Come condividere un file Excel
Hai appena terminato la realizzazione di un file Excel che, nelle tue intenzioni, dovrà essere “collaborativo” o comunque accessibile da più utenti simultaneamente mano a mano che il progetto lavorativo a cui è collegato va avanti, mostrando all’occorrenza le modifiche apportate in tempo reale dalle altre persone. Ora, però, hai dei dubbi su quale sia la procedura corretta per eseguirne la condivisione con i tuoi colleghi.
Ebbene, come potrai verificare tu stesso a breve, il popolare software di gestione dei fogli di calcolo sviluppato da Microsoft offre diversi strumenti idonei a tale necessità e, se vuoi, posso mostrarti io come condividere un file Excel sfruttando le varie possibilità a tua disposizione.
Nel corso dei prossimi capitoli, infatti, ti illustrerò per filo e per segno tutte le operazioni che devi eseguire per portare a termine il compito, qualunque sia la versione di Excel da te posseduta e il dispositivo utilizzato. Come dici? È esattamente quello che ti occorre? Perfetto, in tal caso a me non resta che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Come condividere un file Excel con altri utenti da PC
- Come condividere un file Excel su Google Drive
- Come condividere un file Excel in rete
- Come condividere un file Excel su WhatsApp
Come condividere un file Excel con altri utenti da PC
Per cominciare, desidero mostrarti come condividere un file Excel con altri utenti sia da PC, utilizzando il software incluso nella suite Microsoft 365 (ex Office) per Windows o macOS (i cui prezzi partono da 7 euro/mese) o la versione Web gratuita, sia da smartphone o tablet.
Da PC
Se hai provveduto a installare Excel sul tuo computer, hai diverse opzioni per condividere i fogli di calcolo con più utenti, ma per prima cosa devi salvare la cartella di lavoro in OneDrive, il servizio di cloud storage realizzato da Microsoft appositamente per archiviare, sincronizzare e condividere i file con altre persone.
Per iniziare, dunque, avvia Excel e apri il file di tuo interesse come sei solito fare, dopodiché se utilizzi Windows fai clic sul menu File > Salva con nome e, al passaggio successivo, seleziona il profilo OneDrive personale o aziendale associato all’account Microsoft di cui disponi. Se ancora non hai provveduto a iscriverti al servizio, nella mia guida su come funziona OneDrive puoi trovare tutte le informazioni che ti occorrono.
Per concludere, assegna un nome al documento e, se necessario, seleziona un formato di file diverso da quello assegnato di default, quindi premi il pulsante Salva posto sulla destra. Se lo desideri, prima di effettuare il salvataggio puoi anche creare una nuova cartella dedicata pigiando l’apposito bottone sottostante: ti basterà digitarne il nome nell’apposito campo.
Se utilizzi un Mac, invece, premi direttamente il pulsante Condividi posto in alto a destra, assegna un nome al documento e clicca sul bottone Carica ivi presente.
Una volta fatto ciò, ti consiglio di verificare che sia attivo il pulsante Salvataggio automatico (altrimenti provvedi tu a posizionarlo su ON) situato in alto, per far sì che le modifiche apportate dai vari utenti siano visibili in tempo reale.
Successivamente, premi pulsante Condividi posto in alto a destra, quindi se utilizzi Windows fai clic sull’opzione Condividi e, nella nuova finestra apertasi, definisci innanzitutto le preferenze di condivisione.
Se, ad esempio, vuoi sapere come condividere un file Excel in sola lettura, pigia sull’impostazione di default Chiunque abbia il collegamento può modificare e, al passaggio che segue, definisci prima di tutto gli utenti destinatari (Tutti o Persone scelte), quindi recati nella sezione Altre impostazioni e sostituisci la modalità Può modificare con la voce Può visualizzare tramite apposito menu a tendina.
In questa fase, puoi anche impostare una data a partire dalla quale il file risulterà disponibile, e una eventuale password che, ovviamente, dovrai fornire tu stesso agli utenti per consentirgli l’accesso.
Infine, premi il pulsante Applica per tornare alla finestra precedente, dove potrai occuparti di digitare gli indirizzi email, o i nomi utente dei destinatari dall’elenco a discesa. Ti basterà premere il pulsante Invia per spedire il messaggio di invito, all’interno del quale sarà presente il link diretto al contenuto condiviso.
Se disponi della versione di Excel per Mac, invece, dopo aver pigiato sul pulsante Condividi scegli l’opzione Invita altre persone. Potrebbe essere necessario fornire l’accesso ai contatti prima di digitarne i relativi indirizzi email. Integra anche un eventuale messaggio nel campo sottostante e mantieni la spunta sulla casella denominata Modifica consentita se vuoi che il file sia editabile dal collaboratore (altrimenti, se vuoi condividere un file Excel in sola lettura, non selezionarlo), quindi premi il pulsante Condividi.
Seguendo le indicazioni appena fornite, oltre a visualizzare in tempo reale le modifiche apportate, potrai anche verificare chi sta lavorando su cosa: le celle “occupate” dagli altri utenti, infatti, vengono evidenziate e contrassegnate da un pallino che ne riporta le iniziali.
In alternativa, puoi scegliere di copiare il link del file utilizzando l’apposita funzione mostrata dal menu Condividi e inviarlo in autonomia ai destinatari: ti basterà pigiare il pulsante Copia e, successivamente, incollare gli appunti nello strumento di comunicazione da te scelto, ad esempio posta elettronica, chat o quant’altro. L’opzione Invia una copia presente sulla versione Excel per Mac, invece, permette di spedire il documento come allegato.
Ti segnalo, infine, che i permessi e le impostazioni di condivisione possono essere modificate in qualsiasi momento accedendo alla funzionalità Gestisci l’accesso presente sempre nel menu Condividi.
Se preferisci adoperare soluzioni diverse, puoi utilizzare qualsiasi altro servizio per condividere file, come quelli di cui ti ho parlato nel mio tutorial dedicato.
Online
Se ti stai chiedendo come condividere un file Excel online, avvalendoti dunque della versione Web gratuita del software in questione disponibile, previo accesso con il proprio account Microsoft, a questo indirizzo, considera che la procedura è sostanzialmente la stessa descritta nel capitolo precedente.
In questo caso, però, dato che il file viene automaticamente salvato sul proprio spazio OneDrive, non c’è bisogno di eseguire le operazioni preliminari descritte all’inizio della suddetta procedura, le quali permettono di rendere disponibile online un file locale.
In aggiunta a ciò, ti segnalo che tramite Excel online è possibile condividere anche il singolo foglio di calcolo, senza dunque dover rendere disponibile l’intera cartella di lavoro.
Da smartphone e tablet
Stai lavorando sul tuo dispositivo mobile e, dunque, hai necessità di condividere file Excel da smartphone e tablet tramite la relativa applicazione la quale, come probabilmente già saprai, è disponibile gratuitamente (a patto che si utilizzi un device con display fino a 10.1″) per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS? Nessun problema, ti accontento sùbito.
Innanzitutto, avvia l’app di Excel ed esegui l’accesso al tuo account Microsoft (se richiesto), quindi seleziona il file da condividere. Successivamente, pigia sul simbolo della condivisione (i tre pallini uniti da linee su dispositivi Android o la freccia che esce da un quadrato su iPhone e iPad) e digita il nome o l’indirizzo email degli utenti ai quali desideri inoltrare l’invito: se non hai già provveduto prima, dovrai consentire all’applicazione di accedere ai tuoi contatti. Sui dispositivi iOS/iPadOS, la funzione di condivisione in questione è denominata Invita persone.
Se vuoi, includi anche un messaggio nel campo sottostante, quindi mantieni la spunta sulla casella relativa all’opzione Può modificare per concedere al destinatario i permessi per intervenire sul contenuto della cartella di lavoro Excel, altrimenti rimuovilo per consentire l’accesso solo in visualizzazione. Premi, infine, il pulsante Condividi o Invia per inoltrare il messaggio contenente il link che permetterà all’utente di accedere al file in questione.
L’app Excel permette anche altre modalità di condivisione: tramite la funzione Condividi come collegamento o Copia collegamento (anche in questo caso puoi scegliere fra le opzioni Modifica e Solo Visualizzazione), ad esempio, viene generato un link che puoi condividere autonomamente con chi desideri premendo il pulsante Copia e incollando il link in una delle app di messaggistica presenti sul tuo dispositivo (WhatsApp, SMS, posta elettronica o social network).
In alternativa, puoi anche inoltrare il file come allegato (sui dispositivi Apple la funzione si chiama Invia una copia), scegliendo fra i formati cartella di lavoro Excel o PDF. In tal modo, però, ovviamente non potrai avvalerti della modifica in tempo reale dei dati garantita dalle altre opzioni di condivisione online esposte in precedenza.
Anche in questo caso, se preferisci adoperare soluzioni diverse, puoi utilizzare qualsiasi altro servizio per condividere file, come quelli di cui ti ho parlato nel mio tutorial sul tema.
Come condividere un file Excel su Google Drive
Se ti stai domandando come condividere un file Excel su Google Drive e stai operando da PC, l’unica opzione che hai a disposizione è quella di salvare in locale il documento in questione, per poi importarlo nel popolare servizio di cloud storage fornito dal colosso di Mountain View e utilizzare le funzioni di condivisione ivi presenti.
Dopo aver eseguito l’accesso a Google Drive dal sito ufficiale del servizio, dunque, trascina il tuo file nella finestra del browser; in alternativa premi il pulsante Nuovo posto in alto a sinistra, clicca sulla funzione Caricamento di file e seleziona il file da caricare.
Successivamente, seleziona il file di cui hai appena eseguito l’upload e pigia sul simbolo di un omino affiancato da un [+] collocato nel menu in alto a destra. Ora, nella nuova finestra apertasi, digita l’indirizzo email dei destinatari all’interno del primo campo in alto, dopodiché definisci i permessi dal menu a tendina situato sulla destra: Editor per modificare, Visualizzatore per la sola lettura, e Commentatore per consentirgli di aggiungere delle note.
Infine, premi il bottone Invia. Il collegamento che verrà inoltrato permetterà all’utente destinatario di accedere al file in questione utilizzando l’applicazione Fogli Google (dovrà semplicemente pigiare sul menu Apri con e selezionare lo strumento in questione), ma verrà comunque mantenuto il formato originale assegnato con Excel. Ti avverto, però, che potresti riscontrare delle differenze di utilizzo importanti, soprattutto per quanto riguarda le funzionalità più evolute.
Se, a questo punto, vuoi monitorare le modifiche apportate dagli utenti al file appena condiviso direttamente sull’interfaccia del software Excel presente nel tuo PC (funzione che, però, è disponibile solo nella versione per Windows), segui questi semplici passaggi.
Innanzitutto, apri il documento sull’interfaccia di Google Drive, quindi premi sul menu File > Condividi e clicca sull’opzione Pubblica sul Web. Ora, nella finestra che ti viene mostrata, pigia sul pulsante Pubblica e conferma l’intenzione nella notifica che compare per ottenere sùbito il link della pagina Web appena creata.
A seguire, copia il link generato, quindi avvia Excel sul tuo computer e crea un nuovo file vuoto. Recati poi nella scheda Dati e fai clic sulla funzione Da Web posta all’interno del riquadro Recupera e trasforma dati, posto a sinistra nella barra degli strumenti.
Infine, incolla il link all’interno del campo URL mantenendo selezionata l’opzione Di base e premi il bottone OK: non appena viene eseguito il collegamento, seleziona la tabella di tuo interesse (ad esempio Tab0) e pigia sul pulsante Carica per importare il contenuto sul foglio di lavoro.
Periodicamente, effettua l’aggiornamento manuale dei dati premendo l’apposito pulsante presente nel pannello Query e connessioni posto sulla destra, contraddistinto dal simbolo di un foglio con due frecce che ruotano.
Se vuoi saperne di più su come condividere un file con Google Drive, nella guida dedicata che ti ho appena linkato troverai tutte le informazioni che ti occorrono, relative ad esempio anche all’utilizzo di un dispositivo mobile o all’impostazione di una password.
Come condividere un file Excel in rete
Nel tuo caso, hai necessità di scoprire come condividere un file Excel in rete, creando quindi una cartella condivisa sulla rete domestica nella quale operi. Ebbene, devi sapere che per procedere in tal senso occorre prima abilitare la visualizzazione degli appositi comandi nella barra di accesso rapido.
Innanzitutto, tale operazione è possibile solo nella versione di Excel per Windows. Per iniziare, dunque, clicca sul menu File > Opzioni, quindi seleziona la voce Barra di accesso rapido nel pannello di destra della nuova finestra apertasi. Successivamente, recati nel menu a tendina Scegli comandi da e scegli l’opzione Tutti i comandi.
Ora, scorri l’elenco nel riquadro sottostante fino a individuare la voce Condividi cartella di lavoro (legacy), selezionala e premi il pulsante Aggiungi posto a fianco. Ti consiglio, per avere un set di strumenti completo, di eseguire la medesima operazione anche per le funzioni Revisioni (legacy), Proteggi condivisione (legacy), Confronta e unisci cartelle di lavoro (legacy). Al termine premi il pulsante OK situato in basso a destra.
Fatto ciò, visualizzerai i relativi pulsanti nella barra di accesso rapido, per intenderci quella che solitamente viene visualizzata appena al di sopra del foglio Excel in lavorazione.
Premi, quindi, la funzione Proteggi e condividi cartella di lavoro, dopodiché apponi il segno di spunta nella casella per il rilevamento automatico delle modifiche e, se lo desideri, assegna una password al documento (opzione disponibile solo se la cartella di lavoro non risulta già condivisa al momento dell’operazione). Infine, pigia il pulsante OK e, ove necessario, salva il file nel percorso di rete locale desiderato (non su una cartella sincronizzata con OneDrive).
Come condividere un file Excel su WhatsApp
Se sei interessato a sapere come condividere un file Excel su WhatsApp e stai operando dal tuo smartphone, ti rimando alla lettura di un capitolo precedente, nel quale ti mostro appunto le funzionalità di condivisione integrate nell’app Excel che permettono di inviare ad altri utenti il link per l’accesso alla cartella di lavoro su OneDrive (in modalità collaborativa) o direttamente il file in allegato.
Se vuoi condividere il file Excel su WhatsApp dal tuo PC, puoi anche utilizzare la versione Web del popolare servizio di messaggistica, della quale ti parlo in maniera approfondita nella mia guida dedicata.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
