Come creare una mail aziendale

di Salvatore Aranzulla

Dopo aver avviato la tua attività, hai ora deciso di aggiungere un tocco di professionalità in più alla tua immagine grazie a una email aziendale che abbia come dominio il nome della tua azienda. Ho indovinato? Sì? Benissimo, allora lasciami dire che sei finito nel posto giusto al momento giusto, perché in questo articolo ti parlerò proprio di come creare una mail aziendale.

Nel corso della guida ti mostrerò infatti alcuni servizi ai quali ti puoi appoggiare per creare da zero un dominio email personalizzato che riporta il nome del tuo brand. Vedrai che non è nulla di così complicato come sembra.

Con tutto ciò in mente, direi che possiamo ora entrare nel vivo dell’argomento. Prenditi, dunque, tutto il tempo che ritieni necessario, scegli il metodo migliore in base alle tue circostanze e crea la tua email aziendale. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e in bocca al lupo per tutto!

Informazioni preliminari

Prima di andare a vedere le procedure da attuare, ci tengo a fornirti alcune importanti informazioni preliminari per chiarirti meglio quali sono i passaggi fondamentali da compiere al fine di realizzare una email aziendale.

La prima cosa da fare è quella di acquistare un dominio personalizzato attraverso specifici provider come ad esempio Google Workspace, Aruba e molti altri ancora. Ti stai chiedendo forse cos’è un dominio? Si tratta del nome che identifica il tuo sito Internet (ad esempio, aranzulla.it) ed è la base per creare indirizzi email professionali come info@aranzulla.it, infatti, moltissimi servizi di hosting, nel momento in cui si acquista il dominio del sito Internet, offrono la possibilità di aggiungere anche il servizio di dominio con email a prezzi generalmente più vantaggiosi.

Tuttavia, se per caso hai già acquistato il dominio del tuo sito Internet, ma non quello della casella di posta, puoi sempre acquistare il dominio per la casella di posta “in modo separato” e configurare poi tale dominio su un servizio di posta a tuo piacimento come ad esempio Google Workspace o Microsoft 365.

A questo punto, non ti resta altro che configurare le varie caselle di posta associate alla tua utenza. Spesso alcuni provider offrono pacchetti con un numero ben definito di email che è possibile creare e, in base alle tue esigenze, potresti creare delle email aziendali da assegnare a ciascun dipendente oppure delle email da utilizzare solo per ricevere candidature (come ad esempio candidature@tuodominio.com), da usare come contatto per informazioni (come ad esempio info@tuodominio.com), una email dedicata al supporto clienti (ad esempio supporto@tuodominio.com) e quant’altro.

Quindi, per riassumere, se hai già acquistato un dominio Web, ma non lo spazio per la tua casella di posta, puoi sempre acquistare il dominio email in un secondo momento attraverso specifici provider. Se, invece, non hai ancora acquistato il dominio del tuo sito Internet, ricordati che spesso puoi acquistare il dominio del tuo sito e quello della tua casella di posta aziendale insieme e in genere questa è la soluzione più economica, anche se a volte potrebbe rappresentare dei limiti in termini di flessibilità e di utilizzo dell’email.

Come creare una email aziendale gratis

In questa parte andiamo ora a vedere insieme come creare una email aziendale gratis (ebbene sì, in alcuni casi è possibile ottenerla anche gratuitamente, ma con dei limiti), ad ogni modo, ti parlerò poi anche di servizi a pagamento e talvolta più professionali che ti permettono di utilizzare al meglio la tua email aziendale. Buon proseguimento.

Come creare una mail aziendale con Gmail

email aziendale google

Vorresti sapere come creare una mail aziendale con Gmail? Benissimo, allora ti dico fin da subito che fare ciò è possibile tramite il servizio Google Workspace, lo spazio di Google dedicato alle aziende. Tramite questo servizio è possibile sia acquistare un nuovo dominio da zero, sia “importarne” uno già in tuo possesso.

Come prima cosa, dunque, accedi a questa pagina di Google Workspace e clicca sul pulsante Inizia la prova gratuita in basso a sinistra. Ora, compila il campo Nome dell’azienda, specifica il numero di dipendenti e il Paese e clicca su Avanti.

Nella schermata successiva, procedi inserendo nome, cognome e il tuo indirizzo email attuale e clicca su Avanti. Adesso, devi specificare se intendi acquistare un nuovo dominio o se vuoi utilizzarne uno che già possiedi.

Se desideri acquistarne uno, clicca su Acquista un nuovo dominio, inserisci il nome del dominio personalizzato e verifica se è disponibile e clicca su Avanti. Dopodiché, inserisci le informazioni relative all’indirizzo dell’attività e clicca sempre su Avanti. Ora, digita nome utente (sarà la “prima parte” della tua email principale) e password, clicca su Non sono un robot e poi su Accetta e continua.

A questo punto, ti viene proposto il pagamento del dominio in base al servizio che hai richiesto. Non ti resta altro, dunque, che procedere con le ultime istruzioni a schermo e digitare quindi il tuo numero di partita IVA, il metodo di pagamento scelto e altri dati richiesti. Comunque sia, ti riporto qui di seguito i prezzi dei domini offerti da Google Workspace.

Business Starter (5,75 euro/mese/utente) — permette di creare email aziendali personalizzate e protette, organizzare videoconferenze su Google Meet con un massimo di 100 partecipanti, offre 30 GB di spazio di archiviazione su Google Drive per ciascun utente e include strumenti avanzati per la gestione e la sicurezza.
Business Standard (11,50 euro/mese/utente) — oltre ai vantaggi del piano precedente, offre anche la possibilità di registrare riunioni su Meet e di avere fino a 150 partecipanti e include 2 TB di spazio di archiviazione.
Business Plus (17,25 euro/mese/utente) — con questo piano il numero di partecipanti a una riunione su Google Meet aumenta a 500 e offre inoltre strumenti per il monitoraggio delle presenze. Mette a disposizione 5 TB di spazio di archiviazione e controlli di gestione e sicurezza avanzati, inclusi Vault e gestione avanzata degli endpoint.

Tutti i piani Google Workspace Business offrono una prova gratuita di 14 giorni e possono essere utilizzati per un massimo di 300 utenti. Se hai bisogno di superare questo limite e accedere a funzionalità avanzate, puoi scegliere il piano Business Enterprise. Questo piano ha un costo variabile basato sui servizi richiesti e può essere attivato contattando direttamente il team di Google.

Ad ogni modo, una volta completato il processo di creazione della tua email aziendale, avrai accesso alla console di amministrazione tramite la quale potrai configurare tutte le impostazioni legate alla tua casella di posta. Maggiori informazioni le puoi trovare su questa pagina del sito Internet ufficiale di Google.

Come creare una mail aziendale con Outlook

email outlook

Il tuo obiettivo è capire come creare una mail aziendale con Outlook? Benissimo, allora, in questo caso, hai la possibilità di creare una mail aziendale tramite il servizio di Microsoft 365 (il servizio di Microsoft che include tutti i servizi e le app dell’azienda, tra cui anche Outlook). Inoltre, puoi scegliere se acquistare un nuovo dominio oppure se utilizzarne uno che è già in tuo possesso.

Dunque, la prima cosa che devi fare è recarti su questa pagina del sito Internet di Microsoft ed effettuare l’acquisto di uno dei piani messi a disposizione dall’azienda. Te li riporto brevemente qui di seguito, così da avere un’idea dei costi e dei servizi offerti.

Microsoft 365 Business Basic (5,60 euro IVA esclusa utente/mese) — tra le cose più rilevanti, questo piano offre la possibilità di creare un indirizzo email personalizzato, 1 TB di spazio di archiviazione nel cloud per dipendente e le versioni Web e per dispositivi mobili di Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
Microsoft 365 Business Standard (11,70 euro IVA esclusa utente/mese) — oltre a tutti i servizi offerti dal piano precedente, con questo abbonamento vi è la possibilità di avere anche le versioni desktop di Word, Excel, PowerPoint e Outlook e altro ancora.
Microsoft 365 Business Premium (20,60 euro IVA esclusa utente/mese) — oltre a tutti i vantaggi dei piani precedenti, in questo caso puoi ottenere anche protezione dalle minacce informatiche contro virus e attacchi di phishing e altro ancora.

Inoltre, ci tengo a informarti che tutti i piani appena menzionati includono anche Microsoft Teams, tuttavia, se desideri risparmiare qualche soldino e pensi di non aver bisogno di Microsoft Teams, allora sappi che tramite questa pagina del sito Internet di Microsoft puoi visualizzare gli stessi piani, senza Teams, a un prezzo leggermente inferiore.

Comunque sia, una volta che hai individuato il piano che più soddisfa le tue esigenze, clicca pure su Acquista ora (o su Prova gratuitamente per un mese) in corrispondenza dello stesso. Ora, nella nuova schermata, specifica il numero di persone a cui è destinato il servizio che stai acquistando, scegli se fare un abbonamento mensile o annuale (quello annuale, nel complesso, costa meno) e clicca su Avanti in basso.

Adesso, nella nuova schermata, immetti l’indirizzo email aziendale che vorresti creare e clicca su Avanti. A questo punto, clicca su Configurare account e compila tutti i campi richiesti con le tue informazioni personali e clicca su Avanti. Ora, effettua la verifica del tuo numero di telefono tramite codice SMS o tramite chiamata. Dopo aver completato la verifica, crea il tuo account amministratore specificando il nome utente, il dominio e la password e clicca su Avanti.

Nell’ultima schermata, devi ora aggiungere il metodo di pagamento e completare così l’acquisto del tuo nuovo dominio email aziendale personalizzato. Se qualcosa non ti è chiaro o hai avuto qualche problema, ti rimando a questa pagina del sito Internet ufficiale di Microsoft nella quale ti viene spiegato come configurare un account Microsoft per aziende.

Infine, ci tengo a precisare che se desideri utilizzare un dominio che già possiedi su Outlook, ciò che devi fare è accedere al pannello di amministrazione di Microsoft tramite questa pagina ed effettuare l’accesso con le tue credenziali Microsoft di un account aziendale già creato. Una volta che sei dentro al pannello, clicca su Configurazione sulla sinistra, poi scorri in basso la pagina e seleziona la voce Configura il tuo dominio personalizzato. Nella pagina successiva, clicca sul pulsante Inizia e poi segui tutte le indicazioni a schermo per completare la procedura. Ulteriori dettagli li puoi trovare su questa pagina del sito Internet di Microsoft.

Altri servizi per creare una email aziendale

email aruba

Esistono chiaramente molti altri servizi per creare una mail aziendale e qui di seguito te ne riporto alcuni che ritengo possano interessarti.

Aruba — si tratta di uno dei servizi di Web hosting più famosi in Italia e per quanto riguarda l’acquisto di un dominio Web con email, nel momento in cui scrivo queste righe e per quanto riguarda un dominio .it, il costo parte da 15,49 euro all’anno IVA esclusa. Tuttavia, c’è anche la possibilità di trasferire un dominio email già in tuo possesso.
Wix — è una piattaforma online che permette di creare siti Internet, di acquistare un dominio Web e anche un dominio per la propria casella di posta aziendale. Ad ogni modo, dopo aver acquistato il dominio personalizzato, al fine di poterlo utilizzare, dovrai poi configurarlo su un servizio che permetta di gestire la posta elettronica con dominio personalizzato, come ad esempio Google Workspace. È un’ottima soluzione per chi desidera creare un sito Web e avere anche un dominio email aziendale associato.
Hostinger — si tratta di un altro servizio online che permette di creare un sito Internet, di acquistare un dominio Web e di creare anche una email aziendale con dominio personalizzato. È una buona soluzione per chi ha bisogno di avere un hosting per il proprio sito e un dominio per la propria email aziendale a prezzi vantaggiosi.
Fastmail — come si evince dal nome stesso di questo servizio, Fastmail permette di creare un’email aziendale in modo molto facile e veloce. Si tratta infatti di un servizio indipendente che si può utilizzare anche senza acquistare un dominio Web (si possono usare domini già in proprio possesso). Il piano base parte da 5 euro al mese.

Infine, ci tengo a segnalarti che sul mio blog ho scritto anche una guida su come creare un dominio email e una sui migliori hosting.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.