Come comprimere un file Word
Ti sei accorto che le dimensioni di un documento di Word che devi spedire via email sono ben al di sopra della media e così vorresti “alleggerirlo”? Non ti prometto nulla, ma forse qualcosa si può fare. Segui i consigli che sto per darti e scopri, insieme a me, come comprimere un file Word ottimizzandone il contenuto. Se sei fortunato e il documento che vuoi comprimere non è già ottimizzato al massimo, riuscirai a ottenere risultati di buon livello.
Pe riuscirci, puoi utilizzare lo stesso Word oppure ricorrere all'uso di programmi e servizi online di terze parti. In tutti i casi non hai assolutamente nulla di cui preoccuparti: si tratta di un'operazione estremamente semplice da compiere anche per chi, un po' come te, non si reputa propriamente un grande esperto in fatto di informatica e nuove tecnologie.
Allora? Posso sapere che cosa ci fai ancora lì impalato? Posizionati bello comodo dinanzi il tuo fido computer e inizia sùbito a concentrarti sulla lettura di tutto quanto riportato qui di seguito. Spero vivamente che alla fine tu possa ritenerti ben contento e soddisfatto di quanto appreso. Sei pronto? Sì? Grandioso. Procediamo!
Indice
- Come comprimere un documento Word da computer
- Come comprimere un file Word online
- Come comprimere un documento Word da smartphone e tablet
- Come comprimere un file Word in ZIP
- Come comprimere un file Word per inviarlo via email
Come comprimere un documento Word da computer
Se vuoi capire come comprimere un documento Word da computer, le soluzioni alle quali a parer mio faresti bene ad affidarti sono quelle che trovi di seguito. Puoi servirtene sia su Windows che su macOS e sono anche piuttosto semplici da adoperare.
Comprimere un file su Word
La prima soluzione per comprimere un file Word che ti invito a prendere in considerazione è Microsoft Word stesso, fruibile sia su Windows che su macOS. Puoi infatti servirtene per comprimere le immagini contenute all'interno del documento di riferimento e salvare quest'ultimo in formato DOCX, che è più leggero rispetto al DOC di Word 97-2003. Lo so, detta così può sembrare una cosa difficile, e invece ti assicuro che è un gioco da ragazzi.
Tanto per cominciare, se non hai già provveduto a farlo, scarica e installa Word sul tuo computer seguendo le istruzioni che ti ho fornito nel mio tutorial specifico. Tieni presente che il programma fa parte della suite Office, la quale è a pagamento (con costi a partire da 7 euro/mese oppure da 69 euro/anno), ma si può provare gratis per 30 giorni, come ti ho spiegato nella mia guida su come scaricare Office gratis.
Avvia poi il programma, selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS, e una volta visualizzata la schermata di Word apri il documento sul quale andare ad agire selezionando l'apposita opzione oppure accedendo al menu File in alto a sinistra, scegliendo la voce Apri in esso presente e la posizione e il file di riferimento.
Una volta visualizzato il file Word, seleziona una qualsiasi delle immagini contenute in esso, dunque recati nella scheda Formato che compare in alto a destra e clicca sul pulsante Comprimi immagini collocato in alto a sinistra.
Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta accanto alla voce A tutte le immagini del documento e fai clic prima sul pulsante OK e poi su quello Applica per avviare il processo di compressione delle foto contenute nel documento.
Ad operazione completata, provvedi a salvare il file in formato DOCX cliccando sul pulsante File collocato in alto a sinistra e selezionando la voce Salva con nome dal menu che compare. Nella finestra che si apre, imposta l'opzione Documento di Word nel menu a tendina Salva come, digita il nome che vuoi assegnare al documento nel campo apposito, seleziona la cartella in cui conservare il file e clicca sul pulsante Salva per completare l'operazione.
Ora controlla le dimensioni del documento prima e dopo le modifiche. Per riuscirci ti basta fare clic destro con il mouse sull'icona del file, scegliere la voce Proprietà (su Windows) oppure quello Ottieni informazioni (su Mac) dal menu contestuale e verificare quanto riportato accanto alla voce Dimensioni nella finestra che compare.
Se tutto è andato per il verso giusto, il file DOCX con le immagini compresse dovrebbe risultare più leggero rispetto al file originale. Ma non aspettarti miracoli, mi raccomando. Se il documento originale non contiene tantissime foto ed è già in formato DOCX, la diminuzione di peso sarà abbastanza modesta.
Ti segnalo che un altro metodo che puoi usare per compiere l'operazione oggetto di questa guida consiste nel salvare a risoluzioni inferiori le immagini presenti nel documento. Per riuscirci, seleziona il menu File in alto a sinistra, la voce Opzioni in esso presente e quella Avanzate. Nella schermata adesso mostrata, spunta l'opzione Ignora modifica dati, deseleziona la casella in corrispondenza della voce Non comprimere immagini nel file e nel menu relativo alla risoluzione scegli l'opzione 150 ppi o inferiore.
Ti consiglio altresì di non incorporare i tipi di carattere nel tuo documento Word, anch'essi contribuiscono ad “appesantirlo”. Per rimuoverli, accedi sempre al menu File, clicca sulla voce Opzioni ad esso annessa, quindi scegli quella Salva, dopodiché deseleziona l'opzione Incorpora tipi di carattere nel file che trovi nella nuova schermata mostrata.
NXPowerLite (Windows/macOS)
Se non hai bisogno di comprimere un file Word singolo, ma un gran numero di documenti contemporaneamente, puoi affidarti a NXPowerLite. Si tratta di un software disponibile sia per Windows che per macOS, facilissimo da usare e grazie al quale si possono comprimere i documenti di Word e di Excel oltre che le presentazioni di PowerPoint, i PDF e le immagini JPG fino al 95% rispetto alle loro dimensioni d'origine. È a pagamento (costa 39 euro), ma è disponibile in una versione di prova gratuita che consente di provare il programma per 14 giorni.
Per scaricare NXPowerLite su Windows, visita il sito Internet del programma e premi sul tasto Free-14 Day Trial. A download ultimato, apri il file eseguibile ottenuto e, nella finestra che vedi comparire sul desktop, premi sul tasto Avanti, dopodiché seleziona la casella relativa all'accettazione dei termini dell'accordo di licenza e premi nuovamente sul bottone Avanti. Scegli poi l'opzione Tipica e clicca sui tasti Installa, Sì e Termina. A procedura ultimata, richiama il programma facendo clic sul suo collegamento che è stato aggiunto al menu Start.
Per scaricare il programma su macOS, invece, visita quest'altra sezione del sito di NXPowerLite e clicca sempre sul tasto Free-14 Day Trial. A scaricamento completato, apri il pacchetto DMG ottenuto, apri il file PKG contenuto al suo interno e premi sul tasto Continua per quattro volte consecutive nella finestra che compare sulla scrivania. In seguito, premi sui pulsanti Accetta e Installa, digita la password relativa al tuo account utente su macOS, clicca sul tasto Installa software e per concludere premi su quello Chiudi.
A questo punto, avvia il programma, selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS, chiudi la finestra relativa alla trial e quando visibile la schermata principale di NXPowerLite clicca sulla voce Aggiungi file (su Windows) oppure su Add files (su macOS) e seleziona i documenti Word da comprimere. In alternativa, trascina i file su cui vuoi andare ad agire direttamene nella finestra del software.
A questo punto, indica il tipo di ottimizzazione che vuoi applicare ai file dal menu a tendina Profilo di ottimizzazione (su Windows) oppure Optimize profile (su macOS) che si trova in basso e fai clic sul pulsante Ottimizza (su Windows) oppure su quello Optimize (su macOS), in modo da dare il via alla procedura di compressione. A processo ultimato, ti verrà anche segnalato di quanto è stato possibile ridurre il peso dei file.
Per impostazione predefinita, i documenti compressi generati dal programma vengono salvati nella medesima posizione di quelli originali. Se la cosa non ti aggrada e desideri modificare quest'impostazione, seleziona i menu Crea copia in e Seleziona cartella (su Windows) oppure Create copy in e Choose folder (su macOS) e scegli la cartella di output dall'ulteriore finestra che appare.
Ti segnalo che puoi anche fare in modo che i file compressi vadano a sostituire quelli originali. Per riuscirci, scegli una delle seguenti opzioni annesse al menu a tendina in basso a sinistra: Esegui backup e sostituisci originale (su Windows) o Back up and replace original (su macOS), per creare una copia di backup del file d'origine e rimpiazzare quest'ultimo con il file compresso, oppure Sostituisci originale (su Windows) o Replace original (su macOS), per effettuare la sola sostituzione.
Altre soluzioni per comprimere un documento Word da computer
Quelle che ti ho già segnalato non sono gli unici strumenti disponibili per comprimere un file Word agendo da computer. Per cui, se cerchi altre soluzioni di questo tipo puoi valutare di affidarti a quelle che ho inserito nell'elenco sottostante.
- FileOptimizer (Windows) — si tratta di un software a costo zero, di natura open source specifico per sistemi operativi Windows che mette a disposizione dei suoi utilizzatori svariati plugin e strumenti di compressione utili per ridurre le dimensioni di vari tipi di file, compresi i documenti di Office (e dunque i file Word) senza però andare a gravare sulla qualità.
- FILEminimizer Office (Windows) — si tratta di un software per sistemi oprativi Windows che permette di comprimere i file di Word, PowerPoint ed Excel in maniera facile e veloce, operando su più elementi in serie. Il programma è a pagamento (la licenza singola costa 39,95 euro), ma è disponibile in una versione di prova gratuita che permette di testarne tutte le funzioni per un periodo limitato.
- PowerShrink (Windows) — ulteriore software per sistemi operativi Windows tramite cui si possono comprimere file Word e documenti di Office in generale e anche i PDF. Mantiene il layout e il formato dei file di input ed è facile da usare. È a pagamento (la singola licenza costa 78 euro), ma si può provare gratis per un periodo di tempo limitato.
Come comprimere un file Word online
Non vuoi o non puoi scaricare e installare nuovi software sul tuo computer e, dunque, ti piacerebbe che ti spiegassi come comprimere un file Word online? Detto, fatto! Di seguito, infatti, trovi indicate quelle che ritengo essere le più interessanti soluzioni della categoria. Funzionano da qualsiasi browser e sistema operativo.
WeCompress
Uno strumento molto utile per la compressione dei file Word (oltre che degli altri documenti Office, dei PDF e delle immagini) di cui puoi avvalerti direttamente via Web è senza dubbio alcuno WeCompress. Si tratta di un servizio gratuito, fruibile senza registrazione, facilissimo da usare e anche discretamente rapido. L'unica cosa da tenere presente è che supporta file di una dimensione massima di 50 MB.
Per usare WeCompress, visita la relativa home page e premi sul bottone (+) posto al centro per selezionare il file DOC o DOCX sul tuo computer su cui vuoi andare ad agire. In alternativa, trascina i file Word che vuoi comprimere direttamente nella finestra del browser.
Attendi qualche istante affinché i tuoi documenti vengano elaborati dal servizio e a procedura completata potrai conoscere la comparazione tra la dimensione iniziale del file e quella raggiunta in seguito. Per eseguire poi il download dei file compressi restituiti dal servizio clicca sul bottone di download.
Altre soluzioni per comprimere un file Word online
Se stai cercando altre soluzioni tramite le quali poter andare a comprimere un file Word agendo online, ti consiglio di dare uno sguardo a quelle che trovi nell'elenco sottostante.
- Zamzar — ottimo servizio online tramite il quale si possono convertire e comprimere praticamente tutti i formati di file. È facile da usare, gratuito e non richiede registrazione. Da notare che si può eseguire l'upload di elementi aventi un peso massimo di 50 MB. Eventualmente propone anche la sottoscrizione di un abbonamento a pagamento (con prezzi a partire da 9 dollari/mese) per sbloccare funzioni aggiuntive.
- Youcompress — altra soluzione online utile per comprimere un file Word e varie altre tipologie di documenti, foto, video ecc. È gratis, non richiede registrazione e non applica limiti per quel che concerne le dimensioni di upload.
- CloudPresso — ottimo servizio Web per comprimere documenti Word (e non solo) via cloud. È gratis, di semplice impiego e supporta il caricamento dei file fino a 10 MB di peso. La registrazione non è obbligatoria, ma creando un account si può tenere traccia delle operazioni eseguite.
Come comprimere un documento Word da smartphone e tablet
Non hai il computer a portata di mano e ti piacerebbe sapere come comprimere un documento Word da smartphone e tablet? In tal caso, ti comunico che app specifiche non ce ne sono, ma per ovviare puoi adoperare i servizi online che ti ho segnalato nel passo precedente direttamente dal tuo device mobile, tramite il browser che solitamente usi per navigare in Rete su quest'ultimo.
Come comprimere un file Word in ZIP
Se, invece, quello che ti interessa fare è andare a comprimere un file Word in ZIP, ti informo che devi rivolgerti all'uso di software per computer, servizi Web e app per smartphone e tablet che permettono di generare archivi compressi nel formato in questione in cui inserire i tuoi documenti, come quelli che ti ho indicato nella mia guida dedicata specificamente ai programmi per ZIP.
Come comprimere un file Word per inviarlo via email
Qualora ti stessi chiedendo come comprimere un file Word per inviarlo via email, ti comunico che puoi sempre avvalerti dei software e dei servizi online che ti ho suggerito nelle righe precedenti per ridurre le dimensioni dei tuoi documenti, dopodiché puoi procedere con l'invio tramite posta elettronica, aggiungendoli come comuni allegati, procedendo come ti ho spiegato in dettaglio nella mia guida su come inviare allegati via email.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
