Come archiviare email Outlook
Proprio come le classiche lettere cartacee che, accumulandosi, rubano spazio e finiscono per rendere inutilizzabili librerie e scrivanie, le email possono ingombrare la casella di posta “mangiando” spazio su disco inutilmente (nel caso dei client di posta elettronica offline). È quindi necessario archiviarle per evitare questa spiacevole situazione. Come dici? Questo è esattamente il problema che vorresti risolvere oggi con Outlook ma non sai come procedere? In tal caso sei capitato nel posto giusto, al momento giusto!
Nei prossimi capitoli, infatti, ti spiegherò in dettaglio come archiviare email Outlook: ti illustrerò la procedura da seguire nella versione “classica” del software installabile su computer, nella sua versione online e nella sua variante mobile per smartphone e tablet. Per completezza d’informazione, poi, ti indicherò anche come archiviare le email provenienti da un account Outlook sincronizzato con client di posta “alternativi”.
Allora, sei già ai “posti di partenza”, pronto per iniziare? Sì? Perfetto! Prenditi pure tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura e attua le “dritte” che ti fornirò. Sono sicuro che in men che non si dica riuscirai a portare a termine la tua “impresa” odierna con il minimo sforzo. Buona lettura!
Indice
Come archiviare le email di Outlook
Se desideri sapere come archiviare email Outlook per liberare spazio, devi sapere che il client di posta professionale integrato nella suite Office (di cui ti ho parlato ampiamente in un altro mio tutorial), ti mette a disposizione alcune semplicissime soluzioni per spostare le email in archivio in modo automatico o manuale. Ecco tutti i dettagli al riguardo!
Archiviare email Outlook 365
Utilizzi la versione 2021 (ossia quella più recente al momento in cui scrivo) del client di posta di Microsoft per Windows e desideri sapere come archiviare email Outlook 365? In tal caso, una volta avviato il programma, clicca sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e seleziona l’account di posta per il quale vuoi impostare l’archiviazione automatica dei messaggi dal menu situato sotto la voce Informazioni account (azione non necessaria se hai un solo indirizzo di posta elettronica configurato nel programma).
A questo punto, premi sul pulsante Strumenti (l’icona della cassetta postale con il pennello) e fai clic sulla voce Pulisci vecchi elementi… dal menu che compare. Nella finestra che si apre, apponi il segno di spunta sulla voce Archivia la cartella e tutte le sottocartelle, seleziona dal menu a tendina Archivia elementi antecedenti la data di riferimento dalla quale iniziare ad archiviare i messaggi e premi sul pulsante OK per salvare le impostazioni.
Se vuoi salvare il file con le email archiviate in una cartella differente da quella predefinita, clicca sul pulsante Sfoglia e scegli la cartella di destinazione che preferisci.
Volendo, puoi anche archiviare le email selezionando impostazioni diverse in base alle cartelle di appartenenza dei messaggi. Per farlo, recati nella scheda Home di Outlook (si trova in alto a sinistra), fai clic destro sul nome della cartella nella quale vuoi archiviare i messaggi (es. Posta in arrivo, Posta inviata, ecc.) dalla barra laterale di sinistra e seleziona la voce Proprietà… dal menu che ti viene mostrato.
Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Archiviazione automatica e scegli le impostazioni che preferisci: ad esempio, puoi impostare una scadenza e una cartella di destinazione personalizzate per l’archiviazione dei messaggi mettendo il segno di spunta accanto alle voci Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni e Sposta i vecchi elementi in e scegliendo poi le impostazioni desiderate.
Eventualmente, puoi anche archiviare singoli messaggi: per farlo, individua all’interno di una cartella l’email che desideri archiviare, fai quindi clic destro sull’anteprima del messaggio e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre. In alternativa, seleziona l’email da archiviare e premi sul pulsante Archivia dalla scheda Home. Qualora tu stia effettuando quest’operazione per la prima volta, ti sarà chiesta il permesso di creare una cartella Archivio nella quale saranno spostati i messaggi; dai quindi conferma premendo sul pulsante Crea cartella di archiviazione.
Tutti i messaggi archiviati finiranno nella cartella cartella suddetta che potrai richiamare dall’elenco di cartelle mostrate nella parte sinistra della finestra di Outlook: aprendola potrai fare clic destro sui singoli messaggi archiviati e, dal menu che si aprirà, eliminarli cliccando sulla voce Elimina, spostarli in un’altra cartella premendo sulla voce Sposta e così via.
In caso di ripensamenti, per spostare un messaggio nuovamente nella cartella iniziale, ti basta semplicemente trascinarne l’anteprima con il mouse e rilasciarla sul nome della cartella prescelta nell’elenco di sinistra. Aspetta, mi stai chiedendo come archiviare email Outlook 2013? Le indicazioni per procedere sono le stesse che ti ho appena fornito, quindi rileggi pure i paragrafi precedenti per sapere come agire.
Archiviare email Outlook: Mac
Sulla versione 2021 per macOS di Outlook purtroppo non è disponibile la funzione che permette di archiviare in modo automatico le email datate di cui ti ho parlato nel capitolo precedente su Windows. Tuttavia, puoi creare delle regole atte ad archiviare in modo automatico le email che presentano alcune caratteristiche in particolare, ad esempio quelle che provengono dallo medesimo indirizzo di posta elettronica.
Per procedere in tal senso, dopo aver aperto Outlook, clicca sulla voce Strumenti posta in alto, sulla barra dei menu di macOS, premi quindi sulla dicitura Regole… e seleziona il client di Outlook Exchange dall’elenco di sinistra se l’account per il quale vuoi impostare le regole è un account di posta elettronica Outlook, altrimenti, se l’account è stato registrato su Outlook tramite parametri IMAP (consigliato) o POP, seleziona le relative voci dalla lista suddetta.
Ora premi sul pulsante + posto in basso a destra e definisci le condizioni della regola servendoti dei menu a tendina situati nella parte superiore del modulo. Nella sezione Esegui la seguente azione, apri il menu a tendina, seleziona la voce Sposta messaggio e, nel menu a tendina situato sulla destra, seleziona la voce Nessuna e, da qui, seleziona la dicitura Scegli cartella….
Nella modulo che si apre, digita il nome della cartella in cui spostare le email che soddisfano le condizioni che hai indicato poc’anzi (es. Archivio), selezionala e pigia sul pulsante Scegli. A questo punto, nella sezione Quando arriva un nuovo messaggio, clicca sul menu a tendina Da e seleziona l’opzione che ritieni opportuna (es. Qualsiasi destinatario).
Per stabilire regole di archiviazione più specifiche puoi anche premere sul pulsante Contiene, scegliere una delle opzioni disponibili (es. Inizia con, Termina con e così via) e digitare nel campo a destra la parola o l’indirizzo che ti interessa.
Per concludere, premi sul pulsante OK: in questo modo tutte le email che soddisferanno le condizioni che hai incluso nella regola finiranno automaticamente nell’archivio! Se stai utilizzando una versione di Outlook precedente (ad esempio quella 2013), puoi accedere al menu di creazione delle regole andando su Home > Regole > Crea regola… e da qui puoi ripetere i passaggi elencati poc’anzi.
Volendo, puoi anche archiviare manualmente una singola email o “ripristinare” nella cartella iniziale i messaggi archiviati ripetendo i passaggi che trovi agli ultimi paragrafi del capitolo precedente.
Archiviare email Outlook: Web e app per Windows
Desideri sapere come archiviare posta Outlook Web app dal momento che utilizzi il servizio di posta elettronica di Microsoft da browser? Se hai risposto in modo affermativo collegati alla pagina d’accesso di Outlook.com e, se necessario, effettua il login al tuo account Microsoft premendo sul pulsante Accedi posto in alto e inserendo le tue credenziali.
I passaggi per archiviare le email sono gli stessi che ti ho elencato ai capitoli precedenti; tuttavia non sono presenti la funzione di archiviazione automatica o le regole di archiviazione. Eventualmente, se vuoi archiviare più di un messaggio con una singola operazione, selezionane di volta in volta l’anteprima premendo sul simbolo della spunta che compare muovendo il cursore sull’icona del mittente posta a sinistra e, poi, premi sul pulsante Archivia posto in alto a sinistra.
Queste procedure sono le stesse che puoi mettere in pratica nell’app Outlook per Windows 10 ed edizioni successive.
Se il menu del servizio dovesse essere in lingua inglese, premi sul pulsante dell’ingranaggio posto in alto a destra e vai su View all Outlook settings > General > Language and time > English; dal menu che ti viene proposto seleziona l’opzione Italiano (Italia) e premi sul pulsante Save posto in basso a destra.
Archiviare email Outlook: smartphone e tablet
Ti chiedi come archiviare email con Outlook dall’app del servizio di posta in questione che disponibile sui dispositivi Android (inclusi quelli senza accesso ai servizi Google) e su iOS/iPadOS? Anche in questo caso l’operazione da compiere non è affatto complicata.
Dopo aver avviato l’app di Outlook, fai tap sul pulsante Posta situata in basso a sinistra e, da qui, premi sul pulsante della casa o su quello della lettera iniziale del tuo account collocati in alto a sinistra per selezionare la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Posta in arrivo, Posta inviata, ecc.).
A questo punto, individua il messaggio che desideri archiviare ed effettua uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima e, come per “magia”, comparirà il pulsante verde Archivia: continua a trascinare il dito verso sinistra per archiviare il messaggio selezionato e il gioco è fatto.
Per archiviare più messaggi con una singola operazione, esegui un tap prolungato sulla prima email da spostare in Archivio, successivamente, premi sull’anteprima di tutte le altre email che vuoi archiviare e, infine, fai tap sull’icona del cesto posta in alto, alla destra di quella della pattumiera (mi raccomando: non premere quest’ultima icona altrimenti eliminerai i messaggi!).
Per visualizzare le email archiviate, poi, fai nuovamente tap sul pulsante della casa o della lettera e seleziona la voce Archivio dal menu. Se vuoi riportare un messaggio archiviato nella posta in arrivo non devi fare altro che effettuare nuovamente uno swipe da destra verso sinistra sull’anteprima del messaggio stesso. Più semplice di così?!
Archiviare posta Outlook su altri client di posta
Per concludere questo tutorial su come archiviare email Outlook, voglio fornirti qualche “dritta” su come archiviare email di Outlook in altri client di posta. Se hai configurato il tuo indirizzo di posta targato Microsoft in altri client, è probabile che tu sia interessato a sapere come procedere e quindi ti accontento sùbito!
- Posta di Windows – pigia sul pulsante ≡ collocato in alto a sinistra, seleziona l’account e la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Posta in arrivo), fai clic destro sull’anteprima dell’email e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.
- Apple Mail – se utilizzi Mail su Mac, seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare; fai clic destro sull’anteprima del messaggio e seleziona la voce Archivia. Su iPhone e iPad, invece, individua il messaggio da archiviare, effettua uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima (senza far arrivare il dito fino all’estremità di sinistra del display), premi sul pulsante …, fai tap sulla voce Sposta messaggio… e premi sulla voce Archivio.
- Thunderbird – seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti le email da archiviare, fai clic destro sul messaggio che vuoi archiviare e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
