Come facilitare il lavoro e raggiungere più obiettivi con l’IA

Si sente sempre più spesso parlare di IA, acronimo di Intelligenza Artificiale (che in inglese diventa AI, ossia Artificial Intelligence). Nonostante ciò, sono ancora molte le persone che non hanno ben chiaro a cosa ci si riferisce con questo termine e, soprattutto, quali sono le enormi potenzialità che uno strumento di questo genere può portare nella vita di tutti i giorni, compresa quella lavorativa. L’intelligenza artificiale, infatti, può essere applicata in numerosi settori e, se usata con criterio, permette di facilitare il lavoro e, di conseguenza, raggiungere più obiettivi.

In tal senso, ne è un esempio Bitrix24, una piattaforma online, disponibile anche come app per computer e dispositivi mobili, che fornisce una serie di applicazioni finalizzate all’analisi, alla gestione e all’ottimizzazione del lavoro in azienda. In particolare, CoPilot è uno strumento basato sull’intelligenza artificiale che consente di automatizzare e velocizzare alcune attività di routine, semplificando il lavoro quotidiano e consentendo di aumentare la produttività.

Se ho stuzzicato il tuo interesse e, adesso, vorresti saperne di più su come facilitare il lavoro e raggiungere più obiettivi con l’IA scoprendo nel dettaglio tutte le funzionalità offerte da CoPilot di Bitrix24, non devi far altro che prenderti qualche minuto di tempo libero e dedicarti alla lettura dei prossimi paragrafi. Direi, dunque, di non dilungarci oltre ed entrare nel vivo di questa guida. Buona lettura!

Indice

• Come l'IA può facilitare il lavoro
• Come raggiungere più obiettivi con CoPilot di Bitrix24
• Per maggiori informazioni

Come l’IA può facilitare il lavoro

L’intelligenza artificiale è un campo dell’informatica, in continua evoluzione, che si occupa della progettazione, dello sviluppo e dell’implementazione di algoritmi e sistemi in grado di eseguire compiti che normalmente richiedono l’intelligenza umana.

Il principale obiettivo che l’IA si prefigge di raggiungere è quello di emulare alcune delle capacità cognitive umane affinché sia possibile migliorare l’efficienza, l’automazione e la risoluzione di problemi in diversi contesti, sia nella “normale” quotidianità che nella produzione lavorativa.

A questo punto, molto probabilmente, ti starai chiedendo come tutto ciò sia possibile. In tal caso, devi sapere che l’intelligenza artificiale si basa su diverse tecnologie, tra cui l’apprendimento automatico (in inglese Machine Learning): tramite complessi algoritmi, i sistemi elaborano una vasta quantità di dati per apprendere autonomamente (e quindi senza essere esplicitamente programmati) nuove conoscenze e diventare “più intelligenti”.

Una sottocategoria più complessa del Machine Learning è l’apprendimento approfondito noto come Deep Learning, che sfrutta delle reti neurali artificiali, cioè dei modelli ispirati al funzionamento del cervello umano, per elaborare le informazioni ed eseguire delle attività in totale autonomia.

L’interazione tra i computer e il linguaggio umano, invece, avviene attraverso il processo di elaborazione del linguaggio naturale (o LNP, acronimo inglese di Natural Language Processing). È un ulteriore campo dell’IA che si occupa di una vasta gamma di attività, compreso il riconoscimento del linguaggio, la comprensione del significato, la traduzione automatica e la generazione di testo.

Quest’ultimo processo, permette non solo l’interazione diretta tra IA e utente umano (ne sono un esempio gli strumenti di chat diretta che permettono di formulare domande e ottenere risposte) ma anche numerose altre attività che coinvolgono il linguaggio umano, come la creazione, l’elaborazione e la traduzione di testi.

Come puoi ben immaginare, l’intelligenza artificiale sta riscuotendo un enorme successo, soprattutto nell’ambito lavorativo, in quanto può facilitare il lavoro. In che modo? Oltre alla già citata possibilità di creare ed elaborare testi, l’IA offre idee e consigli per sviluppare un progetto, consente di automatizzare alcuni processi ripetitivi che richiederebbero l’intervento umano e molto altro ancora.

Non è da sottovalutare neanche l’aspetto motivazionale da parte di un lavoratore che, sottratto da attività di routine, può concentrarsi su attività più creative, complesse e stimolanti. Il tutto ha un risvolto positivo in quanto riduce gli errori umani, aumenta l’efficienza del lavoratore, andando al tempo stesso a facilitare le proprie mansioni e a ridurre il carico di lavoro, e consente di raggiungere più obiettivi, sinonimo di maggiore produttività.

Infine, ci tengo a sottolineare che, affinché l’IA possa offrire esclusivamente aspetti positivi, è fondamentale che venga utilizzata in modo etico e responsabile, considerando le implicazioni sociali, legali ed etiche delle sue applicazioni.

Come raggiungere più obiettivi con CoPilot di Bitrix24

Entrando più nello specifico dell’argomento, potrebbe interessarti capire come CoPilot di Bitrix24, un assistente di scrittura basato sull’intelligenza artificiale, può facilitare il lavoro e aiutarti a raggiungere più obiettivi.

Questo strumento è disponibile in tutte le sezioni di Bitrix24 e consente non solo di generare un testo fornendo un input iniziale ma anche di ottenere spunti o idee per la stesura di un contenuto. Inoltre, permette un’attenta analisi di un testo con avanzate funzioni di modifica, correzione e traduzione. In particolare, attivando CoPilot puoi usufruire di tre categorie di strumenti principali.

• Analizza il testo: permette di analizzare un testo inserito con la possibilità di ottenerne una spiegazione, di riassumerlo e/o evidenziarne i pro e i contro.
• Modifica testo: consente di modificare il testo selezionato apportando correzioni e miglioramenti. Sono disponibili anche strumenti per abbreviare o allungare il contenuto, semplificare il testo, tradurlo, aggiungere emoji, creare un indice dei contenuti e molto altro ancora.
• Cambia il tono del testo: tramite questi strumenti è possibile cambiare il tono del testo rendendolo più formale o informale.
• Scrivi per me: sulla base delle indicazioni fornite dall’utente, consente di scrivere diverse tipologie di contenuti, come comunicati stampa, notizie, articoli o messaggi per augurare buone feste.

Adesso che hai ben chiaro quali sono le principali funzionalità di CoPilot, vediamo insieme come utilizzarne nelle singole sezioni di Bitrix24 e quali sono i relativi vantaggi.

Una volta effettuato l’accesso al tuo Bitrix24, sia procedendo dalla versione Web del servizio che scaricando il client ufficiale per PC Windows e macOS, ti troverai al cospetto della sezione Feed alla quale puoi accedere in qualsiasi momento anche premendo sulle voci Collaborazione e Feed nella barra laterale a sinistra.

In questa sezione, puoi interagire con i colleghi tramite la pubblicazione di nuovi messaggi e sondaggi o aggiungendo commenti e reazioni ai contenuti già pubblicati. Solitamente, questa attività richiede molto tempo nella stesura di un nuovo testo, comportando anche un’analisi dello stesso per correggere eventuali errori grammaticali od ortografici, e nell’interazione con contenuti già pubblicati.

CoPilot può velocizzare e semplificare questo processo poiché, specificando alcune informazioni di base, consente di creare un nuovo contenuto partendo da zero o di offrire degli spunti e dei consigli di stesura. Inoltre, consente anche di analizzare un testo già scritto per correggere eventuali errori e apportare modifiche, come la possibilità di modificare il testo scegliendo un tono più formale o informale e di ridurre o allungare un contenuto.

Puoi attivare CoPilot selezionando l’opzione Messaggio collocata nel menu in alto e premendo sulla voce CoPilot (o sulla la barra spaziatrice della tastiera), se desideri creare o analizzare un nuovo contenuto da pubblicare, o selezionando l’opzione CoPilot relativa a un contenuto già pubblicato in modo da analizzarlo, creare un commento di risposta e spiegare le parole poco chiare e i termini complessi. In alternativa, puoi anche selezionare un testo e scegliere l’opzione CoPilot che compare a schermo.

CoPilot è disponibile anche nella sezione Siti e store alla quale puoi accedere premendo sull’apposita voce collocata nella barra laterale a sinistra. In particolare, ti fornisce un aiuto prezioso nella stesura, la modifica e l’analisi dei testi del sito Web da creare, senza necessariamente dover assegnare questa attività a un dipendente.

Puoi attivare CoPolit selezionando un qualsiasi blocco testuale e premendo sulla voce CoPilot nel menu apertosi. Fatto ciò, puoi scrivere una richiesta personalizzata nel campo Descrivi il risultato desiderato o utilizzare i pre-prompts già pronti, come quelli disponibili nella sezione Scrivi per me che consentono di generare automaticamente un contenuto a seconda della tipologia scelta (es. Scrivi una notizia o Scrivi un comunicato stampa).

A titolo informativo, ti segnalo che durante il processo di creazione o modifica di un sito Web puoi anche utilizzare un altro strumento di IA disponibile su Bitrix24 (solo nei piani Professional ed Enterprise). Mi sto riferendo a ImageAssistant AI che permette di generare immagini utilizzando l’intelligenza artificiale sulla base delle indicazioni fornite (in lingua inglese).

Usare CoPilot ti permette anche di risparmiare tempo nella creazione di nuovi incarichi. Senza questo strumento, infatti, dovresti dedicarti personalmente alla stesura della descrizione di ogni incarico, alla creazione di un elenco di controllo per evitare l’oblio e, successivamente, alla lettura di tutti i commenti dei dipendenti, fornendo anche una risposta.

Con CoPilot, invece, puoi velocizzare la procedura di creazione di un nuovo incarico poiché, fornendo un input iniziale, puoi ottenere una descrizione precisa dell’incarico, dividerla tra i dipendenti e generare un elenco di controllo in modo da non dover distribuire gli incarichi manualmente. Inoltre, puoi analizzare i commenti dei partecipanti e comprenderne rapidamente il contesto per fornire risposte e suggerimenti pertinenti.

Oltre alle varie funzionalità di analisi e modifica del testo che ti ho elencato nei paragrafi precedenti, accedendo alla sezione Incarichi e progetti e cliccando sul pulsante Crea, che permette di creare un nuovo incarico, puoi utilizzare strumenti di CoPilot disponibili esclusivamente in questa sezione.

Infatti, dopo aver inserito la descrizione dell’incarico o parte di essa, puoi attivare CoPilot cliccando sull’apposita voce e scegliendo una delle opzioni disponibili: Continua descrizione incarico per completare la descrizione; Semplifica la descrizione dell’incarico per semplificare la descrizione scritta riformulando concetti poco chiari e sostituendo termini complessi; Aggiungi parole di incoraggiamento per offrire alcune frasi di incoraggiamento ai dipendenti e Crea elenco di controllo per creare un elenco di controllo.

CoPilot è disponibile anche nella sezione CRM di Bitrix24 e permette un notevole risparmio di tempo da parte di coloro che sono assegnati alla gestione delle chiamate dei clienti e, in particolare, alla trascrizione delle stesse.

Questo è l’unico compito nel quale CoPilot si sostituisce totalmente all’intervento umano, andando ad elaborare automaticamente la prima chiamata da parte di un cliente: ne trascrive la registrazione, crea un riepilogo della conversazione e compila i campi nella scheda dell’affare.

Senza CoPilot, invece, sarebbe necessario al termine di ogni chiamata, riascoltare la registrazione e appuntare ogni singolo dettaglio dell’ordine, come metodo di pagamento, indirizzo di spedizione, contatti del cliente ed eventuali richieste, andando poi a inserire manualmente tutti questi dati nella scheda CRM.

CoPilot, che è attivo per impostazione predefinita, permette invece di automatizzare tutto questo processo. Il lavoratore può ovviamente visualizzare l’intera attività di elaborazione della chiamata eseguita da CoPilot e apportare manualmente le modifiche che ritiene più opportune, avendo ben chiaro quali sono i campi compilati automaticamente dallo strumento in quanto contrassegnati da un’apposita icona.

Ci tengo a sottolineare che CoPilot elabora solo la prima chiamata con la possibilità di attivarlo manualmente per successive chiamate da parte dello stesso cliente. È possibile anche abilitare l’elaborazione automatica di tutte le chiamate o disattivare questa funzionalità, avendo comunque la possibilità di attivare manualmente CoPilot per le chiamate di proprio interesse.

Un’altra importante e preziosa applicazione di CoPilot è quella che puoi trovare nella sezione Chat. In questo caso lo strumento non solo è in grado di creare o analizzare un testo ma è anche capace di fornire risposte pertinenti a domande precise.

Infatti, accedendo alla sezione Chat e chiamate, selezionando l’opzione CoPilot e cliccando sul pulsante + o sulla voce Fai una domanda, è possibile avviare una nuova conversazione e, specificando in modo dettagliato la propria richiesta, ottenere un’altrettanto dettagliata risposta con tutte le informazioni desiderate.

Così facendo, l’utente può essere aiutato con una vasta gamma di incarichi ma può anche approfondire la propria conoscenza su determinati argomenti, oltre alla possibilità di ottenere consigli e idee di ogni genere (es. per fare un regalo a un collega).

La particolarità è che CoPilot è in grado di salvare la cronologia delle conversazioni (fino a un massimo di 50 messaggi) e ricordare il contesto della domanda in ogni chat: questo significa che in qualsiasi momento, procedendo dalla relativa chat, è possibile riprendere la conversazione senza dover specificare dettagli precedentemente inviati.

Questa è un’altra funzionalità che permette di semplificare il lavoro in quanto, per qualsiasi dubbio o la necessità di approfondire un argomento, il lavoratore può trovare una risposta pertinente e rapidamente senza dover mai uscire da Bitrix24.

CoPilot offre un prezioso aiuto anche nella scrittura delle email. In particolare, puoi usare questo strumento, sia nella sezione Webmail del tuo Bitrix24 che nelle email del CRM, per scrivere nuovi messaggi di posta elettronica o continuare i testi già iniziati, con la possibilità di usufruire di tutti gli strumenti di analisi del testo per evidenziare i punti principali della corrispondenza, correggere eventuali errori o tradurre il testo in un’altra lingua.

Senza CoPilot, invece, dovresti dedicare molto più tempo nella stesura delle nuove email e nei messaggi di risposta, analizzando più volte il testo per individuare ed eventualmente correggere errori.

In conclusione, come avrai facilmente avuto modo di capire, CoPilot offre un grande aiuto nel lavoro quotidiano senza mai sostituirsi totalmente al lavoratore umano, fatta eccezione per quelle specifiche attività che, se ripetitive, richiederebbero troppo tempo da parte del lavoratore (vedi la trascrizione di una chiamata).

CoPilot, quindi, si propone come un valido strumento di supporto che consente di risparmiare tempo prezioso nelle attività ripetitive e di analisi, riducendo possibili errori e permettendo a ogni singolo dipendente di dedicarsi con maggiore attenzione ad attività più importanti e stimolanti. Conseguenza di ciò, non può che essere un aumento di produttività da parte di ogni lavoratore che avrà modo di raggiungere più rapidamente gli obiettivi prefissati.

Per maggiori informazioni

Vorresti avere maggiori informazioni su Bitrix24 e, in particolare, su CoPilot? In tal caso, se hai già modo di accedere alla piattaforma in questione, puoi semplicemente cliccare sull’icona (?) collocata in alto a destra nel tuo Bitrix24, scrivere “CoPilot” nel campo Trova risposta e premere sull’icona della lente d’ingrandimento, per visualizzare tutte le risorse disponibili.

In alternativa, puoi collegarti direttamente alla sezione Supporto del sito ufficiale di Bitrix24 e trovare tutte le risposte che cerchi in completa autonomia, sia sulle specifiche funzionalità di CoPilot che di altri strumenti disponibili su Bitrix24.

Articolo realizzato in collaborazione con Bitrix24.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.