Come creare PDF/A
Di recente hai ricevuto il compito di creare un resoconto dell’ultimo mese lavorativo da conservare negli archivi della tua azienda. Ciò non sarebbe affatto un problema, se solo non ti fosse stato chiesto di salvare il tutto nel formato PDF/A. Tu non hai mai sentito parlare di questo tipo di file prima d’ora, dunque non hai la più pallida idea di come creare PDF/A e hai bisogno di un aiuto immediato e concreto, visto che il tanto temuto giorno della scadenza si avvicina sempre di più!
Ebbene, sono felice di comunicarti che sei finito proprio sulla guida giusta, al momento giusto: nelle seguenti righe, infatti, trovi spiegato per filo e per segno come compiere l’operazione in questione utilizzando una serie di programmi e servizi online. Prima di continuare, però, lascia che ti dia qualche informazione in più sull’argomento.
Ebbene, il formato PDF/A è una “variante” del classico formato PDF, pensata principalmente per l’archiviazione dei file nel lungo periodo. In altre parole, salvare un documento in PDF/A significa preservarne il formato nel tempo, facendo quindi in modo che il file venga visualizzato sempre alla stessa maniera a prescindere dal dispositivo e dal programma che si utilizza per farlo. Ora che hai ben chiaro lo scopo preciso del PDF/A, è giunto il momento di passare all’azione.
Indice
Come creare PDF/A su PC e Mac
Per quanto riguarda i programmi per computer, la creazione di documenti di tipo PDF/A non è affatto un’impresa difficile: la maggior parte dei software per l’ufficio, infatti, prevede l’esportazione dei file nel pieno rispetto di questo formato. Di seguito, dunque, intendo spiegarti come creare PDF/A su PC e Mac utilizzando alcuni tra i più diffusi strumenti utili a tal scopo.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
Il primo strumento che voglio invitarti a prendere in considerazione per creare PDF/A è LibreOffice. Nel caso in cui non ne avessi mai sentito parlare, ti informo che è una suite d’ufficio completamente gratuita e open source, funzionante sia su Windows che su macOS (oltre che su Linux).
Tutti i programmi in essa compresa (Writer, Calc, Impress e così via) annoverano tra le proprie funzionalità l’esportazione dei documenti nel formato PDF/A nel giro di un paio di clic.
Per poterti servire di LibreOffice, provvedi in primo luogo a collegarti al relativo sito Web e a procedere al download e all’installazione come ti ho spiegato nella mia guida su come scaricare LibreOffice.
In seguito, avvia la suite selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows oppure nel Launchpad di macOS, dunque seleziona dalla schermata di benvenuto del programma che ti viene mostrata il tipo di documento più adatto alle tue esigenze (es. Nuovo Documento Writer) e riempi quest’ultimo con le informazioni desiderate.
Invece, se vuoi creare un file PDF/A a partire da un documento già esistente, non devi far altro che cliccare sul menu File in alto a sinistra, quindi sulla voce Apri dell’applicazione scelta e selezionare, avvalendoti del gestore file mostrato a schermo, il file su cui intendi agire.
Ad ogni modo, una volta terminate le modifiche necessarie, per creare il file in formato PDF/A accedi alla funzionalità di esportazione dei documenti, cliccando sul menu File, scegliendo la voce Esporta come e premendo successivamente sull’opzione Esporta nel formato PDF.
Subito dopo, viene mostrata sullo schermo una finestra di dialogo che ti permette di scegliere tra numerose opzioni per il salvataggio del PDF risultante: per salvare nel formato PDF/A, apponi il segno di spunta accanto alla voce Archivio PDF/A-1a (ISO 19005-1) collocato subito sotto il riquadro Generale, clicca sul pulsante Esporta situato in basso e indica il percorso in cui salvare il documento PDF/A appena creato. Non è stato affatto difficile, vero?
Adobe Acrobat Pro (Windows/macOS)
Adobe Acrobat Pro è un altro software che si presta benissimo per creare PDF/A. Come deducibile dal nome stesso, si tratta di una soluzione di casa Adobe (l’azienda che ha sviluppato il formato PDF) tramite cui è possibile visualizzare ed editare i file PDF in vari modi e che permette anche di eseguire l’operazione oggetto di questo tutorial.
È disponibile sia per Windows che per macOS ed è a pagamento (ha un costo base pari a 18,29 euro/mese), ma può essere provato gratis e senza limitazioni per 7 giorni.
Per poterti servire di Adobe Acrobat Pro, provvedi innanzitutto a collegarti al relativo sito Web, dunque procedi con il download e l’installazione come ti ho spiegato nella mia guida su come scaricare Adobe.
Successivamente, avvia il programma selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows oppure nel Launchpad di macOS e quando visualizzi la finestra di Adobe Acrobat Pro DC sullo schermo, scegli il menu File in alto a sinistra, l’opzione Crea in esso presente e poi quella Pagina vuota, dopodiché riempi il documento con le informazioni desiderate.
Se, invece, vuoi partire da un documento già esistente, fai clic sul menu File e poi sulla voce Apri presente in quest’ultimo, dopodiché seleziona il file.
Una volta avuto accesso all’editor del programma, seleziona la scheda Strumenti che si trova in alto, fai clic sul pulsante Mostra altri, individua lo strumento Standard PDF, premi sul tasto a forma freccia che si trova sotto di esso e scegli la voce Apri dal menu proposto. A questo punto, imposta l’opzione Salva come PDF/A che trovi nella barra laterale di destra e, nella nuova finestra mostrata, indica il nome e la posizione che vuoi dare al file di output.
Per finalizzare la procedura mediante cui creare PDF/A con Adobe Acrobat, fai clic sul bottone Salva. Se lo ritieni necessario, puoi altresì regolare le impostazioni relative all’esportazione in PDF/A (es. puoi selezionare un profilo di conversione in PDF/A diverso da quello predefinito e puoi scegliere di convertire tutte le pagine che compongono il PDF in immagini), cliccando preventivamente sul tasto Impostazioni e andando ad agire sui vari parametri nella nuova finestra che compare.
Microsoft Word (Windows/macOS)
Un’altra soluzione a cui puoi valutare di affidarti è Microsoft Office, la celeberrima suite d’ufficio dell’azienda di Redmond, e più precisamente Word, il programma di videoscrittura in essa compreso, funzionante sia su Windows che su macOS.
Tieni però presente che Office — e i software che lo compongono, dunque anche Word — è a pagamento (con costi a partire da 7 euro/mese oppure da 69 euro/anno), ma si può provare gratis per 30 giorni, come ti ho spiegato nella mia guida su come scaricare Office gratis.
Per cui, per creare PDF/A da Word, provvedi innanzitutto a scaricare e installare il programma sul tuo computer seguendo le istruzioni che ti ho fornito nel mio tutorial specifico.
In seguito, avvia Word selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS, e una volta visualizzata la schermata del programma, seleziona l’opzione Documento vuoto dalla schermata visualizzata oppure clicca sul menu File in alto a sinistra, scegli la voce Nuovo in esso presente e poi quella Documento vuoto e riempi il documento con le informazioni di cui hai bisogno.
Qualora avessi bisogno di creare PDF/A da un documento già esistente, clicca sul menu File, poi sul pulsante Apri, seleziona la sorgente su cui si trova il documento e utilizza il pannello successivo per recarti nel suo percorso e importarlo nel programma.
Ad ogni modo, una volta completate le modifiche, clicca nuovamente sul menu File, seleziona il pulsante Esporta e clicca successivamente sul pulsante Crea PDF/XPS per avviare la procedura di esportazione.
All’interno della finestra ora mostrata, digita un nome da assegnare al file e assicurati che nel menu a tendina Salva Come sia specificato il formato PDF, premi successivamente sul pulsante Opzioni collocato poco più in basso, apponi il segno di spunta accanto alla voce Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) e clicca sui pulsanti OK e Pubblica per finalizzare il salvataggio del documento.
Come creare PDF/A online
Se non vuoi o non puoi usare dei software per computer oppure hai bisogno di agire da smartphone o tablet, puoi valutare di creare PDF/A online, usando degli appositi servizi Web funzionanti da qualsiasi browser e sistema operativo.
Se la cosa ti interessa, ti segnalo DocuPub, un servizio online che, per l’appunto, permette di generare PDF/A partendo da altri documenti esistenti in un gran numero di formati diversi. È gratis, non richiede registrazione e consente di caricare file con una dimensione massima di 20 MB.
Per utilizzare DocuPub, collegati innanzitutto alla home page del servizio, clicca sul pulsante Scegli file e seleziona il documento presente sul tuo dispositivo relativamente al quale vuoi intervenire.
In seguito, imposta la voce PDF/A nel menu a tendina Output format, lascia invariato il campo Output Intent e scegli dal menu a tendina Delivery Method la voce Wait for conversion in browser se vuoi scaricare il file tramite il browser oppure quella Email me a link to the document se vuoi ricevere tramite posta elettronica il link per scaricare il file convertito (in questo caso, dovrai rilasciare il tuo indirizzo di posta elettronica).
Una volta completata questa fase, fai clic sul pulsante Upload & Convert per caricare il file e avviare il processo di conversione dello stesso. Finita la conversione, il file verrà scaricato automaticamente o verrà inviato un link per il download al tuo indirizzo di posta elettronica, in base alla scelta che hai effettuato in precedenza.
Come creare PDF/A da PDF
Sei già in possesso di un documento in formato PDF e ti piacerebbe capire come poterlo trasformare in PDF/A? In tal caso, puoi affidarti a appositi convertitori per creare PDF/A da PDF, funzionanti su computer, online e da smartphone e tablet, come quelli che ti ho segnalato nel mio tutorial dedicato specificamente all’argomento.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
