Come diventare assistente virtuale

Dopo averci pensato per un po' di tempo, hai finalmente preso la coraggiosa decisione di lavorare come libero professionista da casa. In effetti al giorno d'oggi il Web offre molte opportunità di lavoro e una di queste è l'assistente virtuale. In questa guida, infatti, farò del mio meglio per spiegarti in cosa consiste questo mestiere e, dunque, se la cosa ti affascina, come diventare assistente virtuale.

Ci tengo ad anticiparti che quello dell'assistente virtuale non è un lavoro per fare soldi facili online, tutt'altro, in quanto da parte tua saranno richiesti molto impegno, dedizione e professionalità. D'altra parte, però, un lavoro interamente da casa conferisce quella libertà che raramente si trova nel classico lavoro da ufficio.

Detto questo, direi che possiamo passare all'azione. Prenditi, dunque, giusto cinque minuti di tempo libero e continua nella lettura di questa mia guida, che mi auguro possa esserti di ispirazione. Non mi resta altro che augurarti una buona lettura e in bocca al lupo per la tua carriera lavorativa!

Indice

• Cosa fa un assistente virtuale
• Come diventare assistente virtuale
• Come trovare lavoro come assistente virtuale

Cosa fa un assistente virtuale

Cominciamo chiarendo quali potrebbero essere tutte le varie mansioni di un assistente virtuale. Ci tengo a premettere che molti, in Italia, quando si parla di “assistente virtuale”, forse rivolgono subito la mente a Siri di Apple, a Google Assistant o ad Alexa di Amazon, in realtà, però, questi sono assistenti digitali o assistenti vocali e non assistenti virtuali. Si tratta, quindi, semplicemente di un limite della lingua italiana oppure di una mancanza di conoscenza di questo nuovo mestiere.

Tornando a noi, ora ti spiego cosa fa un assistente virtuale. Uno dei lavori più diffusi in qualità di assistente virtuale, è quello del segretario/a. Ebbene, oggi è possibile svolgere questa mansione interamente da casa e in qualità di libero professionista. Ad ogni modo, non devi pensare al lavoro da segretario/a che si svolge, ad esempio, in un ufficio legale o in un ufficio dentistico, in quanto l'assistente virtuale fa molto di più e lo fa in modo diverso.

Ad esempio un assistente virtuale, oltre a rispondere a telefonate, mandare email e contattare clienti, potrebbe anche gestire tutta la parte legata al mondo dei social network o curare il sito Internet dell'azienda o del professionista per cui lavora. La parte Web, come ben sai, è ormai diventata fondamentale nelle attività lavorative. Un assistente virtuale, dunque, può anche aiutare ad attirare nuovi clienti attraverso questi canali.

Inoltre, un'altra sostanziale differenza che sussiste con un segretario/a “classico” è che un assistente virtuale, essendo un libero professionista, può lavorare per più di un committente, quindi per più aziende o per più liberi professionisti. Naturalmente, l'assistente virtuale dovrà gestire il proprio tempo in modo tale da garantire un adeguato servizio a tutti i suoi clienti.

In base alle richieste e alle esigenze della persona o dell'azienda per cui un assistente virtuale lavora, potrebbero essere svolte anche le mansioni di traduttore da una lingua specifica, coordinamento del personale, di gestione della contabilità o anche di organizzazione di viaggi aziendali. Insomma, possiamo dire che l'assistente virtuale è un mestiere molto malleabile e che può spaziare davvero tantissimo.

Forse, però, ti stai chiedendo che vantaggio ne trae un'azienda o un libero professionista dal lavoro che un assistente virtuale svolge. Ti posso dire, senza indugio, che ci sono due grossi vantaggi: il primo è che l'azienda o per chi lavora l'assistente virtuale, non deve per forza assumere un dipendente che faccia tutto il lavoro. Come forse sai, un dipendente implica molti costi per un'azienda, che vanno ben oltre il semplice compenso mensile. L'assistente virtuale, invece, riceverà un compenso solo per il lavoro effettivamente svolto. A volte la paga è stabilita su base oraria, mentre altre volte ci si accorda con il committente in base al lavoro da svolgere.

Il secondo vantaggio è che l'assistente virtuale offre un lavoro di qualità al proprio cliente, in quanto, essendo un libero professionista, il suo lavoro si riflette anche sulla sua immagine e sulla sua carriera professionale. Un assistente virtuale cercherà di lavorare bene così che i suoi clienti possano fare un “passaparola”, in modo tale da acquisire lui stesso nuovi clienti.

Come diventare assistente virtuale

Dopo aver capito cosa può fare a livello pratico un assistente virtuale, andiamo al sodo e ora, infatti, ti parlerò di come diventare assistente virtuale.

Partiamo parlando di tutti quelli che potremmo definire requisiti, o meglio delle abilità, capacità e conoscenze che sono sicuramente necessarie e ben gradite da tutti coloro che cercano un assistente virtuale. Il primo requisito, a parer mio, è la capacità comunicativa, sia scritta che orale. Ritengo sia indispensabile per un assistente virtuale saper comunicare in modo efficace sia tramite telefono o tramite videochiamata, ma anche saper scrivere una email o una newsletter in modo grammaticalmente corretto e professionale.

Altra cosa che un assistente virtuale deve saper fare, è utilizzare gli strumenti informatici. Questa capacità è forse ancora più importante della prima, in quanto, un assistente virtuale deve necessariamente avere una grande dimestichezza con ambienti di lavoro come Windows e macOS, strumenti per la produttività come Microsoft 365, client di posta, programmi per videochiamate e così via.

Un'altra cosa che penso sia estremamente importante, è la conoscenza della lingua inglese. Non voglio dire che sia necessario diventare madrelingua, ma almeno saper comprendere un testo scritto e avere una conoscenza di tutti i termini che si usano quotidianamente sul Web. Ormai, lo sai anche tu, l'inglese nella vita lavorativa è la lingua numero uno.

A tal proposito, se pensi di dover migliorare il tuo Inglese o se addirittura vuoi partire da zero, mi sento di consigliarti alcune piattaforme online che ti permettono di raggiungere questo scopo. La prima è Preply, si tratta di un sito (disponibile in realtà anche in qualità di app per Android e iOS/iPadOS) che ti consente di imparare varie lingue (tra cui ovviamente l'Inglese) da casa e con orari totalmente gestibili in base ai tuoi impegni. Ci sono anche alcune lezioni di prova gratis incluse.

Un'altra piattaforma online per imparare l'Inglese è Cambly, un sito (disponibile anche in qualità di app per Android e iOS/iPadOS) che ti consente di effettuare delle video-lezioni con insegnanti madrelingua a qualsiasi ora e a qualsiasi giorno. Ovviamente il tutto si svolge da casa con giorni e orari scelti dall'utente. Puoi registrarti con il codice SALVATORE-ARANZULLA per ottenere interessanti sconti.

Per darti una più ampia scelta, ci tengo a segnalarti anche MosaLingua, una piattaforma online (disponibile anche come app per Android e iOS/iPadOS) che ti dà la possibilità di imparare l'Inglese basilare così come quello professionale, in base a cosa serve maggiormente a te.

Continuando il discorso sulle capacità e qualità per diventare un assistente virtuale, ti consiglio anche di cambiare la tua attitudine e la tua mentalità verso il lavoro. Questo perché in qualità di libero professionista non ci sarà nessuno che ti starà con il fiato sul collo a dirti cosa devi fare. Sarai semplicemente tu che in completa autonomia dovrai gestire il tuo tempo e le tue risorse per portare a termine il tuo lavoro. Inoltre, questo tipo di lavoro richiede anche una costante formazione a livello personale, questo perché le cose cambiano velocemente e per stare al passo, bisogna spesso imparare a usare software nuovi con nuove procedure.

Dopo aver parlato di tutte quelle che sono le caratteristiche fondamentali di un assistente virtuale, voglio parlarti della procedura fiscale che dovresti seguire se desideri intraprendere questo percorso. Come forse già sai o comunque come hai già intuito, per fare l'assistente virtuale hai bisogno di aprire la partita IVA.

Naturalmente io non sono un commercialista, quindi ti consiglio di rivolgerti a un commercialista bravo o al tuo di fiducia, se ne hai già uno. Ad ogni modo, ti anticipo già che al momento in Italia non esiste un codice ATECO che descriva l'attività dell'assistente virtuale. Questo significa che dovrai spiegare bene al tuo commercialista l'attività che stai per avviare, in modo che possa inquadrarti correttamente a livello fiscale.

Il regime che ti consiglierà il commercialista sarà indubbiamente quello forfettario, dato che questo offre numerosi vantaggi, tra cui l'esonero del pagamento dell'IVA. Inoltre, con questo tipo di attività svolte interamente online, non sarai riconosciuto né come artigiano, né sarai iscritto alla camera di commercio, bensì, con tutta probabilità, il commercialista ti iscriverà alla Gestione Separata INPS. Ti consiglio poi di chiarire tutte le questioni fiscali, economiche e legali con il commercialista al quale ti sei rivolto.

Come trovare lavoro come assistente virtuale

Adesso che hai capito quali caratteristiche devi avere e cosa devi fare per diventare assistente virtuale, probabilmente ti stai chiedendo come trovare lavoro come assistente virtuale. Ti informo che ci sono molte vie che puoi percorrere. Lascia che te le illustri.

La prima azione che ti consiglio per farti conoscere e per dimostrare che sei un vero professionista, è quella di creare un tuo sito Web. In questo sito potresti presentare te stesso descrivendo quella che è la tua formazione a livello professionale, la tua esperienza lavorativa e tutti i servizi che puoi offrire alle aziende o alle startup. Ti consiglio anche di caricare sul sito una tua foto, dato che tu e i tuoi clienti potreste anche non vedervi mai di persona, in questo modo sapranno che c'è per davvero un umano dall'altra parte. Si tratta di un aspetto che potrebbe instaurare un maggiore rapporto di fiducia verso i tuoi clienti.

Per creare un sito tutto tuo ci sono davvero molte piattaforme in giro per il Web. Una che ti consiglio è Wix.com, si tratta di una piattaforma online che ti permette di creare un sito Web in modo totalmente gratuito. Ovviamente, se vuoi usarlo in modo professionale e quindi per lavoro, dovrai avere un tuo dominio personalizzato e a tal proposito ti segnalo l'offerta di Wix per Imprenditori e freelancer al costo di 17 euro al mese. Grazie a questo abbonamento premium, avrai la possibilità di ottenere un certificato SSL gratuito, uno spazio di archiviazione di 10 GB e il dominio gratuito per un anno, oltre a molti altri vantaggi.

Il maggior pregio di utilizzare una piattaforma come Wix.com, è quello che non devi avere particolari conoscenze informatiche né conoscere alcun tipo di linguaggio per poter realizzare il tuo sito Web personale. Wix.com permette, infatti, di creare la grafica del sito in modo semplice e intuitivo attraverso degli strumenti a trascinamento oppure facendo un banale clic sull'elemento che desideri inserire all'interno del sito. Quindi, in definitiva, questa piattaforma potrebbe farti risparmiare un po' di soldi che altrimenti dovresti dare a qualcuno per la realizzazione del tuo sito.

Ci sono anche altri modi in cui puoi trovare lavoro come assistente virtuale, ad esempio, ti consiglio di farti pubblicità attraverso i social network, uno fra tutti LinkedIn. Ti consiglio, dunque, di completare al meglio il tuo profilo Linkedin, inserendo tutte le tue competenze ed esperienze e tenendolo anche regolarmente aggiornato. Facendo così, potresti attirare clientela.

Un altro buon metodo per iniziare, è quello di proporsi come assistente virtuale su piattaforme per liberi professionisti come Fiverr.com o Freelancer.com. Queste piattaforme ti permettono di creare un tuo profilo personale e di aggiungere tutte quelle che sono le tue abilità e conoscenze. Fatto ciò, potresti postare su una di queste piattaforme l'annuncio del servizio che offri e attendere che qualcuno ti contatti.

Per approfondire meglio l'argomento in merito a Fiverr.com, ti lascio questa mia guida nella quale ti ho parlato di come funziona Fiverr. Ti segnalo anche un'altra mia guida nella quale ti ho illustrato altre piattaforme per lavorare online come professionista freelance.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.