Come fare backup Outlook

di Salvatore Aranzulla

Sei preoccupato di perdere tutte le tue preziose email, i contatti e gli appuntamenti salvati in Outlook? Capita a molti di avere dubbi su come proteggere questi importanti dati, specialmente se utilizzi diverse piattaforme come Windows, macOS e persino Outlook.com. E cosa succede se volessi fare backup da dispositivi Android o iOS/iPadOS? Non temere, ho la soluzione perfetta per te!

In questa guida, ti mostrerò come fare backup Outlook in tutti questi scenari. Che tu sia un utente Windows, un affezionato di macOS, un abbonato a Microsoft 365 o un utilizzatore del servizio Web Outlook.com, troverai passaggi dettagliati per assicurarti che i tuoi dati siano sempre al sicuro. Inoltre, scopriremo insieme se è possibile eseguire backup da Android e iOS/iPadOS.

Pronto a diventare un esperto nel backup di Outlook? Perfetto, accomodati e iniziamo con questa guida. Buona lettura!

Come fare backup Outlook 365

Outlook 365 Windows

Possiedi un abbonamento a Microsoft 365 e vorresti sfruttare l'applicazione di Microsoft Outlook inclusa per poter effettuare il backup. Nelle prossime righe, ti elencherò i passaggi da seguire in base al tipo di sistema operativo in tuo possesso: Windows o macOS.

Partendo da Windows, apri Outlook, clicca sul menu File in alto a sinistra e premi sulla voce Apri ed esporta. Dalla schermata che compare, clicca quindi su Importa/esporta, scegli l'opzione Esporta in un file e pigia sul pulsante Avanti.

Nel passaggio successivo, seleziona File di dati di Outlook (pst) e clicca ancora una volta su Avanti. Tramite la schermata che compare, seleziona le cartelle di posta elettronica da includere nel backup. Cliccando sul tuo indirizzo email in alto verranno esportati tutte le cartelle disponibili (es. Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata, Posta eliminata, Attività, Calendario, Contatti e così via).

In alternativa, se ad esempio vuoi esportare soltanto la cartella Posta in arrivo, premi su di essa. Puoi scegliere anche se includere o meno le sottocartelle applicando o togliendo la spunta alla voce Includi sottocartelle (è applicata di default).

In aggiunta, cliccando sul pulsante Filtro…, sei in grado di filtrare ulteriormente le email che vuoi esportare utilizzando le varie opzioni proposte. Ad esempio, nella scheda Messaggi c'è l'opzione Cerca il testo con cui poter filtrare i vari messaggi di posta elettronica in base a una parola chiave. Ricordati di cliccare sul pulsante OK per applicare gli eventuali filtri attivati.

Una volta impostato tutto correttamente, premi sul pulsante Avanti per proseguire. Nella finestra che compare, puoi scegliere dove salvare il file .pst esportato. Pigia sul pulsante Sfoglia… e imposta la cartella di backup desiderata (es. Desktop).

Una volta selezionata, premi su OK per tornare alla schermata precedente. Nella sezione Opzione, trovi tre opzioni che permettono di sostituire i duplicati con gli elementi esportati, consentire la creazione di elementi duplicati oppure non esportare elementi duplicati. Scegli quella che ritieni più opportuno premendo sul pallino vuoto dedicato.

Infine, pigia sul bottone Fine per avviare il backup. Considera che questo processo potrebbe durare un po' a seconda di quante email ci sono nella cartella o nelle cartelle selezionata/e. Ad ogni modo, puoi seguire la procedura tramite la finestra proposta.

Al termine, recandoti nella cartella scelta per il salvataggio, troverai un file chiamato backup che potrai salvare dove desideri (es. su un hard disk esterno, su Google Drive, su Dropbox ecc.) oppure aprirlo. In quest'ultimo caso, ti consiglio di leggere la mia guida su come aprire file PST.

Come dici? Hai un Mac? Esiste una procedura da poter utilizzare, ma, al momento della pubblicazione di questa guida, non è ancora attiva. Detto ciò, vediamo i passaggi per procedere in caso di avvenuta attivazione.

Per prima cosa, apri l'applicazione di Microsoft Outlook, clicca sul menu File in alto a sinistra e scegli Esporta… dal menu proposto.

Nello step successivo, seleziona l'opzione File di archivio (.olm), poi scegli gli elementi che vuoi esportare e quindi includere nel backup, seleziona la cartella in cui salvare il file di backup e poi pigia sul bottone Salva.

Come fare backup Outlook Web

Outlook Web

Preferisci usare Outlook.com da browser? No problem. Collegati al sito di Microsoft Outlook, clicca sulla voce Accedi ed effettua l'accesso con il tuo account Microsoft. Ora, dalla schermata principale di Outlook, clicca sull'icona ingranaggio presente in alto a destra, così da accedere alle impostazioni.

Fatto ciò, scegli Generale dal menu laterale e poi vai su Privacy e dati. A questo punto, non ti resta che cliccare sul pulsante Esporta cassetta postale e attendere la procedura di completamento.

Come riportato nella sezione dedicata, il processo potrebbe richiedere fino a quattro giorni per essere completato. Una volta che il backup delle email sarà ultimato con successo, riceverai un messaggio contenente un link tramite il quale scaricare il contenuto della cassetta postale.

Vuoi soltanto esportare la rubrica di Outlook.com e non sai come procedere? Nel mio tutorial dedicato troverai tutti gli step da seguire per poterlo fare in maniera molto semplice.

Come fare backup Outlook: Windows

Outlook Windows

Non disponi di un abbonamento a Microsoft 365 e stai cercando una soluzione da utilizzare per poter effettuare il backup della posta elettronica usando l'app gratuita di Microsoft Outlook, disponibile sul Microsoft Store? Niente di più semplice, in quanto basterà seguire le stesse indicazioni viste nel capitolo precedente, ossia quelle riservate a Outlook.com.

Se, invece, il tuo obiettivo è quello di esportare la rubrica di Outlook per Windows, trovi tutti i passaggi da seguire nella mia guida dedicata.

Come fare backup Outlook: Mac

Outlook Mac

Nel caso di macOS, invece, bisogna seguire gli step visti nel capito dedicato a Outlook 365, in quanto l'applicazione è praticamente la stessa. Un'altra soluzione per poter fare il backup di Outlook sul Mac è quella di sfruttare Time Machine (che crea un backup di tutto il Mac). In questo caso, ti suggerisco di leggere la mia guida su come effettuare un backup con Time Machine per avere tutte le informazioni.

Per esportare la rubrica di Outlook per macOS, invece, ti suggerisco di dare una lettura al mio tutorial dedicato.

Come fare backup Outlook: Android e iOS

Outlook Android

Purtroppo, l'app di Microsoft Outlook per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS e iPadOS non integra una funzione per poter effettuare il backup delle proprie email. Tuttavia, puoi salvare i singoli messaggi che ti interessano come file PDF sfruttando la stampante virtuale PDF predefinita.

Partendo, se usi Android, apri Outlook e individua il messaggio di posta elettronica che desideri salvare in PDF. Puoi aiutarti anche con la funzione di ricerca, pigiando sulla lente di ingrandimento in alto a destra. Una volta individuata e aperta, fai tap sui tre puntini verticali che trovi in corrispondenza del mittente (oppure sotto la data) e scegli Stampa dal menu che compare.

A questo punto, pigia su Seleziona stampante presente sopra e scegli Salva in PDF dal menu proposto. Non ti resta che prendere sull'icona PDF, selezionare la cartella in cui salvare il backup dell'email e pigiare sul pulsante Salva.

Outlook iOS

Su iPhone e iPad, invece, bisogna seguire dei passaggi leggermente diversi. Innanzitutto, apri Microsoft Outlook, quindi premi su tre puntini orizzontali in alto (accanto all'icona cestino) e scegli Stampa conversazione dal menu che compare.

Fatto ciò, fai tap sul quadrato con la freccetta rivolta verso l'alto (icona condividi) e poi scegli Salva su File per salvare il PDF sull'iPhone/iPad o su iCloud oppure scegli un'altra soluzione se, ad esempio, vuoi inviarlo tramite WhatsApp, Telegram, AirDrop, Gmail e così via.

Per avere comunque maggiori informazioni, ti consiglio di leggere il mio tutorial su come salvare la posta elettronica su smartphone e tablet. Infine, se vuoi soltanto sapere come esportare la rubrica di Outlook per Android o come esportare la rubrica di Outlook per iOS, nelle mie guide dedicate troverai tutti i passaggi da seguire per farlo senza troppe difficoltà.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.