Come creare un Drive condiviso
Devi condividere uno o più documenti con i tuoi colleghi di lavoro e, per riuscirci, hai pensato di rivolgerti a Google Drive: il noto servizio di cloud storage del colosso di Mountain View che offre 15GB di spazio gratuito (con opzioni a pagamento per espanderlo) ed è disponibile per tutte le principali piattaforme, sia desktop che mobile. Che dire? Hai avuto un’ottima idea!
Se stai leggendo questa guida, però, mi sembra di capire che tu abbia qualche difficoltà nel portare a termine l’operazione che hai in mente. In tal caso, non preoccuparti: se vuoi, posso spiegarti io come creare un Drive condiviso illustrandoti sia come creare uno spazio di archiviazione online condiviso su Google Drive che come creare un singolo documento condiviso.
Sei pronto per iniziare? Sì? Benissimo! Allora mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Come creare un Google Drive condiviso
- Come creare un documento condiviso su Drive
- Come creare un Drive condiviso per foto
- Come creare un link Drive condiviso
- Come creare un file condiviso su Google Drive
- Come creare un calendario condiviso su Drive
Come creare un Google Drive condiviso
Per prima cosa, vediamo come creare un Google Drive condiviso, quindi come creare una cartella sul servizio di cloud storage in questione e come condividerla con altri utenti (anche coloro che non hanno un account Google). Si può fare sia da PC che da smartphone e tablet. Chiaramente, tutti i file che inserirai all’interno della cartella condivisa saranno accessibili agli utenti a cui è consentito visualizzare e/o modificare quest’ultima.
Come creare un Drive condiviso da PC
Se vuoi creare un Drive condiviso agendo da PC, devi accedere a Google Drive dalla sua pagina principale, creare la cartella di tuo interesse e condividerla con altri utenti, tramite l’apposita funzione offerta dal servizio.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale, fai clic sul pulsante (+) Nuovo (in alto a sinistra) e seleziona la voce Nuova cartella nel menu apertosi. Nel riquadro Nuova cartella che è comparso a schermo, digita il nome che intendi assegnare alla cartella, avvalendoti dell’apposito campo di testo, e clicca sul bottone Crea.
In questo modo, la cartella che hai creato figurerà nella sezione Cartelle di Google Drive. Per condividerla, fai clic destro sul suo nome, clicca sulla voce Condividi presente nel menu contestuale e, nel riquadro che si apre, specifica il nome o l’indirizzo email delle persone con cui condividere la cartella, avvalendoti del campo di testo Aggiungi persone e gruppi.
Tramite il menu posto sulla sinistra nel riquadro, puoi decidere se permettere agli utenti con cui hai scelto di condividere la cartella di visualizzarla senza apportare modifiche alla stessa o di concedere loro il permesso di modificarla, selezionando rispettivamente le voci Visualizzatore o Editor.
Quando sei pronto per farlo, inoltra poi l’invito di condivisione della cartella, cliccando sul pulsante azzurro Invia presente sempre nel riquadro apertosi poc’anzi.
Hai bisogno di condividere una cartella creata su Google Drive con utenti che non hanno creato un account Google? Invece di scrivere i nomi nell’apposita casella in alto alla finestra di condivisione, usa il pulsante Copia link che trovi in basso, in modo da ottenere un link che potrai inviare a chiunque, con le medesime opzioni di visualizzatore ed editor già menzionate.
Come creare un Drive condiviso sul cellulare
Se preferisci sapere come creare un Drive condiviso sul cellulare (o sul tablet), tutto ciò che devi fare è avviare la creazione di una nuova cartella dall’app di Drive, richiamare l’apposita funzione di condivisione e scegliere con chi condividere la cartella e in che modo.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dall’app ufficiale del servizio per Android o iOS/iPadOS, fai tap sul pulsante + Nuovo situato in basso a destra e seleziona la voce Cartella presente nel menu. Nel riquadro che ti viene mostrato, digita poi il nome della cartella nell’apposito campo di testo e pigia sulla voce Crea, per proseguire.
Fatto ciò, pigia sull’icona dei tre puntini situata in corrispondenza della cartella di tuo interesse, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e, da qui in avanti, procedi come descritto per la versione Web. Unica differenza, per condividere il link, dopo aver pigiato sull’icona dei tre puntini, scegli la voce Copia link, per poi incollarlo e condividerlo come preferisci.
Se invece vuoi cambiare le opzioni di visualizzazione/editing della condivisione, fai tap sui tre puntini seguiti dalla voce Gestione condivisione seguita dal pulsante Modifica > Con limitazioni per cambiare le impostazioni a Chiunque abbia il link, se lo desideri.
Come creare un documento condiviso su Drive
Adesso vediamo come creare un documento condiviso su Drive, quindi come condividere un singolo documento anziché un’intera cartella su Google Drive. Anche in questo caso, potrai agire sia da desktop che da mobile. Se vuoi sapere come creare un file condiviso su Drive da PC, devi semplicemente caricare il file di tuo interesse su Google Drive e renderlo condivisibile in modo analogo a quanto visto prima nel capitolo dedicato alle cartelle.
Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale e, a seconda delle tue necessità, crea un nuovo file o caricane uno dal tuo computer, tramite il pulsante (+) Nuovo posto in alto a sinistra. Da qui, procedi esattamente come per la cartella, sia da PC che da mobile.
Come creare un Drive condiviso per foto
Vuoi sapere come creare un Drive condiviso per foto? Allora sappi che non c’è alcuna reale differenza tra una cartella classica o una foto. La procedura prevede sempre che tu, accedendo al tuo Google Drive, vada a caricare le foto nel drive in forma libera (quindi sul pulsante Nuovo > Caricamento file da PC o Nuovo > Carica da cellulare) e, in seguito, tu vada a condividere l’accesso a quella cartella o a quel file come visto per gli altri.
Ma, non è questa l’unica opzione possibile. Ti ricordo infatti che Google Drive è il servizio di base attorno al quale rotea l’intero ecosistema di Google. Questo vuol dire anche Google Foto (Android/iOS/iPadOS), l’app nella quale (probabilmente) conservi le tue foto se usi uno smartphone Android o (meno probabile) un iPhone.
In questo caso, specialmente se hai il backup dei file sul drive attivo, non sarà più necessario andare a creare un’apposita cartella da Google Drive, ma potrai fare tutto internamente all’app Google Foto. Per farlo, è semplicissimo, basta aprire l’app in questione, per poi navigare all’interno degli album alla ricerca del file da condividere.
Qui fai un tap prolungato sulla foto che vuoi condividere, poi premi sul pulsante Condividi > Crea link. Come noterai, ci sarà un tempo di caricamento più o meno lungo con i file che verranno caricati sul drive, dopo il quale ti verrà automaticamente fornito un link che dovrai semplicemente incollare per condividere le foto.
Ma se invece di una foto volessi condividere un album? Più o meno è la stessa cosa, con la differenza che dovrai prima creare l’album. Per farlo, dopo aver aperto l’app premi sul menu Raccolte seguito dal pulsante + > Album. Qui dai un nome e una descrizione al medesimo, poi premi sul pulsante Seleziona foto e scegli quali foto dalla memoria del telefono mettere in questo album.
Una volta che hai fatto, premi sul pulsante Ottieni link > Crea link e poi incolla il link automaticamente generato e copiato nelle app di messaggistica per la condivisione. Per maggiori dettagli su come funziona Google Foto, ti lascio alla mia guida sul tema.
Come creare un link Drive condiviso
Vuoi sapere come creare un link Drive condiviso? La procedura è quella che ti ho mostrato nei vari capitoli precedenti, a seconda dei casi. Sia che tu stia utilizzando il browser o l’app, ti basterà seguire i passaggi che ti ho mostrato.
Come creare un file condiviso su Google Drive
Nel caso tu volessi sapere come creare un file condiviso su Google Drive, la procedura è quella che ti ho mostrato in precedenza, a patto che tu stia caricando un file da rendere condiviso. In alternativa, se volessi creare un file da zero e che sia editabile da entrambe le parti, potresti rivolgerti a Documenti di Google.
Questo servizio è un editor di testo che puoi usare gratuitamente per creare file se hai un profilo Google. Per utilizzarlo basta andare su questa pagina (ma è disponibile anche come app per Android e iOS/iPadOS) e accedere con il proprio profilo, qualora necessario.
Una volta nella Home, premi sul pulsante + Documento vuoto (+ > Nuovo documento su mobile) per poi creare il tuo file usando l’editor disponibile in pagina. Quando hai finito, lo puoi condividere premendo sul pulsante Condividi in alto a destra, per poi premere Salva per salvarlo con un nome indicato nella memoria.
Da qui, scegli, proprio come per i file di Google Drive, eventuali nominativi con cui condividere il file usando la casella in alto, oppure genera un link facendo clic sul pulsante Copia link, eventualmente gestendo l’accesso al file e all’editing tramite il menu a tendina Con limitazioni. Per altri dettagli sui documenti di Google, ti lascio alla mia guida sul tema.
Come creare un calendario condiviso su Drive
Vuoi sapere come creare un calendario condiviso su Drive? Facilissimo, ma non lo puoi fare da Google Drive. Essendo un servizio a sé stante (sebbene si appoggi allo spazio di Google Drive), dovrai procedere dall’interfaccia di Calendar.
Per farlo, vai alla pagina principale del servizio e accedi con il tuo profilo. Fatto questo, dalla barra di sinistra (che puoi visualizzare se assente premendo sull’icona delle 3 linee orizzontali) vai alla voce Altri calendari e fai clic sul pulsante + che si trova a fianco.
Adesso premi sulla voce Crea nuovo calendario, dagli un nome e premi sul pulsante Crea calendario. Una volta fatto questo, apparirà nella sezione I miei calendari sempre sula destra e, per condividerlo, passaci sopra con il mouse e fai clic sull’icona dei tre puntini verticali che trovi a fianco.
Qui scegli la voce Impostazioni e condivisione, scegli la voce Condivisione con dal menu di sinistra, poi dalla sezione Condivisione con premi sul pulsante Aggiungi persone e gruppi per poi inserire nella casella apposita i vari contatti con i quali condividere il calendario. Imposta poi le autorizzazioni con il menu a tendina relativo e premi il pulsante Invia per confermare. Questa operazione non è disponibile da mobile. Per maggiori dettagli su Google Calendar, ti lascio alla mia guida sul tema.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
