Come fare la posta elettronica certificata
Il tuo datore di lavoro ti ha chiesto di inviargli dei documenti tramite posta elettronica certificata, ma tu sei ancora sprovvisto di una casella email di questo genere e non sai come aprirne una? Vorresti una mano a capire come funziona la posta certificata, quali dispositivi bisogna avere per poterne usufruire e quanto costa? Nessun problema, sono qui proprio per darti una mano e chiarire tutti i tuoi dubbi sull’argomento.
Se, infatti, desideri saperne di più su come fare la posta elettronica certificata, non devi fare altro che continuare a leggere i prossimi capitoli di questa mia guida, in quanto ti fornirò tutte le informazioni utili sull’argomento e ti elencherò anche i prezzi delle principali offerte per l’apertura di una PEC.
Detto ciò, se sei impaziente di iniziare, ti suggerisco di metterti seduto bello comodo e di prenderti giusto qualche minuto di tempo libero. Leggi con attenzione quanto sto per dirti, in modo da far luce sulla questione e individuare il servizio di PEC più adatto alle tue esigenze. Arrivati a questo punto, non mi resta che augurarti una buona lettura e un buon lavoro!
Indice
- Come funziona la posta elettronica certificata
- Come aprire una posta elettronica certificata
- Offerte per la posta elettronica certificata
- Come fare la posta elettronica certificata gratuita
- Altre offerte per la posta elettronica certificata
Come funziona la posta elettronica certificata
Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e di scoprire, insieme, come aprire una casella di posta elettronica certificata, lascia che ti illustri brevemente – e soprattutto in maniera semplice – il funzionamento di questo servizio.
Cominciamo subito col dire che la posta elettronica certificata (solitamente abbreviata in PEC) è uno strumento che permette a imprese, privati cittadini ed enti della Pubblica Amministrazione di scambiarsi comunicazioni aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
La PEC viene però spesso confusa con la firma digitale, che però serve a tutt’altra cosa, in quanto quest’ultima serve a dare un valore legale a un singolo documento elettronico (equivalente a quello della firma autografa), garantendone la validità e l’integrità.
Tralasciando i tecnicismi, quello che è importante sapere è che la PEC non richiede alcun dispositivo particolare per poter essere utilizzata: funziona proprio come un normale indirizzo di posta elettronica (infatti si può configurare in qualsiasi client email usando i “classici” parametri IMAP e POP3) e ha un costo piuttosto contenuto, ma ovviamente tutto dipende dal tipo di casella scelta e dai servizi che questa offre.
Ci sono diversi gestori sul mercato, quindi diverse aziende che offrono la possibilità di aprire una casella PEC, e ognuna di esse offre soluzioni differenti. Solitamente le PEC hanno scadenza annuale con rinnovo automatico e, in alcuni casi, possono offrire dei servizi gratuiti.
Come accennato, per utilizzare la PEC non occorre utilizzare alcun dispositivo o software particolare: non sono necessarie né chiavette USB né smart card, in quanto è possibile utilizzare il servizio di posta certificata come un qualsiasi altro servizio di posta elettronica, avvalendosene tramite client di posta elettronica, Web Mail o tramite apposita app su smartphone e tablet.
Inoltre, il lavoro di certificazione dei messaggi che, insieme a quello di verifica dell’identità di mittente e destinatario, contraddistingue la PEC, viene fatto interamente sui server dei gestori. Quando si invia un’email tramite PEC, infatti, il messaggio inviato dal mittente viene presa in carico dal gestore, il quale verifica la conformità del messaggio con gli standard della posta elettronica certificata.
Dopodiché, se la verifica va a buon fine, l’email passa al gestore del destinatario, il quale effettua una seconda verifica sul messaggio. In questo frangente, il mittente riceve un’email di notifica relativa all’accettazione del messaggio da parte dei server del destinatario. Se anche la seconda verifica va a buon fine, il messaggio arriva all’utente finale. In quest’occasione, il mittente riceve un’email di notifica relativa alla consegna del messaggio.
A seconda del piano sottoscritto e delle offerte proposte da ciascun gestore, la casella PEC può avere più o meno spazio a disposizione per l’archiviazione dei messaggi, un numero di invii limitato o illimitato al giorno, la capacità di ricevere messaggi da indirizzi non certificati, il servizio di notifica via SMS e la funzione di archivio e backup. Può essere su domini del gestore (es. @gestore.it) o su domini personalizzati scelti dall’utente.
Infine, è bene precisare che la PEC non è obbligatoria per i privati cittadini. È, però, obbligatoria per le aziende (ivi comprese le ditte individuali) che, a partire dal 2014, devono inserire almeno un indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese. È anche obbligatoria per i liberi professionisti iscritti a un ordine o a un collegio.
Ad ogni modo, a partire da luglio 2023 è stato introdotto l’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali), ovvero un portale online creato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, al fine di creare una piattaforma in cui istituire il proprio domicilio digitale. Questo è possibile registrando la propria PEC al fine di ricevere le comunicazioni dalle PA ed evitare la ricezione di raccomandate cartacee. All’interno del portale è presente anche una sezione in cui cercare la PEC di un privato cittadino, che abbia prima istituito il proprio domicilio digitale.
Come aprire una posta elettronica certificata
A questo punto, ti stai domandando come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata? La risposta è molto semplice: per aprire una casella di posta certificata, devi collegarti al sito Internet di un gestore, scegliere una delle offerte disponibili e cliccare sul pulsante per sottoscriverla.
Dopodiché devi compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali e devi procedere al pagamento del primo anno di sottoscrizione usando uno dei metodi di pagamento accettati (solitamente carta di credito e PayPal).
Dopo aver completato l’iscrizione ed eventualmente il pagamento, potrebbe essere richiesta una documentazione aggiuntiva (es. documento d’identità valido), ma non è detto, da inviare direttamente via Internet usando il pannello Web presente sul sito del gestore, oppure via email.
Offerte per la posta elettronica certificata
Adesso sai come funziona la PEC e come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata. Ma quali sono le migliori offerte per questo tipo di servizio? A quale gestore conviene maggiormente rivolgersi per la creazione di un indirizzo? Proviamo a scoprirlo insieme.
Fare la posta elettronica certificata Libero
Libero Mail PEC è il servizio di posta elettronica certificata offerto da Libero, il quale consente di inviare e ricevere messaggi con valore legale equiparato a quello di una raccomandata A/R (con ricevute di accettazione e consegna) senza limiti. Prevede due piani: uno destinato ai clienti privati e uno destinato ai professionisti che trovi elencati qui di seguito.
- Family PEC – comprende una casella PEC da 1GB destinata agli utenti privati. Costa 14,99 euro/anno (IVA inclusa).
- PEC Unlimited – comprende una casella PEC destinata ad aziende, liberi professionisti e privati con spazio illimitato (caratteristica ottima per archiviare fatture, presentazioni, bozze di articoli ecc. che in genere occupano grandi quantità di spazio). Costa 30 euro + IVA all’anno.
L’indirizzo PEC di Libero vale anche come domicilio digitale, per ricevere le comunicazioni ufficiali dalla PA (per aziende e liberi professionisti, è il domicilio digitale ufficiale e legalmente riconosciuto) e per ricevere le fatture elettroniche emesse a proprio carico da aziende, professionisti e PA.
Da sottolineare anche il supporto prioritario del sito Libero Aiuto e dell’assistenza via chat, sempre disponibili per risolvere tutti i dubbi e i problemi degli utenti.
Detto ciò, per sottoscrivere una di queste offerte non devi fare altro che collegarti al sito Web ufficiale del servizio e premere sul pulsante Attiva, in corrispondenza del piano in abbonamento di tuo interesse. Alla conclusione dell’acquisto la tua PEC sarà subito disponibile.
È possibile accedere a Libero Mail PEC da browser, visitando questa pagina, dall’app Libero Mail per Android o iPhone/iPad oppure da un client di posta elettronica, utilizzando i parametri IMAP/POP3 reperibili sul sito di Libero.
Fare la posta elettronica certificata Virgilio
Virgilio PEC è il servizio di posta elettronica certificata di Virgilio, il quale consente di inviare e ricevere senza limiti messaggi con valore legale pari a quello di una raccomandata A/R (comprensivi anche di ricevute di accettazione e consegna). Viene proposto in due piani: quello Personal da 14,99 euro/anno IVA inclusa con 1GB di spazio e quello Infinity da 30 euro + IVA/anno con spazio illimitato (ideale per le esigenze dei professionisti, che spesso si ritrovano a dover custodire numerosi documenti come fatture, articoli e presentazioni).
Può essere usato anche come domicilio digitale e per ricevere le fatture elettroniche emesse a proprio carico da aziende, professionisti e PA. Include anche potenti sistemi antispam e antivirus e una assistenza prioritaria per rispondere a dubbi e problemi degli utenti.
Per aprire una casella PEC con Virgilio, collegati alla pagina ufficiale del servizio, scegli il piano che preferisci e segui le semplici istruzioni a schermo. Alla conclusione dell’acquisto la tua PEC sarà subito disponibile.
Potrai poi accedere al servizio da Webmail, dall’app Virgilio Mail disponibile per Android e iOS/iPadOS o configurando un qualsiasi client di posta (tramite gli appositi parametri IMAP/POP3).
Fare la posta elettronica certificata Aruba
Aruba è un’azienda nota soprattutto per i suoi servizi di hosting, ma offre anche soluzioni come la posta elettronica certifica, la firma elettronica e lo SPID. Le sue proposte riguardanti la PEC sono destinate sia ai privati cittadini che alle imprese. Queste sono le offerte più interessanti per i privati.
- PEC Standard – comprende una casella PEC da 1GB con antivirus e antispam, l’accesso via Web e da app Aruba PEC Mobile per Android/iOS e iPadOS. Costa 5 euro + IVA all’anno il primo anno e poi 9,90 euro + IVA all’anno.
- PEC Pro – comprende una casella PEC da 2GB con 3GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Prevede anche Delega a Supervisore360 e 1 account multiutente PEC (per creare account aggiuntivi per i collaboratori, ognuno con username e password dedicati e permessi regolabili circa lettura, scrittura, invio e gestione della casella). Costa 25 euro + IVA all’anno.
- PEC Premium – comprende una casella PEC da 2GB con 8GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Include Delega a Supervisore360 e 3 account multiutente PEC con la possibilità di acquistarne di aggiuntivi (in pacchetti da 5 utenti cadauno, fino a 153 utenti). Costa 40 euro + IVA all’anno.
Se desideri aprire una PEC con Aruba collegati al sito Web ufficiale dell’azienda, scegli l’offerta che desideri sottoscrivere e fai clic sul pulsante Acquista. Dopodiché, premi sul pulsante Prosegui e completa l’ordine, in modo da effettuare la procedura di registrazione e, successivamente, il pagamento, tramite il pulsante Registrati e completa l’ordine.
Indipendentemente dal piano scelto, è possibile configurare la PEC di Aruba in qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri IMAP/POP3 contenuti nella mia guida su come configurare PEC Aruba.
Fare la posta elettronica certificata Poste Italiane
Postecertifica è il servizio di posta certificata di Poste Italiane che propone soluzioni dedicate ai client privati. Te le elenco qui di seguito.
- PEC Postecertifica– comprende una casella PEC da 2 GB con 200 invii al giorno su dominio @postecertifica.it. Costa 7 euro/anno IVA inclusa, scontati se si attiva il servizio per 1, 2 oppure 3 anni. È disponibile anche un’opzione per avere 1 GB un più per la casella di posta, al costo di 5 euro/anno + IVA.
- PEC Postecertifica TOP – comprende una casella PEC da 2 GB su dominio @postecertifica.it, con 3 GB di spazio di archiviazione, sistema di notifiche tramite SMS 500 invii al giorno. Costa 25 euro/anno IVA inclusa, scontati se si attiva il servizio per 1, 2 o 3 anni. È possibile espandere sia lo spazio della casella di posta che quello dedicato all’archiviazione di sicurezza, previo acquisto di pacchetti aggiuntivi.
- PEC Postecertifica PLUS – è simile al piano precedente, salvo per lo spazio dedicato (3 GB per la casella di posta e 7 GB per l’archivio di sicurezza) e il numero di invii giornalieri, che sale a 1000. Costa 40 euro/anno IVA inclusa, scontati se si attiva il servizio per 1, 2 o 3 anni.
- PEC Business – il pacchetto base costa 5 euro+IVA/anno e include una casella email su dominio @pec.poste.it, con invii certificati illimitati. È possibile richiedere e ottenere anche una serie di pacchetti personalizzati, concordabili però previo contatto diretto con un referente commerciale.
Per sottoscrivere un’offerta PEC collegati al sito Web ufficiale di Postecertifica (per privati) oppure a questa pagina Web (per professionisti) e premi sul pulsante Acquista/Acquista PEC, corrispondente al piano di tuo interesse. Successivamente, accedi con il tuo account Poste oppure registrati rapidamente usando SPID, configura la casella di posta elettronica e concludi il pagamento, seguendo le indicazioni che ti vengono man mano fornite.
Le caselle PEC Postecertifica si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica usando le coordinate IMAP/POP3 disponibili in questa pagina o si possono usare via Webmail. Per approfondimenti, leggi la mia guida dedicata, nello specifico, alla PEC di Poste Italiane.
Come fare la posta elettronica certificata gratuita
Se fai un uso sporadico della PEC e non necessiti di particolari funzioni, allora puoi sfruttare le soluzioni del tutto gratuite (o quasi), che ti permettono di avere le medesime funzioni di una PEC a pagamento. Nei prossimi paragrafi ti spiegherò nel dettaglio quali sono le soluzioni che ho selezionato proprio per te.
Fare la posta elettronica certificata SpidMail
SpidMail è la prima soluzione gratuita che voglio consigliarti per sapere come fare la posta elettronica certificata. Prima di tutto ci tengo a precisarti che nonostante si tratti di un servizio gratis (o quasi), offre le stesse funzionalità di una PEC a pagamento.
SpidMail è dunque una soluzione ideale per le persone fisiche che hanno necessità di un servizio semplice ma efficiente per inviare comunicazioni aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Si tratta di un servizio gratuito per quanto riguarda la sola ricezione delle PEC, mentre gli invii certificati hanno un costo variabile in base al piano che si sceglie, precisando che i primi te li regala SpidMail.
- Pacchetto da 5: comprende 5 invii certificati al costo totale di 7,99 euro + IVA, ovvero 1,59 euro cadauno;
- Pacchetto da 10: comprende 10 invii certificati al costo totale di 11,99 euro + IVA, ovvero 1,19 euro cadauno;
- Pacchetto da 20: comprende 20 invii certificati al costo totale di 19,99 euro + IVA, ovvero 1 euro cadauno;
- Pacchetto da 50: comprende 50 invii certificati al costo totale di 29,99 euro + IVA, ovvero 0,60 euro cadauno.
Per attivare SpidMail devi andare sul sito ufficiale del servizio, fare clic su Attiva gratis e poi su Attiva subito. A questo punto ti si aprirà una nuova pagina, dovrai accettare le condizioni generali di contratto e in seguito dovrai effettuare il Login con SPID. Dopodiché dovrai semplicemente registrarti con i tuoi dati personali al fine di attivare la tua PEC gratuita.
Fare la posta elettronica certificata Monte dei Paschi di Siena
Anche Monte dei Paschi di Siena offre un servizio del tutto gratuito in collaborazione con InfoCert, al fine di assicurare ai propri clienti la possibilità di abilitare una PEC gratis.
Voglio informarti che questa PEC Monte dei Paschi di Siena è attivabile solo da coloro che hanno un conto corrente presso la banca in questione, e che la richiesta può essere effettuata solo in sede di primo accesso al Digital Banking.
Questa PEC può essere impiegata da tutti i correntisti di Monte dei Paschi di Siena per inviare le proprie comunicazioni aventi valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, senza che queste debbano necessariamente essere indirizzate alla medesima banca.
Come ti ho annunciato, per richiedere questo servizio gratuito devi farlo al momento del primo accesso al Digital Banking. Per fare ciò devi configurare le tue credenziali di accesso, e in questo caso avrai bisogno del codice utente che ti è stato indicato in filiale e della password blu ricevuta via SMS.
Una volta eseguito il Login tramite il sito di Monte dei Paschi di Siena e facendo clic su Area riservata, potrai accedere al tuo profilo. Dopodiché non ti resta che confermare la possibilità di attivare la PEC e in tal caso anche la firma digitale, al fine di ottenere questo servizio del tutto gratuito. Ad ogni modo, se riscontri delle difficoltà puoi sempre consultare il manuale di primo accesso, che ti fornirà maggiori dettagli.
Fare la posta elettronica certificata SuperPEC
Un altro servizio gratuito per attivare la propria PEC personale è SuperPEC, una soluzione gratuita in ricezione che non richiede nessun abbonamento, rinnovo o app da installare. Infatti, l’attivazione avviene direttamente online e si paga solo per gli effettivi invii certificati, mentre la ricezione è sempre gratis.
- Invio singolo al costo di 1,97 euro (IVA inclusa).
- Pacchetto PEC di 15 invii al costo totale di 18,75 euro (IVA inclusa), ovvero 1,25 euro (IVA inclusa) cadauno.
- Pacchetto PEC di 30 invii: al costo totale di 29,70 (IVA inclusa), ovvero 0,99 euro (IVA inclusa), cadauno.
Il pagamento può essere effettuato tramite carta di credito o prepagata e non è richiesto nessun abbonamento né annuale né mensile per il mantenimento della PEC, ma si paga solo per ogni invio effettuato o pacchetto acquistato.
SuperPEC è un servizio ideale per le persone fisiche e coloro che vogliono avere un proprio domicilio digitale senza però spendere eccessivamente, con la possibilità di ricevere le comunicazioni aventi valore legale.
Per poter attivare SuperPEC devi in primo luogo accedere al sito dedicato, registrarti o effettuare il Login. Dopodiché dovrai eseguire l’identificazione mediante firma digitale o SPID, in seguito potrai firmare digitalmente il contratto di attivazione per avere finalmente la tua PEC gratis funzionante.
Fare la posta elettronica certificata Register
Register.it è un’azienda molto nota nell’ambito dei domini Web e dell’hosting, che da diverso tempo offre anche soluzioni per la posta certificata e lo SPID. Le sue offerte non sono numerosissime, ma vengono proposte a prezzi competitivi. Eccole tutte in dettaglio.
- PEC Agile – comprende una casella PEC da 2GB su dominio di Register con invii illimitati, notifiche via SMS, cartella dedicata per l’archivio, antivirus e antispam, accesso da Web e da mobile, allegati fino a 30MB e la possibilità di ricevere email da caselle non certificate. Costa 38,85 euro + IVA all’anno ma si può provare gratis per 6 mesi (9,90 euro da versare in caso di mancato rinnovo).
- PEC Unica – comprende una casella PEC da 3 o 5 GB su dominio personalizzato con tutti i servizi del piano PEC Agile. I prezzi partono da 49,25 euro + IVA all’anno.
Vorresti provare gratuitamente il servizio PEC Agile? In tal caso, collegati al sito Web ufficiale di Register e fai clic sul pulsante Attiva gratis.
Dopodiché, accetta le condizioni d’uso, mettendo il segno di spunta accanto alla dicitura Dichiaro di accettare espressamente le seguenti clausole relative ai servizi acquistati, poi fai clic sul pulsante Procedi, al fine di indicare tutti i dati richiesti per l’attivazione della casella PEC.
Le caselle PEC di Register.it si possono utilizzare con qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri di configurazione disponibili in questa pagina Web e via Web, effettuando il login qui.
Fare la posta elettronica certificata LegalMail
LegalMail offre soluzioni rivolte principalmente ai professionisti. Il suo punto di forza è la possibilità di provare uno dei suoi piani gratis per 6 mesi. La sua offerta attuale si compone in questo modo.
- Legalmail Personal — comprende una casella PEC da 1 GB, Legalmail Security Premium. Costa 5,90 euro + IVA all’anno.
- Legalmail Professional — comprende una casella PEC da 1 GB, archivio di sicurezza da 1GB, Legalmail Security Premium. Costa 1,07 euro + IVA al mese.
- Legalmail Bronze – comprende una casella PEC da 5 GB, archivio di sicurezza da 3GB, Legalmail Security Premium, alert via SMS, invii massivi e invii illimitati. Costa 12,70 euro + IVA all’anno il primo anno e poi 27 euro + IVA dal secondo anno.
- Legalmail Silver – comprende una casella PEC da 5 GB, archivio di sicurezza da 6 GB, Legalmail Security Premium, alert via SMS, invii massivi, invii illimitati, la lettura delle fatture B2B e la gestione degli ordini NSO (Nodo di Smistamento degli Ordini). Costa 29,90 euro + IVA all’anno il primo anno e poi 42 euro + IVA dal secondo anno. Si può provare gratis per 6 mesi.
- Legalmail Gold – comprende una casella PEC da 5 GB, archivio di sicurezza di 13 GB, Legalmail Security Premium, alert via SMS, invii massivi, invii illimitati, la lettura delle fatture B2B, la gestione degli ordini NSO (Nodo di Smistamento degli Ordini), il Phishing Protection, la Password Protection. Costa 49,90 euro + IVA all’anno il primo anno e poi 80 euro + IVA dal secondo anno.
Per sottoscrivere gratuitamente il piano Legalmail Silver, collegati al sito Web ufficiale di LegailMail e fai clic sul pulsante Prova gratis. Fatto ciò, personalizza il nome di dominio per la PEC e premi sul pulsante Verifica.
Dopodiché prosegui nella registrazione, facendo clic sul pulsante Crea un account e indica tutti i dati richiesti ai fini dell’attivazione della casella PEC (ad esempio ragione sociale della società, codice fiscale o partita IVA), in modo da proseguire nella sottoscrizione, attraverso le istruzioni guidate.
Infine, ti ricordo che le caselle di posta LegalMail si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica tramite questi parametri IMAP.
Altre offerte per la posta elettronica certificata
Se nessuna delle offerte elencate finora ti ha soddisfatto puoi consultare l’elenco completo dei gestori autorizzati alla fornitura di servizi PEC sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. In alternativa, qui di seguito trovi qualche altro consiglio sulle offerte PEC che puoi sottoscrivere.
- KeliWeb: anche questa azienda di hosting permette di ottenere una casella PEC. I piani tariffari sono i seguenti: Basic (14,90 euro +IVA/anno per una PEC con dominio @KeliPEC.it), Pro (34,80 euro + IVA/anno per una PEC con dominio di terzo livello con il nome della propria azienda) e Full (34,80 euro + IVA/anno per una PEC su dominio personalizzato).
- Netsons: è un’altra nota azienda di hosting che permette di acquistare una PEC con i seguenti piani tariffari: PEC Base (11 euro + IVA all’anno per una PEC da 1GB), PEC Pro (55 euro + IVA all’anno per una PEC da 2 GB e spazio di archiviazione da 3 GB) e PEC Top (88 euro + IVA all’anno per una PEC da 2 GB e spazio di archiviazione da 8 GB).
Articolo realizzato in collaborazione con Italiaonline.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
