Come archiviare file su Mac
Hai da poco acquistato un Mac e, in realtà, si tratta del tuo primo computer: stai pian piano imparando a muovere i primi passi in questo mondo per te tutto nuovo e, non avendo poi tanta esperienza con la tecnologia, ti ritrovi quasi sempre in Rete a cercare le informazioni di cui necessiti. In particolare, oggi stai cercando di capire come archiviare file su Mac, in modo tale da poter recuperare i tuoi documenti con facilità, esattamente quando ne hai bisogno, evitando lunghe ed estenuanti ricerche tra una cartella e l’altra.
Come dici? Ho individuato esattamente la tua esigenza? Se le cose stanno in questo modo, sono ben lieto di comunicarti che ti trovi nel posto giusto, al momento giusto! Nel corso di questo tutorial, infatti, avrò cura di mostrarti alcune strategie utili ad archiviare i file sul computer in modo ordinato e coerente, così da poterli ritrovare senza problemi, nel corso del tempo. Per completezza d’informazione, ti spigherò altresì come salvare i documenti importanti sul cloud e come realizzare archivi compressi nel giro di un paio di clic.
Dunque, senza attendere oltre, mettiti bello comodo e leggi attentamente tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: sono sicuro che, al termine della lettura di questa guida, avrai acquisito le competenze necessarie per riuscire senza alcun problema nella tua piccola impresa personale. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
Come archiviare file in ordine
Stai cercando di creare una sorta di archivio digitale dei file per te importanti e vorresti tenerli in ordine, per poterli individuare facilmente quando ne hai bisogno? In tal caso, sarai ben felice di sapere che macOS include tutto il necessario per tenere organizzati file e cartelle in maniera corretta, a patto di spendere qualche minuto in più in fase di salvataggio.
Digitalizzare i documenti
Per iniziare, se hai bisogno di archiviare sul Mac documenti per i quali disponi del cartaceo, devi innanzitutto provvedere alla digitalizzazione degli stessi, ossia alla trasformazione dei contenuti “analogici” in dati leggibili in formato digitale. Il primo step da compiere, in questo caso, è scegliere il formato più appropriato in base alla tipologia di documento da ottenere: per esempio, se è tua intenzione servirti del file su piattaforme online (come si fa, per esempio, con i propri documenti personali) o distribuirli anche ad altri utenti, dovresti prediligere il formato PDF, che ha la caratteristica di mantenere la formattazione uguale su qualsiasi dispositivo, programma e app (e non è immediatamente modificabile).
Altrimenti, se i tuoi documenti digitali devono essere modificati o compilati in un secondo momento, ti consiglio di prediligere i formato DOCX (proprietario del programma Microsoft Word) o ODT (la controparte “libera” usata di default da software come LibreOffice); ancora, se hai bisogno di archiviare i tuoi dati sotto forma di immagini, prediligi formati che uniscono una buona compressione a un’ottima compatibilità con i vari programmi, app e servizi online disponibili sulla piazza, come JPG o PNG.
Una volta scelto il formato più adatto al tuo caso, se disponi di una stampante multifunzione o di uno scanner (anche portatile), non ti resta che installare l’hardware e affidarti al programma più adatto alle tue esigenze, a seconda del risultato che vuoi ottenere; a tal proposito, ti segnalo l’esistenza di programmi che supportano la tecnologia OCR, ossia del sistema che consente di “riconoscere” i caratteri stampati sul foglio e di “riversarli” in file il cui contenuto sia ricreabile e modificabile con programmi di videoscrittura, come Word.
Non hai una stampante multifunzione, né uno scanner? Non preoccuparti: esistono infatti numerosissime app per scannerizzare documenti da smartphone e tablet che, con l’ausilio della fotocamera a bordo di taluni dispositivi, permettono la digitalizzazione dei documenti con risultati più che apprezzabili; alcuni di essi dispongono altresì del supporto per la tecnologia OCR.
Ad ogni modo, per ottenere indicazioni più approfondite circa i passaggi da compiere per scannerizzare un documento cartaceo, una foto o un’immagine, da’ un’occhiata alle guide specifiche dedicate ai suddetti argomenti.
Organizzare i documenti
Passiamo ora all’organizzazione dei documenti: dopo aver digitalizzato questi ultimi (se necessari), è indispensabile tenerli ordinati, al fine di poter recuperare con facilità i file di tuo interesse, proprio nel momento in cui ne hai bisogno. Tanto per cominciare, ti consiglio di organizzare gli elementi in cartelle diverse, destinate ai vari usi: per esempio, puoi realizzare una directory denominata Documenti personali per avere sempre a disposizione una copia digitale della patente, della carta d’identità o del passaporto.
Ancora, se hai a che fare con ricevute, contratti o altre categorie di documenti che dovrebbero essere rintracciati con facilità, cerca di organizzarli in cartelle basate sulla categoria degli stessi (ad es. Ricevute farmaci, Contratti utenze casa e così via) e di fornire, direttamente nel nome del file, informazioni precise circa il loro contenuto, come dati personali, tipologia di documento, date e così via.
Attenzione poi all’uso degli spazi nei nomi dei file: sebbene quasi tutti i programmi e le app di nuova generazione siano in grado di masticarli senza problemi, potrebbe essere una buona idea sostituirli con caratteri speciali (come il carattere “_), in quanto la loro gestione potrebbe rappresentare un problema su alcuni software e servizi online non recentissimi.
Detto ciò, per creare una cartella su Mac, apri la posizione in cui crearla usando il Finder (l’icona del volto sorridente presente sul Dock) e scegli il menu File > Nuova cartella dalla barra dei menu di macOS; in alternativa, premi la combinazione di tasti cmd+shift+n. Per trasferire uno o più file in una cartella, selezionali con il mouse (aiutandoti con il tasto ctrl o shift della tastiera, per effettuare una selezione multipla) e trascinali al suo interno.
In alternativa, puoi creare velocemente una cartella partendo da un insieme di file: seleziona dunque gli elementi da raggruppare, clicca su uno dei file selezionati mantenendo premuto il tasto ctrl della tastiera e seleziona la voce Nuova cartella con selezione, dal menu che va ad aprirsi.
Per meglio individuare i file archiviati nel Finder di macOS, puoi attivare delle funzioni “nascoste” su quest’ultimo: la barra del percorso, per esempio, consente di visualizzare immediatamente il percorso completo della cartella aperta all’interno del Finder e di spostare un elemento su una delle directory visibili, semplicemente trascinandolo su di esse. Per attivarla, apri una finestra del Finder e seleziona la voce Vista > Mostra la barra del percorso dalla barra dei menu del Mac: a seguito di questa operazione, la Barra del percorso dovrebbe essere visualizzata in fondo alla finestra del Finder.
Altra funzione particolarmente utile è la vista a elenco, utile per vedere a colpo d’occhio tutte le informazioni principali relative agli elementi presenti in una finestra del Finder: nome del file, dimensioni, data di modifica e tipo di file. Per attivarla, fai clic sul pulsante Vista posto in alto e seleziona la voce Come elenco, dal menu che va ad aprirsi; per ridimensionare le colonne in base al loro contenuto, fai doppio clic su una di quelle visibili premendo e tenendo premuto il tasto option/alt.
Altra interessante funzione del Finder è quella delle finestre a impulso: essa consente di aprire “al volo” una cartella e di vederne il contenuto in anteprima, semplicemente trascinando (senza rilasciare) un file su di essa e tenendolo in posizione per qualche secondo. Si tratta di una funzione utile quando non si conosce con esattezza la directory in cui archiviare un documento: se necessario, si possono continuare ad aprire le varie cartelle con lo stesso metodo, senza mai rilasciare il file, fin quando non si individua quella esatta.
È possibile attivare le finestre a impulso e impostare il ritardo con cui si aprono dalle Impostazioni di sistema di macOS: dunque, clicca sul simbolo dell’ingranaggio residente nella barra Dock, recati nelle sezioni Accessibilità > Controllo puntatore e attiva la levetta denominata Impulso, visibile nel riquadro Mouse e trackpad; successivamente, intervieni sulla barra di regolazione denominata Velocità impulso, per specificare il ritardo di apertura delle finestre.
Infine, per meglio individuare i file e le cartelle all’interno del Finder, ti consiglio di usufruire del sistema dei tag presente in tutti i Mac (oltre che su iPhone e iPad): tutte le finestre di salvataggio di macOS consentono di applicare uno o più tag agli elementi che ci si appresta a salvare, facendo sì che questi ultimi possano essere individuati con facilità dalla barra laterale del Finder. I tag predefiniti di macOS si riferiscono ai colori (ad es. Red, Green, Blue e così via), tuttavia è possibile creare tag personalizzati per contrassegnare determinate categorie di elementi.
Per esempio, potresti contrassegnare tutti i file che contengono documenti personali con il tag DocPers; ancora, potresti realizzare un tag denominato FatturaEnergia per contrassegnare tutti i file che testimoniano l’avvenuto pagamento della fornitura elettrica, e così via. Ad ogni modo, è possibile applicare uno o più tag a file e cartelle anche in un secondo momento, facendo clic destro sull’elemento in questione e selezionando la voce Tag dal menu che compare.
Per “sfogliare” i file attraverso i tag applicati, apri il Finder e clicca sul tag di tuo interesse, tra quelli elencati nella barra laterale di sinistra; se la categoria che cerchi non è immediatamente visibile, clicca invece sulla dicitura Tutti i tag….
Organizzare foto, video e musica
Un discorso leggermente diverso può essere fatto per foto e video: se intendi conservare i tuoi scatti e filmati in formato file, puoi seguire le stesse indicazioni viste nei capitoli precedenti; se, però, vuoi organizzare tutti i tuoi contenuti in maniera estremamente dettagliata, per poterli recuperare in qualsiasi momento e con facilità, mi sento di consigliarti l’applicazione Foto di macOS, ossia la soluzione inclusa “di serie” in tutti i Mac e adibita alla gestione, per l’appunto, di immagini e video.
In particolare, Foto di macOS consente di racchiudere i file in album e raccolte personalizzate, di organizzare gli elementi in base alla data, all’ora, al luogo o ai soggetti presenti nelle immagini, ma anche di realizzare, in pochi clic, veri e propri album fotografici digitali contenenti ricordi, avvenimenti particolari e molto altro.
Foto consente di organizzare e archiviare i file multimediali già presenti sul computer, ma anche di importarli “al volo” da iPhone, iPad e altri dispositivi USB esterni (ad es. smartphone Android o chiavette USB); inoltre, l’applicazione si integra perfettamente con il servizio Foto di iCloud, grazie al quale è possibile archiviare una copia delle proprie foto e filmati direttamente online e accedervi da tutti i dispositivi abbinati al medesimo ID Apple (o tramite browser). Per ulteriori informazioni sul funzionamento di Foto di macOS e, in generale, sui migliori programmi per archiviare e organizzare foto al momento disponibili sulla piazza, da’ un’occhiata ai tutorial di approfondimento presenti sul mio sito.
Anche per i file musicali vale un discorso abbastanza simile a quello fatto poc’anzi: se non ti va di suddividere i tuoi brani in cartelle monotematiche (ad es. per autore, genere, anno, album e così via), puoi usare un apposito programma per ordinare la musica che, in pochi clic, ti consente di organizzare l’intera libreria audio del computer, facilitando l’individuazione degli elementi in essa inclusi, in base ai criteri a te più congeniali.
Come archiviare file online
Hai bisogno di accedere ad alcuni tuoi file personali, oltre che dal Mac, anche da altri dispositivi (Apple e non)? In tal caso, ti consiglio di prendere in considerazione iCloud Drive: se non ne avessi mai sentito parlare, si tratta del sistema di archiviazione cloud proprietario di casa Apple, parte dell’ecosistema iCloud, perfettamente integrato con tutti i Mac, gli iPhone e gli iPad e le relative applicazioni compatibili. I file salvati su iCloud Drive possono essere visualizzati da tutti gli altri dispositivi abbinati allo stesso ID Apple, ma anche da Web e mediante il client dedicato per Windows.
Di base, tutti gli ID Apple prevedono “soltanto” 5 GB di spazio gratuito su iCloud, che possono essere espansi sottoscrivendo uno dei piani in abbonamento disponibili (con prezzi a partire da 2,99€/mese per 200 GB); per saperne di più, ti invito a prendere visione della guida in cui ti spiego come acquistare spazio aggiuntivo su iCloud.
Ad ogni modo, per attivare iCloud Drive, apri le Impostazioni di Sistema, clicca sul tuo nome e poi sulle voci iCloud e iCloud Drive; se il servizio non è abilitato, attivalo premendo sul pulsante dedicato. A questo punto, cliccando sul pulsante Opzioni…, puoi scegliere quali tipi di documenti salvare nel cloud (ad es. Cartelle e documenti scrivania, Foto, Mail, Contatti) e per quali tra le applicazioni compatibili installate autorizzare il salvataggio dei documenti in cloud. Per selezionare un elemento, è sufficiente apporre il segno di spunta accanto al suo nome; per confermare la sincronizzazione, clicca semplicemente sul pulsante Fine. Per maggiori informazioni circa il funzionamento di iCloud Drive, da’ un’occhiata al mio tutorial d’approfondimento dedicato.
Tengo a precisare che esistono molti altri servizi cloud compatibili con macOS, che consentono di archiviare file in maniera automatica su Internet e recuperarli anche da altri dispositivi: te ne ho parlato, in maniera approfondita, nella mia guida dedicata al miglior cloud.
Come creare archivi compressi
Hai bisogno di archiviare più file all’interno di una cartella compressa, così da poterla trasferire con facilità su un altro dispositivo? Ebbene, anche in questo caso puoi effettuare questa operazione tramite le funzioni di base di macOS, senza installare alcun software aggiuntivo.
Dunque, tanto per cominciare, racchiudi gli elementi da archiviare in una singola cartella; successivamente, fai clic destro su quest’ultima cartella e seleziona la voce Comprimi [nome cartella] dal menu contestuale che compare. A seguito di questa operazione, il Mac creerà un archivio .ZIP contenente la cartella selezionata e tutti gli elementi inclusi al suo interno; il file compresso verrà salvato nella stessa posizione della cartella originale e avrà lo stesso nome di quest’ultima.
In alternativa, puoi creare un file compresso anche partendo da file “separati”, ma residenti nella stessa posizione: seleziona dunque gli elementi di tuo interesse usando il mouse (e aiutandoti con i pulsanti ctrl o shift, se necessario), fai clic destro su uno dei file selezionati e clicca sulla voce Comprimi [X] elementi, dal menu contestuale che compare. Anche in questo caso, nel giro di qualche secondo, verrà creato un file .ZIP contenente tutti gli elementi scelti, nella stessa posizione di questi ultimi. Il file compresso risponderà al nome di Archivio.zip (maggiori info qui).
Come puoi facilmente immaginare, l’utility compressione di macOS consente di realizzare archivi .ZIP di base, ma non di scegliere il livello di compressione applicato, né di definire l’eventuale suddivisione dell’archivio su più file; inoltre, non è possibile proteggere i file compressi con password. Se hai bisogno di funzionalità di questo tipo, puoi affidarti a uno dei tanti software adibiti allo scopo, come Keka: te ne ho parlato nella mia guida ai programmi per zippare su Mac.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
