Come condividere calendario Outlook
Hai memorizzato in Outlook tutte le attività da svolgere nei prossimi mesi e, per tale motivo, hai la necessità di condividere il calendario che hai creato con altri utenti, in modo che possano anch’essi avere i promemoria su tutti gli eventi e gli appuntamenti in programma. Il problema è che, nonostante tutti i tuoi tentativi, non sei riuscito a raggiungere il tuo scopo. Hai dunque aperti Google alla ricerca di una soluzione al problema e sei finito su questa mia guida.
Le cose stanno in questo modo, dico bene? Allora sappi che non devi in nessun modo preoccuparti, perché ci sono qui io a darti una mano! Nella guida di oggi, infatti, ti spiegherò come condividere il calendario di Outlook con altri utenti, utilizzando il client desktop del celebre software Microsoft per Windows e macOS. Dopodiché ti dirò come effettuare quest’operazione anche tramite le app di Outlook per Android e iOS e la versione Web Outlook.com. Infine, nel caso in cui avessi la necessità di migrare un calendario da Outlook a Google Calendar, ti spiegherò come effettuare questa semplice operazione.
Come dici? Sei impaziente di leggere i suggerimenti che ho preparato per te? Allora non perdere altro tempo e rimboccati subito le maniche: quello che devi fare è semplicemente sederti comodo e dedicarmi qualche minuto del tuo tempo, affinché tu possa leggere e mettere in pratica le procedure che troverai nei prossimi capitoli. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
- Come condividere calendario da Microsoft Outlook
- Come condividere calendario Outlook su Android
- Come condividere calendario Outlook su iPhone
- Come condividere calendario da Outlook.com e app Outlook per Windows
- Come condividere calendario Outlook su Google Calendar
- Come condividere calendario Outlook con utenti esterni
- Come non condividere calendario Outlook
- Come condividere calendario Google su Outlook
- Come chiedere di condividere calendario Outlook
Come condividere calendario da Microsoft Outlook
Microsoft Outlook è un di posta elettronica per PC incluso nella suite Microsoft 365 (ex Office). Permette anche di gestire il calendario dei propri appuntamenti ed eventi, con la possibilità di condividerlo con altri utenti. A tal proposito, nei prossimi capitoli di questa guida, ti illustrerò come effettuare quest’operazione utilizzando le più recenti versioni di Outlook per Windows e macOS.
Condividere calendario Outlook da Windows
Per condividere il calendario di Outlook da Windows, apri il programma in questione, fai clic sull’icona di un calendario che trovi nell’angolo in basso a sinistra, nella barra laterale, e ti verrà mostrato il calendario suddiviso per mesi e settimane, con tutti i tuoi appuntamenti. Per condividerlo con altri utenti, hai diverse scelte, che dipendono se il destinatario fa parte dell’organizzazione (Microsoft Exchange) oppure è un utente esterno.
Nel primo caso, fai clic destro sul calendario da condividere, che trovi nella barra laterale di sinistra, e seleziona le voci Condividi > Condividi calendario dal menu contestuale. Nella schermata che ti viene mostrata, utilizza il campo di testo A per indicare l’indirizzo email del destinatario. Personalizza poi le altre opzioni di invio, aggiungendo ad esempio un messaggio per il destinatario, e premi poi il tasto Invia.
In alternativa, fai clic destro sul calendario e seleziona le voci Condividi > Autorizzazioni calendario. Nella schermata che ti viene mostrata, premi il tasto Aggiungi e seleziona il membro dell’organizzazione dall’elenco, facendo clic prima su Aggiungi e poi su OK. Imposta, quindi, i livelli di autorizzazione aiutandoti con l’apposito menu a tendina o selezionando le diverse voci che ti vengono mostrate. Quando hai finito, premi il tasto OK per completare l’operazione.
Per condividere un calendario con utente esterno, invece, sulla barra laterale, fai clic destro su un calendario e seleziona le voci Condividi > Invia calendario tramite posta elettronica dal menu contestuale. Nel riquadro che visualizzi, utilizza poi le opzioni a schermo per personalizzare l’intervallo di date e la tipologia di informazioni che il destinatario può visualizzare. Premi poi su OK, inserisci l’indirizzo email del destinatario nel campo A e premi sul tasto Invia, per condividere il calendario.
Condividere calendario outlook da Mac
Se stai utilizzando Microsoft Outlook su un Mac, puoi condividere un calendario soltanto tramite i membri della tua organizzazione (Microsoft Exchange).
Per effettuare quest’operazione, avvia innanzitutto Outlook tramite la sua icona presente nel Launchpad e, nella sua schermata principale, fai clic sull’icona del calendario, situata di lato (se non vedi la barra laterale, clicca sul pulsante ☰). A questo punto, individua il calendario che vuoi condividere e fai clic destro su di esso.
Nel menu contestuale che ti viene mostrato, seleziona la voce Autorizzazioni condivisione e, nel pannello a schermo, premi il tasto [+]/Aggiungi utente. Seleziona quindi il destinatario dall’elenco che ti viene mostrato e imposta i livelli di autorizzazione tramite l’apposito menu a tendina o utilizzando i parametri sottostanti. Premi, infine, il tasto OK per confermare la condivisione del calendario con l’utente da te selezionato.
Come condividere calendario Outlook su Android
Microsoft Outlook è disponibile anche come app gratuita che consente di gestire la posta elettronica e il calendario su Android (si può scaricare da Play Store e store alternativi. Tramite quest’app puoi condividere anche i tuoi calendari con altri utenti, in un modo molto semplice. Come? Te lo spiego subito!
Innanzitutto, apri l’app di Outlook, raggiungi la scheda Calendario in basso, fai tap sulla tua foto profilo in alto a sinistra e poi pigia sull’icona dell’ingranaggio, che trovi accanto al calendario che desideri condividere.
A questo punto, premi sulla voce Aggiungi persone e compila il campo di testo inserendo l’indirizzo email della persona con cui desideri condividere il tuo calendario. Fatto ciò, premi l’icona > che si trova in alto a destra e poi fai tap sull’indirizzo per impostare le autorizzazioni (Può visualizzare o Può modificare, a seconda delle tue preferenze).
Infine, per confermare la condivisione, tocca l’icona di spunta in alto a destra. In questo modo, il tuo calendario verrà condiviso con il destinatario selezionato.
Come condividere calendario Outlook su iPhone
Se stai cercando di condividere il tuo calendario utilizzando un iPhone o un iPad con l’app Microsoft Outlook, puoi procedere facilmente dall’app in questione attraverso una procedura molto simile a quella che ti ho già descritto per Android nel capitolo precedente.
Avvia dunque l’app di Outlook toccando l’icona che trovi nella schermata Home del tuo iPhone o iPad e, nella sua schermata principale, accedere alla scheda Calendario facendo tap su di essa. In questa sezione, tocca la tua foto profilo nell’angolo in alto a sinistra dello schermo per accedere alle impostazioni del tuo calendario.
Successivamente, pigia sull’icona dell’ingranaggio che si trova accanto al calendario che desideri condividere e poi premi sul tasto Aggiungi persone. Adesso, inserisci l’indirizzo e-mail della persona con cui desideri condividere il tuo calendario nell’apposito campo di testo e fai tap sull’icona > in alto a destra per proseguire.
Arrivato a questo punto, puoi impostare le autorizzazioni per l’utente selezionato: facendo tap sul suo nome, puoi scegliere tra le opzioni Può visualizzare e Può modificare, a seconda delle tue preferenze nel caso in cui volessi rispettivamente soltanto consentire la visualizzazione del calendario oppure concedere anche la possibilità di apportare modifiche al calendario. Per confermare la condivisione, tocca l’icona di spunta in alto a destra. In questo modo, il tuo calendario verrà condiviso con la persona scelta.
Come condividere calendario da Outlook.com e app Outlook per Windows
Se non vuoi o non puoi utilizzare il software Microsoft Outlook per Windows e macOS oppure l’app di Outlook per Android e iOS, puoi condividere un calendario di Outlook tramite la versione Web Outlook.com.
Quello che devi fare è raggiungere il sito Web di Outlook.com ed effettuare l’accesso con il tuo account Microsoft. Nella schermata di Outlook, fai quindi clic sull’icona del calendario e, nella nuova sezione visualizzata, individua il calendario che vuoi condividere, tramite il pannello laterale (se non lo vedi, clicca su ☰).
Quando l’avrai individuato, posiziona il puntatore del mouse su di esso e premi sull’icona (…), che trovi al suo fianco. Nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona la voce Condivisione e autorizzazioni e digita l’indirizzo email della persona con la quale vuoi condividere il calendario, nell’apposita casella di testo del pannello visualizzato.
Fatto ciò, imposta la tipologia di autorizzazioni da attribuire all’utente, tramite l’apposito menu a tendina, e premi poi sul tasto Condividi, per confermare la condivisione del calendario con l’utente da te indicato.
Le procedure che ti ho appena illustrato sono valide anche per l’app Outlook gratuita e predefinita per Windows 10 ed edizioni successive.
Come condividere calendario Outlook su Google Calendar
Nel caso in cui volessi condividere il calendario di Outlook con Google Calendar, magari perché vuoi migrare tutti i tuoi appuntamenti da un servizio a un altro, puoi gestire quest’operazione tramite la funzionalità di esportazione dei dati in formato ICS. Puoi ottenere questo file in due modi: tramite il client desktop di Microsoft Outlook per Windows oppure direttamente da Webmail o l’app Outlook gratuita per Windows 10 e versioni successive.
Nel primo caso, avvia Microsoft Outlook su Windows e, nella sua schermata principale, fai clic sull’icona del calendario che trovi in basso a sinistra. Fatto ciò, premi sulle voci File > Salva calendario, nel menu in alto, e seleziona la cartella di destinazione nella quale esportare il calendario di Outlook. Premi poi il tasto Altre opzioni per selezionare l’intervallo di date da esportare e fai clic su Salva, per confermare il salvataggio.
A questo punto, non devi far altro che accedere a Google Calendar ed effettuare l’accesso con il tuo account Google. Nella schermata principale di Google Calendar, premi sull’icona +, che trovi a fianco alla dicitura Altri calendari, nella barra laterale di sinistra, scegli l’opzione Importa nel riquadro che visualizzi e premi poi il tasto Seleziona il file dal computer, per individuare il file del calendario di Outlook precedentemente esportato sul PC.
Premi, infine, il tasto Importa, per importare tutti dati del calendario di Outlook su Google Calendar e il gioco è fatto. È stato facile, vero?
Nel caso in cui tu non abbia Microsoft Outlook e voglia gestire il tutto dalla Webmail di Outlook o dall’app Outlook gratuita, nella schermata principale del servizio, fai clic sulla scheda Calendario nella barra laterale di sinistra e poi seleziona la scheda Visualizza in alto. A questo punto, premi il tasto Impostazioni del calendario e fai clic sulla sezione Calendari condivisi.
Fatto ciò, vai nell’area Pubblica un calendario, seleziona il calendario di cui vuoi ottenere il file ICS e imposta l’autorizzazione Possono vedere tutti i dettagli. Premi dunque sul tasto Pubblica e il gioco è fatto. Ti verranno mostrati degli URL relativi ai tuoi calendari: fai clic su quello in corrispondenza della voce ICS e premi sul tasto Scarica. Non ti resta che seguire le stesse procedure indicate nei paragrafi precedenti per condividere il calendario Outlook con Gmail.
Come condividere calendario Outlook con utenti esterni
Il calendario di Outlook può essere condiviso anche con utenti esterni, senza necessità che abbiano necessariamente un account Microsoft. Per effettuare quest’operazione, devi utilizzare la funzionalità di calendario pubblico, così come ti spiegherò nei prossimi paragrafi.
Per fare ciò, raggiungi la Webmail di Outlook o ovvia l’app Outlook gratuita per Windows 10 e versioni successive. Nella schermata principale del servizio, fai clic sulla scheda Calendario che trovi sulla barra laterale di sinistra e poi seleziona la scheda Visualizza in alto nella barra degli strumenti. Fatto ciò, premi il tasto Impostazioni del calendario e fai clic sulla sezione Calendari condivisi.
Adesso, non ti resta che andare nell’area Pubblica un calendario, selezionare il calendario di cui vuoi ottenere il link pubblico e impostare l’autorizzazione Possono vedere tutti i dettagli. Premi dunque sul tasto Pubblica e copia l’URL che trovi a fianco della voce HTML. Puoi dunque condividere con chi vuoi l’URL appena copiato che consentirà agli utenti di vedere tutti gli eventi che hai registrato.
Come non condividere calendario Outlook
Se hai deciso di condividere il tuo calendario di Outlook tramite file ICS o link pubblico, puoi disattivare la condivisione in qualsiasi momento. Per iniziare, accedi alla Webmail di Outlook o utilizza l’app gratuita di Outlook su Windows 10 o versioni successive. Una volta dentro, dirigiti verso la scheda Calendario che troverai nella barra laterale a sinistra, quindi seleziona la scheda Visualizza nella parte superiore della barra degli strumenti.
Una volta completato questo passaggio, individua l’opzione Impostazioni del calendario, clicca su di essa e raggiungi la sezione Calendari condivisi. A questo punto, ti basta fare clic sul pulsante Annulla la pubblicazione nell’area chiamata Pubblica un calendario per interrompere la condivisione del calendario.
Se invece hai condiviso un calendario tramite la funzionalità di condivisione, non devi fare altro che seguire gli stessi passaggi che ti ho indicato nel capitolo da Outlook Web oppure su quelli mobile per Android e iPhone e, prima di aggiungere un nuovo utente, ti verrà mostrato l’elenco di tutti gli utenti con i quali hai condiviso il calendario. Non devi dunque fare altro che premere sul nome di un utente (o il suo indirizzo e-mail) e poi premere sul tasto Rimuovi per confermare.
Come condividere calendario Google su Outlook
Google Calendar consente di creare un URL del calendario in formato iCal per la condivisione delle informazioni sui tuoi appuntamenti. Grazie a questa funzionalità, puoi utilizzare poi lo strumento di sottoscrizione di Outlook per sincronizzare i dati di Google Calendar sul calendario di Microsoft in modo rapido e sempre sincronizzato.
Per riuscire in questo tuo intento, ti consiglio di consultare questo mio tutorial, nel quale puoi trovare tutte le informazioni di cui hai bisogno per riuscire, passo dopo passo, a raggiungere il tuo obiettivo in men che non si dica.
Come chiedere di condividere calendario Outlook
Se stai operando in un contesto professionale o desideri organizzare in modo più efficiente le attività della tua famiglia, sfruttare la funzione di condivisione del calendario in Outlook può rivelarsi estremamente vantaggioso. Tuttavia, prima di iniziare a condividere il tuo calendario, è fondamentale richiedere il permesso in modo appropriato alle persone coinvolte.
Innanzitutto, è essenziale evitare di coinvolgere individui che non hanno un interesse diretto nella condivisione delle attività al fine di non sovraccaricare i loro calendari con appuntamenti ed eventi non rilevanti. Quindi, una volta chiarito il tuo obiettivo, puoi guidarli nel processo di condivisione del loro calendario o nell’inclusione nel tuo.
Inoltre, Outlook offre la possibilità di creare più calendari separati, eliminando così il rischio che un utente condivida eventi e attività personali. Questo aspetto riveste importanza cruciale per garantire la privacy dell’utente e dovrebbe essere comunicato chiaramente. Naturalmente, gli eventi da condividere devono essere creati specificamente nel calendario destinato a tale scopo e non nei calendari personali.
Una volta ottenuto il consenso dell’utente alla condivisione del calendario, puoi tornare a leggere con attenzione i capitoli precedenti di questo mio tutorial, dove ti ho illustrato come condividere un calendario in base ai dispositivi in uso.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
