Come confrontare due file Excel

Ti sono stati consegnati dei file Excel che rappresentano le variazioni di alcuni dati in determinate situazioni o periodi di tempo, e tu devi analizzarli: quest’operazione potrebbe essere complessa e lunga, se pensi di dover guardare i dati cella per cella, ma per fortuna non devi necessariamente farlo. Non sai a cosa mi sto riferendo? Allora lascia che ti dia una mano.

Nella guida di oggi, ti illustrerò come confrontare due file Excel tramite alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a raggiungere facilmente il tuo obiettivo. Ti indicherò, infatti, come affiancare due cartelle di lavoro, così da poter confrontare i dati manualmente (operazione che dovresti eseguire solo e soltanto se disponi di pochissimi dati in una struttura semplice) e poi ti illustrerò un procedimento che ti permetterà di utilizzare un componente aggiuntivo di Microsoft Excel per analizzare i dati presenti in due fogli di calcolo in modo da visionare ed esportare solo le differenze tra i due file in pochi e semplici clic. Inoltre, ti suggerirò altre soluzioni per poter confrontare due file Excel facilmente.

Scommetto che non vedi l’ora di cominciare a consultare tutti i consigli che ho scritto per te, vero? Benissimo! Allora non perdiamo altro tempo prezioso! Quello che devi fare è semplicemente dedicarmi alcuni minuti di tempo libero per leggere le procedure che ti indicherò nei prossimi capitoli. Sono sicuro che, alla fine della lettura, avrai anche tu imparato come confrontare due file Excel in modo da velocizzare il tuo lavoro. Tieni presente, però, che le operazioni che ti indicherò non sono applicabili sull’app mobile di Excel. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

• Come confrontare due file Excel diversi
• Come confrontare due file Excel con Cerca Vert
• Come confrontare due file Excel con la formattazione condizionale
• Come confrontare due file Excel per trovare le differenze
• Come confrontare due file Excel online

Come confrontare due file Excel diversi

Uno dei metodi che puoi utilizzare per mettere a confronto due file Excel è quello di affiancarne le finestre di lavoro. Questo metodo, però, non è ideale nel caso in cui tu abbia dei file di calcolo con numerosi dati, in quanto la ricerca va effettuata manualmente, cioè “ad occhio”, in base ai dati differenti che sei tu stesso a rilevare.

Per cominciare, apri entrambi i file Excel e poi spostati sulla scheda Visualizza che trovi in alto, in uno dei due file. A questo punto, premi sul tasto Affianca che trovi nella sezione Finestra. Se vuoi cambiare il modo in cui le finestre di lavoro sono affiancate, premi sul tasto Disponi tutto e scegli una delle opzioni che ti vengono mostrate. Ad esempio, se vuoi disporre le finestre di lavoro una a fianco all’altro sullo schermo, scegli l’opzione Affiancate e premi sul tasto OK.

Di default è abilitato anche lo Scorrimento sincrono: se si scorre un foglio elettronico, automaticamente la stessa operazione verrà eseguita sull’altro foglio affiancato, in modo tale che tu possa visualizzare lo stesso intervallo di celle in entrambe le cartelle di lavoro. Più semplice di così, dico bene?

Come ti ho anticipato, questo metodo non è il più efficiente nel caso in cui tu abbia molti dati da confrontare. Nei prossimi capitoli, dunque, ti illustrerò alcuni accorgimenti che puoi mettere in pratica per rendere questo metodo più efficiente oppure utilizzare il componente aggiuntivo Inquire per l’analisi di fogli di calcolo più complessi.

Come confrontare due file Excel con Cerca Vert

Su Excel puoi confrontare due file utilizzando la funzione CERCA.VERT (Cerca Verticale, nota anche come VLOOKUP). Questa funzione permette di cercare un valore in una colonna e restituire un valore corrispondente da un’altra colonna della stessa matrice. Tuttavia, CERCA.VERT non è il metodo ideale per confrontare dati tra due file, perché non effettua un confronto diretto tra le celle corrispondenti.

Ad esempio, se nel primo file il valore da confrontare si trova in B1, ma nel secondo file lo stesso valore è in B5 (magari perché l’ordine dei dati è diverso), CERCA.VERT non segnalerà un errore: restituirà semplicemente il valore associato alla prima corrispondenza trovata, che potrebbe essere errata. Questa limitazione può essere superata se si imposta come intervallo di ricerca la singola cella corrispondente, invece dell’intero set di dati.

Per utilizzare questa funzione di Excel, apri la cartella di lavoro, raggiungi la scheda su cui vuoi operare e, nella tabella di dati in tuo possesso, creare una nuova colonna a fianco di essa, utilizzando l’intestazione “Controllo” o altra denominazione a tua scelta. Prima di operare nella cella sottostante l’intestazione della colonna, apri il secondo file Excel che contiene i dati per il confronto e torna poi nuovamente sulla cartella di lavoro su cui stavi lavorando.

Adesso, nella prima cella della colonna di controllo (ad esempio C2), digita la formula relativa a CERCA.VERT. Questa funzione richiede i seguenti parametri =CERCA.VERT([valore di ricerca];[matrice intervallo];[indice colonna];[corrispondenza]). Per [valore di ricerca] devi inserire il valore che devi cercare: nel mio caso la cella B2, senza l’utilizzo del simbolo del dollaro, in modo da poter poi impostare la ricerca dinamica anche alle celle sottostanti.

Per [matrice intervallo] devi impostare la cella su cui è teoricamente presente lo stesso dato di confronto del secondo file; deve essere presente il simbolo del dollaro soltanto a fianco della lettera della colonna. Per [indice colonna] devi impostare il valore 1, in quanto l’intervallo della matrice dati si trova su una stessa colonna. Al posto di [corrispondenza] devi impostare FALSO, che sta a indicare che la corrispondenza deve essere esattamente la stessa.

Pertanto, nel mio esempio, la formula sarà =CERCA.VERT(B2;[Cartel2.xlsx]Foglio1!$B2;1;FALSO). Premendo il tasto Invio sulla tastiera puoi incorrere in due risultati: #N/D sta a indicare che non è stata trovata alcuna corrispondenza, dunque i dati di quella cella sono diversi tra i due file oppure puoi visualizzare lo stesso valore, a indicare che le celle hanno il valore uguale. Puoi trascinare dunque la cella verso il basso, tramite l’apposito selettore nell’angolo in basso a destra della cella stessa, per estendere la formula a tutte le celle sottostanti.

Come confrontare due file Excel con la formattazione condizionale

Vuoi provare a confrontare due file Excel utilizzando la formattazione condizionale? Si tratta di un’operazione non immediata, in quanto Excel impedisce di applicare una formattazione condizionale tra due file con diversa origine, a meno che si tratta di due schede di lavoro nello stesso file.

Pertanto, quello che dovrai fare è innanzitutto creare un collegamento al secondo file sul primo. Apri quest’ultimo e spostati sulla scheda Dati che trovi nella barra in alto. Adesso, seleziona le voci Recupera dati > Da file > Da Excel cartella di lavoro, seleziona il secondo file per il confronto e premi sul tasto Apri.

Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona il foglio di lavoro che vuoi importare e premi sul tasto Carica in basso. Verrà così creata una query di collegamento sul primo file, che ha generato una nuova scheda contenente i dati del secondo file. Non si tratta di un semplice copia e incolla, in quanto il collegamento rimane attivo e, nel caso di modifiche al secondo file, queste verranno visualizzate anche nel primo. Tieni presente che le modifiche al secondo file vanno apportate quando il primo è chiuso, altrimenti incorrerai in errori.

Adesso che tutti i dati si trovano in un unico file, possiamo applicare la formattazione condizionale. Spostati sulla scheda preesistente contenente i dati ed evidenzia l’intervallo dei dati che vuoi confrontare. Spostati sulla scheda Home in alto e seleziona le voci Formattazione condizionale > Nuova regola > Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.

A questo punto, nella casella in basso, scrivi la seguente formula =A1<>'Foglio1'!A1. Tieni presente che Foglio1 va sostituito con il corrispondente nome della scheda contenente i dati che hai precedentemente importato con la query. Le celle A1 menzionate all’interno della formula non devono avere il simbolo del dollaro ($) che potrebbe essere aggiunto di default da Excel, in quanto le celle non vanno bloccate affinché la regola venga applicata dinamicamente su tutte le celle di confronto.

Adesso, premi sul tasto Formato e utilizza l’apposita schermata per scegliere la formattazione che più ritieni consona per l’evidenziazione delle differenze dei dati. Premi, infine, sul tasto OK per tre volte consecutive e il gioco è fatto. Vedrai le celle evidenziate con la formattazione da te scelta se le celle contengono dati differenti. Utile, dico bene?

Come confrontare due file Excel per trovare le differenze

Per confrontare due file Excel e trovare le differenze puoi anche decidere di utilizzare l’apposita funzionalità di confronto. Questa, infatti, permette di confrontare i dati di due fogli elettronici che possiedono una struttura simile, ma che riportano dati parzialmente o completamente differenti. Tieni presente che di default questa funzionalità è disattivata su Excel, quindi devi innanzitutto procedere con la sua attivazione.

Per eseguire quest’operazione, fai clic sulla scheda File di Excel e, nella schermata che visualizzi, seleziona la voce Opzioni dalla barra laterale di sinistra. Se hai eseguito correttamente questa procedura, ti verrà mostrato un pannello, tramite il quale dovrai selezionare la scheda Componenti aggiuntivi, situata sulla sinistra. Ora, sulla destra, ti verrà proposta una tabella con tutti i componenti aggiuntivi attualmente abilitati su Microsoft Excel. Tra questi, assicurativi che sia presente la voce Inquire, a dimostrazione che il componente aggiuntivo è già attivo.

Se così non fosse, spostati nell’area in basso e fai clic sul menu a tendina a fianco la dicitura Gestisci. A questo punto, seleziona la voce Componenti aggiuntivi COM e premi poi sul pulsante Vai. Nel riquadro che ti viene mostrato a schermo, metti un segno di spunta sulla voce Inquire e premi poi sul tasto OK. Benissimo! Ci siamo quasi! Con la procedura appena eseguita, avrai abilitato una nuova scheda nella barra degli strumenti di Microsoft Excel, denominata Inquire. Prima di raggiungere questa scheda, assicurati che i file da confrontare siano entrambi aperti in Microsoft Excel.

Adesso che hai abilitato il componente aggiuntivo, è il momento di avviare la modalità di confronto dei file in Microsoft Excel. Per eseguire quest’operazione, dopo aver aperto entrambi i file, fai clic sulla scheda Inquire di Excel e premi sul tasto Compare Files, nella sezione Compare.

Nel riquadro che ti viene mostrato, utilizza il menu a tendina per selezionare entrambi i file da confrontare e premi sul tasto Compare. Così facendo, ti verrà mostrata una nuova schermata nella quale verranno confrontati i diversi dati presenti nei due fogli di calcolo.

Dopo aver abilitato il confronto dei file in Excel, le celle che hanno subìto delle modifiche verranno colorate in modo da mostrarti visivamente queste variazioni. Le celle assumeranno delle colorazioni differenti in base alla tipologia di modifica che è intervenuta.

Nell’area in basso a sinistra, è presente una legenda che spiega il significato di ogni colorazione. Apponendo un segno di spunta su un colore, se lo strumento di comparazione dovesse riscontrare che sia intervenuta quella specifica variazione, verrà mostrata la cella con quella colorazione.

Ad esempio, attivando la casella Entered Values, verranno mostrate con il colore verde tutte quelle celle dove sono stati immessi manualmente dei valori e che hanno dati differenti da un foglio all’altro.

Giusto per farti un altro esempio, la casella Calculated Values evidenzia di azzurro tutte quelle celle in cui è presente un calcolo automatico dei dati, per le quali esistono delle differenze tra i due fogli. Nell’area in basso, invece, viene mostrato un riepilogo di tutte le variazioni che sono state riscontrate dallo strumento di confronto di Microsoft Excel. Facendo clic su uno dei risultati, verrà evidenziata l’apposita cella in entrambi i fogli, nell’area centrale della schermata. Nell’area in basso a destra, tramite un grafico, è possibile visualizzare la quantità di variazioni che sono state riscontrate per ogni tipologia di confronto.

Nel caso in cui volessi esportare i risultati del confronto tra i due file, tramite il pulsante Export Results è possibile scaricare un report in formato Excel, nel quale verranno riportati su ogni riga le variazioni dei dati che sono state riscontrate.

Come confrontare due file Excel online

Vuoi effettuare il confronto di due file che hai su OneDrive, utilizzando Excel Online, la versione Web gratuita di questo strumento di calcolo di Microsoft? Sarai felice di sapere allora che puoi agire su questa piattaforma, anche se con alcune limitazioni.

Su Excel Online, infatti, è possibile creare collegamenti esterni (query) tra due file in modo da poter applicare formule di confronto dei dati. Come? Ti basta semplicemente aprire entrambi i file in due schede diverse del browser. Accedi alla piattaforma Excel Online con il tuo account Microsoft e fai prima clic sul primo file per aprirlo su una nuova scheda e poi fai clic sul secondo, per aprirlo in un’altra scheda.

Adesso, nel primo file, spostati su una casella adiacente al set di dati che vuoi confrontare (ad esempio D2) e digita prima il segno uguale (=), poi fai clic sulla prima cella del set dei dati (ad esempio C2), digita nuovamente il segno uguale (=) e poi cambia scheda facendo clic sulla prima cella del set di dati di confronto (nel mio caso è sempre la cella C2). La formula sarà dunque in questo modo =C2='https://d.docs.live.net/xxxxxxxxxxx/[File.xlsx]Foglio'!$C2.

La formula in questione conterrà, nella cella del set di dati di confronto, l’URL della cartella di lavoro sul tuo OneDrive. Inoltre, assicurati che non sia presente il simbolo del dollaro a fianco del numero di riga, ma soltanto a fianco della lettera della colonna, in modo da consentire lo scorrimento dinamico tra le celle della sola colonna di confronto.

Dopo aver premuto sul tasto Invio, un messaggio in alto ti avviserà di acconsentire al collegamento tra i due file. Premi dunque sul tasto Considera attendibili i collegamenti della cartella di lavoro. Adesso, se il valore tra le due celle dei due file sarà uguale, verrà restituito il messaggio VERO. Se i valoro saranno differenti, verrà invece indicata la dicitura FALSO. Trascina poi la cella verso il basso, tramite l’apposito selettore nel suo angolo in basso a destra, in modo da ripetere la formula su tutto il set di dati da confrontare.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.