Come creare un calendario in Excel
Vorresti segnare tutti i tuoi impegni in un foglio Excel, in modo da avere un calendario personalizzato comodamente accessibile da tutti i tuoi dispositivi? Vorresti pianificare l'attività dei turni di lavoro in un calendario Excel ma non sai come fare? Se queste sono soltanto alcune delle domande che ti stai ponendo, sarai contento di sapere che posso aiutarti.
In questa mia guida, infatti, ti illustrerò come creare un calendario in Excel utilizzando sia il software desktop per computer, sia la versione Web del celebre software Microsoft che la sua app per smartphone e tablet. Ti spiegherò, quindi, come creare un calendario manualmente per appuntare tutti i tuoi impegni e ti darò alcuni suggerimenti per crearne, invece, altri tipi di calendari per ogni evenienza.
Cosa ne dici di iniziare a leggere immediatamente i consigli che ho preparato per te? Non devi far altro che sederti comodamente e prestare attenzione a tutte le procedure che ti indicherò nei prossimi capitoli, in modo da essere sicuro di riuscire a realizzare il tuo calendario personalizzato. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
- Come creare un calendario mensile in Excel
- Come creare un calendario settimanale con Excel
- Come creare un calendario perpetuo con Excel
- Come creare un calendario per prenotazioni in Excel
- Come creare calendario calcio Excel
- Come creare un calendario turni con Excel
Come creare un calendario mensile in Excel
Iniziamo con la procedura più semplice per creare un calendario mensile in Excel, ovvero una soluzione pratica che può risolvere ogni tuo problema, poi vedremo altre opzioni più specifiche.
Parto dal presupposto che tu abbia già scaricato Excel: qualora così non fosse, nel tutorial che ti ho appena linkato trovi tutte le informazioni del caso.
Da PC
Le operazioni da compiere per creare un calendario in Excel sono molto semplici, in quanto non richiedono l'uso di formule complesse e possono essere effettuate da qualsiasi piattaforma su cui è disponibile Excel: PC, Web, smartphone e tablet. Per semplicità, i passaggi indicati di seguito faranno riferimento al software per PC, ma puoi replicarli su qualsiasi versione di Excel.
Per iniziare, dunque, avvia Excel e premi sull'icona per creare una cartella di lavoro nuovao. Fatto ciò, nella schermata principale della scheda di lavoro, utilizza la cella A2 per indicare il mese e l'anno. Se la cella dovesse impostare un formato differente da quello Testo, premi sulla scheda Home, individua la sezione Numeri e seleziona, dal menu a tendina proposto, la voce Testo.
A questo punto, utilizza la cella sottostante (A2) per digitare la stringa 01/01/2022 (ovviamente cambia 2022 con il valore dell'anno per cui vuoi creare il calendario), che corrisponde al primo giorno del mese di gennaio. Dopodiché fai clic destro sulla cella e seleziona la voce Formato celle dal menu contestuale.
Nella schermata che visualizzi, fai clic sulla scheda Numero e scegli la voce Personalizzato dalla barra laterale. Dopodiché, nella casella di testo Tipo, digita i termini [$-it-IT]gggg g (se vuoi il formato a due cifre anche per i giorni da 1 a 9, metti gg alla fine al posto di g) e premi poi sul tasto OK: così facendo, indicherai a Excel che la data dovrà essere rappresentata con il numero del giorno e il corrispondente nome del giorno della settimana, in lingua italiana.
Fatto ciò, clicca sulla cella dove è presente la data (A2) e trascinala verso il basso, interagendo sul suo angolo in basso a destra. Dovrai effettuare il trascinamento fino a quando non ti verrà mostrato l'ultimo giorno del mese.
Ci sei quasi. Arrivato a questo punto, non ti resta che ridimensionare le colonne e formattare il testo in modo appropriato.
Seleziona, dunque, la colonna A facendo clic sulla sua etichetta in alto e poi fai clic sulle voci Home > Formato > Adatta larghezza colonne, per rendere le colonne automaticamente di una dimensione appropriata al testo.
Evidenzia, ora, le celle A1 e B2, premi sul tasto Unisci e allinea al centro presente nella scheda Home e ridimensiona la colonna B di circa 60 punti, in modo che possa essere abbastanza larga da contenere tutti i tuoi appunti. Per fare ciò, fai clic destro sull'etichetta della colonna B e, nel menu contestuale, seleziona la voce Larghezza colonne.
Se le righe dovessero risultare troppo strette per contenere i tuoi appunti, evidenziale tutte, trascinando il puntatore del mouse sulle etichette delle righe sulla sinistra, quindi fai clic destro su di esse, seleziona Altezza righe dal menu contestuale e imposta il valore 23.
A questo punto, imposta i diversi grassetti e i colori dei testi, evidenziando magari i giorni festivi. Puoi anche impostare dei bordi alle celle, come se fosse una tabella, evidenziando tutta l'area di lavoro e premendo poi sull'icona Bordi, che trovi nella sezione Carattere della scheda Home. Inoltre, puoi impostare dei colori di evidenziazione delle celle per alternare le settimane, utilizzando il tasto Colore riempimento presente nella stessa sezione.
Per creare i mesi successivi, hai due strade percorribili: duplicare il foglio di lavoro o copiare e incollare l'area di lavoro nella stessa scheda, più in basso, in modo da avere una visualizzazione su un solo foglio.
In quest'ultimo caso, non devi far altro che evidenziare tutte le celle e premere poi la combinazione di tasti Ctrl+C (cmd+c su Mac) oppure fare clic destro su di esse e seleziona la voce Copia dal menu contestuale. A questo punto, spostati in una cella più in basso, sempre sulla colonna A, e incollane il contenuto tramite la combinazione Ctrl+V (cmd+v su Mac) o premendo il tasto Incolla presente nella scheda Home.
Se vuoi duplicare, invece, la scheda, fai clic su di essa con il tasto destro del mouse, seleziona la voce Sposta o copia e, nel pannello che visualizzi, evidenzia il Foglio 1. Fatto ciò, metti un segno di spunta sulla casella Crea una copia e premi il tasto OK.
A prescindere dal metodo che utilizzerai, dovrai modificare la nuova area copia con i mesi successivi, seguendo la stessa procedura che ti ho indicato nei paragrafi precedenti. Facile, vero?
Nel caso volessi creare il medesimo calendario tramite la versione Web di Excel, come detto la procedura sarebbe praticamente identica. Per prima cosa recati sulla pagina di Excel Web, premi la casella Nuova cartella di lavoro e poi scrivi il mese di partenza con l'anno nella casella che preferisci. Anche qui, modifica il formato in Testo dalla voce Formato della scheda Home.
Adesso scrivi il giorno 01/01/2022 (o qualunque altro anno tu desideri), poi fai clic destro e seleziona la voce Formato numero tra le opzioni disponibili. Da qui segui i passaggi indicati per la versione desktop di Excel, in quanto il procedimento risulta identico.
Da smartphone e tablet
Su Android e iPhone/iPad è disponibile l'app di Excel, che è prelevabile gratis dal Play Store, store alternativi di Android e dall'App Store di iOS e iPadOS. Come dicevo, l'app è gratis, ma non per i dispositivi di dimensioni superiori ai 10.1", per i quali è richiesta la sottoscrizione di un abbonamento a Microsoft 365, al costo base di 7 euro/mese o 69 euro/anno (il quale sblocca anche funzionalità avanzate della versione free dell'app).
Come già accennato nel capitolo precedente, la procedura da qui risulta simile, con la differenza di un'interfaccia che può subire delle variazioni e al netto di qualche funzione in meno. Per i tablet infatti è molto simile alla versione desktop, con le varie schede, mentre per smartphone si sviluppa in verticale con tutti i menu racchiusi nella parte bassa dello schermo.
Per operare da smartphone, una volta aperta l'app per Android o iOS/iPadOS, fai tap sul simbolo + e scegli l'opzione Cartella di lavoro vuota. Anche qui, una volta inserito il mese e l'anno (gennaio 2022 per esempio), l'app potrebbe trasformarlo automaticamente in una data, quindi occorre cambiare il formato. Dal menu in basso trovi la voce Formato numero, facci tap sopra e seleziona la voce Testo.
Purtroppo, dal momento che la versione mobile è meno sofisticata, manca la funzione per il formato celle. Questo significa non poter avere in automatico il conteggio giorno/numero, ma doverlo fare in manuale. Scrivi i giorni della settimana in una colonna, poi scrivi i numeri 1 e 2 nelle celle rispettive, poi seleziona questi due numeri e usa la funzione Riempi per trascinare verso il basso e avere il completamento automatico di quelli restanti. La procedura è un po' meno automatizzata di quella PC, ma si ottiene comunque un buon risultato.
Come creare un calendario settimanale con Excel
Se devi creare un calendario settimanale in Excel, la procedura che devi seguire è praticamente identica a quella vista per la versione mensile, solo con qualche leggera modifica. Nella cella A2, per esempio, inserisci il termine Settimana 1 o Settimana [periodo temporale] di tuo interesse, poi modifica il formato della cella B2 (per esempio) come visto per il calendario mensile, ovvero facendo clic destro e inserendo i termini [$-it-IT]gggg g.
Adesso inserisci in quella casella la data del primo giorno del calendario, poi tira giù col mouse cliccando sull'angolo in basso a destra per “afferrare” la cella. Ora, per suddividerlo in settimane, clicca su ogni lunedì per selezionare la cella, poi fai clic destro e seleziona la voce Inserisci. Adesso apponi la spunta di fianco a Sposta le celle in basso e premi il pulsante Ok. In questo modo avrai creato una interruzione a ogni inizio settimana, usala per separarle e renderti più facile la individuazione.
Nelle righe di separazione, puoi inserire il conteggio delle settimane o il riferimento al mese di appartenenza. Modifica poi la grandezza delle stesse per rendere migliore la separazione e aggiungi eventuali colorazioni per evidenziare il tutto come già visto nel capitolo sul calendario mensile.
Come creare un calendario perpetuo con Excel
Se vuoi creare un calendario automatico con Excel, che possa aggiornarsi automaticamente di anno in anno, quello che devi fare è seguire le procedure che ti indicherò nei prossimi capitoli, nei quali ti indicherò come utilizzare i modelli predefiniti di Excel per generarne uno adatto alle tue esigenze.
Da PC
Se utilizzi Excel tramite il tuo computer (sia esso un PC Windows o un Mac), puoi creare un calendario automatico utilizzando i tantissimi modelli predefiniti presenti nel database di Microsoft Office.
Per effettuare quest'operazione, dopo aver avviato Microsoft Excel, scorri i modelli che ti vengono mostrati nella sua schermata principale oppure utilizza la casella di testo in alto per effettuare una ricerca mirata. Digitando, ad esempio, il termine calendario, seguito dalla pressione del tasto Invio, ti verranno mostrati tutti i risultati attinenti alla tua ricerca.
Tra gli esempi che ti vengono proposti, puoi scegliere il modello di un calendario annuale su un'unica scheda oppure quello sul quale puoi appuntare anche gli eventi o gli appuntamenti. Hai solo l'imbarazzo della scelta, considerando la moltitudine di modelli di calendario disponibili!
Quando individui il modello adatto a te, fai clic sulla sua anteprima e, nella schermata che ti viene mostrata, premi sul tasto Crea, per generare il foglio elettronico. Dopo che ti verrà mostrato il calendario su Excel, potrai utilizzare le apposite caselle per modificare l'anno e il mese di visualizzazione. Ciò comporterà l'automatica modifica di tutti i valori dei giorni della settimana sul foglio di lavoro.
Puoi poi apportare tutte le modifiche che desideri, avendo cura di non cancellare le celle o le strutture che contengono i riferimenti per il corretto funzionamento del foglio elettronico. Quando hai finito, non devi far altro che premere sul pulsante File (in alto a sinistra), selezionare le voci Salva con nome > Questo PC e scegliere la cartella di destinazione in cui salvare il progetto. Questa procedura è valida anche nel caso tu stia utilizzando la versione Web, sebbene i modelli siano più limitati (ma puoi scaricarne altri a questo link).
Da smartphone e tablet
Tramite l'app Microsoft Excel puoi creare dei calendari automatici usando i modelli predefiniti presenti nel database di Microsoft Office. Quello che devi fare per utilizzarli è avviare l'applicazione sul tuo device ed effettuare l'accesso con il tuo account Microsoft.
Fatto ciò, nella sua schermata principale, premi sul tasto Nuovo (l'icona con un foglio) e seleziona il modello di un calendario, tra quelli proposti. Se non dovessi trovarne uno, devi scaricarlo dal database online di Microsoft Office a questo link. Adesso, premi sull'icona con la lente d'ingrandimento, situata in alto, e digita, nell'apposita casella di testo, il termine “calendario”, per filtrare i risultati.
Quando avrai individuato il modello di tuo interesse, premi sulla sua anteprima e pigia sul tasto Scarica, per prelevare il file in formato XLTM sul tuo dispositivo. Bene, ci siamo quasi! Non ti resta ora che avviare l'app Microsoft Excel, premere sul tasto Apri e individuare il percorso in cui hai salvato il file, in modo da aprirlo all'interno della stessa.
L'app Microsoft Excel salva in automatico i file su OneDrive, se già presenti su quest'ultimo. Dato che hai aperto un file presente sulla memoria del tuo dispositivo mobile, per salvarlo su OneDrive, dovrai effettuare la seguente procedura: su Android, premi sull'icona ⋮, in alto a destra, e seleziona la voce Salva con nome > OneDrive Personale. Su iOS, invece, premi sull'icona (…) in alto a sinistra e scegli le voci Salva > OneDrive Personale. Dopo aver selezionato la cartella nel cloud, premi il tasto Salva, per confermare.
Come creare un calendario per prenotazioni in Excel
Se hai bisogno di un calendario per le prenotazioni, l'opzione più semplice è quella di passare attraverso i numerosi modelli di Excel. Non essendoci un modello appositamente pensato per questo scopo, puoi adattarne facilmente uno di quelli presenti.
Per esempio, nel caso la prenotazione dei campi da tennis, il calendario Pianificazione della lezione settimanale può fare al caso tuo. Qui infatti trovi una tabella possibili fasce orarie e la possibilità di inserire “chi ha prenotato cosa”.
Sostituisci le materie con le fasce orarie che desideri e, nella colonna sotto la data, inserisci il campo (o qualunque altro elemento da prenotare) in questione. In questo modo avrai un espanso di tutte le fasce orarie possibili, con uno spazio per chi desidera prenotare per scrivere il proprio nome e cognome o qualunque altro dato utile per identificarlo. Ovviamente questa è dolo una delle possibili opzioni; puoi anche modificare altri modelli che si prestano meglio al tuo scopo, oppure modificare il calendario mensile o settimanale come quelli illustrati in precedenza includendo degli spazi per la prenotazione. A tal proposito, potrebbe tornarti utile la mia guida su come creare una tabella Excel.
Come creare calendario calcio Excel
Nel caso tu voglia creare un calendario per un torneo di calcio in Excel, ci sono due differenti opzioni che ti permettono di fare un lavoro eccellente in pochissimi istanti. Si tratta di due modelli, uno fatto per un torneo a scontri diretti, l'altro che prevede delle fasi a gironi e poi degli scontri diretti.
Quello per gli scontri diretti è il modello Tabellone a 16 squadre, laddove non dovrai fare altro che andare a inserire i nomi di chi gioca negli appositi spazi. Nel caso avessi più o meno squadre, ti basterebbe andare a duplicare il tabellone attuale, portandolo a 32 e duplicando le varie linee e caselle per accogliere le partite in più.
Se invece si tratta di un torneo con delle fasi a gironi, il modello Calendario coppa del mondo rugby 2007 fa al caso tuo. Ma come, mi chiedi calcio e io ti propongo del rugby? Sì, perché questo calendario rappresenta effettivamente quel particolare torneo, ma può essere adattato in pochissimi clic a qualunque altro sport.
Basta semplicemente cambiare il nome delle varie nazioni con quello delle squadre che giocheranno nel tuo torneo (sia nei tabelloni che nei calendari), rimuovere le bandierine, cambiare ora e giorno dell'evento e hai un prefetto calendario fatto in una manciata di minuti. Se hai più o meno squadre modifichi le varie tabelle e gli scontri, aggiungendo o togliendo elementi, ma è comunque infinitamente più rapido che crearne uno partendo da zero. Questi modelli sono presenti anche sul sito di Microsoft, nel caso tu voglia crearli usando lo smartphone, il tablet o la versione Web del programma.
Come creare un calendario turni con Excel
Se il tuo interesse è quello di creare un calendario turni con Excel, sarai felice di sapere che quest'operazione è possibile in pochi e semplici passaggi, grazie ai modelli predefiniti presenti sul database di Microsoft Office.
Quello che devi fare è seguire le stesse procedure che ti ho descritto in questo capitolo, per creare il tuo calendario turni sulla piattaforma su cui utilizzi Microsoft Excel. Quello che ti consiglio, quando effettui la ricerca sul database di Microsoft, è di filtrare la ricerca per categoria, selezionando quella denominata Pianificazioni, oppure digitare direttamente i termini calendario turni, nell'apposito motore di ricerca del software Microsoft Excel o del sito Web.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
