Come creare PDF da Word
Devi distribuire un documento che hai redatto in Microsoft Word. Ti è stato chiesto di esportarlo in formato PDF, in modo che sia visualizzabile su qualsiasi computer senza presentare problemi di formattazione, ma tu non sai come riuscirci. Beh, mi sembra evidente che sei alle primissime armi con il mondo del computer. Però non ti preoccupare, non è una cosa di cui vergognarsi. L'importante è mettercela tutta e imparare.
Eccomi dunque qui, pronto a darti una mano e spiegarti, passo dopo passo, come creare PDF da Word. La procedura che devi seguire varia a seconda dell'edizione di Office installata sul tuo computer: in quelle più recenti basta selezionare una voce dal menu del programma (in quanto il supporto ai PDF è incluso "di serie), in quelle più datate, invece, bisogna ricorrere a dei plugin o dei programmi esterni. Inoltre, ti comunico che puoi uscire nell'impresa anche ricorrendo all'uso di ulteriori software, servizi online ad hoc e app per device mobile.
Ad ogni modo, non temere, si tratta sempre di passaggi semplicissimi da effettuare. Tutto quello che devi fare è prenderti cinque minuti di tempo libero e seguire attentamente le istruzioni che sto per darti. Alla fine otterrai dei documenti PDF “perfetti”, visualizzabili senza problemi su qualsiasi computer, sistema operativo o dispositivo mobile. Si può sapere che aspetti a cominciare?
Indice
- Come creare PDF da Word
- Programmi per creare PDF da Word
- Servizi online per creare PDF da Word
- App per creare PDF da Word
- Come creare PDF editabile da Word
- Come creare PDF da Word con collegamenti ipertestuali
- Come creare un PDF da più file Word
- Come creare un file PDF/A da Word
Come creare PDF da Word
Vuoi creare dei file PDF usando Word ma non sai come riuscirci? Allora segui le istruzioni sul da farsi che trovi qui di seguito. Nelle righe successive, infatti, ho provveduto a spiegarti come compiere l'operazione in questione sfruttando tutte le versioni di Word per computer, Word Online e l'app Word Mobile per smartphone e tablet. È un gioco da ragazzi, sta' tranquillo!
Word 2010 o versioni successive
Se utilizzi una delle versioni più recenti di Microsoft Word, vale a dire Word 2010 o versioni successive, trovi la funzione di esportazione in PDF inclusa direttamente nel programma. Questo significa che per creare documenti in questo formato non devi installare componenti aggiuntivi, né devi ricorrere a software esterni.
Dopo aver aperto o redatto il tuo documento di testo, se usi Windows, non devi far altro che cliccare sul pulsante File che si trova in alto a sinistra, selezionare, nella schermata che si apre, la voce Esporta annessa alla barra laterale (sempre a sinistra) e pigiare sul pulsante Crea documento PDF/XPS e poi su quello denominato Crea PDF/XPS. Scegli dunque in quale cartella esportare il documento in formato PDF, assegnagli un nome digitandolo nell'apposito campo di testo e clicca su Pubblica per completare l'operazione.
Se vuoi ottenere un PDF dalle dimensioni compatte (magari per una distribuzione online più agevole), metti il segno di spunta accanto alla voce Dimensioni minime che si trova in basso a destra nella finestra di salvataggio del documento. In questo caso, però, tieni presente che la qualità visiva del file sarà inferiore rispetto alla qualità standard.
Se utilizzi un Mac, invece, vai nel menu File> Salva con nome e, nella finestra che si apre, scegli PDF dal menu a tendina Formato file, scegli dunque la cartella in cui salvare il file, assegnagli un nome e premi Salva, per completare la procedura. Puoi scegliere tra due caselle relative alle impostazioni di qualità: Ottimale per la distribuzione elettronica e l'accessibilità (usa il servizio online Microsoft) e Ottimale per la stampa.
Word 2007
Anche Word 2007 include una funzione per esportare i file in formato PDF, tuttavia nelle primissime versioni del programma potrebbe essere necessario ricorrere a un plugin di Microsoft (gratuito).
Per creare un PDF con Word 2007 bisogna cliccare sul logo di Office in alto a sinistra, selezionare la voce Salva con nome dal menu che compare e impostare il menu a tendina Salva come (in basso, nella finestra che si apre) sull'opzione PDF.
Se l'opzione PDF non è presente nel menu, significa che Word non dispone ancora del supporto a questo tipo di file. Per abilitarlo, devi, come anticipato, collegarti al sito Internet Filehippo e scaricare il componente aggiuntivo di Microsoft Office 2007 Salvataggio in formato PDF o XPS cliccando sul pulsante di download. Se ti viene proposto di scaricare altri software, rifiuta cliccando sul pulsante apposito che si trova in basso a destra.
A download completato, apri, facendo doppio clic su di esso, il file SaveAsPDFandXPS.exe appena ottenuto, pigia sul bottone Esegui nella finestra che vedi comparire su desktop e apponi il segno di spunta accanto alla voce Fare click qui per accettare le condizioni di licenza software Microsoft. A questo punto, clicca sul pulsante Continua, attendi che l'installazione del plugin venga portata a termine e pigia sul bottone OK.
Adesso, ripeti la procedura vista insieme nel passo precedente per creare PDF da Word e dovresti trovare l'opzione relativa ai file PDF nel menu a tendina del programma.
Word Online
Se vuoi creare PDF da Word Online, la procedura da effettuare è veramente semplice, tanto quanto hai già potuto constatare dalla lettura dei capitoli precedenti dedicati alle versioni desktop. Pertanto, innanzitutto, raggiungi la piattaforma di Word Online ed esegui il login con il tuo account Microsoft.
A questo punto, fai clic sul documento Word da aprire (se già precedentemente caricato) oppure effettuane l'upload tramite il tasto Carica in alto a destra. Dopo che il documento sarà aperto e ne visualizzerai il contenuto, premi sulla scheda File in alto a sinistra, sulla barra degli strumenti, e seleziona la voce Salva con nome.
Fatto ciò, premi prima sul tasto Scarica come PDF, attendi l'esito dell'operazione di conversione e poi fai clic sul tasto Scarica, per scaricare una copia del tuo documento in formato PDF, che puoi trovare nella cartella Download del tuo PC. Comodo, dico bene?
App Microsoft 365
Anche con l'app Microsoft 365, l'app che include Microsoft Word e disponibile per Android, iOS/iPadOS, puoi riuscire nel tuo intento, agendo direttamente da smartphone e tablet e in maniera gratuita, a patto di usare device da 10.1 pollici o inferiori (se si utilizza un dispositivo più grande, va sottoscritto l'abbonamento a Microsoft 365) e previo login al tuo account Microsoft.
Per servirtene, scarica e avvia l'applicazione sul tuo dispositivo, accedi con il tuo account Microsoft, fai tap sul tasto Apri (l'icona della cartella) che trovi in alto a destra dello schermo e apri il file Word sul quale desideri intervenire (puoi prelevarlo dalla memoria del dispositivo, da OneDrive o da un altro dei servizi supportati).
Una volta visualizzato l'editor, se utilizzi uno smartphone Android premi sull'icona (…) in alto a destra e seleziona la voce Stampa dalla schermata che ti viene mostrata. Nell'anteprima di stampa, premi nuovamente sull'icona (…) in alto a destra e poi pigia sulla voce Salva come PDF.
Su iPhone, invece, premi sull'icona (…) in alto a destra, seleziona la voce Esporta e poi scegli il formato PDF (.pdf) dall'elenco. Scegli il nome che desideri assegnare al documento e la posizione per l'output e fai tap sul tasto Salva.
Su tablet c'è un'interfaccia a schede simile a quella della versione desktop di Word, pertanto ti basta usare la funzione di esportazione presente nel menu in alto.
Programmi per creare PDF da Word
Non vuoi usare Word ma hai comunque la necessità di creare dei file PDF partendo da documenti in formato DOC o DOCX? Allora sono ben lieto di farti sapere che puoi compiere quest'operazione anche rivolgendoti a programmi “di terze parti”. Se la cosa ti interessa, prosegui pure nella lettura, trovi indicati qui di seguito quelli che ritengo essere i migliori software della categoria.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
Il primo tra gli strumenti “alternativi” per creare PDF da Word che ti invito a considerare è LibreOffice. Non ne hai mai sentito parlare? Strano, è molto famoso. Comunque non c'è problema, rimediamo subito. Rappresenta essenzialmente la controparte gratuita e open source di Microsoft 365, nonché una delle migliori alternative libere a quest'ultimo. Funziona su Windows e macOS e, ovviamente, ho scelto di parlartene perché integra anche una speciale funzione utile per lo scopo oggetto di questa guida.
Dopo aver scaricato e installato LibreOffice, avvialo, fai clic sulla voce Apri file situata nella barra laterale di sinistra e apri il file Word che vuoi far diventare un PDF. Dopodiché seleziona il menu File (in alto a sinistra), clicca sulla voce Esporta come e, in seguito, su quella Esporta nel formato PDF.
Infine, regola (se vuoi) le impostazioni relative a risoluzione, compressione e via discorrendo usando le opzioni presenti nell'ulteriore finestra che compare, fai clic sul bottone Esporta, scegli la posizione sul tuo computer in cui desideri archiviare il file di output e pigia sul pulsante Salva. È stato facile, vero?
Pages (macOS)
Se stai usando un Mac, puoi convertire i tuoi file Word in PDF anche tramite Pages, il programma per la videoscrittura reso disponibile da Apple per i suoi utenti. È in pratica una sorta di Word per macOS. È preinstallato sulla maggior parte dei computer della “mela morsicata” di ultima generazione ma, qualora così non fosse, può essere scaricato a costo zero dal Mac App Store.
Per usarlo per il tuo scopo, apri con Pages il file Word su cui vuoi intervenire, seleziona la voce File situata nella parte in alto a sinistra della barra dei menu e scegli le opzioni Esporta come > PDF.
Nell'ulteriore finestra che compare sulla scrivania, regola (se vuoi) la qualità dell'immagine usando il relativo menu a tendina, fai clic sul bottone Avanti, scegli la posizione in cui salvare il documento convertito e premi sul pulsante Esporta.
Servizi online per creare PDF da Word
Non hai il pacchetto Office installato sul tuo computer ma l'idea di usare Word Online oppure di scaricare dei programmi alternativi per creare PDF da Word non ti aggrada? Allora prova i servizi Web che ho provveduto a indicarti proprio qui sotto. Puoi servirtene direttamente e comodamente dalla finestra del browser, senza dover installare assolutamente nulla sul tuo computer e in maniera gratuita.
Adobe.com
Uno strumento valido per convertire i tuoi file Word in PDF è quello offerto da Adobe, la famosa e storica azienda che distribuisce il software Adobe Reader per l'apertura e la gestione dei file PDF. Il tool in questione, disponibile direttamente dalla piattaforma Web, permette la conversione di file con estensione DOC e DOCX (ma anche RTF e TXT) in PDF.
Per utilizzarlo, raggiungi il link che ti ho fornito, fai clic sul tasto Seleziona un file e importa il documento Word dal tuo PC. A questo punto, avverrà la conversione automatica del file in PDF: attendi il completamento e fai poi clic sul tasto Salva in alto a sinistra per prelevarlo e ritrovarlo nella cartella Download del tuo PC.
A causa delle limitazione della versione gratuita, per le successive conversioni ti sarà richiesto di creare un account gratuito. In questo caso, al termine della conversione, esegui il login come richiesto e verrai indirizzato alla schermata di Adobe Acrobat Online, che ti consente, previo abbonamento, di poter effettuare ulteriori operazioni sul file PDF. Se vuoi semplicemente scaricare il file convertito in PDF, non devi fare altro che premere allora il file Scarica in alto a destra e il gioco è fatto!
Small2pdf
SmallPDF è un servizio online che permette di modificare e convertire i PDF in vari modi. È molto facile da usare e tutela la privacy degli utenti eliminando in modo automatico tutti i documenti che vengono caricati sui suoi server. L'unica cosa da considerare è che ai può usare gratis per sole due conversioni giornaliere. Se hai necessità di più conversioni, dovrai effettuare la sottoscrizione di un abbonamento a partire da 7,5€/mese.
Per servirtene, recati su questa pagina e trascina il file su cui vuoi intervenire nel box dove c'è scritto scritto Trascina qui il file Word. Se preferisci effettuare l'upload manualmente, clicca sul collegamento Scegli File e seleziona i file Word presenti sul tuo computer. Ti segnalo che puoi caricare i file anche dal tuo account Dropbox o Google Drive, facendo clic sulle relative icone ed effettuando il login.
Attendi poi che la procedura di conversione venga avviata e completata, dopodiché clicca sul bottone Scarica per, appunto, scaricare il file convertito sul computer. In alternativa, clicca sui pulsanti con le icone di Dropbox o di Google Drive, per trasferire il documento convertito direttamente su uno dei servizi di cloud storage in questione.
App per creare PDF da Word
A inizio guida, nei passi dedicati in maniera specifica a come esportare i documenti di testo aperti in Word in file PDF, abbiamo visto che la cosa è fattibile anche da mobile, usando, appunto, l'app Microsoft 365 oppure Word. Oltre che così come ti ho già indicato, puoi compiere tale operazione anche ricorrendo all'uso di alcune app dedicate in via specifica alla conversione dal formato DOC o DOCX a quello PDF.
A tal proposito, puoi consultare il mio tutorial su come trasformare un documento in PDF da telefono, nel quale ti ho elencato una serie di app e funzionalità che possono sicuramente aiutarti per convertire i tuoi documento Word in PDF da Android o da iPhone/iPad.
Ti faccio notare però che, per compiere l'operazione oggetto di questa guida, può far comodo anche la funzione di stampa predefinita di Android e iOS/iPadOS. Entrambe le piattaforme mobile, infatti, includono una stampante virtuale che consente di esportare qualsiasi contenuto stampabile in PDF. Per ulteriori informazioni, ti rimando alla lettura della mia guida su come stampare in PDF.
Come creare PDF editabile da Word
Hai già generato un documento in formato PDF e ora desideri che questo sia editabile, cioè che gli utenti possano apportarvi delle modifiche magari per la compilazione di campi? In tal caso devi sapere che purtroppo Word non consente nativamente di effettuare quest'operazione.
È vero che è disponibile una funzionalità di conversione del documento in PDF su Word, oltre al fatto che Word consente anche la creazione di moduli interattivi, ma il riconoscimento dei campi e le funzionalità avanzate per la creazione di questo genere di moduli direttamente in PDF non sono disponibili su Microsoft Word.
A tal proposito, se desideri saperne di più su come creare PDF editabile da Word, ti invito a esaminare le diverse soluzioni e suggerimenti forniti nel mio tutorial dedicato.
Come creare PDF da Word con collegamenti ipertestuali
Se il tuo obiettivo è quello di creare dei PDF da Word che contengano dei collegamenti ipertestuali, cioè dei link, devi sapere che le operazioni da seguire non sono diverse da quelle che ti ho indicato nei primi capitoli.
Infatti, Word riversa la maggior parte degli elementi e delle formattazioni del documento direttamente in PDF, come appunto i collegamenti ipertestuali. Pertanto, devi soltanto assicurarti che questi link siano presenti nel tuo documento Word e poi passare alla conversione in PDF per assicurarti di ritrovarli in quest'ultimo.
Come creare un PDF da più file Word
Creare un PDF da più file Word è un'operazione comune, spesso necessaria se si hanno le informazioni sparse su più documenti ed è necessario organizzarle e raccoglierle in un unico documento PDF.
Ovviamente l'operazione più indicata è quella di convertire uno per uno i documenti Word in formato PDF e poi unirli in un unico documento PDF. Ciò ti consente di avere un maggior controllo dell'organizzazione del contenuto del file finale.
Una delle opzioni più convenienti e accessibili per combinare più file Word in un unico PDF è utilizzare strumenti online, come quelli di cui ti ho parlato in questo capitolo o quelli che ti ho suggerito in questo mio tutorial. Questi strumenti offrono una soluzione rapida e senza la necessità di scaricare o installare software aggiuntivi sul tuo computer.
Alcuni di questi supportano gratuitamente la funzionalità “batch” (cioè lavorazione multipla dei documenti) senza costi aggiuntivi, altri richiedono necessariamente un abbonamento. Ti basterà dunque utilizzare prima la funzionalità di conversione da Word a PDF e poi quella per unirli. Ad esempio, tramite il servizio iLovePDF, puoi prima convertire i documenti da Word a PDF e poi procedere con la funzionalità di unione.
In alternativa, la migliore soluzione per la conversione multipla dei documenti Word e poi l'unione in un unico file PDF è quella offerta da Adobe tramite il software Acrobat. Si tratta di una soluzione a pagamento, ma che è possibile provare gratuitamente per 7 giorni. Ad ogni modo, ti consiglio di consultare questo mio tutorial, nel quale ti ho spiegato, passo dopo passo, come installare e utilizzare la funzionalità di unione dei documenti in modo per creare un solo PDF a partire dai file Word.
Come creare un file PDF/A da Word
Tramite Microsoft Word, puoi convertire i tuoi documenti nel formato PDF/A. Si tratta però non di un'operazione automatica, in quanto Word può esportare i documenti nel generico formato PDF. Se vuoi che i tuoi PDF siano conformi allo standard PDF/A, dovrai agire manualmente.
Pertanto, avvia Microsoft Word e, tramite la scheda Apri, importa il documento da aprire. Fatto ciò, seleziona la scheda File in alto e poi seleziona le voci Esporta > Crea un documento PDF/XPS > Crea PDF/XPS. A questo punto, nella schermata che ti viene mostrata, scegli il percorso dove salvare il PDF e premi sul tasto Opzioni. Nel riquadro che visualizzi, metti un segno di spunta sulla casella Conforme a PDF/A, premi sul tasto OK e poi sul tasto Salva.
Se, invece, hai già un PDF e vuoi convertirlo in PDF/A, puoi rifarti alle indicazioni presenti nel mio tutorial su come convertire PDF in PDF/A.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
