Come esportare mail da Outlook

Hai appena acquistato un nuovo computer, vorresti trasferire su quest’ultimo la posta che avevi in Outlook sul vecchio PC ma non sai come riuscirci? Non ti preoccupare, ho io la soluzione che fa al caso tuo, e ti assicuro che è molto più semplice di quello che immagini!

Utilizzando la funzione di esportazione dei dati inclusa in Outlook, infatti, puoi copiare i tuoi messaggi da un computer all’altro — o anche da un client di posta all’altro — in maniera estremamente facile e veloce. Purtroppo l’importazione dei messaggi in software diversi da Outlook richiede l’utilizzo di soluzioni esterne, che non sono sempre gratuite, ma di questo parleremo nella seconda parte del tutorial.

Se vuoi conoscere tutti i dettagli, non esitare: prenditi cinque minuti di tempo libero e metti in pratica le indicazioni su come esportare mail da Outlook che trovi di seguito. Io per il tutorial ho utilizzato Outlook 2019 per Windows e macOS, ma le indicazioni presenti di seguito dovrebbero andar bene anche per le edizioni più datate della suite (dalla 2007 in su). Allora, sei pronto a metterle in pratica? Trovi tutte le istruzioni di cui hai bisogno proprio qui sotto. Ti auguro una buona lettura!

Indice

• Esportare i messaggi da Outlook
• Importare i messaggi in Outlook
• Importare i messaggi di Outlook in altri client di posta elettronica
• Come salvare mail da app Outlook per Windows
• Come salvare mail da Outlook Web
• Come salvare mail Outlook in PDF

Esportare i messaggi da Outlook

Se vuoi imparare come esportare mail da Outlook, devi avviare il programma e fare clic sulla scheda File che si trova in alto a sinistra. A questo punto, seleziona la voce Apri ed esporta dalla barra laterale di sinistra e, nella schermata che si apre, fai clic sul pulsante Importa/esporta, in modo da avviare la procedura guidata di importazione/esportazione dei dati di Outlook.

Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona la voce Esporta in un file dall’elenco che ti viene proposto e fai clic sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona il formato File di dati di Outlook (pst) tra i formati disponibili per l’esportazione e fai clic ancora una volta su Avanti. A questo punto, seleziona la cartella della posta che vuoi esportare (es. [tuacasella]@outlook.it), apponi il segno di spunta accanto alla voce Includi sottocartelle e fai clic su Avanti.

Per impostazione predefinita, il file con l’archivio delle email (backup.pst) viene salvato nella cartella Documenti\File di Outlook, ma è possibile scegliere un percorso di destinazione personalizzato facendo clic sul pulsante Sfoglia. Se vuoi, puoi anche impostare una password per proteggere i messaggi esportati compilando gli appositi campi visualizzati all’inizio del processo.

Adesso concludi l’operazione, premendo sul tasto Fine, e l’esportazione delle email da Outlook sarà avviata. La durata della procedura dipende dal numero di messaggi da salvare e dalla potenza del tuo PC.

Il file PST ottenuto ti sarà utile nel processo d’importazione dei messaggi, che puoi avviare sia su Outlook per Windows che sulla versione del software per macOS.

Se utilizzi un Mac, invece, puoi esportare le email presenti in Outlook richiamando la funzione Esporta dal menu File. È tutto molto semplice. In questo caso, però, il file esportato sarà in formato OLM (non PST) e potrà essere usato solo per trasferire le email in Outlook da un Mac a un altro.

In alternativa, trascinando una cartella dalla barra laterale del programma al desktop, i messaggi vengono salvati in formato MBOX e puoi usarli per importarli in altri client di posta elettronica.

Importare i messaggi in Outlook

Quando hai finito di esportare mail da Outlook su Windows, puoi usare il file .PST ottenuto per importare facilmente i tuoi messaggi di posta elettronica su un altro computer. In Windows, tutto quello che devi fare è avviare Outlook, fare clic sulla scheda File, in alto a sinistra, selezionare la voce Apri ed esporta dalla barra laterale e premere sul pulsante Importa/esporta.

Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona la voce Importa dati da altri programmi o file e premi sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona il formato File di dati di Outlook (pst), fai clic sul pulsante Avanti e apri il file pst creato in precedenza, usando il pulsante Sfoglia. Clicca quindi su Avanti e Fine e attendi che la procedura di importazione dei messaggi abbia fine. Anche in questo caso, la durata della procedura dipende dal numero di email da caricare e dalla potenza del tuo PC.

Se utilizzi un Mac, puoi importare i messaggi esportati precedentemente da Outlook richiamando la funzione Importa dal menu File o pigiando sul pulsante Importa presente nella scheda Strumenti del programma. Outlook per Mac può importare sia i backup in formato OLM che in PST.

Importare i messaggi di Outlook in altri client di posta elettronica

Vuoi importare i messaggi di Outlook in un altro client di posta elettronica? In questo caso devi ricorrere a soluzioni diverse in base al software che intendi utilizzare.

Se, ad esempio, vuoi importare le email in Thunderbird, puoi impiegare le funzioni di importazione incluse nel programma oppure puoi ricorrere a delle soluzioni esterne per convertire i file PST di Outlook in file MBOX compatibili con Thunderbird.

Per utilizzare le funzioni di importazione incluse in Thunderbird, Outlook deve essere installato sul PC e deve essere in versione a 32 bit. Se questi due requisiti vengono rispettati, puoi avviare l’importazione dei messaggi da Outlook aprendo Thunderbird, pigiando sul pulsante ≡ che si trova in alto a destra e selezionando le voci Strumenti > Importa dal menu che si apre. Successivamente, devi mettere il segno di spunta accanto alla voce Posta, premere su Avanti e scegliere Outlook come programma dal quale importare le email.

Se utilizzi una versione a 64 bit di Outlook o non puoi installare il programma sul tuo PC, devi ricorrere, come accennato in precedenza, a un software esterno in grado di convertire un file PST di Outlook (ottenuto tramite la procedura che ti ho illustrato in questo capitolo) in un file MBOX compatibile con Thunderbird.

Io ti consiglio Convert PST to MBOX di Outlook Freeware, che puoi scaricare gratuitamente. In alternativa, puoi usare Emailchey che è compatibile con tutti i sistemi operativi (Windows, macOS e Linux) con un costo di licenza 29,95 dollari, ma disponibile anche in una versione gratuita in cui vengono mascherati mittente e oggetto dei messaggi.

Vediamo, dunque, come usare Convert PST to MBOX per convertire un file PST nel formato compatibile all’importazione su Thunderbird. Raggiungi il sito ufficiale del programma, scorri la pagina fino in fondo e premi sulla dicitura Download free limited version. Puoi anche procedere al download della versione completa (Advanced version) al costo di 19,95 euro che aggiunge alcune funzionalità aggiuntive, come la possibilità di scegliere le cartelle da includere nel file MBOX.

Dopo aver prelevato il file .exe, fai doppio clic su di esso, premi sul tasto Install, poi su Next, accetta i termini di servizio e premi sul tasto Next. Scegli poi se consentire l’installazione dell’addon per Outlook (che non verrà utilizzato in questo mio tutorial) e premi sui tasti Install e Finish, per concludere il setup.

Dopo aver avviato il programma, non devi fare altro che selezionare il file PST tramite l’apposita icona presente sulla riga PST File or folder with PST files. Premi poi sull’icona a fianco della riga Target path for converted messages in MBOX format e scegli il nome da dare al file XBOX che stai per generare. Premi poi sul tasto Run per avviare la conversione.

A conversione ultimata, installa il componente aggiuntivo ImportExportTools NG in Mozilla Thunderbird. Se non sai come si fa, scarica l’add-on dal sito Internet Mozilla Addons, recati nel menu ≡ > Componenti aggiuntivi di Thunderbird e seleziona la voce Installa componente aggiuntivo da file dal menu con l’icona dell’ingranaggio;

Ad operazione completata, riavvia Thunderbird, crea una nuova cartella locale facendo clic destro sulla voce Cartelle locali che si trova nella barra laterale e recati nel menu ≡ > Strumenti > ImportExportTools NG > Importa file mbox di Thunderbird;

Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta accanto alla voce Importa direttamente uno o più file in formato mbox, clicca su OK e seleziona il file MBOX precedentemente ottenuto con la conversione. I messaggi verranno importati nelle sotto-cartelle della cartella locale che hai creato in Thunderbird.

Se utilizzi Apple Mail, puoi importare dei file MBOX con le email di Outlook semplicemente avviando l’applicazione e selezionando la voce Importa caselle dal menu File che si trova in alto a sinistra.

Come salvare mail da app Outlook per Windows

Tramite l’app Outlook predefinita e gratuita su Windows 10 ed edizioni successive, puoi salvare in formato EML i singoli messaggi. Come? Te lo spiego immediatamente!

Avvia l’app Outlook e fai clic su una della cartelle sulla barra laterale di sinistra dove è presente il messaggio che vuoi scaricare. A questo punto, fai clic sul messaggio, per visualizzarlo nell’anteprima a lato.

Premi adesso sull’icona (…) in alto a destra, in prossimità del destinatario, e fai clic sulla voce Salva nel riquadro che ti viene mostrato. In questo modo, verrà immediatamente scaricato nella cartella Download sul tuo PC una copia del messaggio in formato EML.

Come salvare mail da Outlook Web

Se hai un account di posta elettronica su Outlook.com e vuoi esportare i messaggi di quest’ultimo in Outlook, Thunderbird, Apple Mail o qualsiasi altro client di posta elettronica, non devi far altro che configurare un nuovo account nel programma e compilare il modulo che ti viene proposto usando i seguenti dati.

• Nome: il nome che vuoi usare come intestazione delle tue email
• Indirizzo email: il tuo indirizzo email di Outlook
• Password/Conferma password: la password del tuo indirizzo email su Outlook
• Nome del server IMAP: imap-mail.outlook.com
• Porta IMAP: 993
• Metodo di crittografia IMAP: SSL/TLS
• Nome server SMTP: smtp-mail.outlook.com
• Porta SMTP: 587
• Metodo di crittografia SMTP: STARTTLS

Se invece vuoi esportare i messaggi di Outlook.com in Gmail, in modo da sincronizzare i due servizi di Web Mail, segui le indicazioni contenute nel mio tutorial su come sincronizzare Outlook con Gmail.

In alternativa puoi provare a scaricare tutti i dati della tua casella di posta elettronica di Microsoft in formato PST direttamente da Web. Per fare ciò, collegati alla tua casella su Outlook.com, premi sull’icona ⚙ e seleziona la voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.

Fatto ciò, seleziona le voci Generale > Privacy e dati e fai clic sul pulsante Esporta cassetta postale. Il processo di esportazione può richiedere fino a 4 giorni. Al termine della procedura, riceverai un messaggio di avviso oppure puoi semplicemente tornare in questa sezione e premere sul tasto Scarica qui per prelevare tutta la posta in Outlook in formato PST.

Come salvare mail Outlook in PDF

Se la tua intenzione è quella di salvare una mail di Outlook in PDF, a prescindere dalla versione del client di Outlook installata o se stai utilizzando Outlook da Web, devi sapere che tramite la funzionalità di stampa di un messaggio, puoi selezionare la stampante virtuale PDF per crearne una copia in PDF.

A tal proposito, se vuoi riuscire in questo tuo intento, ti consiglio di leggere con attenzione tutti i suggerimenti che ti ho fornito nel mio tutorial su come salvare una mail in PDF.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.