Come esportare mail da Outlook
Hai bisogno di trasferire tutte le tue email da Outlook ma non sai proprio da che parte cominciare? Magari stai passando a un altro client di posta elettronica, devi fare un backup delle tue conversazioni importanti o vuoi semplicemente organizzare meglio la tua casella di posta. Forse hai centinaia di mail importanti accumulate nel corso degli anni: documenti di lavoro, fatture, comunicazioni con clienti e fornitori o semplicemente ricordi preziosi che non vuoi perdere. Non preoccuparti: capisco perfettamente che la procedura possa sembrarti complessa, soprattutto se non hai molta dimestichezza con le funzionalità avanzate del client di Microsoft, ma sono qui per aiutarti!
Nei prossimi paragrafi ti spiegherò, infatti, come esportare email da Outlook, spiegandoti tutti i metodi possibili per fare questa operazione, che tu stia usando il browser, il programma sul tuo computer Windows o Mac oppure l’app sul tuo smartphone o tablet. Non solo: ti mostrerò anche come trasferire le tue email direttamente su Thunderbird o Gmail, come esportarle in Excel per una migliore organizzazione e persino come salvare tutti i tuoi preziosi contatti email. Ti guiderò attraverso ogni singolo passaggio, mostrandoti le differenze tra la nuova e la vecchia versione di Outlook per Windows, così da non farti perdere nemmeno un dettaglio, indipendentemente dalla versione che stai utilizzando.
Allora, sei pronto per iniziare? Perfetto! Mettiti comodo e segui con attenzione le indicazioni che sto per darti: vedrai che esportare le tue email da Outlook sarà molto più semplice di quanto pensi. Ti garantisco che, una volta completata la lettura di questa guida, sarai in grado di gestire le tue email come un vero professionista, scegliendo il metodo di esportazione più adatto alle tue esigenze. Non dovrai più preoccuparti di perdere messaggi importanti o di non riuscire a trasferirli dove desideri. Buona lettura!
Indice
- Come esportare mail da Outlook
- Come esportare mail da Outlook a Thunderbird
- Come esportare mail da Outlook a Gmail
- Come esportare mail da Outlook a Excel
- Come esportare indirizzi mail da Outlook
Come esportare mail da Outlook
Vorresti esportare tutti i messaggi di posta elettronica oppure soltanto alcuni dal tuo account Outlook, ma non conosci i passaggi da eseguire. Non preoccuparti in quanto nelle prossime righe troverai tutte le indicazioni di cui hai bisogno per effettuare questa operazione sfruttando la Webmail (accessibile da qualsiasi browser), il client desktop per Windows e macOS oppure direttamente l’app per smartphone e tablet Android e iPhone e iPad.
Come esportare mail da Outlook Web
Se desideri sfruttare il sito di Outlook, il primo step da compiere è quello di avviare il browser che solitamente utilizzi per navigare su Internet (es. Google Chrome), collegarti a Outlook.com e premere sul pulsante Accedi. Fatto ciò, compila il campo Posta elettronica, telefono o Skype con ciò che desideri, premi sul pulsante Successivo, compila il campo Password con la password e infine pigia sul tasto Accedi per effettuare il login.
Ora, se il tuo intento è quello di esportare tutte le email, clicca sull’icona dell’ingranaggio collocata in alto a destra, scegli Generale dalla barra laterale di sinistra e poi recati in Privacy e dati. Dalla schermata che compare a destra, clicca sul pulsante Esporta cassetta postale.
Tieni presente che questo processo potrebbe richiedere fino a 4 giorni per essere completato. Una volta che il backup delle mail sarà disponibile, riceverai un’email da parte di Microsoft contenente un link per scaricare direttamente il contenuto della cassetta postale sotto forma di file ZIP. In alternativa, clicca direttamente sulla voce Scarica qui, seguendo il percorso che ti ho indicato poco fa.
Se invece vuoi scaricare soltanto un messaggio di posta elettronica, innanzitutto cercalo (es. nella cartella Posta in arrivo), fai clic destro su di esso e scegli Scarica dal menu che compare. Nella cartella di download predefinita del browser troverai l’email nel formato EML.
Puoi anche salvare il messaggio sotto forma di file PDF. Per fare ciò, dopo aver trovato l’email di tuo interesse, cliccaci su per visualizzarne il contenuto. Fatto ciò, puoi utilizzare sia la combinazione di tasti Ctrl+P su Windows o cmd+p su macOS per accedere subito alla funzionalità di stampa del browser oppure cliccare sui tre puntini in alto a destra (quelli in corrispondenza di Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra) e poi su Stampa. In entrambi casi, dal menu Destinazione, seleziona Salva come PDF e concludi la procedura premendo sul pulsante Salva. Non ti resta che selezionare il percorso di salvataggio tramite Esplora File/Finder.
Come esportare mail da Outlook Windows
Se utilizzi il client desktop sul tuo PC Windows, devi sapere che i passaggi da compiere sono diversi a seconda se hai la nuova versione oppure quella classica del software.
Nel caso di Outlook (new), ti basta seguire praticamente gli stessi step che ti ho proposto nel capitolo precedente per la versione Web. Dovrai soltanto cliccare su Salva con nome al posto di Scarica e selezionare Salva come PDF dal menu Stampante, nel caso in cui volessi salvare l’email come PDF.
Se invece fai uso della versione classica di Outlook (Outlook Classic) e vuoi scaricare tutte le email, devi avviare il programma e fare clic sulla scheda File che si trova in alto a sinistra. A questo punto, seleziona la voce Apri ed esporta dalla barra laterale di sinistra e, nella schermata che si apre, fai clic sul pulsante Importa/esporta, in modo da avviare la procedura guidata di importazione/esportazione dei dati di Outlook.
Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona la voce Esporta in un file dall’elenco che ti viene proposto e fai clic sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona il formato File di dati di Outlook (pst) tra i formati disponibili per l’esportazione e fai clic ancora una volta su Avanti. A questo punto, seleziona la cartella della posta che vuoi esportare (es. [tuacasella]@outlook.it), apponi il segno di spunta accanto alla voce Includi sottocartelle e fai clic su Avanti.
Per impostazione predefinita, il file con l’archivio delle email (backup.pst) viene salvato nella cartella Documenti\File di Outlook, ma è possibile scegliere un percorso di destinazione personalizzato facendo clic sul pulsante Sfoglia. Se vuoi, puoi anche impostare una password per proteggere i messaggi esportati compilando gli appositi campi visualizzati all’inizio del processo.
Adesso concludi l’operazione, premendo sul tasto Fine, e l’esportazione delle email da Outlook sarà avviata. La durata della procedura dipende dal numero di messaggi da salvare e dalla potenza del tuo PC. Il file PST ottenuto ti sarà utile nel processo d’importazione dei messaggi, che puoi avviare sia su Outlook per Windows che sulla versione del software per macOS.
Nel caso di un singolo messaggio di posta elettronica, aprilo in modo da visualizzarne il contenuto, clicca sul menu File in alto a sinistra e scegli Stampa dalla barra laterale di sinistra. Dal menu a tendina presente sotto alla voce Stampante, seleziona Microsoft Print to PDF e poi clicca sul bottone Stampa. Seleziona la cartella di destinazione tramite Esplora File, digita il nome nel campo accanto a Nome file: e concludi l’operazione dando Invio o pigiando sul pulsante Salva.
Come esportare mail da Outlook su Mac
Hai un Mac? Se vuoi esportare tutte le email da Outlook in maniera semplice e veloce, richiama la funzione Esporta dal menu File. È tutto molto semplice. In questo caso, però, il file esportato sarà in formato OLM (non PST) e potrà essere usato solo per trasferire le email in Outlook da un Mac a un altro.
Per esportare email da Outlook 365 Mac, individuala innanzitutto tramite l’elenco nella cartella preferita (es. Posta in arrivo), tieni premuto il tasto sinistro del mouse su di essa e trascinala nella cartella che desideri (es. Scrivania). Verrà creato un file EML.
In alternativa, dopo aver premuto sull’anteprima e visualizzato il contenuto del messaggio, premi sul menu File in alto a sinistra e scegli Salva con nome… oppure utilizza direttamente la combinazione di tasti shift+cmd+s. Modifica eventualmente il nome nel campo accanto a Salva col nome:, modifica il percorso tramite il menu a tendina accanto a Situato in: e concludi premendo sul pulsante Salva.
Anche da Outlook per Mac puoi salvare una mail in formato PDF. Dopo averla aperta, utilizza la combinazione di tasti cmd+p per richiamare la funzione di stampa. In alternativa, fai clic destro sull’anteprima del messaggio e seleziona Stampa… dal menu che compare. In entrambi i casi, premi il pulsante PDF in basso e segui gli stessi passaggi visti poco fa per procedere con il salvataggio nella cartella preferita.
Come esportare mail da Outlook su smartphone e tablet
Almeno nel momento in cui pubblico questo tutorial, l’app di Outlook per Android, iOS e iPadOS non dispone di una funzione che permette di esportare tutte le email in una sola volta. Quindi, puoi salvare un messaggio in maniera molto semplice.
Se possiedi uno smartphone o un tablet Android, per iniziare avvia l’applicativo, premendo sull’apposita icona che trovi nella schermata Home o nel cassetto delle applicazioni. Fatto ciò, individua l’email e premici su per visualizzarne il contenuto. Ora, sfiora i tre puntini in alto a destra (quelli presenti in corrispondenza del nome del mittente), fai uno swipe dal trattino in basso verso su per espandere il menu sottostante e scegli Stampa.
Nel passaggio successivo, premi sul menu in alto, seleziona Salva in PDF e poi fai tap sul pulsante PDF con una freccia rivolta verso il basso. Seleziona la cartella di salvataggio tramite il file manager, personalizza eventualmente il nome tramite il campo in basso e concludi l’operazione pigiando sul tasto SALVA in basso a destra.
Su iPhone e iPad, invece, puoi effettuare la medesima operazione seguendo queste indicazioni. Dopo aver avviato Outlook (premendo sull’apposita icona nella Home screen o all’interno di Libreria app) e aperto l’email che ti interessa, pigia sui tre puntini in alto a destra (quelli accanto all’icona del cestino) e scegli Stampa conversazione.
Fatto ciò, tocca l’icona del quadrato con una freccia rivolta verso l’alto all’interno (l’icona di condivisione) in alto a destra, scegli Salva su File, seleziona la cartella che preferisci, modifica eventualmente il nome tramite il campo in basso e concludi premendo sulla voce Salva in alto a destra.
Come esportare mail da Outlook a Thunderbird
Thunderbird è un’applicazione gratuita e open source molto famosa che permette di gestire la posta elettronica direttamente sul proprio PC Windows o Mac. Consente di gestire più account simultaneamente, offre strumenti per organizzare e filtrare i messaggi in modo efficiente e include diverse funzionalità di sicurezza, come il filtro antispam e la crittografia dei messaggi.
Puoi sfruttare il client di Mozilla per esportare email da Outlook in maniera molto semplice. Tuttavia, quest’operazione può essere fatta al momento soltanto su Windows (su Mac è possibile importare le mail solo da Apple Mail). Il primo step da fare è quello di scaricare e installare Mozilla Thunderbird sul tuo computer direttamente dal sito Web. In caso di problemi, dai un’occhiata alla mia guida dedicata.
Una volta completata l’installazione, avvia Thunderbird, clicca sui tre trattini in alto a destra e seleziona prima Strumenti e poi Importa. Dalla nuova scheda Importazione che si apre, scegli l’opzione Importa da Outlook, premi sul pulsante Continua, lascia selezionato soltanto l’opzione Messaggi di posta e premi ancora una volta sul bottone Continua. Non ti resta che premere sul pulsante Avvia importazione e attendere il completamento della procedura.
L’operazione potrebbe richiedere diversi minuti, a seconda della quantità di email presenti nel tuo account Outlook. Al termine, ti verrà chiesto di riavviare Mozilla Thunderbird. Una volta fatto ciò, dovresti vedere tutte le email importate da Outlook sotto a Cartelle locali.
In caso di problemi con il metodo precedente, devi ricorrere a un software esterno in grado di convertire un file PST di Outlook (ottenuto tramite la procedura che ti ho illustrato in questo capitolo) in un file MBOX compatibile con Thunderbird. Io ti consiglio Convert PST to MBOX di Outlook Freeware, che puoi scaricare gratuitamente.
Vediamo, dunque, come usare Convert PST to MBOX per convertire un file PST nel formato compatibile all’importazione su Thunderbird. Raggiungi il sito ufficiale del programma, scorri la pagina fino in fondo e premi sulla dicitura Download free limited version.
Dopo aver prelevato il file .exe, fai doppio clic su di esso, premi sul tasto Install, poi su Next, accetta i termini di servizio e premi sul tasto Next. Scegli poi se consentire l’installazione dell’addon per Outlook (che non verrà utilizzato in questo mio tutorial) e premi sui tasti Install e Finish, per concludere il setup.
Dopo aver avviato il programma, non devi fare altro che selezionare il file PST tramite l’apposita icona presente sulla riga PST File or folder with PST files. Premi poi sull’icona a fianco della riga Target path for converted messages in MBOX format e scegli il nome da dare al file XBOX che stai per generare. Premi poi sul tasto Run per avviare la conversione.
A conversione ultimata, installa il componente aggiuntivo ImportExportTools NG in Mozilla Thunderbird. Se non sai come si fa, scarica l’add—on dal sito Internet Mozilla Addons, recati nel menu ≡ > Componenti aggiuntivi e temi di Thunderbird e seleziona la voce Installa componente aggiuntivo da file dal menu con l’icona dell’ingranaggio.
Ad operazione completata, riavvia Thunderbird, crea una nuova cartella locale facendo clic destro sulla voce Cartelle locali che si trova nella barra laterale e recati nel menu ≡ > Strumenti > ImportExportTools NG > Importa file mbox di Thunderbird;
Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta accanto alla voce Importa direttamente uno o più file in formato mbox, clicca su OK e seleziona il file MBOX precedentemente ottenuto con la conversione. I messaggi verranno importati nelle sottocartelle della cartella locale che hai creato in Thunderbird.
Come esportare mail da Outlook a Gmail
Se desideri scoprire come sincronizzare Outlook con Gmail, all’interno del mio tutorial dedicato, ti ho spiegato esattamente come procedere per i messaggi in entrata in uscita, il calendario e i contatti.
Come esportare mail da Outlook a Excel
Hai ricevuto alcune informazioni importanti via email e ora desideri esportarle all’interno di un foglio di calcolo in Microsoft Excel, ma non sai come procedere. Non preoccuparti in quanto nei prossimi due capitoli troverai le indicazioni da utilizzare su PC, smartphone e tablet.
PC
Se vuoi utilizzare Outlook (new) sul tuo PC Windows oppure la versione per Mac, tieni presente che puoi salvare soltanto una mail alla volta e soprattutto nel formato PDF. Per fare ciò, dovrai utilizzare iLovePDF. Si tratta di un servizio online gratuito che offre una vasta gamma di strumenti per la gestione dei file PDF. Tra le principali funzionalità proposte, troviamo quella per unire PDF, dividerli, comprimerli, convertirli, modificarli e proteggerli.
Tutti gli strumenti a disposizione sono stati progettati per essere intuitivi e facili da utilizzare. Oltre alla versione Web, inoltre, iLovePDF offre anche un’applicazione desktop e mobile, permettendo di lavorare sui documenti PDF da qualsiasi dispositivo. Per questo tutorial, prenderemo in considerazione lo strumento per convertire PDF in Excel.
Il primo step da fare è quello di scaricare il messaggio di posta elettronica preferito nel formato PDF, seguendo le indicazioni che ti ho fornito nei capitoli precedenti per Windows e macOS. Fatto ciò, apri il browser che preferisci e collegati al sito di iLovePDF. Dopodiché, premi sul pulsante Seleziona PDF file (per selezionare il documento tramite Esplora File/Finder) oppure trascinalo direttamente dalla sua posizione nella finestra. Puoi anche importare il file da Google Drive o da Dropbox cliccando sulle apposite icone.
Una volta fatto ciò, dalla sezione Layout, imposta Un foglio o Fogli multipli a seconda delle tue esigenze e concludi premendo sul pulsante Converti in EXCEL. Una volta completata la conversione, dovrebbe partire il download automatico. Se ciò non avviene, pigia sul bottone Scarica EXCEL.
Per eliminare subito il file dai server di iLovePDF, ti consiglio di cliccare sull’icona del cestino. Puoi anche condividere il link di download o scansionare il codice QR (per scaricare il file direttamente su mobile) premendo sull’icona della catena oppure effettuare l’upload del foglio di calcolo su Google Drive o Dropbox premendo sulla apposita icona.
Se disponi di un PC Windows e utilizzi Outlook Classic, puoi sfruttare due metodi diversi. Il primo consiste nel creare un file CSV mentre il secondo permette di copiare manualmente alcuni dati di un messaggio direttamente in Excel.
Se hai scelto di utilizzare la prima opzione, da Outlook, clicca sul menu File in alto a sinistra, scegli Apri ed esporta e poi clicca sul pulsante Importa/esporta. Dalla finestra che compare, seleziona Esporta in un file, premi sul pulsante Avanti, seleziona Valori separati da virgola e poi pigia ancora una volta su Avanti. A questo punto, seleziona la cartella che preferisci (es. Posta in arrivo), premi sul tasto Avanti, seleziona il percorso di salvataggio del file e/o personalizza il nome tramite il campo Nome file: (dopo aver premuto sul bottone Sfoglia…) e dai OK.
Nella finestra successiva, premendo sul pulsante Mappa campi personalizzati…, hai la possibilità di controllare quali dati delle email vengono trasferiti al file Excel (es. mittente, oggetto e data). Premi il pulsante OK, poi quello Avanti e infine quello Fine. Attendi il completamento dell’esportazione e concludi aprendo il file CSV con Microsoft Excel o un altro programma.
Per utilizzare il secondo metodo, invece, dovrai copiare direttamente la mail in Excel. Dal menu Visualizza di Outlook, individua la sezione Disposizione e pigia sul pulsante Aggiungi colonne. Tramite la sezione Colonne disponibili, seleziona il dato da aggiungere con un semplice clic, premi sul pulsante Aggiungi —> per aggiungerlo nella sezione Mostra le colonne nelle seguenti ordine: e premi sul pulsante OK per salvare e chiudere. Ti consiglio anche di premere sull’opzione Riquadro di lettura nella sezione Layout del menu Visualizza e impostare su Disattivato in modo da avere una visualizzazione più chiara dei dati selezionati.
A questo punto, clicca sull’anteprima della singola email oppure utilizza la combinazione di tasti Ctrl+A per selezionarle tutte e poi usa Ctrl+C per copiare tutto negli appunti. Dopodiché, avvia Microsoft Excel (cliccando sull’apposita icona presente sul Desktop, nella barra delle applicazioni o nel menu Start), apri una nuova Cartella di lavoro vuota, seleziona la cella desiderata e utilizza Ctrl+V per incollare le informazioni selezionate in precedenza.
Smartphone e tablet
Per quanto riguarda smartphone e tablet, puoi esportare email da Outlook a Excel usando l’app iLovePDF per convertire il PDF del messaggio in un file XLSX. Dunque, dopo aver salvato la mail come file PDF (seguendo le indicazioni che ti ho fornito in uno dei capitoli precedenti), scarica iLovePDF dal Google Play Store sul “robottino verde” o dall’App Store su iOS/iPadOS (premendo sul pulsante Installa/Ottieni) e avviala.
Dopodiché, pigia sul menu Strumenti in basso e scegli lo strumento PDF in Excel. Ora, su Android, fai tap su Archiviazione interna, cerca la cartella in cui è presente il PDF e selezionalo. Dopo aver premuto sul pulsante Seguente, attendi prima il caricamento e poi la conversione e, una volta completata, sfiora il tasto Vai al file. Premi sul file appena convertito e seleziona l’applicazione per aprirlo (es. Microsoft Excel).
Su iPhone e iPad, invece, tocca il pulsante + in basso a destra, seleziona File dal menu IMPORTA che compare in basso, cerca e seleziona il PDF dall’app File di Apple e importalo in iLovePDF premendo sulla voce Apri in alto a destra. A questo punto, seleziona il file appena importato, premi sul pulsante PDF in Excel in basso e attendi il caricamento e la conversione. Al termine, fai tap su Vai ai file, premi sui tre puntini in corrispondenza del documento, scegli Condividi dal menu che si apre e seleziona l’app che si interessa per aprirlo (es. Microsoft Excel).
Come esportare indirizzi mail da Outlook
All’interno del mio tutorial su come esportare contatti Outlook, ti ho indicato una serie di metodi da seguire se vuoi effettuare questa operazione su Windows, macOS, Android, iOS, iPadOS oppure direttamente da browser utilizzando Outlook.com. In aggiunta, ti ho spiegato anche come esportare i contatti da Outlook in un file Excel e da Outlook a Gmail, il servizio di posta elettronica proposto da Google.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
