Come creare un gruppo su Outlook
È già da un po' di tempo ormai che utilizzi Outlook per le comunicazioni tra te e i tuoi colleghi e finora non ti ha dato problemi di alcun tipo, però ti piacerebbe poter velocizzare determinati passaggi quando si parla di inviare più email a più persone. È per via di quest'esigenza che sei arrivato a domandarti come creare un gruppo su Outlook, così da riuscire a risparmiare tempo prezioso da poter dedicare in altri aspetti del tuo lavoro.
Ebbene, devi sapere che sì, è possibile creare un gruppo su Outlook, ed è possibile sfruttare questa funzionalità al meglio per coordinarsi tra colleghi per quanto riguarda non solo le varie comunicazioni, bensì anche l'organizzazione generale dei vari impegni della tua azienda, di modo tale che tutti possano tenere sott'occhio eventuali date importanti, ad esempio per riunioni o scadenze.
Adesso che ti ho dato un'infarinatura generale del funzionamento dei gruppi su Outlook, scommetto che non vedi l'ora di capire come crearne uno, non è vero? Se le cose stanno così, non c'è altro tempo da perdere; posizionati pure ben comodo e ritagliati il tempo necessario alla lettura di questa guida e una volta arrivato in fondo ti assicuro che sarai capace di gestire il lavoro tra te e i tuoi colleghi esattamente come lo desideri! Ti auguro, quindi, una buona lettura e un buon lavoro.
Indice
Come creare gruppi su Outlook
Prima di spiegarti come creare un gruppo indirizzi email su Outlook, è bene che ti mostri le differenze tra un gruppo creato tramite le versioni nuove di Outlook e un gruppo fatto con le versioni precedenti del servizio.
Un gruppo fatto con la Webmail Outlook.com o con l'app gratuita di Outlook per Windows o dispositivi mobili, ti permette di creare un insieme di persone che possono interagire l'una con l'altra: puoi inviare messaggi a tutti i suoi partecipanti senza dover aggiungere ogni singolo indirizzo tra i destinatari, semplicemente mettendo appunto l'indirizzo email del gruppo tra i riceventi (il quale verrà generato in automatico dopo aver creato il gruppo). Potrai gestire facilmente i membri e tutti avranno accesso in ogni momento a qualsiasi messaggio venga inviato al gruppo.
Tutti i membri potranno effettivamente visualizzare il gruppo e tutti i suoi partecipanti, ed eventualmente interagire tra loro. Ci sarà, inoltre, la possibilità di coordinare i propri impegni grazie alla presenza di un calendario condiviso, ma di questo te ne parlo più nel dettaglio nei capitoli successivi.
Se invece crei un gruppo tramite Outlook 365 (cioè la versione a pagamento di Outlook per Windows e macOS inclusa in Microsoft 365 e nel classico pacchetto Office) questo funzionerà in modo piuttosto differente. Un gruppo del genere, infatti, non è altro che un insieme di recapiti email, che può essere visualizzato soltanto da chi effettivamente lo crea. Nessuno dei membri sarà a conoscenza dell'esistenza del gruppo (che quindi non avrà un suo "indirizzo).
Adesso che ti ho fatto le dovute distinzioni, ti mostrerò i procedimenti necessari per creare un gruppo per entrambi i tipi di versioni di Outlook che ti ho appena mostrato.
App Outlook per Windows
Se usi Outlook tramite l'app per Windows 10 e successivi, scaricabile tramite il Microsoft Store, per fare un gruppo devi pigiare sull'icona dei due omini (Persone) di lato. A questo punto ci sono due opzioni che puoi valutare: creare un elenco contatti o un gruppo.
L'elenco contatti non è altro che un insieme di indirizzi di posta elettronica, utile solo per inviare email a più persone contemporaneamente. Puoi visualizzare i tuoi elenchi soltanto tu.
Il gruppo, invece, consiste in un vero e proprio spazio online accessibile da tutti i membri, i quali possono interagire gli uni con gli altri e accedere anche ad altre funzionalità, come il calendario condiviso (di cui ti parlerò più approfonditamente nel capitolo successivo).
Per creare un gruppo, quindi, pigia sull'icona della freccia situata alla destra del tasto “Nuovo contatto” e poi sulla voce Nuovo gruppo. Nella nuova finestra che compare, devi inserire il Nome del gruppo e, se lo desideri, la Descrizione, sfruttando i riquadri situati subito sotto le voci che ti ho appena citato. Una volta fatto ciò, premi sul tasto Crea.
Adesso devi inserire gli indirizzi email delle persone che vuoi che facciano parte del gruppo, digitandoli nel riquadro apposito. Una volta che li avrai messi tutti, pigia sul tasto Non ora. Ad ogni modo potrai, ovviamente, aggiungerli anche in seguito, per cui non è essenziale inserirli tutti subito.
In questo modo il gruppo verrà creato e tutti gli invitati verranno notificati di ciò tramite email. A questo punto puoi gestire il gruppo come preferisci semplicemente pigiando di nuovo sull'icona dei tre omini e poi sul nome del gruppo. Così facendo verrà aperta la casella di posta del gruppo e dalla stessa schermata potrai anche aggiungere nuovi membri pigiando sull'icona dei due omini con il più.
Per inviare un'email al gruppo, avrai bisogno dell'indirizzo di posta elettronica che si è generato in automatico dopo la sua creazione. Puoi visualizzarlo premendo sul nome del gruppo nella sezione Persone di Outlook (l'icona dei due omini di lato): così facendo comparirà una nuova pagina e potrai trovare l'indirizzo email subito sotto la voce Posta elettronica. Nella stessa pagina puoi anche cliccare sull'icona degli omini con il simbolo + (in alto) per aggiungere nuovi membri.
Adesso, per inviare un'email al gruppo, tutto ciò che devi fare è inviare un normale messaggio al suo indirizzo email. Premi, quindi, sul tasto Nuovo messaggio e poi metti l'email del gruppo nel campo dei destinatari, dopodiché pigia sul tasto con l'icona dell'aeroplanino per inviare il messaggio. In questo modo tutti i membri del gruppo riceveranno il messaggio all'unisono e potranno vedere tra i mittenti sia l'email del gruppo e sia l'indirizzo della persona che ha inviato l'email.
Outlook.com
Usi Outlook tramite la sua versione Web? Allora devi sapere che questa funziona esattamente allo stesso modo dell'app per Windows, per cui il procedimento da seguire per creare un gruppo è identico. Ti rimando quindi nel capitolo precedente per tutte le indicazioni del caso.
Microsoft Outlook 365
Nel caso in cui tu invece ti stia chiedendo come creare un gruppo su Outlook 365 e versioni precedenti del classico Outlook incluso in Office, il procedimento per creare un gruppo è diverso. Ciò che devi fare è pigiare sull'icona dei due omini, situata nella parte bassa dello schermo a sinistra e poi premere sul tasto Nuovo gruppo contatti. In questo modo comparirà una nuova finestra, attraverso la quale potrai subito digitare il nome del gruppo nel campo apposito.
Per inserire un contatto, devi pigiare sul tasto Aggiungi membri e poi sulla voce Nuovo contatto posta elettronica. A questo punto devi compilare i campi Nome visualizzato e Posta elettronica con, rispettivamente, il nome e l'indirizzo email del contatto e poi pigiare sul tasto OK. Ripeti questo procedimento per ciascuna delle persone che desideri aggiungere e infine pigia sul tasto Salva e chiudi.
Ora che hai creato un nuovo gruppo, potrai utilizzarlo per mandare email a più contatti senza doverli aggiungere tutti uno a uno ogni volta. Per inviare un messaggio a un gruppo, tutto ciò che devi fare è creare una nuova email pigiando sul tasto Nuovo messaggio di posta elettronica e mettere il nome del gruppo tra i destinatari. Quando invierai l'email, questa arriverà a tutti i membri del gruppo che hai creato e vedranno soltanto il tuo indirizzo email tra i mittenti.
App Outlook per smartphone e tablet
Se invece utilizzi Outlook tramite l'app per dispositivi mobili, disponibile su Android (anche tramite store alternativi) e iOS/iPadOS, per creare un gruppo devi innanzitutto pigiare sull'icona del tuo profilo, situata nella parte alta dello schermo e poi sulla voce Gruppi.
A questo punto premi sul tasto Nuovo gruppo (o il simbolo + in alto a destra), dopodiché inserisci il nome del gruppo e digita gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere nei rispettivi riquadri. Fatto ciò pigia sul tasto CREA per completare l'operazione.
Ora che il gruppo è stato creato, puoi gestirlo sempre dalla voce Gruppi e poi premendo sul suo nome; in questo modo verrà aperta la sua casella di posta contenente tutte le email inviate al gruppo. Per accedere alle impostazioni devi pigiare sul tasto con l'icona della i, situato nella parte alta dello schermo. Da qui puoi visualizzare tutti i membri ed eventualmente aggiungerne altri pigiando sulla voce AGGIUNGI MEMBRI. Per visualizzare l'email del gruppo, invece, dovrai pigiare sull'icona della matita e questa sarà visibile sotto la voce Indirizzo e-mail del gruppo.
Se quindi vuoi subito inviare un'email al nuovo gruppo che hai creato, tutto ciò che devi fare è inviare una normalissima email come faresti di consueto pigiando sul tasto Nuovo messaggio e inserendo l'indirizzo del gruppo tra i destinatari. Una volta inserito il contenuto dell'email, infine, premi sul tasto con l'icona dell'aeroplanino per inviarla: così facendo questa verrà spedita a tutti i membri che fanno parte del gruppo. Tra i mittenti comparirà sia l'email del gruppo che quella dell'utente che l'ha inviata.
Come creare un calendario di gruppo su Outlook
Se hai bisogno di coordinare gli impegni lavorativi con i tuoi colleghi, usare un calendario condiviso potrebbe tornarti estremamente utile. Il calendario di per sé è già presente su Outlook di base, per cui non c'è bisogno di crearlo da zero; puoi, però, aggiungere degli impegni ad esso e fare in modo che vengano visualizzati anche dai membri di un gruppo.
Tieni a mente, però, che Outlook 365 e le versioni precedenti del classico Outlook incluso in Office sono sì dotate di calendario, ma gli eventi all'interno non sono condivisibili con altri utenti o gruppi, per cui per questi casi i procedimenti che sto per mostrarti non possono essere applicati.
Per fare ciò, devi premere sull'icona della freccia, situata alla destra del tasto Nuovo messaggio e poi pigiare sulla voce Nuovo evento. A questo punto devi pigiare sul riquadro alla destra del tasto Salva (oppure sul tasto Calendario situato sotto la voce Nuovo evento, se sei sull'app mobile) e selezionare il gruppo per il quale vuoi registrare l'impegno.
Adesso non ti resta che compilare l'evento con i dati necessari: inserisci quindi il titolo, la data, l'orario e la descrizione dell'impegno e infine pigia sul tasto Salva (o sul tasto con l'icona della spunta, nel caso dell'app mobile). In questo modo il calendario di tutti i partecipanti del gruppo verrà aggiornato con il nuovo impegno.
Il calendario è ovviamente disposto di ben più funzionalità utili ai gruppi: ti rimando quindi alla pagina apposita di Microsoft nella quale viene illustrato nel dettaglio come utilizzarlo al meglio.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
