Come esportare la rubrica di Outlook
La tua rubrica di Outlook è diventata un elenco prezioso di contatti, ma ora hai bisogno di esportarla per trasferirla su un altro dispositivo, condividerla o semplicemente tenerla al sicuro. Beh, sono lieto di informarti che sei capitato proprio nella guida giusta al momento giusto!
Nel corso dei prossimi paragrafi, infatti, ti spiegherò come esportare la rubrica di Outlook. Scoprirai come farlo su Outlook.com, Outlook 365 su Windows (in caso di abbonamento a Microsoft 365), Outlook su macOS, con la nuova versione di Outlook e con quella gratuita, nonché sulle app per Android, iOS e iPadOS. Inoltre, ti mostrerò come importare la rubrica di Outlook direttamente in un foglio di calcolo di Microsoft Excel.
Allora, sei pronto per iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ti serve per concentrarti sulla lettura di questo tutorial e vedrai che anche tu riuscirai a esportare la tua rubrica di Outlook in men che non si dica. Ti auguro buona lettura!
Indice
- Come esportare la rubrica di Outlook.com
- Come esportare la rubrica di Outlook per Windows
- Come esportare la rubrica di Outlook per macOS
- Come esportare la rubrica di Outlook per Android
- Come esportare la rubrica di Outlook per iOS
- Come esportare la rubrica di Outlook in Excel
Come esportare la rubrica di Outlook.com
Iniziamo vedendo come esportare la rubrica di Outlook. In questo caso, a prescindere se hai un PC Windows oppure un Mac, avvia il browser che solitamente utilizzi per navigare su Internet (es. Google Chrome) e collegati alla pagina Persone del sito Web di Microsoft Outlook, che puoi raggiungere anche cliccando sull’icona con i due omini nel menu laterale. Fatto ciò, procedi eventualmente con il login al tuo account Microsoft inserendo le credenziali richieste.
Nella pagina che si apre, clicca sul pulsante ☰ in alto a sinistra e vai su Tutti i contatti. Da qui premi su Gestisci contatti in alto a destra nella barra e seleziona Esporta contatti dal menu che compare. Dopodiché, espandi il menu a tendina Contatti da questa cartella: e scegli Tutti i contatti per esportare tutti i contatti oppure premi sul nome della cartella desiderata (es. Lavoro) contenente i contatti che desideri esportare.
Per finire, clicca sul pulsante Esporta per scaricare la rubrica di Outlook.com in formato CSV. Il file ottenuto può essere usato per importare i contatti in qualsiasi altro client di posta elettronica (es. Gmail, Thunderbird o Yahoo). Se ti servono maggiori informazioni al riguardo, puoi consultare la mia guida su come aprire file CSV.
Come esportare la rubrica di Outlook per Windows
Se vuoi sapere come esportare la rubrica di Outlook per Windows, il programma incluso nel pacchetto Microsoft 365, procedi in questo modo.
Innanzitutto, avvia Outlook 365, cliccando sulla sua icona presente nella barra delle applicazioni, sul Desktop o nel menu Start e pigia prima sul menu File in alto a sinistra e poi sulla voce Apri ed esporta. Nella finestra che si apre al lato, seleziona Importa/esporta e scegli l’opzione Esporta in un file.
A questo punto, premi sul pulsante Avanti, scegli Valori separati da virgola come formato di esportazione, pigia ancora una volta sul bottone Avanti e prosegui nella procedura evidenziando la voce Contatti (oppure selezionando una delle sottocartelle riferite ai contatti disponibili nel programma).
Superato anche questo step, clicca sul pulsante Avanti, poi su Sfoglia…, seleziona il percorso in cui salvare il file CSV con i contatti di Outlook, compila il campo Nome file con il nome che desideri dare al CSV e clicca su OK o dai Invio.
In alternativa, se il tuo intento è quello di esportare un singolo contatto da Outlook 365, procedi in questo modo. Sempre dal client desktop clicca sui due omini nella barra la laterale di sinistra (in modo da accedere alla sezione Persone) e seleziona la cartella in cui è presente il numero da esportare (sfruttando la sezione Contatti personali).
Nel passaggio successivo, seleziona il contatto desiderato con un semplice clic con il tasto sinistro del mouse, recati nella sezione Condividi nel menu Home, pigia su Inoltra contatto e scegli Come biglietto da visita dal menu che compare. Ora, individua il file VCF allegato al messaggio HTML, premi sulla freccia rivolta verso il basso (nella sezione presente sotto all’oggetto) e clicca su Salva con nome dal menu proposto.
Non ti resta che selezionare la cartella di salvataggio, compilare il campo Nome file con il nome da assegnare al file e dare Invio oppure premere sul pulsante Salva. In alternativa, tieni premuto sul file VCF con il tasto sinistro dei mouse e trascinalo nella cartella in cui desideri salvarlo (es. Desktop).
Per avviare il salvataggio vero e proprio dei dati, clicca sui pulsanti Avanti e Fine. Al termine del processo, potrai importare i contatti di Outlook in altri programmi e servizi di posta elettronica, seguendo le indicazioni contenute nella guida linkata nel precedente capitolo.
Se invece utilizzi l’app gratuita Outlook per Windows 10 e successivi, puoi cliccare sull’icona dei due omini nel menu laterale e seguire le stesse indicazioni che ti ho fornito nel capitolo dedicato ad Outlook.com per riuscire a esportare il file CSV contenente l’elenco dei tuoi contatti. Per l’importazione diretta in Outlook, ti basta seguire le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come importare contatti in Outlook.
Come esportare la rubrica di Outlook per macOS
Hai un Mac? In questo caso, puoi esportare la rubrica di Outlook seguendo diversi metodi. Dopo aver avviato il software, clicca sui due omini collocati nella barra laterale di sinistra e segui una di queste procedure.
La prima consiste nel fare clic destro sul contatto che desideri esportare e selezionare Inoltra come vCard (o in alternativa utilizza la combinazione di tasti cmd+j). Fatto ciò, nella sezione presente dopo l’oggetto, c’è un file in formato VCF. Non ti resta che tenere premuto su di esso con il tasto sinistro del mouse e trascinarlo nel punto desiderato in modo da salvarlo (es. Scrivania).
Un’altra soluzione consiste, sempre dopo aver cliccato sui due omini, nel trascinare direttamente il contatto da salvare nella cartella preferita in modo da avere il file VCF. Se, invece, il tuo obiettivo è quello di salvare tutti i contatti presenti su Outlook, selezionali tutti utilizzando la scorciatoia cmd+a e successivamente trascinali nella cartella desiderata tenendo premuto con il tasto sinistro del mouse.
In alternativa, se preferisci, puoi esportare tutti i contatti in un singolo file in formato OLM (compatibile solo con Outlook). Per compiere quest’operazione, Recati nel menu File > Esporta di Outlook (in alto a sinistra) e, nella finestra che si apre, metti il segno di spunta solo accanto alla voce Contatti.
Dopodiché clicca sul pulsante Continua, scegli il percorso in cui salvare il file e clicca sul bottone Salva per completare l’operazione.
Successivamente, per importare i contatti in formato OLM in Outlook per Mac, vai nel menu File > Importa del programma (in alto a sinistra), apponi il segno di spunta accanto alla voce File di archivio di Outlook per Mac (.olm), clicca sul pulsante Continua e seleziona il file che hai esportato in precedenza. come importare contatti in Outlook.
Come esportare la rubrica di Outlook per Android
Se ti stai chiedendo come esportare la rubrica di Outlook per Android dal tuo smartphone o tablet con il “robottino verde”, non devi fare altro che seguire questi semplici step. Per prima cosa, avvia l’app di Outlook premendo sulla sua icona presente nella schermata Home oppure nel cassetto delle applicazioni e pigia sull’icona della casa in alto a sinistra.
Attraverso la barra laterale che compare, fai tap sull’icona dell’ingranaggio in basso a sinistra in modo da accedere alle impostazioni di Microsoft Outlook. Ora, nella sezione Generale, premi su Contatti e successivamente su Sincronizza i contatti. Da qui, sposta su ON l’interruttore presente accanto al tuo indirizzo email di Outlook in modo da abilitare la sincronizzazione.
Ora, non dovrai fare altro che aprire l’app Contatti predefinita sul tuo smartphone/tablet Android, accedere alle impostazioni e abilitare la visualizzazione dei contatti di Outlook. Ad esempio, se utilizzi l’app Contatti di Google, fai così. Dopo averla aperta, pigia sulla tua foto profilo in miniatura in alto a destra (o sulle iniziali del tuo nome) e seleziona Outlook dalla schermata proposta. In questo modo, visualizzerai soltanto i contatti sincronizzati con il tuo account Outlook.
Nel passaggio successivo, premi sui tre puntini in alto a destra e scegli Seleziona per selezionare singolarmente uno o più contatti da esportare oppure Seleziona tutti per selezionarli tutti. Non ti resta che premere sull’icona condividi in alto a destra (presente a sinistra dell’icona cestino) e scegliere il metodo con cui salvare il file VCF (es. inviarlo tramite WhatsApp o Telegram oppure salvarlo su Google Drive). Puoi anche effettuare un tap lungo sul contatto da esportare, selezionare eventualmente altri e poi procedere con la condivisione come visto poco fa.
Come esportare la rubrica di Outlook per iOS
La rubrica di Outlook si può sincronizzare anche con iPhone e iPad. Puoi sia esportare un singolo contatto sfruttando la feature integrata in iOS/iPadOS che tutti i contatti usando un’app di terze parti.
Per esportare un singolo contatto, procedi in questo modo. Apri le Impostazioni di iOS/iPadOS, pigiando sull’icona ingranaggio nella Home screen o all’interno di Libreria app, e premi su Contatti. A questo punto, fai tap su Account e successivamente su Aggiungi account per aggiungere l’account Outlook se non lo hai fatto prima. Ti basta premere su Outlook.com, inserire le credenziali di accesso e seguire la procedura guidata in modo da effettuare il login.
Al termine, dalla schermata Account, pigia su Outlook e sposta su ON soltanto l’interruttore presente accanto a Contatti in modo da attivare la sincronizzazione. Ora, apri l’app Contatti di Apple, recati nella sezione Elenchi pigiando sull’apposita voce in alto a sinistra e fai tap sulla voce Contatti presente nella sezione Outlook in modo da visualizzare soltanto i numeri associati all’account Outlook.
Fatto ciò, effettua una lunga pressione sul contatto da esportare, scegli Condividi dal menu proposto e poi pigia su Fine in alto a destra. Attraverso il menu Condividi proposto, seleziona il metodo di condivisione preferito (es. tramite AirDrop o Mail) oppure scegli Salva su File per salvare il file VCF nella memoria interna del tuo iPhone o iPad.
In alternativa, puoi usare My Contacts Backup. Si tratta di un’app che permette di esportare i contatti di iOS/iPadOS in formato VCF o CSV. È gratis fino a 500 contatti, dopodiché richiede l’acquisto di una versione Pro, che costa 2,29 euro una tantum.
Dopo aver scaricato l’app, avvia My Contacts Backup, consenti all’app di accedere alla tua rubrica e pigia sull’icona dell’ingranaggio che si trova in basso a destra. Vai quindi nel menu Type e scegli se esportare i contatti in formato CSV o vCard (VCF). Fatto ciò, pigia sui pulsanti Fine e Backup/Export e attendi che vanga generato il file con i contatti.
Se compare un messaggio relativo al fatto che il file della rubrica è troppo pesante e bisogna quindi rinunciare all’inclusione delle immagini di profilo, rispondi OK. A file generato, fai poi tap sul pulsante Email e auto—inviati il file con la rubrica di iOS.
Come esportare la rubrica di Outlook in Excel
Dopo aver ottenuto il file VCF o CSV della tua rubrica di Outlook, adesso vorresti importarlo all’interno di Microsoft Excel, il famoso programma realizzato dal colosso di Redmond che permette di creare e gestire fogli elettronici e parte della suite di produttività Office.
Niente paura! Nelle prossime righe ti spiegherò nel dettaglio come procedere utilizzando il programma per Windows e macOS, la versione online oppure l’app per smartphone/tablet Android e iPhone e iPad. Prima di iniziare, però, devi sapere che è necessario possedere un abbonamento a Microsoft 365 per procedere.
Windows
Se possiedi un computer con Windows, devi sapere che i file CSV dovrebbero aprirsi direttamente con Excel. In caso contrario o se si ha a disposizione un file VCF, procedi in questo modo. Clicca con il tasto destro del mouse sul file da aprire, seleziona Apri con dal menu che compare e premi su Excel. Se non vedi l’applicazione di Microsoft, seleziona Scegli un’altra app e cerca Excel nella schermata visualizzata.
Se non la vedi neanche in quest’ultima, clicca su Scegli un’app nel PC, scrivi semplicemente excel nel campo di ricerca in alto a destra (Cerca in Programmi) nella cartella Programmi presente nel Disco locale C:. Dovrai selezionare EXCEL. Fatto ciò, clicca sul pulsante Apri e poi sul bottone Sempre in modo da aprire il file CSV/VCF utilizzando sempre Microsoft Excel.
Un’altra soluzione consiste nell’aprire il file dei contatti direttamente nel programma. Dunque, avvia Excel cliccando sulla sua icona presente nella barra delle applicazioni, sul Desktop oppure all’interno del menu Start, premi su Apri e successivamente su Sfoglia. Tramite Esplora file di Windows, clicca su Tutti i file di Excel e seleziona la voce Tutti i file dal menu che compare.
Ora, seleziona il file CSV o VCF, clicca sul pulsante Apri, premi sul bottone Avanti per due volte consecutive e infine su Fine per visualizzarne il contenuto.
Se utilizzi Microsoft Excel online, invece, fai così. Avvia il browser che solitamente usi per navigare su Internet, collegati al sito di Excel online ed eventualmente effettua il login al tuo account Microsoft inserendo indirizzo email, numero di telefono o nome utente di Skype e password. Fatto ciò, clicca su Cartella di lavoro vuota nella sezione Crea nuovo in modo da creare un nuovo foglio di calcolo in formato xlsx.
Nel passaggio successivo, pigia sul menu File in alto a sinistra, scegli Apri e premi su Apri file da questo dispositivo. Ora, tramite Esplora file, seleziona il file CSV da aprire (al momento non è possibile aprire file VCF) e clicca sul pulsante Apri.
Al termine del caricamento su OneDrive, il documento contenente i contatti esportati in precedenza dovrebbe aprirsi in una nuova finestra di Microsoft Excel. In caso di problemi con i pop—up, ti consiglio di leggere la mia guida dedicata per sbloccarli.
macOS
Proprio come visto con Windows nel capitolo precedente, anche su macOS, i file CSV dovrebbero aprirsi automaticamente con Microsoft Excel. Se ciò non avviene oppure desideri aprire un file VCF, quello che devi fare è semplicemente cliccare con il tasto destro del mouse sul file in questione, scegliere Apri con e pigiare su Microsoft Excel. Se non compare la voce, seleziona Altro…, scegli Microsoft Excel dalla cartella Applicazioni e poi clicca sul pulsante Apri.
In alternativa, avvia Excel (premendo sulla sua icona presente nel Dock o nel Launchpad), clicca su Apri e successivamente su Nel mio Mac nella sezione Altre posizioni. Ora, utilizza il Finder per selezionare il file CSV o VCF da aprire e pigia sul bottone Apri. Concludi l’operazione premendo due volte consecutive sul pulsante Avanti e infine su quello Fine. Se utilizzi Microsoft Excel online, ti basta seguire le stesse indicazioni viste per Windows.
Android
Se cerchi un modo per esportare la rubrica di Outlook in Excel utilizzando il tuo smartphone o tablet Android, devo dirti che puoi farlo soltanto se si tratta di un file in formato CSV. Per procedere, dunque, individua il file in questione (es. tramite il file manager), premici su e seleziona Excel dalla schermata Apri con. Se desideri salvare questa scelta, premi prima sulla voce Ricorda la mia scelta e poi procedi con l’apertura.
In alternativa, apri direttamente l’app Excel dalla schermata Home o dal cassetto delle applicazioni, fai tap su Apri in basso a destra, seleziona il percorso in cui è presente il file CSV (es. Questo dispositivo) e premici su per aprirlo. Per maggiori informazioni, ti suggerisco di leggere la mia guida su come usare Excel su Android.
iOS/iPadOS
Se possiedi un iPhone oppure un iPad e vuoi scoprire come esportare la rubrica di Outlook in Excel, puoi farlo soltanto se si tratta di un file in formato CSV. Dunque, individuano nel percorso in cui l’hai salvato (es. tramite l’app File di Apple) e pigiaci semplicemente su per aprirlo con l’app Excel. In alternativa, effettua una lunga pressione su di esso, seleziona Condividi dal menu che compare, premi su Altro e fai tap su Excel nella sezione Preferiti o Suggerimenti.
Un’altra soluzione consiste nell’aprire direttamente l’app di Microsoft Excel, pigiare eventualmente sull’icona cartella in basso a destra, selezionare App dei file, cercare il file CSV dei contatti e premerci su per procedere con l’apertura. Se desideri approfondire l’argomento, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come utilizzare Excel su iPhone.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
