Come creare un account Google Workspace

La tua azienda ha la necessità di utilizzare i servizi di Google Workspace (ex Google Suite) e tu sei disperato perché non hai la benché minima idea di come procedere per effettuare la registrazione su questa piattaforma? La tua scuola ti ha incaricato di creare un account per accedere ai servizi di Google dedicati all’apprendimento e all’insegnamento a distanza ma stai riscontrando dei problemi nel portare a termine la procedura? Se la risposta ad almeno una di queste domande è affermativa, non preoccuparti: sei capitato nel posto giusto al momento giusto!

Con la guida di oggi, infatti, ti spiegherò come creare un account Google Workspace fornendoti tutte le indicazioni necessarie per riuscire nel tuo intento. Per prima cosa, sarà mio compito elencarti le principali differenze tra le varie tipologie di account disponibili, indicandoti anche i relativi prezzi. Successivamente, troverai la procedura dettagliata sia per creare un account Google Workspace per la tua azienda che per ottenere un account Google Workspace for Education per la tua scuola.

Come dici? È proprio quello che volevi sapere? Allora non indugiare oltre e approfondisci sùbito l’argomento. Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Individua la tipologia di account che ritieni più adatta alle tue esigenze, prova a mettere in pratica le indicazioni che sto per darti e sono sicuro che riuscirai a creare un account Google Workspace senza riscontrare alcun tipo di problema. Buona lettura!

Indice

• Prezzi e differenze account Google Workspace
• Come creare account Google Workspace aziendale
• Come creare un account Google Workspace for Education

Prezzi e differenze account Google Workspace

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti come creare un account Google Workspace, potrebbe esserti utile conoscere quali tipologie di account è possibile creare, quali sono i relativi prezzi e le differenze tra i vari piani disponibili.

Innanzitutto, devi sapere che un account Google Workspace può essere creato da singoli utenti per un utilizzo personale, da piccole, medie e grandi imprese e anche da scuole, organizzazioni non profit ed enti statali. Sono disponibili diversi piani in abbonamento che, oltre che per il costo mensile, si differenziano per i servizi, le funzionalità e lo spazio d’archiviazione offerti.

Nel momento in cui scrivo questa guida, sono disponibili tre principali tipologie (più una) di account Google Workspace dedicate ai singoli utenti e alle aziende. Le prime tre, inoltre, godono di una prova gratuita di 14 giorni.

• Business Starter — consente di accedere a tutti i principali servizi di Google, come Gmail, Google Drive, Calendar, Google Meet, Google Gemini e quant’altro. Mette a disposizione 30 GB di spazio d’archiviazione e un indirizzo email personalizzato per la propria attività e riunioni fino a 100 partecipanti. Costa 6,80 euro/mese/utente con fatturazione annua. Maggiori info qui.
• Business Standard — oltre a tutti i servizi inclusi nella versione Starter, propone uno spazio d’archiviazione di 2 TB, riunioni video fino a 150 partecipanti e altri vantaggi ancora. Costa 13,60 euro/mese/utente con fatturazione annua. Maggiori info qui.
• Business Plus — questo piano mette a disposizione uno spazio di archiviazione di 5 TB, riunioni fino a 500 partecipanti al costo di 21,10 euro/mese/utente con fatturazione annua. Maggiori info qui.
• Enterprise — si tratta di un piano riservato ad aziende che hanno particolari esigenze e prevede gli stessi vantaggi del piano Business Plus, più riunioni fino a 1000 partecipanti e un’assistenza avanzata. Per ulteriori dettagli sui prezzi, puoi andare sulla pagina per contattare il team di vendita di Google.

Come accennato nelle righe precedenti, le scuole che risultano idonee possono attivare gratuitamente un account Google Workspace for Education che consente di utilizzare strumenti per la produttività creati appositamente per l’insegnamento e l’apprendimento. Di questo, comunque, te ne parlerò più in dettaglio nel capitolo dedicato in questa mia stessa guida.

In alternativa, le scuole che hanno l’esigenza di utilizzare strumenti di amministrazione e personalizzazione e usufruire funzioni di analitica avanzate, possono attivare uno degli account Google Workspace for Education a pagamento. Puoi trovare ulteriori dettagli su questa pagina del sito Internet di Google.

Infine, ti segnalo che le organizzazioni non profit possono creare gratuitamente un account Google Workspace per il non profit che include la possibilità di ottenere un’email personalizzata, uno spazio d’archiviazione di 100 TB condiviso tra tutti gli utenti, riunioni fino a 100 persone e l’accesso ai servizi Google (Gmail, Calendar, Google Drive, Google Meet e via discorrendo). Puoi trovare maggiori info tramite questa pagina del sito Internet ufficiale di Google.

Come creare account Google Workspace aziendale

Se devi creare un account Google Workspace per la tua azienda, allora continua a leggere le seguenti righe, perché sto per mostrarti come creare account Google Workspace aziendale.

Anzitutto, collegati a questa pagina di Google e clicca poi sul pulsante Inizia la prova gratuita in alto a destra. Ora, compila il campo Nome dell’azienda e poi sotto alla voce Numero di dipendenti, te incluso, spunta la casella che riflette la situazione della tua attività e scegli poi la Regione tramite l’apposito menu a tendina. Fatto ciò, clicca su Avanti.

A questo punto, indica il tuo nome, cognome e il tuo indirizzo email attuale. Come viene specificato in questa stessa pagina, dato che sei tu a creare l’account, sarai anche tu l’amministratore dell’account Google Workspace che stai creando. Con questo in mente, clicca pure su Avanti.

Nella successiva schermata ti viene chiesto se la tua azienda possiede già un dominio. Se non sei a conoscenza di questa informazione, sappi che se l’azienda gode già di un sito Internet con un indirizzo personalizzato (quindi www.azienda.com, ad esempio) e con tanto di dominio email personalizzato, allora la risposta è affermativa. Dunque, clicca su Sì, possiedo un dominio che posso utilizzare e inserisci poi il dominio in questione nel campo apposito, clicca su Avanti e prosegui con la procedura guidata per configurare il dominio con Google Workspace.

Se, invece, l’azienda non ha un dominio, allora clicca su No, ho bisogno di un dominio, digita poi un nome di dominio che vorresti avere nel campo apposito, clicca sulla lente d’ingrandimento e verifica se il dominio in questione è disponibile. Se il dominio è disponibile, la cosa ti verrà notificata e quindi clicca su Avanti per procedere con la configurazione dell’account e l’acquisto del dominio (ti ricordo che il costo del dominio è da aggiungersi al costo del piano di Google Workspace). Naturalmente, puoi sempre acquistare un dominio tramite altri servizi e poi usarlo su Google Workspace e ti ho parlato di come fare nella mia guida su come registrare dominio.

Comunque, se devi creare un nuovo dominio, compila il modulo che ti viene proposto inserendo indirizzo postale dell’attività commerciale, un numero di telefono e poi cliccando su Avanti. Nella successiva schermata, scegli ora un nome utente (sarà quello preceduto da @tuodominio.com) e una password e fai clic su Accetta e continua.

Ora, ti viene proposto di sottoscrivere uno dei piani a pagamento di Google Workspace. Quello in evidenza è il piano Business Standard, ma puoi cliccare in basso su Confronta i piani per far apparire anche quello Business Starter e Business Plus. Quindi, clicca su Try free for 14 days in corrispondenza di quello di tuo interesse.

Arrivato fin qui, devi ora compilare gli ultimi dati relativi alle informazioni fiscali, come numero di partita IVA e codice fiscale. Oltre a questo, devi poi specificare un metodo di pagamento valido. Fatto tutto ciò, clicca su Accetta e continua. Ora, ti viene chiesto se desideri attivare una versione di Gemini a pagamento, dunque, fai la tua scelta per concludere l’operazione e attivare i tuoi 14 giorni di prova gratuiti con Google Workspace.

Ora, nella nuova pagina aperta, premi sul pulsante Ho capito in basso e poi su Avanti e completa il tutorial iniziale che ti illustra le principali funzionalità della console di amministrazione di Google Workspace. Finita questa fase, clicca sulla voce Attiva Gmail per [nome dominio] e segui le indicazioni mostrate a schermo, per verificare il dominio che hai associato al tuo account Google Workspace e, successivamente, creare il tuo indirizzo email personalizzato.

A grandi linee, quello che devi fare è accedere al pannello di controllo dell’hosting sul quale hai acquistato il tuo dominio, individuare la sezione nella quale è possibile aggiornare i record MX del dominio e aggiungere il record MX fornito da Google. Per la procedura specifica per il tuo host, puoi accedere alla pagina Configurare i record MX del sito di Google Workspace.

Completata la verifica del tuo dominio e l’attivazione dell’indirizzo email personalizzato incluso nel piano, puoi iniziare ad aggiungere gli utenti di tuo interesse cliccando sulla voce Avanti in basso a destra (ti ricordo che con il piano gratuito di 14 giorni puoi creare al massimo 10 nuovi utenti) e poi su Aggiungi un altro utente. Quando hai finito di impostare tutti i dati, clicca su Avanti in basso a destra e così dovresti ritrovarti nella schermata principale della console di amministrazione di Google Workspace

Infine, ti segnalo che in qualsiasi momento puoi disattivare il rinnovo automatico dell’abbonamento scelto. Per procedere in tal senso, premi sul pulsante ☰, in alto a sinistra, scegli l’opzione Fatturazione dal menu apertosi, premi sulla voce Abbonamenti relativa, seleziona il tuo abbonamento di prova dall’elenco e poi fai clic sull’opzione Annulla abbonamento.

Come dici? Vorresti sapere se è possibile creare un account Google Workspace da smartphone e tablet? In tal caso, sarai contento di sapere che la risposta è positiva. Tutto quello che devi fare è utilizzare il browser installato sul tuo dispositivo (es. Chrome su Android e Safari su iPhone/iPad), collegarti al sito ufficiale di Google Workspace e seguire le indicazioni che ti ho appena fornito per creare un account Google Workspace da computer.

Come creare un account Google Workspace for Education

Se ti stai chiedendo come creare un account Google Workspace for Education per la tua scuola devi sapere che l’istituto deve anzitutto soddisfare certi requisiti. L’account in questione può infatti essere creato dalle scuole primarie, secondarie e dagli istituti superiori che godono dello status di istituto scolastico senza scopo di lucro. Inoltre, le scuole devono essere ufficialmente riconosciute dal governo e accreditate formalmente, nonché abilitate a rilasciare certificazioni valide a livello nazionale o internazionale per la scuola primaria, secondaria o superiore.

Se tutti i requisiti che ti ho elencato nelle righe precedenti sono soddisfatti, ciò che devi fare è anzitutto accedere a questa pagina del sito di Google Workspace for Education e cliccare sul pulsante Inizia al centro.

Adesso, inserisci il nome dell’istituto, il numero di studenti e del personale tramite l’apposito menu a tendina e poi indica se si tratta di una scuola di istruzione primaria o secondaria o superiore. Infine, scegli la regione e clicca su Avanti.

Nella successiva schermata, digita il tuo nome, cognome e indirizzo email attuale. Inserisci poi un numero di telefono e clicca su Avanti. Ora, nella schermata L’istituto è proprietario di un dominio? rispondi Sì o No e ti ho spiegato più in dettaglio a cosa fa riferimento questa richiesta nel capitolo precedente di questa mia stessa guida.

Adesso, inserisci l’indirizzo dell’istituto e clicca su Avanti. Nella successiva schermata, leggi il Consenso della scuola per Google Workspace for Education e fai clic su Accetto in basso. Ora, scegli un nome utente e una password e clicca su Accetta e continua.

Ora, effettua l’accesso al tuo account Google Workspace for Education che hai appena creato e poi clicca su Ho capito nella successiva schermata. Adesso, dovresti da subito ritrovarti nella console di amministrazione del tuo account Google Workspace e da qui puoi cominciare a gestire il tuo account.

Ad ogni modo, ti ricordo che, così come per la creazione di un account Google Workspace aziendale, per la verifica del dominio della scuola è necessario inserire il record MX fornito da Google (e visibile nella console di amministrazione) nell’apposita sezione del pannello di controllo del proprio host.

Se, invece, la tua intenzione è creare un account Google Workspace for Education da smartphone e tablet, devi sapere che la procedura è identica a quanto ti ho appena indicato per la creazione di un account da computer.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.