Come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo!
Tra i vari servizi email che utilizzi per fini lavorativi e personali ci sono Outlook, Gmail e Yahoo!. Dal momento che le tue caselle di posta elettronica contengono messaggi importanti, vorresti creare delle copie di sicurezza per evitare di perderli, ma non sai come riuscirci. Non preoccuparti, se vuoi posso darti una mano io!
Nei prossimi paragrafi di questa guida, infatti, avrò modo di illustrarti nel dettaglio come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo! utilizzando a tale scopo sia delle funzioni disponibili in alcuni di questi servizi che sfruttando al meglio delle applicazioni di terze parti che sono semplicissime da utilizzare.
Allora, sei pronto per iniziare? Sì? Molto bene: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di seguire passo—passo le “dritte” che ti darò. Ti auguro buona lettura!
Indice
- Come fare il backup di Outlook
- Come fare il backup di Gmail
- Come fare il backup di Yahoo!
- Programmi per fare backup email
Come fare il backup di Outlook
Ti sta chiedendo come fare il backup di Outlook in quanto vorresti salvare sul tuo computer, smartphone o tablet determinate email in modo da tenerle al sicuro in caso di problemi. Nei prossimi due capitoli ti spiegherò come procedere utilizzando semplicemente l’applicazione ufficiale del client.
PC
Per effettuare il backup di Outlook direttamente dal tuo computer, puoi utilizzare l’applicazione (sia quella gratuita che quella disponibile nel tuo abbonamento a Microsoft 365) che direttamente il servizio Web Outlook.com. Tra poco ti spiegherò come fare.
Se desideri usare Outlook 365 e possiedi un computer con Windows, avvia il software e clicca sul menu File, in alto a sinistra. Tramite la schermata che compare, seleziona Apri ed esporta e pigia su Importa/esporta.
Tramite la finestra Importazione/esportazione guidata, seleziona l’opzione Esporta in un file e premi sul pulsante Avanti. Non ti resta che selezionare l’opzione File di dati di Outlook (pst), pigiare sul pulsante Avanti, selezionare la cartella da cui esportare i dati (es. Posta in arrivo, Posta inviata o Bozze) oppure l’indirizzo email per esportare tutto, scegliere se attivare o meno la funzione Includi sottocartelle e premi ancora una volta su Avanti.
Nella schermata successiva, pigia sul pulsante Sfoglia… e seleziona il percorso in cui desideri salvare il file .pst (es. Desktop). Tramite la schermata di Esplora file di Windows, compila il campo di testo di Nome file con il nome che desideri assegnare al file di backup e pigia su OK. Attraverso la sezione Opzioni, scegli l’opzione desiderata fra Sostituisci i duplicati con gli elementi esportati, Consentì la creazione di elementi duplicati o Non esportare elementi duplicati.
Dopo aver premuto su Fine, scegli se aggiungere o meno una password al file di backup. Dunque, compila i campi di Password e Verifica password, attiva o meno la funzione Salva la password nell’elenco delle password e premi su OK per continuare. Puoi seguire l’avanzamento dell’esportazione tramite la finestra che compare sullo schermo. Al termine, troverai il backup all’interno della cartella selezionata in precedenza.
Hai un Mac? Per fare il backup di Outlook puoi sfruttare l’applicazione dedicata, sia se hai un account gratuito che un abbonamento a Microsoft 365. Per prima cosa, apri il programma cliccando sulla sua icona presente nel Dock oppure all’interno del Launchpad e premi sul menu File presente in alto a sinistra.
Dopo aver selezionato Esporta…, scegli gli elementi da esportare nella finestra Esporta nel file di archivio (.olm) e poi pigia sul pulsante Continua. Ora, sfrutta il Finder per selezionare il percorso di salvataggio del file e per impostare un nome. Concludi l’operazione pigiando sul bottone Salva. Una volta esportati i dati riceverai una notifica. Premi su Fine per portare a termine l’operazione.
Se non hai l’abbonamento a Microsoft 365 oppure lo hai ma utilizzi la versione gratuita dell’app di Outlook o ancora desideri usare Outlook.com per effettuare il backup delle mail (in questo caso sia su Windows che su macOS), non ti resta che procedere in questo modo.
Per iniziare, apri l’applicativo del servizio di posta elettronica di Microsoft oppure avvia il browser che utilizzi per navigare su Internet (es. Google Chrome, collegati al sito di Outlook ed eventualmente effettua il login al tuo account Microsoft inserendo i dati richiesti.
A questo punto, premi sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra in modo da accedere alle impostazioni del client mail e successivamente pigia su Generale. Fatto ciò, seleziona Privacy e dati, individua la sezione Esporta cassetta postale e clicca sul pulsante Esporta la cassetta postale. Comparirà accanto la scritta Stato: Esportazione in corso.
Se gestisci più account con Outlook, in corrispondenza della scritta Queste impostazioni vengono applicate a livello di account:, premi sul menu a tendina e seleziona l’indirizzo di posta elettronica su cui desideri operare (sempre nella schermata Privacy e dati).
Grazie a questa opzione, Outlook archivierà tutti i messaggi di posta elettronica, ma anche gli elementi del calendario e i contatti presenti nella cassetta postale. Purtroppo, il processo di esportazione potrebbe richiedere fino a 4 giorni per essere completato. Tutto dipende dalla quantità di email e di altri dati presenti nel tuo account. Ad ogni modo, una volta che la copia sarà disponibile, riceverai un messaggio contenente un link per scaricare il contenuto sul tuo PC.
Smartphone e tablet
Sfortunatamente, l’app di Outlook per Android e iOS/iPadOS non integra una funzione che permette di fare il backup di Outlook. Tuttavia, è possibile sfruttare la stampante virtuale PDF in modo da salvare singolarmente le varie mail nel formato PDF, direttamente nella memoria interna del tuo dispositivo.
Per prima cosa, apri l’app di Outlook, individua il messaggio di posta elettronica di cui desideri effettuare il backup in locale e premici su per visualizzarne il contenuto.
A questo punto, se sei su Android, premi sui tre puntini in alto a destra (quelli collocati sotto la data di ricezione del messaggio e in corrispondenza del mittente), seleziona Stampa dal menu visualizzato e imposta la stampante Salva in PDF premendo sul menu in alto. Non ti resta che concludere l’operazione pigiando sul pulsante PDF, selezionando la cartella in cui desideri salvare l’email in PDF, personalizzando eventualmente il nome del file e facendo tap sul pulsante Salva in basso a destra.
Se, invece, hai un device Apple, sempre dalla schermata di visualizzazione della mail, premi sui tre puntini orizzontali in alto a destra (quelli presenti a sinistra delle icone cestino e archivia) e seleziona Stampa conversazione dal menu che compare. Ora, pigia sull’icona condividi in alto a destra (collocata a sinistra della voce Stampa), scegli Salva su File dal menu proposto, seleziona la cartella in cui desideri salvare il PDF e concludi l’operazione premendo su Salva in alto a destra.
Come fare il backup di Gmail
Se vuoi fare il backup di Gmail, sappi che puoi riuscirci utilizzando un’apposita funzione accessibile dalla pagina relativa alla gestione del proprio account Google (sia da PC che da smartphone e tablet) con il nome di Google Takeout.
Per procedere, recati dunque su questa pagina Web, accedi al tuo account Google (se necessario) e deseleziona tutte le voci che hanno il segno di spunta tramite la voce Deseleziona tutto in alto a destra, lasciando selezionata soltanto Posta relativa a Gmail (ovviamente, se vuoi includere anche gli altri dati nel backup, puoi lasciare selezionate le voci in questione), dopodiché clicca sul pulsante Passaggio successivo posto in fondo alla pagina.
Nella pagina che si apre, personalizza il formato dell’archivio che vuoi salvare, selezionando il metodo di recapito (es. Invia tramite email il link per il download), scegliendo il tipo di esportazione (es. Un solo archivio o Esportazioni pianificate ogni due mesi per un anno), seleziona il tipo di file dell’archivio (es..zip) e le sue dimensioni (da 2GB fino a un massimo di 50 GB).
Per concludere l’operazione, clicca sul pulsante azzurro Crea archivio situato in fondo alla pagina e attendi che l’operazione venga portata a termine. Una volta che l’archivio verrà creato, clicca sul link che hai ricevuto via email, pigia sul pulsante Scarica l’archivio, attendi che venga portato a termine il download dell’archivio contenente il backup del tuo account Gmail ed estraine il contenuto per trovare tutti i tuoi messaggi.
A meno che tu non abbia modificato qualche impostazione in fase di creazione dell’archivio, al termine dello scaricamento dovresti ottenere un file in formato .zip. Se usi Windows, aprilo facendo clic destro su di esso, selezionando poi la voce Estrai tutto nel menu che si apre e selezionando la cartella in cui esportare il contenuto presente al suo interno cliccando prima sul pulsante Sfoglia (per selezionare la cartella di destinazione) e poi Estrai. Su Mac, invece, fai clic destro sul file e poi seleziona la voce Apri nel menu contestuale.
A questo punto, apri la cartella Mail contenuta nell’archivio e il gioco è fatto. Potrai aprire i file in formato .mbox presenti all’interno della cartella per visualizzare i messaggi di posta che hai esportato. Ci sono vari software che permettono di fare ciò, tra cui Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ed Apple Mail, come ti ho mostrato in quest’altra guida.
Come fare il backup di Yahoo!
Se desideri fare il backup di Yahoo!, dal momento che il servizio non integra una funzione ad hoc per creare copie delle proprie email, non hai altra scelta che rivolgerti a uno dei programmi per fare il backup delle email elencati nel prossimo capitolo.
Programmi per fare backup email
Ci sono vari programmi per fare il backup delle email ai quali puoi affidarti, sia per Windows che per macOS. Di seguito ti illustro alcuni che dovresti prendere attentamente in considerazione.
Mail Backup X (Windows/macOS)
Mail Backup X è un programma che ti consiglio di provare per creare backup delle email. È disponibile per Windows (a partire da Windows 8) e per macOS. Permette di eseguire il backup automatico e manuale delle email ricevute e inviate in vari client e servizi di posta (tra cui Gmail e Yahoo!) ed è alquanto semplice da adoperare. Costa 79 dollari, ma è possibile testarne le funzionalità per 15 giorni a costo zero.
Per servirtene, scarica il programma sul tuo computer collegandoti alla sua pagina di download e cliccando prima sul pulsante Download Now e poi, nella pagina che si apre, sul pulsante di download relativo al sistema operativo installato sul tuo PC.
A download completato, se usi Windows, estrai il file .exe che hai ottenuto e avvialo, quindi clicca sul pulsante Next per tre volte di seguito e poi sui pulsanti Sì, Install e Close, per concludere il setup.
Se usi un Mac, invece, apri il pacchetto .dmg che hai ottenuto e fai doppio clic sul file .pkg che si trova al suo interno, in modo tale da avviare la procedura d’installazione dell’applicazione. Nella finestra che si apre, fai clic sui pulsanti Continua e Installa, inserisci la password del tuo account utente macOS e, infine, clicca sui pulsanti Installa software e Chiudi.
Adesso, sempre su Mac, avvia l’applicazione recandoti nella cartella Applicazioni del computer, facendo clic destro sopra la sua icona e selezionando la voce Apri dal menu che si apre (per due volte consecutive), così da “scavalcare” le restrizioni imposte da Apple verso i software provenienti da sviluppatori non certificati.
Dopo aver installato e avviato email Backup X, clicca sul pulsante Agree presente nella sua finestra di benvenuto, così da accettare le condizioni d’uso del software e poi fai clic sul pulsante Start Trial per avviare la prova gratuita di 15 giorni.
Adesso, clicca sul pulsante OK e, nella finestra principale dell’applicazione, seleziona l’opzione Setup a new backup profile, indica il client di posta elettronica o il servizio email per il quale desideri creare il backup e clicca sul pulsante Next. Digita, poi, i dati d’accesso e le altre informazioni necessarie per accedere alla tua casella di posta, clicca sul pulsante Next e assicurati che tutte le cartelle di cui intendi effettuare il backup siano selezionate, altrimenti fallo tu “manualmente”.
A questo punto, clicca sul pulsante Choose a backup schedule e decidi se effettuare il backup delle email in maniera automatica, manuale o ricorrente, tramite la sezione Storage Locatons situata in alto specifica la posizione di destinazione del backup e, infine, clicca sul pulsante Done.
Una volta che avrai portato a termine il backup, potrai importare, leggere e gestire le tue email semplicemente selezionando l’opzione Import Data from an existing file o Restore exported profile dalla finestra che ti verrà proposta al primo avvio del software. Semplice, vero?
Altri programmi per fare backup email
Ci sono anche altri programmi per fare backup email che meritano di essere presi in considerazione. Di seguito ne trovi elencati alcuni che sono certo ti saranno utili per portare a termine l’operazione in oggetto.
- Client di posta elettronica come Outlook, Apple Mail e Thunderbird consentono di scaricare le email in locale e conservarle.
- Email Archiver Pro (macOS) — è un programma per Mac che permette di effettuare il backup dei messaggi ricevuti e inviati tramite Apple Mail, memorizzandoli come file PDF. Costa 39,99 euro, ma è possibile testarne le funzionalità per un breve periodo di prova.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
