Come confrontare due file Excel

di Salvatore Aranzulla

Ti sono stati consegnati dei file Excel che rappresentano le variazioni di alcuni dati in determinate situazioni o periodi di tempo, e tu devi analizzarli: quest’operazione potrebbe essere complessa e lunga, se pensi di dover guardare i dati cella per cella, ma per fortuna non devi necessariamente farlo. Non sai a cosa mi sto riferendo? Allora lascia che ti dia una mano.

Nella guida di oggi, ti illustrerò come confrontare due file Excel tramite alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a raggiungere facilmente il tuo obiettivo. Ti indicherò, infatti, come affiancare due cartelle di lavoro, così da poter confrontare i dati manualmente (operazione che dovresti eseguire solo e soltanto se disponi di pochissimi dati in una struttura semplice) e poi ti illustrerò un procedimento che ti permetterà di utilizzare un componente aggiuntivo di Microsoft Excel per analizzare i dati presenti in due fogli di calcolo in modo da visionare ed esportare solo le differenze tra i due file in pochi e semplici clic.

Scommetto che non vedi l’ora di cominciare a consultare tutti i consigli che ho scritto per te, vero? Benissimo! Allora non perdiamo altro tempo prezioso! Quello che devi fare è semplicemente dedicarmi alcuni minuti di tempo libero per leggere le procedure che ti indicherò nei prossimi capitoli. Sono sicuro che, alla fine della lettura, avrai anche tu imparato come confrontare due file Excel in modo da velocizzare il tuo lavoro. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Affiancare due fogli di lavoro

Il metodo più semplice per confrontare due fogli di lavoro Excel è quello di affiancare le finestre del programma in modo da poter analizzare i dati dei due documenti visivamente. Ovviamente questa procedura può essere utile solo nel caso in cui si fosse in possesso di file Excel con pochi dati.

Se tu hai bisogno ai analizzare cartelle di lavoro con pochi dati al loro interno, come prima cosa apri entrambi i file Excel e poi raggiungi la schermata di uno di essi in Excel. A questo punto, fai clic sulla scheda Visualizza e premi sul tasto Affianca, situato nella sezione Finestra. Così facendo, i due file Excel verranno disposti sullo schermo uno a fianco all’altro, in modo da confrontare i dati inseriti.

Se i file non dovessero disporsi l’uno accanto all’altro, premi sul pulsante Disponi tutto, situato nella sezione Finestra della scheda Visualizza. Nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona poi l’opzione Affiancate e premi sul tasto OK.

Di default è abilitato anche lo Scorrimento sincrono: se si scorre un foglio elettronico, automaticamente la stessa operazione verrà eseguita sull’altro foglio affiancato, in modo tale da poter confrontare i file senza mai perdere d’occhio i dati che si stanno scorrendo su entrambe le cartelle di lavoro.

Tramite il pulsante Disponi tutto, può essere modificata la visualizzazione di disposizione delle finestre, impostando quella orizzontale, nel caso in cui l’affiancamento verticale non sia comodo per svolgere questo lavoro di confronto.

Se, invece, i file Excel da confrontare possiedono molti dati, la soluzione indicata nelle righe precedenti può risultare lunga e inefficiente, in quanto suscettibile di errori. In questo caso, ti consiglio di leggere i suggerimenti riportati nel capitolo successivo di questo tutorial, che possono aiutarti anche in questa situazione più complessa.

Modalità Confronta File

Su Microsoft Excel è disponibile una funzionalità denominata Confronta File (Compare Files) che permette di confrontare i dati di due fogli elettronici che possiedono una struttura simile, ma che riportano dati parzialmente o completamente differenti. Nelle prossime righe, ti indicherò come abilitarla e come utilizzarla al meglio.

Abilitare il componente aggiuntivo

La modalità Compare Files potrebbe non essere abilitata di default in Microsoft Excel. A tal proposito, è necessario abilitarla agendo nelle impostazioni del software e attivando un componente aggiuntivo preinstallato. Per eseguire quest’operazione, fai clic sulla scheda File di Excel e, nella schermata che visualizzi, seleziona la voce Opzioni dalla barra laterale di sinistra. Se hai eseguito correttamente questa procedura, ti verrà mostrato un pannello, tramite il quale dovrai selezionare la scheda Componenti aggiuntivi, situata sulla sinistra.

Ora, sulla destra, ti verrà proposta una tabella con tutti i componenti aggiuntivi attualmente abilitati su Microsoft Excel. Tra questi, assicurativi che sia presente la voce Inquire, a dimostrazione che il componente aggiuntivo è già attivo.

Se così non fosse, spostati nell’area in basso e fai clic sul menu a tendina a fianco la dicitura Gestisci. A questo punto, seleziona la voce Componenti aggiuntivi COM e premi poi sul pulsante Vai. Nel riquadro che ti viene mostrato a schermo, metti un segno di spunta sulla voce Inquire e premi poi sul tasto OK.

Benissimo! Ci siamo quasi! Con la procedura appena eseguita, avrai abilitato una nuova scheda nella barra degli strumenti di Microsoft Excel, denominata Inquire. Prima di raggiungere questa scheda, assicurati che i file da confrontare siano entrambi aperti in Microsoft Excel.

Confrontare due file

Adesso che hai abilitato il componente aggiuntivo, è il momento di avviare la modalità di confronto dei file in Microsoft Excel. Per eseguire quest’operazione, dopo aver aperto entrambi i file, fai clic sulla scheda Inquire di Excel e premi sul tasto Compare Files, nella sezione Compare.

Nel riquadro che ti viene mostrato, utilizza il menu a tendina per selezionare entrambi i file da confrontare e premi sul tasto Compare. Così facendo, ti verrà mostrata una nuova schermata nella quale verranno confrontati i diversi dati presenti nei due fogli di calcolo.

Analisi dei risultati

Dopo aver abilitato il confronto dei file in Excel, le celle che hanno subìto delle modifiche verranno colorate in modo da mostrarti visivamente queste variazioni. Le celle assumeranno delle colorazioni differenti in base alla tipologia di modifica che è intervenuta.

Nell’area in basso a sinistra, è presente una legenda che spiega il significato di ogni colorazione. Apponendo un segno di spunta su un colore, se lo strumento di comparazione dovesse riscontrare che sia intervenuta quella specifica variazione, verrà mostrata la cella con quella colorazione.

Ad esempio, attivando la casella Entered Values, verranno mostrate con il colore verde tutte quelle celle dove sono stati immessi manualmente dei valori e che hanno dati differenti da un foglio all’altro.

Giusto per farti un altro esempio, la casella Calculated Values evidenzia di azzurro tutte quelle celle in cui è presente un calcolo automatico dei dati, per le quali esistono delle differenze tra i due fogli. Nell’area in basso, invece, viene mostrato un riepilogo di tutte le variazioni che sono state riscontrate dallo strumento di confronto di Microsoft Excel. Facendo clic su uno dei risultati, verrà evidenziata l’apposita cella in entrambi i fogli, nell’area centrale della schermata.

Nell’area in basso a destra, tramite un grafico, è possibile visualizzare la quantità di variazioni che sono state riscontrate per ogni tipologia di confronto.

Nel caso in cui volessi esportare i risultati del confronto tra i due file, tramite il pulsante Export Results è possibile scaricare un report in formato Excel, nel quale verranno riportati su ogni riga le variazioni dei dati che sono state riscontrate.

Nota: è disponibile anche una versione online di Excel funzionante direttamente dal browser, tuttavia questa non include strumenti atti a comparare due cartelle di lavoro. Stesso discorso, ahimè, vale per l’applicazione mobile di Excel per Android e iOS (gratis su tutti i device con dimensioni pari o inferiori a 10.1″)

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.