Come creare un documento Google
Hai bisogno di creare un documento di lavoro condiviso, a cui sia tu che i tuoi colleghi possiate aggiungere porzioni di testo e apportare modifiche di vario genere in qualsiasi momento; inoltre, avresti la necessità di “sondare” l’opinione dei tuoi colleghi in merito al lavoro che dovrete svolgere nei prossimi giorni e, proprio per questo, saresti interessato alla creazione di un sondaggio.
Ti è stato dunque consigliato di rivolgerti alla suite di strumenti per il lavoro e la produttività messa a disposizione da Google, che tu però non hai mai usato “seriamente”. Insomma, quello che dovresti fare ora è creare un documento Google da condividere con i tuoi colleghi, ma non sai bene come procedere in maniera corretta. Le cose stanno così, dico bene? Allora nessun problema: se vuoi, sono qui proprio per spiegartelo.
Nel corso di questo tutorial, infatti, ti mostrerò in pochi e semplici passaggi come creare un documento Google. Come vedrai a breve, a prescindere dal file che intendi creare, si tratta di un’operazione piuttosto immediata, che può essere realizzata sia da computer che da smartphone e tablet. Che aspetti allora? Mettiti comodo e prenditi qualche minuto di tempo per leggere quanto sto per dirti. Buona lettura e buon lavoro!
Indice
Come creare un documento Google Drive
Hai mai sentito parlare di Google Drive? No? Nessun problema, ti spiego sùbito di cosa si tratta. Google Drive è un servizio di archiviazione cloud accessibile sia da browser che da app mobile, il quale include anche una suite per il lavoro gratuita per realizzare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, sondaggi e altro ancora con tante funzioni collaborative in tempo reale.
I file che salverai su questa piattaforma saranno memorizzati su dei server remoti e potrai dunque accedere ai tuoi documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo che abbia accesso a Internet, effettuando semplicemente l’accesso al tuo account Google).
I file che creerai e caricherai su Google Drive potranno essere condivisi in modo semplice: il sistema, infatti, può assegnare a ciascuno di essi un link. Ti basterà, dunque, condividere il link in questione per permettere ad altre persone di accedere ai file di tuo interesse. Chiaramente, dovrai prima fornire delle opportune autorizzazioni per far sì che ciò sia possibile: per maggiori informazioni al riguardo, vai all’ultimo capitolo della guida.
Google Drive è una soluzione ideale anche se devi condividere file di grosse dimensioni. Ogni account ha infatti accesso a 15 GB di spazio di archiviazione gratis; questa soglia può essere aumentata fino a partire da 1,99 euro al mese per 100 GB e fino a 2 TB a 9,99 euro al mese; sono disponibili anche altre soluzioni e piani di abbonamento. Per tutti i dettagli, ti rimando alla mia guida su Google One, il servizio di cloud storage che comprende anche Drive.
Google Drive è accessibile da qualsiasi browser di navigazione, ma c’è anche un client ufficiale per Windows, macOS e Linux che consente di sincronizzare i file presenti sul proprio spazio cloud (te ne ho parlato più in dettaglio qui). Inoltre, è disponibile come app per dispositivi Android e iOS/iPadOS (per installare quest’ultima ti basta visitare i link che ti ho appena fornito dal tuo device, premere sul pulsante Ottieni/Installa e verificare la tua identità, se richiesto).
Sia dalla versione browser della piattaforma sia dall’app, avrai la possibilità di creare documenti di vario tipo, che saranno archiviati automaticamente su Google Drive, pronti per essere condivisi e accettare modifiche in tempo reale da parte di altri utenti da te autorizzati.
Per procedere da browser, una volta effettuato l’accesso a Drive con il tuo account Google, premi sul pulsante Nuovo posto in alto a sinistra. Successivamente, scegli il documento che ti interessa dall’elenco (Documenti Google, Fogli Google, Moduli Google e così via) e, infine, clicca sulla voce Documento vuoto.
Se, invece, vuoi agire da app, una volta che hai avviato quest’ultima, fai tap sul pulsante + collocato in basso a destra e poi premi sul nome del tipo di file che vuoi creare; per alcuni di essi, sarai rimandato alle applicazioni specifiche per lavorare su Documenti (Android/iOS/iPadOS), Fogli (Android/iOS/iPadOS) e Presentazioni (Android/iOS/iPadOS).
Di seguito trovi spiegato più in dettaglio come agire su ogni singola tipologia di documento disponibile in Google Drive.
Come creare un documento Google Documenti
Hai intenzione di creare un documento di testo, magari collaborativo? Allora devi rivolgerti a Documenti Google: il comodo e funzionale elaboratore di testi che offre la possibilità di creare, modificare e formattare con vari stili di scrittura (in modo simile a quanto è possibile fare con Microsoft Word i documenti. Inoltre, permette di aprire e modificare i file Word esistenti e di condividere con altre persone documenti in vari formati che vengono salvati automaticamente su Google Drive.
Per prima cosa, collegati alla pagina principale di Documenti Google e, se necessario, effettua il login con il tuo account Google digitando l’indirizzo email relativo ad esso e la password (guarda qui se non la ricordi). Fatto ciò, avrai accesso direttamente all’interfaccia dell’elaboratore. Per digitare del testo, ti basta fare clic sulla pagina vuota e iniziare a comporre il testo con la tastiera.
In alto trovi la barra degli strumenti con tutti gli strumenti di formattazione del testo. Ancora più in alto trovi invece i menu con tutte le principali funzioni del servizio. Ad esempio, andando nel menu Modifica puoi annullare e ripetere l’ultima operazione compiuta; mentre cliccando sulla voce Inserisci puoi inserire nel testo, disegni, immagini, tabelle, grafici e caratteri speciali.
Andando, poi, su Formato > Testo hai la possibilità di modificare la formattazione del testo (metterlo in grassetto, sottolinearlo, barrarlo e così via; per modificare il font preimpostato premi sulla voce Arial, in alto, e scegli quello che ritieni più opportuno dal menu).
Come dici? Ti stai chiedendo come creare un indice su Documenti Google? Ti accontento sùbito. Innanzitutto sottolinea il titolo del capitolo che vuoi inserire nell’indice tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sulla prima lettera e muovendoti verso destra, dopodiché, vai su Formato > Stile paragrafo > Intestazione 1 (se si tratta di un sotto-capitolo clicca su Intestazione 2).
Infine, vai alla pagina in cui vuoi inserire l’indice, clicca in un punto vuoto e poi vai su Inserisci > Sommario e scegli il tipo di indice che preferisci dal menu (con numeri di pagina o titoli in blu) e il gioco è fatto. L’indice sarà immediatamente visualizzato nella pagina in cui l’hai inserito e nell’area sinistra della pagina di lavoro (per aggiornarlo di volta in volta ti basta fare clic su di esso e, poi, premere sull’icona della freccia circolare posta in alto a sinistra). Tutte le modifiche al documento saranno salvate in automatico e non è quindi presente una funzione di salvataggio manuale.
Se vuoi scaricare una copia del file sul tuo PC, puoi farlo cliccando sulla voce File posta in alto a sinistra e poi sulla voce Scarica. Puoi scegliere tra vari formati di output, come PDF, DOCX ed ePub.
Se preferisci procedere da smartphone o tabletm dovrai necessariamente installare l’app Documenti Google disponibile su Android e iOS/iPadOS. Una volta che hai avuto accesso all’app, per creare un nuovo documento, premi sul pulsante + collocato in basso a destra e, da qui, fai tap sulla voce Nuovo documento.
Puoi quindi iniziare a digitare del testo nella pagina vuota e modificarne la formattazione premendo sugli appositi pulsanti posti a fondo pagina (o sul pulsante “A”, in alto a destra). Se vuoi inserire un link, un’immagine o una tabella, fai tap sull’icona + posta in alto a destra.
Per annullare o ripetere le modifiche al testo, premi i pulsanti delle frecce che trovi in alto a sinistra. Per altre funzioni (impostare il controllo ortografico, il layout di stampa la struttura della pagina e così via) fai tap sull’icona ⁝ posta in alto a destra. Vuoi saperne di più su quest’app? Allora dai un’occhiata al mio tutorial sulle applicazioni per documenti.
Come creare un documento Google Moduli
Google Moduli, la comoda applicazione Web del colosso di Mountain View, è la soluzione che fa al caso tuo se vuoi realizzare in modo immediato quiz, sondaggi e questionari a risposta multipla da condividere con altre persone. Anche per utilizzare quest’applicazione avrai bisogno di un account Google (e un qualsiasi browser di navigazione).
Al momento in cui scrivo non è presente un’applicazione apposita per dispositivi mobili; ad ogni modo le istruzioni che ti fornirò sono valide anche per questi ultimi (il funzionamento della variante per browser mobile di quest’applicazione è quasi del tutto analogo a quello della controparte computer, l’unica differenza è che non sono presenti modelli preimpostati).
Per iniziare, apri dunque la pagina di creazione modulo e, se non lo hai già fatto precedentemente, effettua l’accesso con il tuo account digitando l’indirizzo email e la password relativi ad esso.
Successivamente, fai clic sulla voce Vuoto posta in alto a sinistra (quella con l’icona +) oppure, se preferisci, puoi anche selezionare uno dei modelli preimpostati (Informazioni di contatto, Invito alla festa, Registrazione all’evento e così via) facendo clic sulle rispettive anteprime. Digitando del testo nel campo Modulo senza titolo situato in alto, puoi assegnare un titolo al modulo che stai creando.
Premendo, invece, sulla voce Scelta multipla posta a destra puoi impostare il tipo di sondaggio scegliendo tra quelli che ti vengono proposti nell’elenco (Risposta breve, Caselle di controllo, Scala lineare: fai diverse prove per trovare quello più adatto alle tue esigenze). Digitando del testo nei campi in basso puoi inserire le varie domande e opzioni di scelta, a seconda del questionario che intendi creare.
Se vuoi inserire una nuova domanda, clicca sull’icona + in cima alla colonna di pulsanti di destra; puoi anche aggiungere video, immagini e nuove sezioni al questionario, facendo clic sugli appositi pulsanti collocati nella stessa colonna (se utilizzi la versione smartphone o tablet del servizio, troverai questi pulsanti disposti in basso). Premendo sull’interruttore accanto alla voce Obbligatorio posta in basso potrai rendere la risposta alle domande obbligatoria perle persone a cui invierai il sondaggio.
Per inviare il sondaggio, fai clic sul pulsante Invia collocato in alto a destra (da dispositivo mobile premi sull’icona del triangolo in alto a destra) e scegli l’opzione di condivisione a te più congeniale (tramite email o link). Una volta effettuato l’invio, potrai visualizzare le risposte accedendo nuovamente al modulo (lo troverai in elenco appena effettuerai il login a Google Moduli come ti ho indicato sopra) e cliccando sulla voce Risposte posta in alto a destra, nel modulo stesso.
Per informazioni più specifiche su questo servizio e sapere anche come creare un modulo direttamente sulla piattaforma Classroom leggi il mio tutorial su come usare Google Moduli.
Come creare un documento Google Fogli
Come dici? Hai necessità di presentare un elaborato basato su alcuni dati e ti stai chiedendo come raccoglierli in modo ordinato? In questo caso puoi usare l’applicazione Web Fogli Google. Si tratta di uno strumento che ti dà la possibilità di creare e modificare fogli di calcolo (in modo abbastanza simile a Microsoft Excel con il quale, tra l’altro, l’applicazione è compatibile; il che significa che potrai aprire e modificare file Excel con Google Fogli) e condividere questi ultimi con i tuoi contatti.
Qui di seguito ti mostrerò come creare un documento con questo servizio prima da computer e poi da dispositivi mobili. Da computer, prima di tutto apri la pagina principale dell’applicazione Web e, se necessario, effettua il login con il tuo account Google inserendo negli appositi campi di compilazione prima l’indirizzo email e poi la password dell’account.
A questo punto, per creare un nuovo foglio di lavoro, premi sulla voce Vuoto posta in alto a sinistra oppure, in alternativa, scegli uno dei modelli preimpostati che ti vengono proposti in alto (Elenco delle cose da fare, Budget annuale, Budget mensile e così via). Adesso che hai il foglio di lavoro di fronte, puoi iniziare a compilare le varie celle in cui quest’ultimo è diviso.
In alto trovi le principali voci del menu, più in basso la toolbar per formattare celle e valori. Premendo sui pulsanti delle frecce poste in alto a sinistra puoi annullare o ripetere l’ultima operazione effettuata, mentre cliccando sulla voce Modifica, in alto, puoi eliminare celle, righe o colonne cliccando sulle apposite voci nel menu.
Premendo sulla voce Inserisci, in alto, puoi aggiungere immagini, grafici, disegni e nuove colonne, righe e celle. Cliccando sulla voce Foglio di lavoro senza nome e digitando del testo, puoi assegnare un nome al documento. Cliccando sugli appositi pulsanti posti sotto le voci che ho appena menzionato potrai modificare la formattazione del testo che inserisci di volta in volta nelle celle (font, dimensione carattere, grassetto, corsivo e così via). Infine, per creare un nuovo foglio di lavoro all’interno dello stesso documento, ti basta cliccare sull’icona + posta nell’angolo in basso a sinistra.
Anche in questo caso, tutte le modifiche che apporterai al documento saranno salvate in automatico dal sistema e per questa ragione non è presente un’opzione specifica per il salvataggio manuale. Per scaricare il documento in locale, invece, clicca sulla voce File (in alto a sinistra) e poi sulla voce Scarica. Potrai ottenere un documento in PDF, XLSX, ODS e altri formati.
Se hai intenzione di utilizzare Google Fogli da smartphone o tablet dovrai necessariamente scaricare la relativa app da Play Store o App Store.
Una volta avviata l’app ed eseguito l’accesso in quest’ultima, premi sul pulsante + collocato in basso a destra e poi fai tap sulla voce Nuovo foglio di lavoro (o sulla voce Scegli un modello, se vuoi utilizzare uno schema preimpostato). L’interfaccia dell’app è simile a quella della controparte su computer. Per iniziare a compilare le celle, ti basta fare tap su ognuna di esse. In questo modo verranno visualizzati anche gli strumenti di formattazione del testo (per visualizzarli premi sull’icona “A” posta in alto a destra).
Per annullare o ripetere l’ultima operazione eseguita, fai tap sulle icone delle frecce che trovi in alto a sinistra; se vuoi inserire un’immagine, un link o un commento, premi sull’icona + posta in alto a destra. Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro all’interno dello stesso documento, premi invece sull’icona + posta in basso a destra; per le altre voci del menu (Trova e sostituisci, Esplora, Convalida dei dati) fai tap sull’icona ⁝ posta in alto a destra.
Come dici? Vuoi sapere come si aggiunge un grafico? In questo caso ti consiglio questo mio tutorial dedicato interamente al tema.
Come creare altri documenti Google
Quelle di cui ti ho parlato finora sono solo alcune delle funzioni che Google mette a disposizione in Drive. Devi sapere, infatti, che il servizio in questione offre anche la possibilità di creare presentazioni (simili a quelle che puoi realizzare con Microsoft PowerPoint).
Il servizio in questione si chiama Presentazioni Google ed è accessibile tramite browser (ti basta collegarti alla pagina principale e, se necessario, effettuare il login con il tuo account Google) o tramite app per dispositivi mobili Android e iOS/iPadOS. Con quest’applicazione puoi non solo creare o modificare presentazioni ma anche farlo insieme (in maniera condivisa) con altri tuoi contatti tramite invio di apposito link o email.
In più, l’app è compatibile anche con il suddetto PowerPoint e, dunque, potrai aprire, visualizzare e modificare le presentazioni anche create con tale programma. Per i dettagli specifici sull’utilizzo di questa utile piattaforma ti rimando al mio tutorial su come fare presentazioni.
Se il tuo intento è, piuttosto, quello di creare appunti a mano libera, magari per realizzare uno schizzo e rappresentare in modo intuitivo un’idea che hai in mente con adesivi e immagini e poi condividerli con i tuoi contatti, puoi tranquillamente utilizzare l’applicazione online Jamboard accessibile tramite browser di navigazione e disponibile anche su Android e iOS/iPadOS.
Come dici? Vuoi sapere se c’è anche qualche soluzione per creare immagini e poterle scaricare in vari formati (PNG, JPG e così via)? Certo che sì! Ti basta utilizzare Disegni Google, l’applicazione per browser a cui puoi accedere cliccando qui. Anche con questo pratico strumento potrai condividere in modo semplice e immediato le tue creazioni con i tuoi contatti. Infine, sei sei un programmatore e hai necessità di creare uno script per lo sviluppo di tool semplici o operazioni di amministrazione basilari puoi utilizzare Google Apps Script.
Come creare un documento Google condiviso
Ora che ti ho mostrato come creare un documento Google, se sei d’accordo, passerei a fornirti anche alcune semplici indicazioni per la condivisione dei documenti creati con le piattaforme di “Big G”. Anche in questo caso, ti illustrerò il funzionamento di questa opzione prima sulla versione browser per computer e poi dalle app per dispositivi mobili.
Ti anticipo da sùbito che la condivisione è molto semplice e funziona in modo analogo a prescindere dal documento che intendi condividere. Clicca, dunque, sul pulsante Condividi posto in alto a destra nel servizio di Google che stai usando e, se vuoi condividere il file con un contatto salvato sul tuo account Google (ad esempio uno con cui hai scambiato almeno un’email su Gmail), digita il nome del suo account Google (nella maggior parte dei casi questo corrisponde all’indirizzo email di Gmail) nel campo Aggiungi persone e gruppi. Una volta fatto ciò, premi sul pulsante Editor posto a destra e scegli un ruolo per chi interagirà con il documento (Editor, per consentirgli anche la modifica al documento; Visualizzatore, per consentirgli solo la visualizzazione del file, oppure Commentatore, per autorizzare solo la visualizzazione e l’aggiunta di commenti). Infine, premi sul pulsante Invia, più semplice di così?!
Come dici? Vuoi condividere il file con un link? Niente di più facile: nell’ultima schermata che ho menzionato, premi sulla voce Cambia in chiunque abbia in link posta in basso. Successivamente, premi sul pulsante Visualizzatore collocato a destra e scegli in che ruolo vuoi che gli altri interagiscano con il file (Visualizzatore, Commentatore, Editor). Infine, premi sul pulsante Copia link collocato a destra e incolla il link stesso dove preferisci, tutto qui!
Se vuoi condividere un file da Google Drive, una volta che hai effettuato l’accesso alla piattaforma, clicca con il tasto destro del mouse sull’anteprima del documento che vedi nell’elenco di quelli presenti e, da qui, seleziona la voce Condividi dal menu che si apre e segui le indicazioni che ti ho fornito nel paragrafo precedente (se vuoi condividere il file come link, clicca su Condividi > Cambia > Con limitazioni > Chiunque abbia il link; per altri dettagli al riguardo controlla la mia guida su come condividere file con Google Drive).
Intendi procedere alla condivisione dalle app di creazione documenti Google per dispositivi mobili? Ottimo, in questo caso, una volta che hai di fronte la schermata del foglio di lavoro (a prescindere dall’app Google che stai utilizzando), premi sull’icona dell’omino con il simbolo + che trovi in alto a destra. Da qui, digita il nome dell’account Google della persona con cui vuoi condividere il documento nel campo di digitazione relativo alla voce Aggiungi persone o gruppi.
Successivamente, premi sulla voce Editor apparsa in basso e scegli dal menu un ruolo per la persona che visualizzerà il documento (Editor, Commentatore, Visualizzatore) e, da qui, premi sull’icona del triangolo blu in basso a destra.
Vuoi condividere il file tramite link? Premi nuovamente sull’icona dell’omino con il simbolo + e, da qui, vai su Non condiviso > Limitato > Chiunque abbia il link, scegli poi un ruolo premendo sulla voce Visualizzatore e, infine, fai tap sull’icona della spilla per appunti posta in alto a destra e incolla il link dove preferisci. Comodo, non ti pare? Per tutti gli altri dettagli su queste procedure controlla la guida su Google Drive che ti ho linkato poco sopra.
Per Google Moduli, infine, la procedura è quella di cui ti ho accennato alla fine di uno dei capitoli precedenti di questo tutorial.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
