Come creare menu a tendina Excel
Viste le numerose richieste che ho ricevuto in merito, oggi voglio occuparmi nuovamente di Excel e di una sua funzione che in molti sottovalutano: i menu a tendina. Con i menu a tendina, è possibile semplificare l'immissione dei dati all'interno dei fogli di calcolo evitando la digitazione ripetuta di dati ricorrenti (es. giorni della settimana, nomi di persone, categorie di prodotti e così via).
La loro utilità è dettata dal fatto che sono estremamente flessibili: possono attingere le loro informazioni da una sequenza di celle già presenti nel foglio di calcolo oppure da una serie di opzioni definite “manualmente” dall'utente. In entrambi i casi il loro utilizzo è estremamente intuitivo e, una volta scoperti i comandi per crearli, diventano quasi indispensabili.
Tu sei pronto a fare la loro conoscenza? Bene, allora prenditi cinque minuti di tempo libero e metti in pratica le indicazioni su come creare menu a tendina Excel che trovi di seguito. Ti assicuro che pur essendo alle prime armi con Excel non incontrerai alcuna difficoltà. Ci tengo anche a precisarti che le indicazioni riguardano la versione desktop di Excel, in quanto la versione Web e l'app mobile non consentono di creare menu a tendina. Buona lettura!
Indice
- Come creare menu a tendina Excel
- Come creare menu a tendina dinamico Excel
- Come creare menu a tendina Excel da un altro file
- Come creare elenco a discesa Excel con colori
Come creare menu a tendina Excel
Se la tua intenzione è creare un menu a tendina su Excel, definito anche come “menu a discesa”, nei prossimi capitoli ti spiegherò come crearne uno semplice acquisendo i valori dal foglio di calcolo oppure indicandoli direttamente all'interno della funzionalità specifica. Vediamo insieme come procedere.
Menu a tendina da lista semplice
Nel caso avessi la necessità di creare un semplice menu a discesa su Excel contenente pochi valori che non sono presenti sul foglio, tramite la funzionalità della convalida dei dati puoi realizzare un elenco con valori da te definiti. Questo è un modo anche per creare menu a discesa senza che la modifica inaspettata di un'area del foglio possa alterare anche i valori delle voci del menu stesso.
Dopo aver avviato il documento Excel, fai clic sulla cella dove vuoi ancorare il menu a discesa. Puoi anche selezionare più celle, facendo clic sulla prima e poi trascinando il puntatore del mouse (tenendo sempre premuto il tasto sinistro del mouse) per includerne altre.
Effettuata quest'operazione, premi sulla scheda Dati in alto e premi sul tasto Convalida dati, che trovi nella sezione Strumenti dati. Puoi identificare facilmente il pulsante dalla sua icona con rettangoli con a fianco una spunta verde e un segno di divieto.
Fatto ciò, nella schermata che ti viene mostrata, fai clic sulla scheda Impostazioni e, dal menu a tendina Consenti, scegli l'opzione Elenco. Adesso, nella casella Origine digita i valori che devono apparire nel menu a discesa (ad esempio Milano, Roma, Napoli ecc. se si tratta di città). I valori devono essere separati l'uno dall'altro dal simbolo di punteggiatura punto e virgola (;).
A questo punto, pigia sul pulsante OK per salvare le impostazioni, seleziona una qualsiasi delle celle in cui hai inserito il menu a tendina e vedrai comparire una piccola freccia sulla destra. Clicca su di essa e vedrai comparire un menu con tutte le opzioni che hai specificato precedentemente nel campo Origine di Excel.
Nel caso in cui dovessi apportare una modifica alle voci, fai prima clic sulla celle contenente il menu a discesa e poi fai clic sul tasto Convalida dati presente nella scheda Dati in alto. Assicurati anche di attivare la casella Applica le modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni, in modo che la modifica venga apportata anche a tutte le altre celle simili con lo stesso menu a discesa e premi sul tasto OK.
Menu a tendina con valori presi dal foglio di calcolo
Nel caso in cui invece tu sia in possesso di una tabella contenente dei valori che vorresti che siano disponibili anche in un menu a discesa di una o più celle, l'operazione da seguire è molto simile a quella precedente, ma con le opportune modifiche.
Per prima cosa, seleziona una o più celle alle quali vuoi ancorare un menu a discesa. Fatto ciò, spostati nella scheda Dati in alto e premi il tasto Convalida dati. Nella schermata che ti viene mostrata, premi prima sulla scheda Impostazioni e poi scegli l'opzione Elenco dal menu Consenti.
Arrivato a questo punto, ti serve soltanto indicare l'intervallo delle celle dalle quali Excel dovrà poi creare il menu a discesa. Nella casella Origine, fai clic sull'icona della freccia a fianco e poi seleziona le celle relative all'elenco di voci da include nel menu. Ad esempio, se hai una tabella in A1 con le voci che vanno dalla cella A2 a quella A6, evidenzia l'intervallo A2:A6.
Adesso, premi sul tasto OK per visualizzare poi l'icona della freccia a fianco della cella (o delle celle) dove deve comparire il menu a tendina. Anche in questo caso, per apportare delle modifiche, puoi seguire lo stesso procedimento indicato nelle righe precedenti, modificando semplicemente l'intervallo di celle nella casella Origine.
Come creare menu a tendina dinamico Excel
Le procedure indicate nei capitoli precedenti ti consentono di creare un menu a discesa con valori prestabiliti dall'utente immessi direttamente nella convalida dei dati oppure indicati in un intervallo specifico di celle.
Nel caso però in cui tu voglia creare un menu a tendina dinamico, cioè un menu le cui voci di selezione siano ancorate a dei valori del foglio e, in caso di modifica, aggiunta o rimozione di tali valori, anche il menu modificherebbe le voci visualizzate, le procedure da seguire sono differenti.
Ti spiego in breve cosa dovrai fare per poi andare passo dopo passo alle singole procedure da mettere in atto per raggiungere l'obiettivo. Per prima cosa dovrai definire una tabella (quella contenente i valori del menu a discesa) con nome assegnato e, infine, creare un menu a tendina che richiama il nome di quella tabella.
Fatta questa premessa, vediamo come procedere nel dettaglio. Innanzitutto, una volta compilato il foglio con i valori, evidenziali includendo anche l'intestazione e poi raggiungi la scheda Home, selezionando la voce Formatta come tabella e scegliendo uno stile tra quelli in elenco.
Nel riquadro che ti viene mostrato, verifica che l'intervallo di celle sia corretto e mantieni attiva la casella Tabella con intestazioni. Premi infine sul tasto OK per creare la tabella.
Adesso, spostati sulla scheda Formule e premi sul tasto Gestione nomi. In elenco troverai automaticamente la tabella appena creata denominata Tabella1 (o con altro numero progressivo).
Fatto ciò, sempre in Gestione nomi, premi sul tasto Nuovo e assegna un nome all'elenco dei dati (ad esempio Città) e, nel campo Riferito a, cancella l'eventuale contenuto se presente, fai clic sull'icona della freccia a fianco e seleziona tutte le celle attuali della colonna della tabella, escludendo la sua etichetta.
Arrivato a questo punto, è il momento di creare il menu a tendina. Fai clic sulla cella dove ancorare il menu, raggiungi la scheda Dati in alto e premi sul tasto Convalida dati. Spostati sulla scheda Impostazioni, scegli Elenco dal menu Consenti e digita nella casella Origine il nome dell'elenco precedentemente definito (nel caso precedente Città) preceduto dal simbolo =.
Premi infine sul tasto OK per concludere l'intera procedura e iniziare a utilizzare il menu a tendina. Aggiungendo, rimuovendo o modificando i valori della tabella, automaticamente verrà aggiornato anche l'elenco a discesa.
Come creare menu a tendina Excel da un altro file
Se vuoi creare un menu a tendina che sia collegato a un elenco proveniente da un altro file, l'operazione da effettuare è semplice, ma dovrai prestare attenzione a non effettuare errori.
Per prima cosa, crea un elenco dinamico, così come ti ho spiegato nel capitolo precedente. Limitati a creare la tabella, definendo il nome all'elenco dei dati. Fatto ciò, salva il foglio di calcolo e apri il secondo file Excel.
In quest'ultimo, nella scheda Formule, premi sul tasto Gestione nome, fai clic sul tasto Nuovo e assegna un nuovo nome da dare all'origine dei dati. Nel campo Riferito a, immetti la seguente stringa =nome_file.xlsx![nome_elenco_dati].
Al posto di nome_file.xlsx dovrai indicare il nome del file Excel contenente l'elenco delle voci che dovrà avere il menu a tendina. Nell'eventualità aggiungi il percorso se il file si trova in una cartella diversa del secondo file. Al posto di [nome_elenco_dati] devi indicare il nome che avevi definito all'elenco dei dati nel primo file.
A questo punto, la procedura è quasi conclusa. Dalla scheda Dati, premi sul tasto Convalida dati, seleziona l'opzione Elenco da Consenti e, nella caselle Origine, digita il nuovo nome che avevi assegnato all'origine dati, preceduto dal simbolo =. Premi sul tasto OK e, nella cella indicata, vedrai il menu a discesa contenente le voci dell'elenco dell'altro file.
Come creare elenco a discesa Excel con colori
Per creare un elenco a discesa su Excel applicando dei colori differenti in base all'opzione selezionata, segui queste indicazioni.
Per prima cosa, crea un menu a discesa seguendo le istruzioni che ti ho fornito nei capitoli precedenti relativi a un menu semplice oppure a uno dinamico.
Fatto ciò, applica la formattazione condizionale alle celle alle quali hai ancorato il menu a tendina. Per eseguire questa operazione, puoi seguire le stesse indicazioni che ti ho fornito in questo mio tutorial.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
