Come fare firma digitale su Word

Vorresti apporre la tua firma su un documento che stai redigendo con Word ma non hai la più pallida idea di come riuscirci? Direi allora che, per tua fortuna, sei capitato sulla guida giusta, al momento giusto. Se mi concedi qualche istante del tuo prezioso tempo, infatti, posso spiegarti personalmente come compiere l’operazione in questione.

Nelle righe successive, dunque, andremo a scoprire insieme come fare la firma digitale su Word, sia agendo dalla “classica” versione del programma per Windows e macOS che tramite smartphone e tablet, usando l’apposita applicazione resa disponibile da Microsoft per gli utenti Android e iOS/iPadOS. Se poi non vuoi o non puoi scaricare nuovi software sul tuo dispositivo, sappi che la cosa è fattibile anche tramite Web, utilizzando la versione online di Word.

Ora, però, basta chiacchierare e passiamo all’azione! Posizionati bello comodo, concentrati su quanto riportato qui di seguito e vedrai che, alla fine, potrai dirti ben contento e soddisfatto del risultato ottenuto. Detto ciò, ti auguro, come mio solito, buona lettura e ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come fare la firma digitale su Word da computer
• Come fare la firma digitale su Word Online
• Come fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet

Informazioni preliminari

Capisco che tu voglia iniziare immediatamente a sapere come applicare firma digitale su Word, ma è importante chiarire alcuni aspetti riguardanti il tipo di firma che intendi apporre sul documento. Infatti, esistono diverse tipologie di firma che si possono utilizzare in queste situazioni, alcune delle quali hanno valore legale e sono regolamentate dal Regolamento e-IDAS 910/2014.

• Firma elettronica semplice – consiste nel tracciare la propria firma su un dispositivo elettronico, ma il suo valore legale è limitato. In caso di controversia, spetta a un giudice stabilire l’autenticità della firma, anche attraverso perizie calligrafiche o digitali.
• Firma elettronica avanzata – questo tipo di firma garantisce l’integrità del documento e viene generata con strumenti che il firmatario controlla direttamente, anche se non fisicamente (ad esempio, tramite sistemi remoti o basati su cloud). Ha valore legale, eccetto in specifici contratti che richiedono atti pubblici.
• Firma elettronica qualificata – tra le opzioni disponibili, questa è una delle più affidabili, in quanto viene creata con strumenti certificati rilasciati da enti accreditati. Oltre a garantire l’integrità del documento, ha pieno valore legale e viene equiparata alla firma autografa con riconoscimento in tutta l’Unione Europea.
• Firma digitale – in Italia, la firma digitale rientra nella categoria delle firme elettroniche qualificate ed è dunque considerata pienamente valida a livello legale. Si basa su un sistema crittografico asimmetrico che utilizza una coppia di chiavi (una privata per firmare e una pubblica per la verifica) per garantire autenticità e integrità dei documenti firmati.

Per ulteriori dettagli e, soprattutto, se ti interessa capire come ottenere una firma digitale e come utilizzarla per autenticare i tuoi documenti anche senza Word, puoi consultare i miei tutorial dedicati specificamente a come ottenere la firma digitale e come apporre la firma digitale oppure come firmare un documento digitale per valutare anche soluzioni di terze parti.

Come fare la firma digitale su Word da computer

Se desideri sapere come fare firma digitale su documento Word usando il software desktop, hai a disposizione diverse soluzioni. Una delle più semplici consiste nell’utilizzare la funzione integrata che permette di inserire un campo firma direttamente all’interno del documento.

Per iniziare, su Windows, apri il documento in Word e posizionati nel punto esatto in cui vuoi inserire la firma. Dopodiché vai nella scheda Inserisci in alto e seleziona l’opzione Aggiungi riga della firma (l’icona che mostra un foglio con una matita nella sezione Testo).

A questo punto, nella schermata che si apre, puoi personalizzare il campo firma: nella casella Firmatario consigliato puoi digitare qualsiasi etichetta, come ad esempio “Firma”, il nome della persona che dovrà firmare o qualsiasi altra dicitura idonea al tuo scopo. Se necessario, compila gli altri campi disponibili e premi OK per confermare. Se hai fatto tutto correttamente, verrà aggiunto un campo specifico per l’inserimento della firma nel documento. Una volta completata questa fase, salva il documento utilizzando le opzioni File > Salva o File > Salva con nome e condividilo con chi deve apporre la firma.

Per firmare il documento, è sufficiente fare doppio clic sul campo firma e scegliere se digitare il proprio nome, caricare un’immagine della firma scannerizzata o aggiungere ulteriori dettagli personali tramite il pulsante Dettagli. Di default, Word utilizza un certificato con chiave privata generato sul computer per autenticare il documento, ma puoi modificarlo facendo clic sul pulsante Cambia. Concludi poi l’intera operazione premendo sul tasto Firma. Salva nuovamente il file e tieni presente che qualsiasi ulteriore modifica comporterà la rimozione della firma dal documento.

Se preferisci firmare il documento senza che la firma sia visibile, puoi farlo accedendo alle opzioni avanzate di Word. Apri il documento, clicca sulla scheda File, poi sulle voci Informazioni > Proteggi documento e scegli l’opzione Aggiungi firma digitale. Nella finestra che si apre, specifica il motivo della firma nell’apposito campo, seleziona il certificato corretto tramite il pulsante Cambia e conferma cliccando sul tasto Firma.

Oltre alle firme digitali, puoi anche optare per altre modalità meno formali, come l’inserimento di un’immagine o la creazione manuale della firma, valide sia su Windows che su Mac. Se desideri aggiungere un’immagine della tua firma, vai nella scheda Inserisci, seleziona Immagini > Questo dispositivo (oppure Immagine da file su Mac) e, dopo aver scelto il file desiderato, premi sul tasto Inserisci. Una volta importata l’immagine, clicca su di essa e utilizza l’opzione Davanti al testo nelle Opzioni layout per posizionarla correttamente. Infine, spostala e ridimensionala per adattarla al campo firma.

In alternativa, puoi disegnare la tua firma direttamente nel documento: accedi alla scheda Disegno, seleziona l’icona Penna e scegli il colore e la dimensione del tratto. Con il mouse, disegna la tua firma tenendo premuto il tasto sinistro e il gioco è fatto!

Come fare la firma digitale su Word Online

Se ti stai chiedendo se sia possibile apporre firma digitale su Word, agendo tramite la piattaforma Web gratuita di Word Online, ebbene devi sapere che questa versione non dispone di una funzione integrata per l’inserimento di questa tipologia di firme, ma hai comunque la possibilità di aggiungere un’immagine della tua firma autografa già scansionata.

Per procedere, accedi a Word Online con il tuo account Microsoft e apri il documento che desideri firmare, scegliendolo dall’elenco dei file salvati su OneDrive o caricandone uno nuovo dal tuo computer tramite il pulsante Carica, situato in alto a destra.

Una volta aperto il documento, raggiungi la scheda Inserisci, clicca sul tasto Immagine, quindi seleziona la voce Questo dispositivo. A questo punto, individua il file contenente la tua firma, selezionalo e premi sul tasto Apri per importarlo all’interno del documento.

Dopo aver aggiunto l’immagine, puoi ridimensionarla o posizionarla a tuo piacimento: per modificare le dimensioni, fai clic sull’immagine e trascina uno dei pallini situati ai suoi angoli fino a ottenere la misura desiderata; se vuoi regolare la posizione dell’immagine rispetto al testo, passa alla scheda Formato, clicca sulla voce Disposizione testo e scegli l’opzione che preferisci (ad esempio, In linea con il testo, Dietro al testo o Incorniciato a destra).

Word Online salva automaticamente le modifiche al documento su OneDrive, ma se desideri conservare una copia locale puoi scaricarlo selezionando le voci in alto File > Crea una copia > Scarica una copia.

Come fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet

Se vuoi fare la firma digitale su Word da smartphone e tablet, puoi sfruttare il touch-screen del display del tuo dispositivo per apporre la tua firma in modo semplice e, soprattutto, immediato.

Come prima cosa, scarica l’app ufficiale di Microsoft Word disponibile sia per dispositivi Android (e store alternativi) che per iPhone/iPad. L’app è gratuita per i dispositivi con uno schermo pari o inferiore a 10,1 pollici, mentre per dispositivi più grandi è necessario sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365.

Dopo aver installato e avviato l’app di Word, accedi con il tuo account Microsoft. Puoi scegliere di creare un nuovo documento toccando la scheda Crea e selezionando l’opzione Word oppure aprire un documento esistente direttamente dall’elenco dei file archiviati su OneDrive.

Una volta aperto il documento, individua la scheda Disegno in basso su smartphone e in alto su tablet. Tocca l’opzione Disegna con mouse o tocco per attivare la modalità di disegno e usa il dito per tracciare la tua firma direttamente sullo schermo.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.