Come creare riunione su Teams
Ti è stato affidato il compito di organizzare una riunione online utilizzando Teams, ma non hai idea di come fare? Beh, in tal caso, se riscontri delle difficoltà nel riuscire a creare un evento di questa tipologia col famoso software di casa Microsoft, non devi assolutamente preoccuparti, perché ci sono qui io a darti una mano!
Nei prossimi capitoli, infatti, ti spiegherò nel dettaglio come creare riunione su Teams utilizzando il client desktop per Windows e Mac oppure l’app per smartphone e tablet Android e iOS/iPadOS. Inoltre, nel caso in cui non volessi installare alcun software, ti spigherò come procedere anche tramite la versione Web di questo servizio!
Che ci fai ancora lì impalato? Non perdiamo allora altro tempo prezioso! Tutto quello che devi fare è sederti bello comodo e leggere con attenzione tutti i suggerimenti che ti fornirò nei prossimi capitoli. Detto ciò, non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come creare riunione Teams da PC
- Come creare riunione Teams da cellulare
- Come creare una riunione su Teams online
- Come creare riunione su Teams con esterni
Informazioni preliminari
Prima di spiegarti come creare una riunione su Teams, devi sapere quali sono i requisiti necessari per poterne fare una con questo strumento di Microsoft.
Innanzitutto, devi sapere che puoi creare o collegarti a una riunione di Teams sia tramite il client desktop per computer, sia tramite la versione Web. Nel caso in cui fossi munito semplicemente di uno smartphone o tablet, puoi utilizzare l’omonima per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. Ti ho spiegato come scaricare Teams in un tutorial dedicato.
Un’altra cosa importante da sapere è che nel caso in cui volessi creare riunione Teams senza account, ciò non ti sarà possibile. Affinché tu possa creare una riunione con Teams devi possedere un account Microsoft, mentre per parteciparvi, non è richiesto alcun account e puoi collegarti come “guest”, cioè ospite.
Inoltre, se sei in possesso della versione gratuita di Teams, a uso personale, puoi effettuare riunioni fino a 60 minuti in una sessione e con un massimo di 100 partecipanti. Con i piani in abbonamento a Microsoft 365, sia Home che Business, puoi estendere questo limite, con sessioni fino a 30 ore e 300 partecipanti.
Come creare riunione Teams da PC
Arrivato a questo punto, vediamo insieme come procedere per la creazione di una riunione su Teams, agendo da PC e, dunque, tramite il client desktop di questo servizio, oppure utilizzando la sua integrazione con Microsoft Outlook.
Come creare una riunione sul client Teams
La prima cosa da fare per creare una riunione con Teams dall’apposito client desktop, e avviare quest’ultimo ed effettuare l’accesso con il tuo account Microsoft, se ancora non lo hai fatto.
Adesso, nella schermata principale, se sei munito di un account personale gratuito, premi sulla scheda Avvia riunione che trovi sulla barra laterale di sinistra e poi scegli se vuoi creare una riunione all’instante (Riunione immediata) oppure se vuoi programmarla (Riunione successiva).
Nel primo caso di creazione di una riunione immediata, avvierai subito la conferenza e, tramite l’apposito riquadro a schermo, puoi scegliere se ottenere un link da inviare ai partecipanti oppure condividere l’invito tramite il calendario di Outlook, Google Calendar oppure via e-mail.
Se hai scelto di programmarla, tramite l’apposita schermata, scegli un nome da attribuire alla riunione, indica l’intervallo temporale (giorno e ora) di inizio e fine e poi fai clic sul tasto Pianifica. Premendo invece sul pulsante Aggiungi dettagli, puoi inserire ulteriori informazioni, come note, partecipanti, posizione geografica ecc. Premendo infine sul tasto Pianifica, puoi ottenere il link di condivisione oppure inviare l’invito tramite le stesse modalità indicate nel paragrafo precedente.
Oltre a queste due scelte, se vuoi sapere come creare una riunione su teams con link immediatamente, premi invece sul tasto Ottieni link alla riunione per visualizzare il link da condividere con altri utenti per effettuare una riunione senza dover configurare alcun parametro.
Nel caso in cui tu sia in possesso di un account Microsoft 365 aziendale, la procedura è differente rispetto a quella vista prima. Nonostante il client desktop sia lo stesso, questo rileverà automaticamente la licenza in uso sul tuo account Microsoft e abiliterà nuove funzionalità, con un’interfaccia diversa da quella vista in precedenza.
Pertanto, per creare una riunione, premi sulla scheda Calendario sulla barra laterale di sinistra e fai poi clic sul tasto Riunione immediata. Nel riquadro che ti viene mostrato, immetti un nome per la riunione e scegli poi se avviare immediatamente la riunione (il tasto Avvia riunione) oppure se ottenere subito il link di condivisione, premendo sul tasto Ottieni un link da condividere.
Se invece vuoi pianificare una riunione per un momento successivo, premi sul tasto Nuova riunione in alto a destra, per aprire il planner. A questo punto, dal calendario, scegli il giorno e la fascia oraria e, nella nuova schermata che ti viene mostrata, immetti un nome alla riunione/evento, indica i partecipanti (a cui verrà inviata una e-mail con i dati di accesso) e inserisci eventuali informazioni aggiuntive facoltative. Premi poi sul tasto Salva per completare l’operazione e inviare l’invito ai partecipanti.
Quando vuoi partecipare a una riunione, non devi fare altro che premere sul link che hai ricevuto (ad esempio via e-mail) per aprire Teams sul browser. A questo punto, se verrà individuata anche l’installazione del client desktop sul PC, ti verrà richiesto se vuoi passare a quest’ultimo. Rispondendo positivamente, verrà aperto il software di Teams, dandoti la possibilità di accedere alla riunione in oggetto.
Ti segnalo che se vuoi creare una riunione su Teams con codice non devi fare nulla di diverso da ciò che ti ho illustrato fino adesso. Quando invii l’invito a partecipare a una riunione tramite e-mail, l’utente riceve anche un codice d’accesso, oltre che al link, indicante l’ID della riunione e il passcode.
In questo caso, per partecipare a una riunione, se sei un utente Microsoft 365, avvia il client desktop, premi sulla scheda Calendario e poi fai clic sul tasto Partecipa con un ID, inserendo ID della riunione e passcode. Se sei un utente non business, utilizza allora il link allegato all’email oppure raggiungi il pannello Web per inserire il codice d’accesso per partecipare alla riunione.
Come creare una riunione su Teams da Outlook
Se vuoi creare una riunione su Teams da Outlook, invece, avvia questo famoso client di posta elettronica (se non lo hai ancora installato, segui le indicazioni di questo mio tutorial) e premi sull’icona ▼ che trovi a fianco del tasto Nuovo messaggio di posta elettronica.
Nel riquadro che ti viene mostrato, premi sulla voce Riunione di Teams e, nella schermata di composizione dell’e-mail, indica un nome per l’evento, digita gli indirizzi di posta elettronica dei partecipanti nei campi Obbligatorio e Facoltativo, imposta poi il giorno e l’ora di inizio e fine della riunione e, successivamente, utilizza il campo di composizione, per aggiungere altre informazioni, oltre ai dati di accesso alla riunione già presenti automaticamente.
Quando hai fatto, premi sul tasto Invia, per inviare via e-mail l’invito alla partecipazione alla riunione di Teams.
Come creare riunione Teams da cellulare
Se vuoi creare una riunione di Teams utilizzando l’app per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, avviala e, nella schermata iniziale, effettua l’accesso con il tuo account Microsoft.
A questo punto, premi sulla scheda con il simbolo del fumetto che trovi in basso e poi fai tap sull’icona della fotocamera in alto a destra. Nel riquadro che ti viene mostrato, puoi modificare il nome della riunione, premendo sulla dicitura a fianco dell’icona della matita.
Puoi anche premere sulla voce Condividi invito alla riunione, per utilizzare uno dei metodi di condivisione disponibili sul tuo smartphone o tablet (ad esempio un’app di messaggistica) per inoltrare il link di accesso. Puoi anche premere sulla voce Copia collegamento alla riunione per copiare il link nella clipboard del dispositivo e incollarlo poi su un’altra app o un’e-mail oppure un messaggio di chat.
Premi poi sul tasto Avvia riunione, per avviare immediatamente la riunione e attendere che gli altri utenti si uniscano.
Come creare una riunione su Teams online
Se non vuoi installare Teams sul tuo PC o sul tuo dispositivo mobile, puoi sempre creare una riunione tramite le soluzioni online di Microsoft. Trovi tutti i dettagli qui di seguito.
Come creare una riunione su Teams da Web
Se vuoi creare una riunione su Teams direttamente da Web, la prima cosa da fare è collegarti alla versione Web del servizio in questione, accedendo con il tuo account.
Dopo aver effettuato l’accesso, ti troverai di fronte alla schermata principale di Teams, che risulta esattamente identica a quella del client desktop, nel caso tu abbia un account Home o Business.
Pertanto, al fine di riuscire a creare una riunione su Teams, ti consiglio di seguire le stesse indicazioni che ti ho già fornito in questo capitolo dedicato al client desktop.
Come creare riunione Teams da Outlook Web
Per creare una riunione Teams da Outlook Web, invece, l’operazione da effettuare è molto semplice e richiede soltanto qualche breve passaggio. Ti segnalo che si tratta però di una procedura effettuabile solo sugli account Microsoft 365.
Innanzitutto, collegati con il tuo account Microsoft alla versione Web di Outlook e, nella schermata principale, premi sulla scheda Calendario e premi poi sul tasto Nuovo evento in alto a sinistra.
Nella schermata che visualizzi, dai un nome alla riunione, indica il giorno e la fascia oraria, digita gli indirizzi e-mail dei partecipanti e poi assicurati di sposta su ON la levetta a fianco della dicitura Riunione di Teams. Quando hai completato di inserire eventualmente anche i dati facoltativi, premi sul tasto Invia per inviare l’invito ai partecipanti.
Se non dovessi trovare l’opzione Riunione di Teams nella scheda dell’evento, fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra nella schermata principale di Outlook e poi premi sulla dicitura Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
A questo punto, premi sulle schede Calendario > Eventi e inviti e assicurati che sia seleziona la casella Microsoft Teams tra i provider in elenco.
Come creare riunione su Teams con esterni
Le operazioni che ti ho indicato nei capitoli precedenti consentono di creare delle riunioni con utenti che possiedo un account Microsoft oppure con esterni, anche definiti Guest.
Per far partecipare un utente Guest alla riunione, non devi fare altro che condividergli il link di accesso alla riunione con una delle opzioni disponibili in fase di creazione della stessa. Puoi anche digitare direttamente l’indirizzo e-mail (se lo conosci) dell’utente esterno in fase di aggiunta dei partecipanti, per inviargli l’invio sulla sua posta elettronica.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
