Come creare una mailing list
Ogni giorno ricevi, nella tua casella di posta elettronica personale, una miriade di email promozionali provenienti da siti e società diverse. Ci sono alcune di queste email che cestini immediatamente, senza nemmeno pensarci, altre che, invece, ti interessano, alle quali dai un’occhiata, e altre, ancora, che magari costituiscono comunicazioni ufficiali, che ti arrivano perché fai parte di un determinato gruppo di lavoro.
In tutto questo, una cosa è certa: nessuno dei mittenti si metterebbe mai a digitare, indirizzo per indirizzo, tutti i singoli destinatari a cui inviare un’email. Per semplificare questo lavoro si usano le mailing list. Anche tu vuoi inviare delle email predefinite a più persone contemporaneamente, evitando di perdere, ogni volta, parte del tuo prezioso tempo?
Molto bene, procedi con la lettura di quest’articolo. Nella guida di oggi, infatti, ti spiegherò come creare una mailing list, illustrandoti la procedura da seguire utilizzando Gmail, nel caso in cui la tua casella di posta fosse ospitata sul noto servizio di Google; Outlook, nel caso in cui preferissi gestire la posta da client, oppure altri servizi, qualora desiderassi una gestione più professionale della tua mailing list. Sei pronto? Molto bene, allora cominciamo!
Indice
- Informazioni preliminari
- Creare una mailing list con Brevo
- Creare una mailing list con MailUp
- Creare una mailing list con Gmail
- Creare una mailing list con Outlook
- Creare una mailing list con MailChimp
Informazioni preliminari
Una mailing list, come suggerito dal nome stesso, è una lista, più o meno lunga, di indirizzi email che vengono utilizzati come destinatari di un’email che il mittente compone. Ci sono diverse modalità per gestire una mailing list: in locale, tramite un programma di posta elettronica, oppure online, attraverso un servizio dedicato.
Per quanto riguarda questi ultimi, ti parlerò di servizi che integrano al loro interno non solo una mailing list, ma anche una suite di strumenti dedicati a un utilizzo professionale dei dati, soprattutto in ambito marketing e business.
Se utilizzi Gmail per la tua posta elettronica, invece, devi sapere che la tua casella di Google ti offre la possibilità di creare, in modo facile e veloce, un gruppo di indirizzi email, assegnando a quest’ultimo un nome di tua scelta, da digitare al posto dei singoli destinatari. Se volessi avere anche tu la tua casella Gmail personale, ti invito a consultare la mia guida su come creare un account Gmail.
Se la tua casella si appoggia a un altro provider e utilizzi il client Outlook per gestire la tua posta elettronica, puoi utilizzare le funzioni di quest’ultimo per creare una lista di destinatari a cui inviare le tue email. Se avessi bisogno di aiuto per aggiungere il tuo account di posta a Outlook, consulta pure la mia guida su come configurare Outlook. Ma ora entriamo nel vivo di tutte le soluzioni appena menzionate.
Creare una mailing list con Brevo
Brevo è un ottimo servizio che permette di creare, programmare e gestire l’invio di campagne email in modo molto semplice, tramite un apposito editor grafico. Si può usare gratis senza alcun vincolo e supporta tante funzioni interessanti, come l’invio di email transazionali ed SMS, l’invio di email automatiche legate a determinati eventi (es. l’acquisto di un prodotto) e molto altro ancora. È conforme al GDPR (il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati e sulla loro libera circolazione all’interno dell’Unione Europea) e prevede il supporto in italiano.
Oltre al piano gratuito, che prevede fino a 300 email al giorno e contatti illimitati, sono disponibili il piano Lite con prezzi a partire da 19 euro/mese per l’invio di 20.000 email mensili senza tetti giornalieri (si può personalizzare fino a 69 euro/mese per 100.000 email al mese), con assistenza via email e funzioni extra a pagamento, come la rimozione del logo Brevo dai messaggi spediti e la possibilità di realizzare test A/B; il piano Premium che ha prezzi a partire da 49 euro/mese per 20.000 email mensili (arriva a 499 euro/mese per l’invio di 1 milione di email mensili, senza logo Brevo), comprende Marketing Automation, Facebook Ads, test A/B, Landing page, accesso multi-utente, report avanzati e assistenza telefonica; infine c’è il piano Azienda con volume di email personalizzato, invio prioritario, 20+ Landing page, 10+ utenti, SSO (SAML), Account manager e supporto prioritario.
Creare un account su Brevo
Per creare il tuo account su Brevo gratis, collegati alla pagina iniziale del servizio e compila il modulo che ti viene proposto con nome della tua azienda e password che vuoi usare per accedere al servizio, dopodiché clicca sul bottone Inizia subito.
Fatto ciò, accedi alla tua casella email, apri il messaggio ricevuto da Brevo e clicca sul pulsante per confermare la tua email presente in esso. Verrai indirizzato verso un modulo da compilare con dati personali e dati dell’azienda: compilato il modulo, spunta la casella per l’accettazione di Condizioni generali e Politica antispam e premi sul pulsante Chiudi la mia iscrizione (a fondo pagina), per verificare il tuo numero di cellulare e completare così l’iscrizione a Brevo.
Usare Brevo
A registrazione ultimata, non ti resta che collegarti alla pagina di login di Brevo, accedere con l’account appena creato e iniziare a impostare le tue campagne email.
La dashboard del servizio ti darà dei suggerimenti utili su come muovere i tuoi primi passi; ad esempio ti chiederà di impostare una lista di contatti: per fare ciò, clicca sulla scheda Contatti, in alto, e procedi all’importazione di una lista in formato .csv, .xlsx o .txt o all’aggiunta manuale dei contatti, usando gli appositi pulsanti che trovi in alto a destra.
In seguito, dovrai suddividere i contatti in apposite liste, alle quali poi indirizzare le tue campagne. Puoi aggiungere un contatto a una lista sia in sede di creazione, usando l’apposita voce collocata in fondo al modulo di inserimento, che in un secondo momento.
Completata l’importazione dei contatti, puoi passare alla creazione della campagna email vera e propria. Recati, quindi, nella scheda Campagne, seleziona la voce Email dalla barra laterale di sinistra e clicca sul bottone per creare una campagna email. Nella pagina successiva, compila il modulo che ti viene proposto con nome della campagna, oggetto, anteprima di testo, email e nome del mittente; clicca sul pulsante Fase successiva (in alto a destra) e scegli se procedere tramite Editor drag & drop (scelta consigliata, se vuoi creare le tue campagne email nel modo più semplice possibile), Editor di testo avanzato o incollando il codice.
Nel caso in cui tu abbia scelto l’Editor drag & drop, ti ritroverai al cospetto di uno schema molto intuitivo con, sulla sinistra, la lista degli elementi che puoi aggiungere alla tua email (titolo, testo, blocco immagine e così via) e, al centro, l’anteprima dell’email. Sulla destra, invece, ci sono le proprietà dell’elemento selezionato al momento.
Per aggiungere i vari elementi alla tua email, ti basta trascinarli dalla barra di sinistra al punto del documento che preferisci. Per modificarli e regolarne tutte le caratteristiche, invece, ti basta invece cliccare su di essi. Cliccando poi sulle icone di computer, smartphone e tablet che trovi in alto a sinistra puoi visualizzare un’anteprima del risultato finale sui vari device.
Quando sei soddisfatto del risultato ottenuto, clicca sul pulsante Salva ed esci, in alto a destra, dai un’occhiata all’anteprima che ti viene mostrata e, se è tutto in regola, passa alla fase successiva cliccando sull’apposito pulsante (posizionato sempre in alto a destra). Seleziona, quindi, la lista contatti alla quale indirizzare la campagna, premi su Fase successiva, controlla il riepilogo del lavoro svolto e, se è tutto OK, programma l’invio delle tue email premendo sull’apposito tasto.
Come vedi, è tutto molto intuitivo. Se vuoi dei consigli sull’ottimizzazione e la pulizia della lista di contatti per migliorare il tasso di recapito delle email, consulta l’apposito tutorial presente sul sito ufficiale del servizio. Se, invece, vuoi maggiori informazioni sul funzionamento generale di Brevo, consulta la mia guida dedicata.
Creare una mailing list con MailUp
Adesso voglio parlarti di MailUp, un ottimo servizio made in Italy, con interfaccia e assistenza in italiano, che fornisce una soluzione di marketing potente, scalabile e integrata che ti consentirà di relazionarti in maniera proficua con i tuoi clienti mediante campagne di marketing multicanale via email, app di messaggistica ed SMS (con messaggi inviabili in tutto il mondo dotati di campi dinamici e mittente personalizzabile, in quanto MailUp è una piattaforma certificata per gestire con AGCOM la creazione di un alias SMS).
Fondata nel 2003 a Cremona, MailUp è cresciuta in maniera costante negli anni fino a diventare un autorevole punto di riferimento nel mercato italiano con clienti del calibro di BPER Banca, Iperal, Amnesty International e Coin. Tra i suoi principali punti di forza ci sono sicuramente l’affidabilità e la sicurezza dell’infrastruttura di invio (le campagne realizzate sono conformi ai più rigorosi protocolli di sicurezza per la tutela dei dati), così come la deliverability ottimale di tutte le campagne (usa IP, condivisi e dedicati, inseriti nelle più autorevoli whitelist internazionali con monitoraggio costante da parte di un team dedicato, garantendo tassi di recapito pari al 99%) e l’esperienza utente incentrata sul know-how (riceverai non solo supporto costante nella costruzione di campagne efficaci, ma potrai anche accedere a giornate formative dal vivo, webinar, video corsi, tutorial, articoli, white paper, eBook e altro materiale per accrescere il tuo know-how).
MailUp usa un modello “pay per speed”, che prevede un costo per velocità di invio e non per contatti/numero di email inviate — questo significa che, a differenza di quanto accade con molti servizi concorrenti, con qualsiasi piano sottoscritto avrai un numero di invii e contatti illimitato — con quattro offerte totali tra cui scegliere, dalla starter (da 39 euro/mese, consigliata per database fino a 5.000 destinatari) a quella enterprise (totalmente personalizzabile). Puoi trovare la lista completa di piani e prezzi per l’invio email questa pagina. Per gli SMS, invece, occorre acquistare dei crediti (a partire da 64 euro/1.000 crediti per l’Italia).
Si tratta, inoltre, di una piattaforma GDPR compliant, con server localizzati in Europa e funzioni che consentono l’immediato rispetto della normativa (es. moduli di iscrizione che hanno già impostato il flag per consentire il consenso privacy automaticamente) e integrazione con Customer Data Platform, CRM, CMS, piattaforme e-commerce e database esterni, grazie a un’ampia libreria di API e integrazioni.
Tutto questo viene offerto tramite un’interfaccia estremamente intuitiva che ti permetterà di creare campagne in pochi clic mediante BEE, uno degli editor drag and drop tra i migliori del mercato. Potrai usare i tanti modelli pronti all’uso presenti in piattaforma, richiedere un template personalizzato a un team di designer e sviluppatori o partire da zero e creare il tuo modello su misura. Il tutto contando su un layout già automaticamente responsivo. Potrai inoltre usare lo stesso editor per creare pagine di atterraggio e form di iscrizione personalizzati in maniera altrettanto semplice. Molto intuitiva e completa e anche la gestione del database con anagrafica unica, gruppi limitati e filtri di segmentazione avanzati per gestire i destinatari. Meritano poi una menzione anche gli invii automatici e i workflow facili da impostare (es. quelli con cui “stimolare” e riattivare i contatti inattivi o gestire le email transazionali in maniera granulare) e le statistiche avanzate con cui potrai ottenere informazioni dettagliate su ogni invio e report geografici e per dispositivo.
Creare un account su MailUp
Puoi provare MailUp gratis in modo semplicissimo. Tutto quello che devi fare è collegarti alla pagina principale del sito, cliccare sul pulsante per provare la piattaforma e compilare il modulo che ti viene proposto con nome, cognome, email aziendale, azienda ed email personale (se vuoi essere contattato per ricevere soluzioni personalizzate).
Una volta compilato il modulo, scegli se spuntare o meno le caselle relative alle comunicazioni promozionali e clicca sul pulsante per provare la piattaforma. Accedi poi alla tua casella di posta elettronica e attiva il tuo account cliccando sull’apposito link che riceverai entro pochi minuti. Fatto ciò, riceverai username e password per accedere al tuo account su MailUp sempre via email (potrebbe volerci qualche minuto).
Usare MailUp
Un volta creato il tuo account, puoi accedere alla dashboard di MailUp semplicemente collegandoti al sito ufficiale e cliccando sul pulsante Accedi presente in alto a destra. Al primo accesso con i dati temporanei ricevuti via email ti sarà chiesto di impostare una nuova password sicura.
Accederai così al pannello di gestione di MailUp con, di lato, i collegamenti alle sezioni Messaggi, Database building, Automation, Destinatari, Statistiche e Configurazioni e, in alto, il menu con le icone per attivare l’abbonamento, accedere a calendario e stato invii, visualizzare le notifiche, accedere alla sezione aiuto e gestire l’account.
Il primo passo che ti consiglio di compiere è impostare la tua lista di destinatari; quindi vai su Destinatari, scegli Email (visto che in questo tutorial ti sto parlando di mailing list, ma potresti scegliere anche SMS per creare una lista contatti per le campagne via SMS) e premi sul bottone Importa. Avrai così la possibilità di impostare un singolo destinatario compilando la relativa scheda manualmente o di importare contatti da file CSV/TXT, file Excel, file XML o incollarli. Da sottolineare anche la possibilità di importare contatti da Prestashop, Bluelead, Jforma e altre piattaforme.
Durante la fase di creazione di un contatto, tramite la scheda Gruppi, puoi associarlo a un gruppo (esistente o creandone uno nuovo). Potrai poi gestire e modificare facilmente i gruppi tramite la sezione apposita del pannello di gestione di MailUp; tramite la sezione Destinatari > Email potrai invece gestire con facilità iscritti, sospesi, disiscritti, non raggiungibili e inattivi.
Quando sei pronto a creare la tua campagna email, recati nella sezione Messaggi, seleziona l’opzione Email e clicca sul pulsante per creare una nuova email: potrai così scegliere se creare la tua email da un template drag & drop, da editor HTML, da modello HTML, da un file (HTML o ZIP con HTML e immagini), da un URL o da RSS.
Il mio consiglio è di affidarti al template drag and drop, semplicissimo da usare. Ti verrà proposto di scegliere tra i tuoi modelli, i modelli base (con struttura ma senza immagini o altri contenuti) e i modelli grafici (completi di elementi grafici).
Una volta scelto il modello da cui partire, si aprirà l’editor drag and drop di MailUp, che è super intuitivo. Di lato, infatti, trovi una comoda barra degli strumenti con tutto quello che serve: nella sezione Contenuto ci sono i pulsanti per aggiungere titoli, immagini, bottoni, divisori, elementi social, contenuti HTML, video, icone, menu, testi, sticker e GIF; nella sezione Moduli trovi dei modelli di form personalizzabili pronti all’uso, mentre in Impostazioni puoi regolare varie proprietà della pagina come larghezza del corpo, allineamento del corpo, colore di sfondo ecc.
Per aggiungere un elemento alla tua email ti basta selezionarlo dalla barra laterale e trascinarlo nel punto desiderato. Per personalizzare un elemento già presente nella email, invece, ti basta farci clic sopra e usare i tool che compaiono su schermo. Potrai così anche spostare, ridimensionare o cancellare ciascun elemento della tua email.
A lavoro ultimato, assicurati che tutto appaia come desideri sia da PC che da mobile (usando le apposite icone poste in alto a sinistra) e salva il risultato finale cliccando sul bottone apposito (in alto) e impostando poi un Oggetto.
A questo punto troverai tutte le tue email, insieme ai modelli, agli A/B test e alle informazioni sullo stato di invio nel menu Messaggi > Email del pannello di gestione.
Per inviare la tua campagna, clicca sul pulsante ☰ corrispondente all’email da spedire e premi sulla voce per scegliere i destinatari. Se ci sono aspetti da migliorare nel messaggio per aumentarne l’efficacia, ti verrà notificato e potrai consultare il check-up di MailUp per rimediare. Fatto ciò, imposta email mittente, nome mittente, email di risposta, seleziona i destinatari (puoi scegliere tra gruppo di test, gruppi e filtri o tutti); restringi la tua ricerca tramite il pannello proposto e vai avanti per dare accodare i destinatari.
Puoi anche scegliere di pianificare l’invio o inviare subito la comunicazione ai destinatari scelti. Per programmare l’invio automatico delle comunicazioni recati invece nella sezione Automation > Invii automatici (dove trovi anche la funzione Workflow per impostare invii automatici per iscrizioni, benvenuto compleanni ecc. o in base a condizioni quali il verificarsi di eventi, attività del destinatario ecc.) e clicca sul pulsante apposito. Potrai così pianificare l’invio automatico delle email gestendo frequenza di attivazione, condizioni e azioni.
Altro consiglio che ti do è quello di creare form di iscrizione, landing page e/o messaggi di benvenuto andando nella sezione Database building e cliccando sui pulsanti appositi. Anche in questo caso avrai a che fare con un editor drag and drop estremamente intuitivo attraverso cui creare contenuti molto efficaci.
Una volta inviati i messaggi, potrai monitorare tutte le statistiche nella sezione apposita di MailUp, accessibile sempre dal menu laterale.
Per tutti i dettagli e per maggiori informazioni su come funziona il servizio, ti rimando alla guida ufficiale, dove troverai tutto ciò di cui potresti aver bisogno.
Creare una mailing list con Gmail
Come ti ho anticipato in precedenza, se disponi di un account Gmail, la creazione di una mailing list è veramente un gioco da ragazzi: sei praticamente a metà dell’opera. Per creare la mailing list, infatti, puoi procedere in maniera semplicissima: innanzitutto, devi creare un’etichetta nei tuoi Contatti Google (all’interno della quale inserire gli indirizzi di tutti i destinatari). Successivamente puoi scrivere la tua email, digitando il nome dell’etichetta nel campo dedicato all’inserimento dei destinatari. Ecco tutto spiegato in dettaglio.
Per prima cosa, utilizza il tuo browser Web preferito per aprire Contatti e accedi con l’account Google che desideri utilizzare per la tua mailing list. Fatto ciò, nel menu che trovi nella barra laterale sinistra, fai clic su Etichette, quindi su Crea etichetta. A questo punto, inserisci il nome che preferisci e premi il pulsante Salva per confermare.
Ora devi aggiungere all’etichetta appena creata gli indirizzi email dei destinatari. Per fare ciò, ritorna nuovamente nel menu laterale sinistro e fai clic sul pulsante che riporta il nome dell’etichetta che hai appena creato. Noterai subito che l’etichetta sarà ancora vuota: per aggiungere gli indirizzi email, fai clic sul pulsante Crea contatto in alto a sinistra.
Immediatamente, compare sullo schermo una piccola maschera dedicata all’inserimento delle informazioni di contatto: l’unico dato che, considerato il tuo obiettivo, sei obbligato a inserire è l’indirizzo email. Puoi quindi decidere, a tua discrezione, se e quali altri campi della maschera compilare. Puoi ripetere quest’operazione fino a quando non avrai inserito tutti i destinatari.
Una volta terminato l’inserimento dei destinatari, puoi dedicarti alla stesura dell’email da inviare loro. Adesso ti spiego come agire sia da computer che da smartphone e tablet.
PC
Se vuoi agire da PC, non devi far altro che utilizzare il tuo browser Web per aprire Gmail, avendo cura di accedere allo stesso account che hai utilizzato nella fase precedente. Per comporre il tuo messaggio, fai clic sul pulsante Scrivi in alto a sinistra. Nell’angolo in basso a destra dello schermo, comparirà il riquadro dedicato alla stesura dell’email da inviare: compila il campo Oggetto e il corpo del messaggio come se si trattasse di una qualsiasi email.
Prima di inviare il messaggio, seleziona l’etichetta creata in precedenza come destinatario digitando, nel campo A, il nome dell’etichetta in questione e cliccando sul suggerimento automatico che compare in basso. Noterai subito che, in un colpo solo, il campo dei destinatari è popolato con tutti gli indirizzi email che fanno parte dell’etichetta. Se desideri fare in modo che i destinatari non possano essere a conoscenza degli altri indirizzi email a cui è stato inviato il messaggio, rimuovi i destinatari dal campo A e inseriscili nel campo Ccn (copia carbone nascosta), utilizzando l’etichetta esattamente come hai appena fatto.
Quando la tua email è pronta, spediscila utilizzando il tasto blu Invia. Qualora volessi aggiungere o rimuovere alcuni destinatari dalla tua etichetta, non devi far altro che ritornare nei Contatti, selezionare l’etichetta e quindi fare clic sul pulsante Crea contatto, per aggiungere un nuovo destinatario, oppure, per eliminare un destinatario, individuare la riga a quest’ultimo corrispondente, cliccare il tasto Altre azioni in fondo alla riga e selezionare Rimuovi da etichetta. In questo modo, alla prossima email che manderai a questa mailing list, i destinatari saranno aggiornati con le modifiche che hai appena apportato.
Smartphone e tablet
Purtroppo, al momento, è possibile utilizzare la mailing list solamente dalla versione Web di Gmail ma non attraverso l’applicazione ufficiale di Gmail, scaricabile gratuitamente dal Play Store di Android o dall’App Store di iPhone e iPad.
Se hai la necessità di inviare email dall’applicazione, devi procedere come se si trattasse di una email tradizionale: occupandoti tu di inserire manualmente tutti i destinatari nel campo A o, eventualmente, nel campo Ccn, se non vuoi che i destinatari possano vedere gli indirizzi email di tutti gli altri. Se vuoi maggiori dettagli su come inviare un’email a più persone tramite l’app di Gmail, leggi il mio tutorial dedicato.
Creare una mailing list con Outlook
Anche Outlook, il celebre client di posta elettronica per Windows, macOS e dispositivi mobili, mette a disposizione strumenti molto semplici per la creazione della mailing list. Vediamo come agire sia da computer che da smartphone e tablet.
PC
Se vuoi agire da PC, per prima cosa apri Outlook (se non l’hai ancora installato, scopri come fare seguendo il mio tutorial dedicato) e, in basso a sinistra, fai clic sul pulsante la cui icona raffigura due sagome di persone affiancate. Nella schermata che si apre, troverai, in alto a destra, il pulsante Nuovo gruppo contatti: fai clic su di esso e inserisci il nome che preferisci, all’interno del campo Nome della finestra che hai appena aperto.
Sempre rimanendo in questa nuova finestra, fai clic sul pulsante Aggiungi membri e quindi su Nuovo contatto posta elettronica, nel menu a tendina che compare sullo schermo, per aggiungere nuovi indirizzi email alla tua mailing list. Si apre ora sullo schermo un’ulteriore piccola finestra, in cui devi inserire il Nome visualizzato e l’indirizzo di Posta elettronica del destinatario: se non desideri assegnare il nome, utilizza semplicemente l’indirizzo email in entrambi i campi. Per confermare l’inserimento, premi OK. Segui nuovamente questi passaggi per aggiungere tutti gli altri indirizzi email a cui desideri inviare i tuoi messaggi. Quando hai completato l’inserimento, fai clic sul pulsante Salva e Chiudi, in alto a destra.
Se stai utilizzando un Mac, la procedura è molto simile: dopo aver selezionato persone, nel riquadro di spostamento, fai clic sul pulsante Nuovo elenco di contatti, in alto a destra, e inserisci il nome che desideri attribuire al gruppo. A questo punto, fai clic sul pulsante Aggiungi + e digita l’indirizzo email che vuoi aggiungere alla lista; quando hai terminato l’operazione, fai clic su Salva e Chiudi.
Per iniziare a inviare email alla lista di destinatari che hai appena creato, ritorna nella schermata principale di Outlook e seleziona, in basso a sinistra, il pulsante la cui icona raffigura una busta da lettera chiusa. Per comporre il messaggio, fai quindi clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica, in alto a sinistra.
Adesso, compila l’oggetto e il corpo del testo in maniera tradizionale e, per quanto riguarda i destinatari, digita, nel campo A, il nome del gruppo creato in precedenza: ti basta inserire le iniziali, per poi fare clic sul suggerimento che compare in basso. In questo caso, il nome del gruppo viene aggiunto ai destinatari. Per vedere effettivamente quali sono gli indirizzi di posta elettronica inclusi in esso, fai clic sul tasto +, subito a sinistra del nome del gruppo e conferma l’operazione, rispondendo OK all’avviso che compare sullo schermo.
Se desideri evitare che i destinatari del tuo messaggio possano visualizzare le informazioni degli altri destinatari, premi Cc, posiziona il cursore nel campo Ccn della finestra che compare e fai un doppio clic sul nome del gruppo appena creato. Per confermare, premi OK e, quando è tutto pronto, fai clic sul tasto Invia.
Per aggiornare la tua mailing list, ritorna nei contatti attraverso l’apposito pulsante che raffigura le due persone affiancate e fai un doppio clic sul nome del gruppo: si aprirà una finestra identica a quella che hai visto quando hai creato la lista: da qui potrai seguire i passaggi che ti ho mostrato in precedenza. Per aggiungere nuovi destinatari oppure per eliminarne qualcuno, potrai selezionarlo, dal riquadro sottostante, per poi cliccare su Rimuovi membro. Ogni prossima email che invierai alla mailing list, avrà i destinatari aggiornati con le tue ultime modifiche.
Smartphone e tablet
Purtroppo, al momento, l’applicazione mobile di Outlook, scaricabile gratuitamente da Play Store, per smartphone e tablet Android, e App Store, per iPhone e iPad, non integra una funzione di mailing list o una dinamica di gruppo simile a quanto ti ho illustrato per la versione PC, in quanto, una funzione simile, denominata proprio Gruppi, è disponibile solo per i possessori di una sottoscrizione aziendale a Office 365.
Come già visto nel caso di Gmail mobile, puoi ovviare al problema inserendo manualmente i destinatari della tua email: tocca il pulsante che riporta l’icona di una matita, in basso a destra. Ora, componi normalmente l’oggetto e il corpo della tua email, poi, inserisci tutti i destinatari nel campo A oppure nel campo Ccn se desideri che non siano visibili alle altre persone coinvolte nella conversazione. Quando sei pronto, invia il messaggio toccando la freccia situata in alto a destra.
Creare una mailing list con MailChimp
MailChimp è un servizio professionale per la gestione della mailing list attraverso il quale è possibile inviare newsletter o email promozionali utilizzando template predefiniti e accattivanti. Utilizzando MailChimp, si possono gestire gli utenti della mailing list in maniera centralizzata, importando gli indirizzi email dei destinatari e aggiungendo un pulsante al proprio sito Web che permette a nuovi utenti di iscriversi.
I messaggi da inviare possono essere abbelliti utilizzando elementi grafici avanzati, programmando inoltre l’invio delle email in modo da integrare questo strumento nella propria strategia di marketing. MailChimp è un servizio offerto gratuitamente, che prevede però alcuni piani premium necessari per sbloccare le funzionalità più avanzate.
Creare account MailChimp
Per iniziare a utilizzare MailChimp devi, innanzitutto, creare un account: per fare ciò, recati sul sito ufficiale del servizio e fai clic sul pulsante Sign Up Free, in alto a destra. La registrazione è abbastanza semplice e i dati richiesti sono pochi: un indirizzo di posta elettronica, un nome utente (che può anche coincidere con l’indirizzo email) e una password.
Una volta inseriti i dati, procedi con un clic sul pulsante Get Started!. A questo punto, controlla la casella di posta elettronica che hai indicato in fase di registrazione, apri l’email di conferma che hai appena ricevuto da parte di MailChimp e fai clic sul pulsante Activate Account che trovi subito sotto il tuo nome utente. In alcuni casi, dopo aver cliccato il pulsante, si viene reindirizzati verso una pagina Web che richiede un’ulteriore verifica: se così fosse, clicca sul pulsante I’m Not A Robot.
Adesso inizia la procedura di configurazione guidata del tuo account MailChimp. Nei campi First Name e Last Name devi inserire, rispettivamente, il tuo nome e il tuo cognome, dopodiché devi premere sul tasto Continue. Successivamente, rispondi alle domande What’s the name of your business?, inserendo il nome della tua attività personale o professionale, e What’s your website?, inserendo l’URL del sito Web della tua attività o, eventualmente, il link alla tua pagina sui social; conferma cliccando nuovamente sul tasto Continue.
Fatto ciò, devi inserire l’indirizzo della tua attività: si tratta di un dato necessario per adempiere alle norme internazionale in materia di spam. Inserisci, dunque, i dati richiesti e procedi utilizzando il pulsante Continue. Per rispondere alla domanda successiva, Do you have a list of email subscribers?, devi pensare alle tue attuali campagne email: se hai già una lista di indirizzi di persone che si sono iscritte a una mailing list che utilizzi attualmente, rispondi Yes; in caso contrario, rispondi No, dopodiché, ancora una volta, avanza facendo clic sul pulsante Continue.
A questo punto, puoi scegliere, se lo desideri, di collegare i tuoi account Facebook e Twitter. Procedi, quindi, utilizzando il pulsante Continue. Per concludere, clicca per due volte sul pulsante Not right now: in questo modo, eviterai di rispondere ad altri quesiti e manterrai la sottoscrizione gratuita al servizio. Per finire, prima di terminare la procedura cliccando sul pulsante Let’s Go!, scegli se iscriverti o meno alla newsletter bisettimanale di MailChimp usando l’apposita casella di testo.
Creare lista destinatari
Adesso che la configurazione è completata, puoi iniziare a utilizzare MailChimp. Per prima cosa, devi creare una lista di destinatari a cui inviare le tue email: fai quindi clic sul pulsante Lists, nella barra superiore della pagina, quindi sul pulsante Create List, in alto a destra e, infine, nuovamente, su Create List, nel box informativo su sfondo grigio che compare sullo schermo.
Ora devi inserire alcune informazioni sulla lista: List name, cioè il nome della lista che verrà visualizzato dai destinatari; Default from email address, l’indirizzo email dalla quale deve provenire la email e a cui risponderanno i destinatari; Default From name, il nome del mittente visualizzato, le informazioni di contatto e una serie di impostazioni che puoi gestire a tua scelta, tra cui la conferma d’iscrizione per i destinatari, l’inclusione dei campi GDPR (normativa europea in materia di protezione dei dati personali) e la possibilità di ricevere un riepilogo giornaliero delle attività o una notifica singola quando qualcuno si iscrive alla lista o si disiscrive dalla stessa.
Quando hai terminato, fai clic sul pulsante Save per confermare. Per importare i primi indirizzi email a cui inviare la tua mailing list, clicca sul pulsante Import contacts, subito sotto la dicitura You have no contacts. Puoi scegliere di importare i contatti da un file o dalla tua rubrica di Google e altri servizi partner: la via più semplice è quella di creare un piccolo file TXT con il comunissimo Blocco Note e fare un copia-e-incolla di tutti gli indirizzi email, con l’unica accortezza di averli uno sotto l’altro.
Una volta ottenuto il tuo file, seleziona la prima delle opzioni proposte, premi il pulsante Next in basso a destra, quindi fai clic sul pulsante Browse e naviga per localizzare il documento che hai creato poc’anzi, poi conferma cliccando nuovamente Next, in basso a destra. Per completare l’inserimento, fai clic sul pulsante Import, in basso a destra.
Scrivere e inviare email
Ora è il momento di inviare la tua prima email alla lista creata: fai quindi clic sul pulsante Create, in alto a destra, seleziona Email, inserisci nella casella di testo il nome da dare alla tua email e procedi facendo clic su Begin, in basso. Adesso, segui lo schema che ti propone la pagina Web: per selezionare i destinatari, fai clic sul pulsante Add Recipients, quindi seleziona la lista che hai creato prima, dall’elenco a discesa e premi Save per confermare. Il campo del mittente sarà ora compilato automaticamente con i dati che hai indicato in fase di configurazione della lista.
Il terzo campo richiesto è relativo all’oggetto della tua email: clicca sul pulsante Add Subject, quindi inserisci l’oggetto nella casella di testo immediatamente sotto la dicitura Subject e conferma con il pulsante Save. Infine, per procedere alla stesura vera e propria della tua email, fai clic sul pulsante Design Email.
Si aprirà ora la pagina dedicata alla scelta del modello: individua quello che più si addice al contenuto che stai per scrivere e fai clic su di esso. Per modificare il layout della tua email, trascina gli oggetti che trovi nel pannello sulla destra: puoi scegliere tra testi, immagini, filmati e pulsanti interattivi. Per eliminare un blocco dalla tua email, porta il cursore del mouse sullo stesso, individua l’icona del cestino e fai clic, prima su di essa, poi sul pulsante Delete per confermare.
Se, invece, vuoi solo modificare il contenuto di un blocco, utilizza la sua icona penna, apporta le modifiche attraverso il pannello di destra e clicca sul pulsante Save & Close, sempre all’interno del pannello di destra, per confermare le modifiche. Le caselle di testo si aprono direttamente nel pannello, puoi quindi formattare il testo come se stessi lavorando su Word. Per le immagini, invece, dopo aver trascinato il blocco, fai clic su Browse, nel pannello a destra, quindi su Upload, in alto a destra, e seleziona l’immagine che vuoi caricare.
Quando sei soddisfatto del risultato ottenuto, fai clic sul pulsante Save & Close, in basso a destra. Non ti resta ora che fare clic sul pulsante Send, in alto a destra, e, successivamente, sul pulsante Send Now, per inviare immediatamente l’email, o sul pulsante Schedule, nella stessa posizione, per impostare data e ora di invio.
Ovviamente, ti ho mostrato solo una piccola parte delle funzioni che MailChimp ti mette a disposizione: se vuoi provare questo servizio in maniera più approfondita, consulta la mia guida su come funziona MailChimp per scoprire, nel dettaglio, come gestire gli utenti e come inviare le tue newsletter.
Articolo realizzato in collaborazione con Brevo e MailUp.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
