Come creare un Libro Soci con Excel

Hai da poco fondato un’associazione culturale o un’associazione sportiva dilettantistica e sei alle prese con le prime inevitabili incombenze burocratiche: fra le altre cose, ti è stato richiesto di redigere il cosiddetto Libro Soci, nel quale verranno registrate tutte le informazioni relative agli iscritti.

Ti è stato consigliato, quindi, di creare questo importante documento in formato digitale con un foglio elettronico, in grado di renderlo ordinato e facilmente consultabile, e la scelta è ricaduta inevitabilmente sul celebre software Excel di Microsoft. Tuttavia, hai ancora molti dubbi sulla procedura di realizzazione del suddetto documento e, dunque, sei alla ricerca di una guida che ti assista nelle varie fasi della preparazione.

Ebbene, sei arrivato al posto giusto nel momento giusto! Questo tutorial, infatti, è pensato appositamente per illustrarti come creare un Libro Soci con Excel in maniera semplice e intuitiva tramite l’utilizzo della versione per PC di questo utilissimo programma del pacchetto Office, ma anche di quella online o, ancora, se ti trovi spesso in mobilità, tramite la relativa app per smartphone e tablet. Ti assicuro che è semplicissimo. Buona lettura e buon lavoro!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come creare un Libro Soci con Excel
• Come creare un Libro Soci con Excel Online
• Come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet

Informazioni preliminari

Prima di esporti i passaggi essenziali per procedere alla creazione del tuo Libro Soci in Excel, credo sia opportuno fare una breve panoramica sulla funzione di tale documento: in questo modo avrai già le idee chiare sul suo formato e sui campi che vi dovranno essere contenuti.

Nelle associazioni non profit il Libro Soci riporta tutte le informazioni utili a identificare i soggetti che, in un dato momento, risultano aver aderito all’associazione: esso va conservato presso la propria sede legale, ed è essenziale per dimostrare la vita associativa dell’ente.

In base alla qualità dell’iscritto, infatti, vengono attribuiti determinati di diritti e doveri: fermo restando l’obbligo universale di rispettare il regolamento dell’associazione indicato nello Statuto, un socio può anche essere legittimato a partecipare, intervenire e votare nell’ambito dell’Assemblea dei Soci.

Il documento, quindi, dovrà sicuramente contenere i dati in grado di identificare univocamente l’aderente, ovvero nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, ruolo, date dei versamenti della quota annuale (con relativo importo) e dell’iscrizione (con eventuale numero di tessera) e, laddove previsto, anche i contatti (e-mail o numero di telefono). Potrebbe essere utile anche prevedere dei campi per censire una eventuale uscita dall’associazione.

L’attività svolta dalle associazioni nei confronti dei propri soci permette di accedere ad alcune agevolazioni fiscali: per questo motivo è fondamentale tenere traccia di tutte le movimentazioni che riguardano gli iscritti, la cui adesione all’ente deve seguire una rigida procedura, anche ai fini di un possibile controllo fiscale.

L’aspirante socio, infatti, deve preventivamente compilare un modulo di adesione nel quale, oltre a fornire i propri dati, dichiarerà di rispettare il regolamento dell’associazione fornendo anche il consenso alla privacy per la gestione delle informazioni personali. Successivamente, il Consiglio Direttivo si riunirà per approvare o meno la sua iscrizione che, in caso positivo, dovrà essere registrata, appunto, sul Libro Soci, con tutte le informazioni sopra riportate.

Come creare un Libro Soci con Excel

Nei prossimi paragrafi ti mostrerò nel dettaglio come creare un Libro Soci con Excel, facendo riferimento al celebre software installabile su computer con sistema operativo Windows o macOS. Se ancora non disponi del programma, in questa guida troverai tutte le indicazioni di cui necessiti per il download e l’installazione del stesso.

Come prima cosa, avvia dunque il programma e, nella sua schermata iniziale, fai clic sull’opzione Cartella di lavoro vuota nella sezione Nuovo, per accedere al documento da editare. Ora, dato che il Libro Soci è un documento dinamico, che cambia costantemente nel tempo, ti mostrerò una procedura manuale per la quale non è necessario determinare preventivamente l’intervallo dei campi.

Per iniziare, è opportuno stabilire subito i nomi delle colonne che avranno funzione di intestazione dei campi: fai doppio clic sul campo A1 per entrare in modalità editing sulla prima casella. Potrebbe essere utile, ad esempio, inserire come primo campo il numero progressivo del socio: digita, quindi, il titolo N° progressivo, quindi pigia sul campo B1 e inserisci quello successivo (ad esempio Nome). Prosegui in questo modo per aggiungere tutte le intestazioni di cui necessiti (vedi il capitolo di informazioni preliminari per maggiori informazioni).

Ti suggerisco, per quanto riguarda i versamenti della quota annuale, di realizzare delle colonne dedicate che abbiano come intestazione il valore dell’anno di riferimento: ad esempio Quota anno 2021, Quota anno 2022 e così via, aggiungendo eventualmente un’ulteriore colonna per specificare anche la data precisa in cui è avvenuto.

Se riscontri la presenza di campi in cui il testo è più lungo rispetto alla dimensione della casella, puoi adattare automaticamente la larghezza delle celle al contenuto: per farlo, premi sull’angolo in alto a sinistra con la freccia rivolta verso l’interno del documento per selezionare tutta la tabella, quindi individua nel riquadro Celle del menu in alto la voce Formato. Pigia su di essa e, dal menu contestuale che vedi comparire, fai clic sull’opzione Adatta larghezza colonne: noterai che la dimensione si proporzionerà in relazione al contenuto. Maggiori informazioni qui.

Per distinguere l’intestazione dei campi dal resto del contenuto e realizzare un documento visivamente più ordinato, seleziona la casella A1 e, tenendo premuto il mouse, trascinalo verso destra fino all’ultimo campo realizzato. Ora, clicca sul menu Home e premi sulla freccia a lato dello strumento di riempimento del colore nella sezione Carattere (riporta il simbolo di un recipiente che versa un colore), quindi fai clic sul colore che vuoi applicare.

Se vuoi, definisci anche il contorno delle caselle di intestazione, selezionando queste ultime nello stesso modo visto in precedenza e premendo sulla freccia a lato dello strumento con il simbolo di un quadrato (si trova alla sinistra di quello di riempimento colore), scegliendo allo stesso modo uno stile di tuo gradimento. Se vuoi, puoi eseguire la stessa operazione anche sulla sezione del contenuto, definendo magari uno stile diverso per distinguerli meglio.

Ora puoi procedere alla compilazione dei dati dei soci: le prime tre righe sono destinate ai Soci Fondatori, che potrai differenziare grazie alla presenza del campo Ruolo. Ti consiglio di fare in modo che i campi numerici siano formattati con la modalità corretta: ad esempio, per utilizzare un formato idoneo all’informazione della data di nascita, fai clic sulla relativa lettera della colonna (il cursore, al passaggio del mouse, mostrerà una freccia verso il basso) in modo da selezionare tutti i campi sottostanti, quindi premi con il tasto destro all’interno dello spazio selezionato e, dal menu contestuale pigia sulla voce Formato celle.

Nella finestra che compare, seleziona il valore Data sotto il pannello Categoria e dal riquadro di destra scegli il formato che reputi idoneo a mostrare le informazioni in questione e premi sul pulsante OK: da questo momento in poi, tutti i dati immessi sotto la colonna in questione verranno formattati allo stesso modo. Ripeti la stessa operazione con tutte le colonne per le quali ritieni opportuno applicare un formato particolare scegliendo la categoria corretta (ad esempio per il valore delle quote puoi usare quella denominata Valuta).

Per salvare il Libro Soci, infine, premi sul menu File e seleziona l’opzione Salva con nome. Su PC con Windows scegli la posizione in cui esportare il documento facendo clic sulla funzionalità Sfoglia, che aprirà una finestra di Esplora File nella quale potrai navigare all’interno delle cartelle del tuo computer. Premi, infine, sul pulsante Salva per completare l’operazione.

Su Mac, invece, ti verrà mostrata una finestra nella quale, cliccando sul menu Posizione, potrai scegliere la cartella dove esportare il documento. Al termine premi sul pulsante Salva, per completare il salvataggio.

Come dici? La procedura di creazione manuale del Libro Soci ti sembra troppo lunga da portare a termine? In tal caso, ti basta cercare tra i modelli di Excel un modello adatto al tuo scopo, ad esempio questo. Clicca, dunque, sul pulsante per scaricarlo e aprilo con Excel per iniziare a usarlo.

Come creare un Libro Soci con Excel Online

Vorresti apprendere come creare un Libro Soci con Excel Online, sfruttando quindi la versione gratuita disponibile in Rete del celebre software Microsoft? Voglio informarti subito che potrai tranquillamente realizzare il documento in questione avvalendoti delle funzionalità offerte da questa risorsa, anche se avrai a disposizione una barra degli strumenti essenziale, meno evoluta rispetto a quella del software per Windows e macOS.

Per accedere a Excel Online, collegati alla pagina principale del servizio e premi sul pulsante Accedi, quindi effettua l’accesso con il tuo account Microsoft.

Ti troverai così nella schermata principale di Microsoft Office Online. Nel pannello di sinistra sono presenti tutte le applicazioni messe a disposizione e non dovrai fare altro che pigiare sull’icona verde di Excel per accedere alla schermata di creazione del documento e, nella pagina che segue, premi quindi sull’opzione Nuova cartella di lavoro vuota.

Ora puoi procedere alla creazione delle intestazioni e alla successiva compilazione dei campi, che avviene nella stessa modalità illustrata nel capitolo precedente. Al termine, per esportare il documento in locale (il quale viene comunque salvato in automatico sul cloud di OneDrive), fai clic sul menu Salva e seleziona l’opzione Salva con nome, quindi premi sul pulsante Scarica una copia dal pannello che compare lateralmente: il file verrà copiato nella cartella di download del tuo PC.

Come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet

Se vuoi avere la possibilità di compilare il Libro Soci in mobilità, puoi avvalerti dell’app ufficiale di Excel, che è disponibile per il download gratuito su device fino da 10.1 pollici, sia su Android (verifica anche su store alternativi se il tuo dispositivo non ha i servizi Google) che iOS/iPadOS. Vediamo, dunque, come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet. Ricorda, però, che tale documento dovrà essere sempre disponibile presso la sede dell’associazione per eventuali controlli.

Dopo aver scaricato l’app dai link sopra citati, premendo sul pulsante Installa/Ottieni (sui device Apple ti potrebbe essere anche richiesta la verifica dell’identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple), avviala premendo sulla sua icona.

Alla prima schermata, premi sul simbolo [+] (in alto a sinistra) per creare un nuovo documento, quindi seleziona l’opzione Cartella di lavoro vuota: verrà immediatamente creata la tabella da compilare. Bene, ora puoi metterti all’opera, sapendo che l’interfaccia di Excel su smartphone (su cui mi concentrerò in questo capitolo) è molto compatta e nasconde quasi tutto in un menu collocato in basso, mentre su tablet è strutturata a schede e risulta del tutto simile a quella di Excel per PC (quindi puoi seguire le indicazioni che ti ho dato prima).

Fai, dunque, doppio tap sulla prima casella, A1, e inserisci l’intestazione del primo campo tramite il tastierino che compare in basso, ad esempio numero progressivo o il numero di tessera dell’associato, quindi pigia sul segno di spunta collocato in alto a destra per confermare. Ripeti l’operazione sui campi successivi (B1, C1 e così via), inserendo tutte le intestazioni relative alle informazioni di cui hai bisogno per il Libro Soci.

Una volta completata la prima riga d’intestazione premi sulla freccia all’angolo, in alto a sinistra, per selezionare tutto il documento e premi in basso sul bottone con il simbolo di un riquadro al cui interno è presente un fulmine con sotto due frecce indirizzate verso destra e sinistra, per adattare la larghezza delle caselle al contenuto.

Se vuoi che l’intestazione abbia un colore diverso rispetto ai campi contenenti i dati degli associati, seleziona la casella A1, quindi tieni premuto il pallino che delimita l’angolo basso a destra e trascinalo verso destra fino all’ultima intestazione realizzata. Ora pigia sullo strumento di riempimento colore nella barra degli strumenti in basso (riporta il simbolo un recipiente che versa del colore), quindi seleziona il colore desiderato.

Ovviamente, con la medesima modalità potrai attribuire lo stile che vorrai a tutto il documento, alternando ad esempio il colore delle righe relative ai dati degli associati per una maggiore leggibilità.

Per aumentare lo spessore dei bordi dell’intestazione ripeti la stessa operazione indicata in precedenza al fine di selezionare i campi in questione, ma stavolta premi sulla freccia verso l’alto, in basso a destra, e seleziona la voce Bordi, quindi pigia sullo stile che reputi idoneo.

Ora puoi iniziare a compilare i dati degli associati, cominciando dalla casella A2: la modalità di inserimento dei dati è la stessa vista per l’intestazione. Considera anche che le prime tre righe, di norma, sono dedicate ai Soci Fondatori dell’associazione.

Ti suggerisco di compilare i campi numerici attribuendo a essi la giusta formattazione: ad esempio, per applicare un formato idoneo alla data di nascita, premi in alto sulla lettera della relativa colonna per evidenziarla tutta, quindi pigia sulla freccia in basso a destra e scorri le opzioni disponibili con il dito fino a individuare la voce Formato Numero. Premi su quest’ultima, fai tap sulla freccia a lato della dicitura Data e pigia sul formato che reputi adatto.

Ora non rimane che esportare il documento: premi sui tre puntini in alto a destra e seleziona dal menu la voce Salva con nome, quindi scegli la posizione e, al termine, pigia sul pulsante Salva, in basso a destra.

Anche in questo caso, se non vuoi creare il modello manualmente, puoi usarne uno già pronto scaricandolo da Internet.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.