della propria attività. Ciò è possibile grazie a una serie di applicazioni finalizzate all’analisi, alla gestione e all’ottimizzazione del lavoro, alcune delle quali permettono anche di automatizzare le attività di routine.
Uno dei punti forte di Bitrix24 è sicuramente la frequenza con la quale vengono implementati nuovi strumenti e aggiornati quelli già disponibili con nuove funzionalità. Questo consente non solo di stare al passo con i tempi ma soprattutto di contare su uno strumento in continua evoluzione, permettendo a coloro che decidono di utilizzarlo di aumentare ulteriormente la produttività. Il tutto potendo contare su uno strumento completamente in italiano e a costo zero.
Se ti ho incuriosito e adesso vorresti sapere come accelerare la crescita esponenziale della tua attività con Bitrix24, tutto quello che devi fare è ritagliarti qualche minuto di tempo libero e dedicarti alla lettura di questa guida con la quale sarà mio compito offrirti una panoramica generale sui principali strumenti disponibili su Bitrix24, soffermandomi principalmente su quelli di recente aggiunta. Buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Migliorare l'efficienza lavorativa con Bitrix24
- Bitrix24 Supernova: le nuove funzionalità
- Per maggiori informazioni
Migliorare l’efficienza lavorativa con Bitrix24
Con Bitrix24 è possibile migliorare l’efficienza lavorativa in quanto fornisce una serie di strumenti che permettono di gestire e ottimizzare il lavoro in azienda da remoto, alcuni dei quali offrono un aiuto prezioso nella gestione delle attività di routine permettendo di ridurre il carico di lavoro dei dipendenti e, allo stesso tempo, aumentarne la produttività.
Tra i vari strumenti disponibili va sicuramente menzionato il CRM (acronimo di “Customer Relationship Management”, cioè “Gestione delle Relazioni con i Clienti”) di Bitrix24 che dispone di strumenti di generazione, acquisizione e qualifica dei lead, per creare preventivi e fatture, per automatizzare le vendite e migliorare la comunicazione con il cliente.
Incarichi e progetti è un altro tool particolarmente interessante poiché consente di creare e gestire gruppi di lavoro, assegnare ruoli e incarichi ai dipendenti, gestire le scadenze e molto altro ancora. Si tratta, quindi, di uno strumento utile non solo per gestire e ottimizzare l’organizzazione del lavoro ma anche per semplificarne la gestione da parte dei dipendenti.
È disponibile anche un sistema di gestione HR che permette di creare la struttura della propria azienda, aggiungendo reparti e associando a questi i vari dipendenti, e avere una gestione completa delle risorse umane tramite strumenti che consentono di gestire e monitorare l’orario lavorativo dei dipendenti, di pianificare turni di lavoro e automatizzare processi, come la richiesta di ferie o la rendicontazione delle spese.
A tal proposito, un prezioso aiuto ai lavoratori è fornito da CoPilot: è un vero e proprio assistente di scrittura basato sull’intelligenza artificiale che, oltre a rispondere a tutte le domande poste tramite un’apposita chat, è in grado di svolgere alcune attività ripetitive e poco stimolanti per il dipendente consentendo a quest’ultimo di dedicarsi a lavori più importanti e gratificanti.
Coloro che si affidano a Bitrix24 possono contare anche su una serie di altri strumenti che permettono di semplificare la comunicazione e la collaborazione all’interno di un’azienda. Oltre a un sistema di chat per inviare messaggi e organizzare videoconferenze, accedendo alla sezione Calendario è possibile organizzare eventi, pianificare riunioni, fissare appuntamenti tenendo in considerazione gli impegni dei colleghi.
Sono disponibili, poi, anche tool per creare e condividere documenti e configurare la propria casella di posta elettronica in modo da inviare, ricevere e leggere nuove email direttamente da Bitrix24.
Ci tengo a sottolineare che Bitrix24 è in continua evoluzione e viene costantemente arricchito con nuovi strumenti e funzionalità. L’ultimo aggiornamento, avvenuto a maggio 2024 e chiamato Bitrix24 Supernova, ha infatti introdotto nuovi interessanti tool e migliorato funzioni già precedentemente note.
Per esempio, il CRM di Bitrix24 dispone adesso di nuove schede e funzionalità. Oltre all’integrazione ufficiale con WhatsApp e all’introduzione del ruolo Osservatore in grado di visualizzare l’entità CRM nonché leggere e inviare messaggi di chat da questa entità, è disponibile la scheda Attività universali per organizzare e pianificare il lavoro del team di vendita.
Entrando più nello specifico, le attività universali, che possono essere create nelle visualizzazioni Kanban, Attività, Elenco e nella scheda Elemento CRM, sono particolarmente utili per pianificare una qualsiasi attività relativa al cliente: nella scheda dell’attività è possibile selezionare il cliente dell’elemento CRM e specificare il luogo dell’incontro con il cliente stesso, indicare se ci sono più clienti in un affare, aggiungere i colleghi, prenotare la sala riunioni, organizzare le attività per colore, aggiungere l’appuntamento in calendario e molto altro ancora.
Oltre alle nuove funzionalità che ti ho appena menzionato, ti informo che sono stati introdotti ulteriori strumenti e aggiornamenti che meritano un approfondimento dedicato.
Bitrix24 Supernova: le nuove funzionalità
Come già anticipato, Bitrix24 Supernova ha introdotto nuove interessanti funzionalità e migliorato alcuni strumenti già precedentemente disponibili. Ne è un esempio CoPilot, l’assistente di scrittura di Bitrix24 basato sull’intelligenza artificiale, che adesso è in grado di comprendere le richieste in modo migliore e, di conseguenza, fornire risultati più precisi.
Flussi
I Flussi sono una nuova opzione disponibile nella sezione Incarichi e progetti di Bitrix24. Questo strumento permette di organizzare e gestire gli incarichi che provengono da diversi reparti dell’azienda e distribuirli automaticamente tra i responsabili. Inoltre, è particolarmente utile anche per monitorare il carico di lavoro dei dipendenti, la velocità di esecuzione degli incarichi e individuare facilmente eventuali aree problematiche.
Per creare un nuovo flusso è sufficiente selezionare la scheda Flussi nella sezione Incarichi e progetti e cliccare sul pulsante Nuovo flusso. È possibile anche utilizzare dei modelli pronti all’uso (es. Reparto legale, Reparto IT, Formazione dei dipendenti ecc.) selezionando quello di proprio interesse.
In entrambi i casi, non devi far altro che inserire o modificare il nome e la descrizione del flusso, selezionare i dipendenti che potranno vedere il nuovo flusso e assegnare gli incarichi al suo interno e specificare l’intervallo di tempo entro il quale i dipendenti devono completare gli incarichi.
Successivamente, hai la possibilità di scegliere come distribuire gli incarichi tra i dipendenti (automaticamente o manualmente), configurare alcune opzioni aggiuntive per gli incarichi e collegare uno o più progetti. Dopo aver assegnato un responsabile per controllare il flusso e configurato le notifiche, clicca sul pulsante Salva flusso in modo da creare il nuovo flusso.
Tutti i flussi creati sono elencati nella schermata Flussi, dalla quale puoi anche apportare modifiche o cancellare uno specifico flusso. Inoltre, i dipendenti responsabili che distribuiscono gli incarichi di flusso tra gli esecutori, da qui hanno anche la possibilità di assegnare manualmente un incarico a uno specifico dipendente premendo sulla voce Incarichi e agendo nella sezione Responsabili.
Per ogni flusso creato, puoi visualizzare alcune informazioni di base: il tempo stimato per completare gli incarichi, il progetto associato, il numero di persone responsabili, gli incarichi in ogni fase del flusso e l’efficienza, che viene calcolata in base alla percentuale di incarichi completati entro il tempo stabilito.
Tramite l’app di Bitrix24 per smartphone e tablet è possibile visualizzare e gestire i flussi disponibili accedendo dalla sezione Incarichi e selezionando la scheda Flussi. Non è possibile, invece, creare un nuovo flusso.
CoPilot Pro
CoPilot è un assistente di scrittura basato sull’intelligenza artificiale capace di scrivere e modificare testi, elaborare risposte e compiere altre azioni. In particolare, permette la trascrizione e l’elaborazione automatica delle chiamate dei clienti, consente di creare nuovi incarichi ed elenchi di controllo, di generare contenuti e commenti nella sezione Feed e di rispondere a ogni tipologia di richiesta tramite un’apposita chat.
CoPilot Pro non è altro che l’evoluzione di CoPilot, cioè una versione migliorata che adesso è anche in grado di rispondere come un esperto di un’area specifica e fornire risposte più precise e dettagliate su singoli argomenti.
Infatti, cliccando sull’icona di CoPilot presente nella barra laterale a destra e avviando una nuova chat, cliccando sul pulsante + o selezionando l’opzione Fai una domanda, puoi indicare quale ruolo deve avere CoPilot scegliendo una della categorie disponibili (es. Business, Marketing, IT ecc.) e uno dei 30 ruoli possibili. Questo permette di ottenere risultati più precisi e specifici in base alle tue richieste.
Un’altra interessante funzionalità introdotta con CoPilot Pro è la possibilità di aggiungere colleghi nella chat con CoPilot, operazione che puoi effettuare cliccando sul pulsante +, in alto a destra, selezionando l’utente di tuo interesse e cliccando sul pulsante Invita.
Infine, ci tengo a sottolineare che adesso è possibile utilizzare CoPilot anche tramite l’app gratuita di Bitrix24, disponibile per dispositivi Android e iPhone/iPad. In tal caso, è sufficiente accedere alla sezione Messenger e selezionare l’opzione CoPilot per avere la possibilità di avviare una nuova chat.
Per saperne di più su CoPilot di Bitrix24, puoi leggere la mia guida dedicata all’argomento o collegarti al sito di Bitrix24.
Bitrix24 Sync
Bitrix24 Sync rinnova completamente la funzione di chiamate e videochiamate disponibile su Bitrix24, strumento che può essere utilizzato da qualsiasi incarico, riunione o chat.
Rispetto alla precedente versione, adesso Bitrix24 dispone di tutte le funzionalità necessarie per chiamare e videochiamare, con suono e immagini di alta qualità, senza necessariamente utilizzare servizi di terze parti. Oltre a nuovi effetti sonori, è stata migliorata la condivisione dello schermo, che adesso può essere anche attivata da più utenti contemporaneamente, e sono state rese disponibili alcune utili opzioni, come quella che consente di chiedere la parola senza interrompere l’attuale interlocutore.
Per quanto riguarda il numero di partecipanti, questo è stato più che raddoppiato e una chiamata può avere oltre 100 partecipanti. Inoltre, ogni videochiamata dispone di una chat in cui vengono conservati tutti i messaggi, anche dopo il termine della chiamata, con i partecipanti che possono proseguire la conversazione in forma scritta in qualsiasi momento.
Coloro che utilizzano il client ufficiale per PC Windows e macOS, hanno anche la possibilità di registrare una videochiamata senza limiti di tempo, cambiare lo sfondo e selezionare un avatar 3D.
Ti informo inoltre che è possibile avviare o partecipare a una videochiamata non solo da computer ma anche utilizzando l’app Bitrix24 per smartphone e tablet.
Soluzioni automatizzate
Nel CRM di Bitrix24 era già disponibile da tempo l’opzione Automazione Smart Process che consente di configurare e automatizzare qualsiasi scenario di lavoro. Con gli ultimi aggiornamenti, è possibile creare processi automatizzati anche al di fuori del CRM, utilizzando lo strumento Soluzioni automatizzate disponibile nella sezione Automazione.
Una soluzione automatizzata può essere composta da uno o più processi, ciascuno dei quali ha le proprie schede, pipeline, fasi Kanban, regole di automazione e altre caratteristiche. Tramite questa nuova opzione è possibile impostare un flusso di lavoro automatizzato partendo da zero e soddisfare le esigenze di qualsiasi processo, dall’assunzione e dall’onboarding di un dipendente all’organizzazione di un evento aziendale.
Per creare una nuova soluzione automatizzata non devi far altro che accedere alla sezione Automazione premendo sull’apposita voce collocata nella barra laterale a sinistra, selezionare la scheda Soluzioni automatizzate e cliccare sul pulsante Crea. Inserisci poi il nome da associare alla soluzione automatizzata nel campo apposito e premi sulla voce Salva.
Adesso, procedi alla creazione di un processo Smart e aggiungilo alla soluzione automatizzata salvata in precedenza, tenendo presente che una soluzione automatizzata può includere più processi. Per fare ciò, fai clic sul nome assegnato alla soluzione automatizzata e premi sul pulsante Crea.
A questo punto, configura la scheda dell’elemento aggiungendo i campi necessari alla scheda del processo Smart in modo che i dipendenti possano visualizzare tutte le informazioni necessarie. Come ultimo passaggio, personalizza le fasi Kanban e configura le autorizzazioni di accesso in modo che solo i dipendenti autorizzati possano accedervi.
Sempre restando nella sezione Automazione, è disponibile la sezione relativa ai flussi di lavoro, strumento che permette di automatizzare le attività di routine e ripetitive. L’interfaccia di questa sezione è stata rinnovata e, per ciascun flusso di lavoro disponibile, è adesso possibile visualizzare la data dell’ultima attività, i partecipanti e lo stato del flusso di lavoro, i dipendenti che approvano il processo e il tempo di esecuzione.
Per quanto riguarda l’app di Bitrix24 per smartphone e tablet, non è più necessario approvare ogni processo separatamente in quanto è adesso possibile lavorare su più processi aziendali contemporaneamente, operazione che puoi effettuare premendo sulla voce Feed collocata nel menu in basso e selezionando la scheda Flussi di lavoro.
Canali e Check-in
I canali sono un nuovo strumento per comunicare all’interno di Bitrix24, che possono essere creati per diverse tipologie di comunicazioni e ai quali possono accedere, in base alle impostazioni scelte, i dipendenti di uno specifico reparto, tutti i lavoratori o anche utenti esterni selezionati.
Accedendo alla sezione Chat di Bitrix24 è possibile visualizzare tutti i canali pubblici e crearne di nuovi. Per impostazione predefinita è attivo il canale Notizie aziendali nel quale sono disponibili tutti i dipendenti dell’azienda e a cui vengono aggiunti automaticamente tutti i nuovi lavoratori. Non può essere abbandonato ed è particolarmente utile per inviare comunicazioni generali, condividere rapporti e risultati, premiare i dipendenti e inviare altre tipologie di post, con i partecipanti che hanno la possibilità di pubblicare reazioni e commenti ai singoli contenuti.
Cliccando sull’icona della matita collocata in alto e selezionando la voce Canali dal menu apertosi, è possibile creare un nuovo canale, impostandone nome, descrizione e privacy (Pubblico o Privato), aggiungendo manualmente i partecipanti e nominando eventuali amministratori.
Dopo aver creato uno nuovo canale (i canali privati sono disponibili premendo sulla voce Canali nella barra laterale a sinistra e sono accessibili tramite invito diretto o link d’accesso), nella barra laterale a sinistra puoi gestirne le singole opzioni e visualizzarne i dettagli, come il numero di iscritti.
I canali sono presenti anche nell’app Bitrix24 per smartphone e tablet. Accedendo alla sezione Messenger è possibile visualizzare quelli ai quali si è iscritti e anche crearne di nuovi.
Un’altra interessante opzione introdotta con Bitrix24 Supernova e disponibile nell’app del servizio è la funzione di check-in. Tramite l’invio di un messaggio nella chat del team di lavoro, permette di indicare il momento in cui si avvia la giornata lavorativa consentendo al supervisore di sapere chi è presente, a che ora ha iniziato a lavorare e, soprattutto, di organizzare il lavoro in modo più efficiente.
Nel momento in cui inizi la tua giornata lavorativa, tutto quello che devi fare per effettuare il check-in è premere sulla tua foto, in alto a sinistra, e selezionare l’opzione Check-in. In alternativa, se un collega ha già effettuato il check-in, puoi procedere direttamente dalla chat premendo sul pulsante Check-in.
Fatto ciò, puoi scegliere quali informazioni includere nella chat: puoi inviare un messaggio inserendolo nel campo apposito, pubblicare una foto premendo sull’icona della macchina fotografica, condividere la tua posizione attivando l’opzione Condividi geolocalizzazione e, se lo desideri, indicare anche da dove lavori selezionando una delle opzioni disponibili (Remoto, Ufficio, Da casa e Sul campo).
Premi, poi, sul pulsante Check-in in modo da avviare la tua giornata lavorativa e far sapere agli altri che sei disponibile. Se, invece, intendi indicare la tua assenza dal lavoro, seleziona l’opzione Salta e indica il motivo (es. Non mi sento bene).
Ti sarà utile sapere che nel caso in cui avessi la necessità di assentarti dal lavoro dopo aver effettuato il check-in, puoi farlo in qualsiasi momento selezionando le opzioni Check-in e Annulla check-in e specificando il motivo.
Infine, ti segnalo che premendo sul pulsante Check-in e selezionando l’opzione Statistiche, puoi sia verificare i tuoi precedenti check-in (I miei check-in) che vedere quelli dei tuoi colleghi (Check-in del reparto).
Per maggiori informazioni
Se desideri avere maggiori informazioni sul funzionamento di Bitrix24 e ulteriori dettagli relativi alle nuove funzionalità introdotte con Bitrix24 Supernova, ti suggerisco di collegarti alla sezione Supporto del sito di Bitrix24 nella quale puoi trovare le risposte alle domande più frequenti.
In alternativa, se hai già un account su questa piattaforma e hai modo di accedere al tuo Bitrix24, puoi trovare tutte le risposte che cerchi cliccando sull’icona (?), in alto a destra, inserendo l’argomento di tuo interesse nel campo Trova risposta e premendo sull’icona della lente d’ingrandimento (o sul tasto Invio della tastiera) in modo da visualizzare tutte le risorse a tua disposizione.
Articolo realizzato in collaborazione con Bitrix24.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
