Come fare firma digitale su Word

Vorresti apporre la tua firma su un documento che stai redigendo con Word ma non hai la più pallida idea di come riuscirci? Direi allora che, per tua fortuna, sei capitato sulla guida giusta, al momento giusto. Se mi concedi qualche istante del tuo prezioso tempo, infatti, posso spiegarti personalmente come compiere l’operazione in questione.

Nelle righe successive, dunque, andremo a scoprire insieme come fare la firma digitale su Word, sia agendo dalla “classica” versione del programma per Windows e macOS che tramite smartphone e tablet, usando l’apposita applicazione resa disponibile da Microsoft per gli utenti Android e iOS. Se poi non vuoi o non puoi scaricare nuovi software sul tuo dispositivo, sappi che la cosa è fattibile anche tramite Web, utilizzando la versione online di Word.

Ora, però, basta chiacchierare e passiamo all’azione! Posizionati bello comodo, concentrati su quanto riportato qui di seguito e vedrai che, alla fine, potrai dirti ben contento e soddisfatto del risultato ottenuto. Detto ciò, ti auguro, come mio solito, buona lettura e ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come fare la firma digitale su Word da computer
• Come fare la firma digitale su Word Online
• Come fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet

Informazioni preliminari

Prima di entrare nel vivo del tutorial, andandoti a spiegare come fare la firma digitale su Word, ci sono alcune informazioni preliminari, a questo proposito, che è mio dovere fornirti.

Nel caso in cui non ne fossi ancora a conoscenza, devi sapere che esistono diverse tipologie di firme che è possibile apporre sui documenti, alcune delle quali hanno pieno valore legale. Le trovi indicate tutte qui di seguito.

• Firma elettronica “semplice” – consiste nell’imprimere tramite scansione o nel disegnare, mediante un dispositivo “generico” (una penna touch o un mouse), la propria firma. In tal caso, il valore legale viene meno, in quanto non è previsto l’uso di strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti autografati. Ad ogni modo, spetta a un giudice valutare, di volta in volta, se una firma elettronica di questo tipo è autentica o meno.
• Firma elettronica avanzata – si tratta di una una tipologia di firma elettronica che viene generata con mezzi che permettono di dimostrare l’integrità del documento e su cui il firmatario ha un controllo esclusivo e diretto. Ha valore legale, a eccezione che nella stipula di contratti immobiliari.
• Firma elettronica qualificata – rappresenta una delle forme più avanzate di firma elettronica. Può essere applicata tramite strumenti qualificati, come i kit rilasciati dagli enti certificatori, in accoppiata all’uso del software companion, a cui va dato “in pasto” il documento di riferimento, immettendo la password dell’account utente della firma, selezionando il certificato e digitando il codice OTP generato dal dispositivo per la firma remota. Ha pieno valore legale e certifica l’originalità e anche l’integrità dei documenti che sono stati firmati in questo modo.
• Firma elettronica digitale – anche questa è una firma che ha pieno valore legale, in quanto prevede l’utilizzo di sistemi crittografici asimmetrici, vale a dire dei sistemi crittografici in cui una coppia di chiavi (una privata e una pubblica) viene impiegata per verificare l’originalità e l’integrità dei documenti firmati.

Per ulteriori dettagli e, soprattutto, se ti interessa capire come ottenere una firma digitale e come utilizzarla per autenticare i tuoi documenti anche senza Word, puoi consultare i miei tutorial dedicati specificamente a come ottenere la firma digitale e come apporre la firma digitale.

Come fare la firma digitale su Word da computer

Ti interessa capire come fare la firma digitale su Word da computer, utilizzando la classica versione del programma per Windows e macOS? Ti spiego subito in che modo riuscirci, è un vero e proprio gioco da ragazzi. Ti anticipo che puoi agire in vari modi: inserendo l’immagine digitalizzata della tua firma, tracciando la firma al momento con mouse o pennino oppure immettendo la firma elettronica digitale, sfruttando un servizio riconosciuto da Microsoft.

Ciò detto, il primo passo che devi compiere è quello di avviare Word sul tuo PC, selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start (se stai usando Windows) o nel Launchpad (se stai usando macOS).

Se sul tuo computer non hai ancora installato Word, puoi rimediare alla cosa seguendo le istruzioni sul da farsi che ti ho fornito nel mio tutorial sull’argomento. A questo proposito, ci tengo a precisare che devi disporre di un account Microsoft e che non si tratta di un’operazione gratuita. Per riuscirci, infatti, dovrai sottoscrivere l’abbonamento a Office 365 (con costi a partire da 7 euro/mese) che, però, può essere provato a costo zero per 30 giorni.

Dopo aver compiuto i passaggi di cui sopra, una volta visualizzata la finestra di Word sullo schermo, redigi il documento in cui è tua intenzione inserire la firma, recandoti nella sezione Nuovo della barra laterale di sinistra e facendo poi clic sulla voce Documento vuoto, posta a destra, oppure selezionando uno dei modelli disponibili. Puoi anche aprire un file già redatto in precedenza, selezionando la scheda Apri nella barra laterale e scegliendo se prelevarlo da OneDrive, dal computer o da un’altra posizione.

Ora che visualizzi il documento, se vuoi inserire l’immagine digitalizzata della tua firma, clicca nel punto del documento in cui vuoi apporre quest’ultima, dopodiché seleziona la scheda Inserisci che si trova in alto, premi sul pulsante Immagini e seleziona il file della scansione. In seguito, premi sul pulsante Inserisci.

Dopo aver inserito l’immagine della firma nel documento, se lo ritieni necessario, puoi provvedere a ridimensionare quest’ultima e scegliere come collocare il testo adiacente: per quel che concerne il posizionamento, porta il cursore del mouse su uno dei pallini che si trovano sul rettangolo di selezione dell’immagine della firma, facci clic sopra e, continuando a tenere premuto, trascinali. Per definire il posizionamento del testo, invece, clicca sul pulsante Opzioni layout che vedi comparire direttamente accanto all’immagine e fa’ la tua scelta dal menu che si apre.

Se non hai a tua disposizione la scansione della firma e vuoi quindi tracciare quest’ultima al momento, puoi sfruttare gli strumenti per il disegno integrati in Word: dopo aver fatto clic nel punto in cui vuoi firmare, seleziona la scheda Disegno presente in cima e clicca sul tipo di penna che vuoi usare. Per regolarne le proprietà, quali lo spessore e il colore, clicca sulla freccetta che trovi in corrispondenza della penna scelta e agisci dal menu che si apre.

Successivamente, firma pure il tuo documento usando il cursore del mouse. Per usare una tavoletta grafica o un altro dispositivo di input oppure lo schermo del computer (se touch-screen), invece, provvedi prima a fare clic sul pulsante Editor input penna che si trova in alto.

Vuoi apporre la firma elettronica digitale al tuo documento? Allora procedi in questo modo: clicca nel punto del documento in cui vuoi che venga inserita la firma, clicca sulla scheda Inserisci collocata in alto e seleziona l’icona con il foglio e la penna che si trova in alto a destra, per sfruttare la Riga della firma.

Nel riquadro che si apre, digita il nome della persona che è tenuta a firmare, nel campo Firmatario consigliato, indica il titolo della persona nel campo di testo Titolo del firmatario consigliato, fornisci l’indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato nell’apposito campo di testo, inserisci delle istruzioni per il firmatario nel campo di testo preposto e, infine, scegli se consentire al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo della firma e se mostrare la data nella riga della firma, dopodiché fai clic sul pulsante OK.

Per firmare digitalmente il documento in cui è stata inserita la Riga della firma, sarà poi necessario fare doppio clic sul campo della firma, cliccare sul pulsante Sì e seguire le istruzioni proposte da Microsoft nella pagina Web che andrà ad aprirsi nel browser.

Oltre che così come ti ho appena indicato, puoi inserire la firma digitale anche in maniera non visibile. Per riuscirci, clicca sul menu File situato in alto a sinistra, seleziona la voce Informazioni dal menu che compare, premi sul pulsante Proteggi documento, scegli l’opzione Aggiungi firma digitale e procedi in maniera analoga a come ti ho indicato poc’anzi.

Come fare la firma digitale su Word Online

Se non hai Word installato sul computer o se vuoi un’alternativa al “classico” programma di videoscrittura Microsoft, ti comunico che puoi affidarti a Word Online, accessibile da qualsiasi browser e sistema operativo e completamente gratis, per inserire l’immagine di una firma autografa precedentemente scansionata. L’unico requisito richiesto, per potertene servire, è quello di disporre di un account Microsoft.

Per utilizzare Word online, dunque, apri il browser che in genere utilizzi sul tuo computer per navigare in Rete (es. Chrome), recati sulla home page del servizio ed effettua l’accesso al tuo account Microsoft.

Dopo aver compiuto i passaggi di cui sopra, redigi il documento Word su cui intendi apporre la firma, facendo clic sul pulsante Nuovo documento vuoto oppure selezionando uno dei modelli esistenti. In alternativa, puoi selezionare un documento già redatto in precedenza, prelevandolo da OneDrive, facendo clic sul collegamento Altro in OneDrive, oppure effettuandone l’upload al momento, facendo clic sul collegamento Carica e apri.

Una volta visualizzatore l’editor di Word Online con il documento, clicca nel punto del foglio in cui vuoi inserire la firma e poi sulla scheda Inserisci, che si trova in alto. In seguito, seleziona la dicitura Immagine che trovi sempre in cima e scegli, dal menu a tendina che compare, di prelevare dal computer in uso l’immagine della tua firma che devi aver provveduto a scansionare in precedenza, dopodiché seleziona il file di tuo interesse e premi sul bottone Inserisci.

A questo punto, non devi far altro che ridimensionare l’immagine (se necessario) e scegliere come posizionare il testo adiacente. Per modificare le dimensioni dell’immagine, posiziona il puntatore del mouse su uno dei pallini posti sul rettangolo di selezione dell’immagine della firma, facci clic sopra e, continuando a tenere premuto, trascinali. Per quel che concerne il posizionamento del testo, invece, seleziona la scheda Immagine collocata in cima, premi sul menu Disposizione testo e fa’ la tua scelta da quest’ultimo.

A modifiche completate, potrai salvare il file facendo clic sul menu File posto in alto a sinistra, selezionando la voce Salva con nome e poi l’opzione Salva con nome, per salvare il documento su OneDrive, oppure quella Scarica una copia, per salvare il file localmente.

Come fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet

Adesso andiamo a scoprire come fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet, usando l’app del famoso strumento di videoscrittura disponibile per Android e iOS/iPadOS. L’applicazione riprende grossomodo quelle che sono le funzionalità del programma per computer, ma si può usare gratuitamente, a patto che venga effettuato il login all’account Microsoft e che il dispositivo impiegato presenti dimensioni pari o inferiori ai 10.1″. In caso contrario, è necessario sottoscrivere l’abbonamento al servizio Office 365 (con costi a partire da 7 euro/mese). Da notare, poi, che in questo caso specifico è possibile apporre la firma tracciandola direttamente sul display del dispositivo, con le dita o con un pennino.

Ciò detto, per poter firmare digitalmente un documento con Word sul tuo dispositivo mobile, provvedi in primo luogo a prendere quest’ultimo, a sbloccarlo, ad accedere alla schermata home e a selezionare l’icona dell’app (quella con la “W” e il foglio). Se sul tuo dispositivo non hai ancora installato Word, puoi rimediare collegandoti alla relativa sezione del Play Store (su Android) e dell’App Store (su iOS/iPadOS) e procedere da lì.

Ora che visualizzi la schermata principale dell’applicazione, redigi il documento Word su cui vuoi andare ad apporre la firma, facendo tap sulla voce Documento vuoto, previo tap sulla voce Nuovo presente sulla toolbar, oppure selezionando uno dei modelli disponibili. Se hai già redatto il file di tuo interesse, puoi prelevarlo da OneDrive, dall’iPad o da un’altra posizione, recandoti prima nella sezione Apri.

Successivamente, se stai usando uno smartphone, fai in primo luogo tap sul pulsante con la “A” e la matita presente in alto, dopodiché seleziona la voce Disegno dal menu in basso a sinistra e sfiora la dicitura Avvia input penna a esso annesso.

Scegli, dunque, la penna che desideri utilizzare dalla toolbar collocata in basso, regolarne lo spessore e il colore, facendo doppio tap sulla relativa icona e agendo dal menu che si apre, dopodiché traccia sul display del cellulare la firma nel punto in cui intendi inserirla.

Se, invece, stai usando Word da tablet, seleziona la scheda Disegno che si trova nella parte in alto dello schermo e, se non è tua intenzione usare un pennino, verifica che l’interruttore posto in corrispondenza della voce Disegno con le dita sia spostato su ON (altrimenti provvedi tu).

A questo punto, scegli la penna che intendi usare dalla barra degli strumenti in alto. Se vuoi, puoi anche regolarne lo spessore e il colore, facendo doppio tap sulla relativa icona e agendo dal menu che si apre. In seguito, traccia sullo schermo del tuo dispositivo la firma nel punto esatto in cui intendi apporla e il gioco è fatto.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.