Come archiviare documenti cartacei

Ormai la tua scrivania è sommersa da documenti cartacei di tutti i tipi, disposti in maniera casuale qui e là: complice l’acquisto di un nuovo scanner e un bel po’ di tempo libero, vorresti approfittarne per salvarli nel computer e ordinarli secondo precisi criteri. Il problema, però, è che proprio non sai da che parte iniziare, ed è proprio per questo motivo che, dopo aver fatto una ricerca online, sei capitato sul mio sito Web.

Come dici? Ho individuato esattamente la situazione in cui ti trovi? In tal caso, sappi che sei capitato nel posto giusto, al momento giusto! Nel corso di questa guida, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come archiviare documenti cartacei sul computer, sullo smartphone, sul tablet e anche in cloud, fornendoti inoltre valide indicazioni su come organizzarli in modo opportuno.

Dunque, senza attendere oltre, mettiti bello comodo e leggi con attenzione tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: sono sicuro che, al termine della lettura di questa guida, sarai perfettamente in grado di raggiungere l’obiettivo che ti eri prefissato. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

• Operazioni preliminari
• Come archiviare documenti cartacei di casa e ufficio
  • Evernote (Windows/macOS)
  • iDocument 2 (macOS)
• Altri programmi per archiviare documenti cartacei
• App per archiviare documenti cartacei

Operazioni preliminari

Il primo step da compiere per archiviare documenti cartacei consiste nel digitalizzarli, trasferendo all’interno di un file digitale ciò che è impresso su carta. Questa operazione può essere messa in pratica tramite uno scanner, uno scanner portatile, una stampante multifunzione dotata di lente per la scansione dei documenti o, in alternativa, mediante la fotocamera posteriore dello smartphone o del tablet.

Mentre di quest’ultimo aspetto mi occuperò nella parte finale di questa guida, voglio focalizzare l’attenzione sulle modalità di digitalizzazione che prevedono l’impiego di un computer e di un dispositivo di scansione (cioè uno scanner o una stampante con scanner integrato): per prima cosa, dunque, assicurati che quest’ultimo sia correttamente installato e configurato sul PC dal quale intendi agire.

In caso contrario, puoi ovviare al problema installandone subito i driver: laddove avessi a disposizione un dischetto o altro supporto che li contiene, collega quest’ultimo al computer e segui le istruzioni che ti vengono fornite per portare a termine il tutto. Nella maggior parte dei casi, tutto si riduce a premere più volte il tasto Avanti e procedere con il collegamento e l’accensione, quando richiesto, dello scanner o della stampante.

Qualora tu possieda un Mac, ti consiglio di verificare che il dispositivo sia stato correttamente riconosciuto recandoti nelle Preferenze di sistema (l’icona a forma d’ingranaggio che sta sul Dock) e accedendo alla sezione dedicata a Stampanti e scanner.

Se non possiedi alcun supporto d’archiviazione contenente i driver oppure se il computer non è stato in grado di riconoscere lo scanner/stampante “al volo”, ti suggerisco di cercare il materiale necessario su Google, inserendo il testo [marca e modello scanner/stampante] Windows oppure [marca e modello scanner/stampante] macOS, a seconda del sistema operativo che utilizzi. Ti consiglio, in ogni caso, di scaricare i driver soltanto da siti affidabili, meglio ancora dal sito Internet del produttore del dispositivo in tuo possesso.

Se hai bisogno di una mano in tal senso, puoi dare un’occhiata alle mie guide su come trovare driver Canon, driver HP, driver Epson o driver Samsung o, ancora, al mio tutorial su come trovare i driver mancanti, qualora il tuo scanner non fosse tra questi. Invece, se hai bisogno di una procedura più adatta alle stampanti multifunzione, da’ pure uno sguardo ai miei tutorial su come collegare una stampante e come configurare una stampante Wi-Fi.

Ultimata l’installazione e la configurazione dello scanner, puoi procedere con la digitalizzazione dei documenti cartacei. Inseriscili, uno per volta, nella lente dello scanner/stampante (o tutti insieme nel vassoio di caricamento ADF, se ne disponi) e segui le istruzioni più adatte al sistema operativo che impieghi.

Windows

Per eseguire una scansione su Windows, richiama lo strumento Fax e scanner di Windows dalla cartella Accessori del menu Start (quello accessibile cliccando sull’icona della bandierina collocata nell’angolo in basso a sinistra dello schermo) , clicca sul pulsante Digitalizza che sta in alto, verifica che nella sezione Scanner sia specificato il dispositivo di acquisizione che intendi usare (altrimenti premi il bottone Cambia… e scegli quello esatto) e seleziona un formato di immagine a piacere dal menu a tendina Tipo di file: per una maggiore qualità, ti consiglio di utilizzare il formato PNG, che, a discapito di un file dalle dimensioni più grandi, non comporta perdita di dati in fase di compressione.

Ora, agisci sulle impostazioni disponibili, in modo da regolare al meglio la qualità dell’immagine, e clicca sul pulsante Anteprima, per realizzare una scansione “di prova” del documento. Quando sei soddisfatto del risultato, clicca sul pulsante Digitalizza, per salvarlo sul computer.

Ora, per convertire il file ottenuto in formato PDF, seleziona quest’ultimo facendo clic sul suo nome (al centro della finestra), recati nel menu File > Stampa… collocato in alto a sinistra, scegli la voce Microsoft Print to PDF dal menu a tendina Stampante e clicca sul pulsante Stampa per procedere con il salvataggio del documento.

Nota: se non utilizzi Windows 10 e/o sul tuo computer non è presente una stampante PDF, puoi utilizzare le istruzioni che ti ho fornito nel tutorial dedicato alle stampanti virtuali PDF per ovviare al problema.

macOS

Se usi macOS, invece, puoi ottenere una scansione in quest’altro modo: avvia lo strumento Acquisizione immagine collocato nella cartella Altro del Launchpad, seleziona il nome dello scanner/stampante dal menu che sta a sinistra, clicca sul pulsante Mostra dettagli che si trova in basso a destra e attendi che l’anteprima della scansione venga resa visibile. Se necessario, intervieni sulle opzioni disponibili e premi il bottone Anteprima, per realizzare una seconda scansione “di prova”.

Quando sei soddisfatto del risultato, seleziona la voce PDF dal menu Formato e clicca sul pulsante Scansione, per ultimare l’acquisizione del documento. A digitalizzazione avvenuta, comparirà una finestra contenente il nome del documento appena acquisito: per aprirlo nella cartella d’appartenenza, premi il pulsante con la lente d’ingrandimento collocato accanto allo stesso.

Per maggiori informazioni riguardo ai passaggi appena visti, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come scannerizzare in PDF, nella quale ho trattato l’argomento con dovizia di particolari.

Infine, se hai bisogno di avvalerti di soluzioni leggermente più avanzate, come il sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), ti invito a leggere la mia guida ai programmi per scannerizzare, nella quale ti ho parlato di alcune soluzioni valide, sia per Windows che per macOS.

Come archiviare documenti cartacei di casa e ufficio

Una volta terminata la digitalizzazione dei file, puoi ordinare archiviare documenti cartacei di casa e ufficio utilizzando uno dei software che ti propongo di seguito.

Evernote (Windows/macOS)

Il primo programma di cui voglio parlarti è Evernote: questa soluzione, molto famosa per la creazione e la gestione delle annotazioni, può essere utilizzata per creare un archivio organizzato contenente documenti di vario tipo, grazie alla sua funzione di allegati.

Evernote è disponibile per Windows, macOS e anche per device mobile, e sincronizza in modo del tutto automatico le note, i taccuini e i relativi allegati su Internet. La sua versione gratuita prevede alcune limitazioni (ad es. la possibilità di sincronizzare i dati su un numero limitato di dispositivi), che possono essere bypassate sottoscrivendo uno dei piani a pagamento previsti, con prezzi che partono da 6,99€/mese.

Per ottenere il software, collegati alla sua pagina di download e attendi che il download del file d’installazione più adatto al tuo sistema operativo venga portato a termine. In seguito, se utilizzi Windows, avvia il file .exe ottenuto in precedenza, clicca sul pulsante Sì, accetta i termini del contratto di licenza apponendo il segno di spunta accanto all’apposita casella e clicca sui pulsanti Installa e Termina, per ultimare il setup.

Se, invece, impieghi un Mac, lancia il pacchetto .dmg ottenuto in precedenza, clicca sul pulsante Agree e trascina l’icona di Evernote nella cartella Applicazioni del Mac. Recati quindi in quest’ultima, fai clic destro sull’icona appena copiata e clicca sul pulsante Apri per due volte consecutive, in modo da superare le restrizioni di macOS nei confronti degli sviluppatori non certificati.

A questo punto, per poter iniziare a utilizzare il servizio, crea subito un account gratuito inserendo un indirizzo email e una password nel modulo che sta a destra e cliccando poi sul pulsante Registrati. In alternativa, puoi inoltre effettuare l’accesso con un account Google, cliccando sul pulsante che sta poco più in basso.

Ad accesso effettuato, non ti resta che utilizzare la finestra principale del software per iniziare a gestire i vari documenti, allegandoli alle note: per iniziare, utilizza dunque il menu File > Nuovo Taccuino… per creare un taccuino contenente una precisa categoria di documenti (ad es. Bollette di casa).

Una volta conclusa la creazione del taccuino, inserisci la prima nota al suo interno avvalendoti del menu File > Nuova nota > Nuova nota: mediante la schermata che ti viene proposta, inserisci poi un titolo (presumibilmente il nome del documento contenuto), specifica il taccuino d’appartenenza ed eventuali altri tag. Per allegare il documento alla nota, utilizza il menu File > Allega file… situato nella schermata di creazione della nota.

Una volta conclusa la creazione di note e taccuini, puoi visualizzarli, navigare all’interno degli stessi e organizzarli utilizzando la barra laterale di sinistra, che si trova nella schermata principale di Evernote. Per maggiori informazioni sull’utilizzo del programma, ti rimando alla lettura del tutorial d’approfondimento che vi ho dedicato.

iDocument 2 (macOS)

Se cerchi una soluzione specifica per Mac, non puoi non prendere in considerazione iDocument 2: si tratta di un’applicazione gratuita (disponibile anche a pagamento, con funzioni aggiuntive), che permette di organizzare i documenti archiviati nel computer in modo semplicissimo.

Per effettuarne il download, clicca su questo link e, se necessario, pigia sul bottone Vedi in Mac App Store per aprire la schermata del “market” di macOS. Successivamente, premi i pulsanti Ottieni e Installa e, se necessario, inserisci la password del tuo ID Apple (o usa il Touch ID) per finalizzare il download.

A installazione conclusa, avvia iDocument richiamandolo dal Launchpad e clicca sul pulsante OK, per confermare la presa visione dell’avviso che compare (puoi disattivarne la visualizzazione spuntando la dicitura Don’t show again) e accedere alla schermata principale del programma. Ora, crea una collezione di documenti (ossia una “categoria” specifica), cliccando sulla voce Collections collocata nella barra laterale di sinistra del programma e poi sul pulsante [+] posto accanto all’omonima voce.

Per importare i documenti da archiviare, trascinali sopra la schermata di iDocument 2 oppure utilizza il menu File > Import; per organizzare i file importati, fai clic destro sulle relative anteprime e utilizza il menu contestuale proposto per spostarli nell’apposita collezione (Move to collection), aprirne la cartella d’appartenenza (Reveal in Finder), applicarvi tag (Flag), classificarli (Rating) e così via. Se lo desideri, puoi utilizzare le schede poste in alto per ordinare i file in base al titolo (Title), la data di ultimo aggiornamento (Updated), la dimensione (Size), il tipo (Kind) e la sorgente (From).

Infine, sappi che puoi visualizzare i dettagli di un documento facendo clic sulla sua anteprima e modificarlo, invece, facendovi doppio clic sopra. Contento?

Altri programmi per archiviare documenti cartacei

Oltre alle soluzioni che ti ho proposto in precedenza, esistono molti altri programmi per archiviare documenti cartacei altrettanto validi: eccone alcuni.

• Dropbox (Windows/macOS) – il popolare servizio di cloud storage può essere utilizzato per archiviare i propri documenti online e sincronizzarli su più dispositivi. La versione di base del servizio offre 2 GB di spazio gratuito, espandibili acquistando uno dei piani a pagamento disponibili. Maggiori info qui.
• Benubird PDF (Windows) – questo software consente di organizzare documenti in formato PDF e file di office in modo estremamente rapido. Nonostante il supporto sia stato interrotto, il programma è ancora in grado di dire la sua. È gratuito.
• Adobe Acrobat DC/Document Cloud (Windows/macOS) – è la soluzione ufficiale di Adobe dedicata all’archiviazione, all’organizzazione e all’accesso dei propri documenti PDF, anche da più dispositivi. Il software è a pagamento ma può essere provato gratuitamente per un periodo di 7 giorni.

App per archiviare documenti cartacei

Se non possiedi uno scanner, oppure se hai necessità di archiviare documenti cartacei tramite smartphone e tablet, sappi che puoi acquisirli tramite la fotocamera del dispositivo mediante apposite app. Ecco le migliori di questo tipo.

• Microsoft Office Lens (Android/iOS/iPadOS) – è un’app che permette di acquisire documenti cartacei mediante la fotocamera del dispositivo sul quale è installata e salvarli in formato PDF, Word o PowerPoint, con la possibilità di condividerli in cloud e organizzarli. È gratuita.
• Scanbot (Android/iOS/iPadOS) – altra ottima applicazione progettata per digitalizzare documenti e immagini, anche su più pagine, archiviandoli nella memoria del dispositivo, oppure in cloud. È gratuita ma è possibile sbloccare alcune funzioni extra (ad es. la possibilità di usare l’OCR) tramite acquisto in-app.
• Google Drive (Android) – l’app ufficiale del servizio di cloud storage di Google consente di acquisire documenti mediante la fotocamera di smartphone e tablet e di salvarli, anche in cloud, in formato PDF. Sebbene l’app sia disponibile anche su iOS e iPadOS, essa non offre la medesima funzionalità.
• Note (iOS/iPadOS) – si tratta dell’app preinstallata su tutti gli smartphone e i tablet a marchio Apple che, a partire da iOS 11, può scansionare e archiviare documenti in modo semplicissimo.
• Scanner Pro (iOS/iPadOS) – è un’applicazione sviluppata da Readdle che consente di acquisire documenti di qualsivoglia tipo in vari formati, anche sfruttando il riconoscimento ottimo dei caratteri (OCR). Costa 4,49€.

Per saperne di più sulle soluzioni che ti ho appena elencato, ti consiglio un’approfondita lettura della mia guida all’utilizzo della fotocamera del cellulare (e del tablet) come scanner: sono certo che ne rimarrai soddisfatto!

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.