Come fare un organigramma Word

L’organigramma è una particolare tipologia di grafico che viene usata solitamente per illustrare facilmente le gerarchie e i gradi dei componenti di un’azienda o un ente. Consultarli è semplicissimo, dal momento che basta vedere come si ramificano le voci principali per capire a colpo d’occhio la struttura di una società. Ti garantisco che anche crearli non è affatto complicato, soprattutto se si usa un programma completo e versatile come Microsoft Word.

Se non ci hai mai provato e, guarda caso, proprio ora avresti bisogno di creare un organigramma, rimboccati le maniche e seguimi perché sto per spiegarti passo dopo passo come fare un organigramma con Word in maniera semplice e veloce. Vedrai: realizzato il primo organigramma, ti sembrerà di non aver mai fatto altro nella vita! Per entrare più nel merito dell’argomento, nei prossimi paragrafi ti mostrerò come utilizzare lo strumento SmartArt incluso nella versione desktop di Word per creare degli organigrammi in modo piuttosto rapido e come realizzarli anche da smartphone e tablet, seppur con meno comodità.

Solo una piccola precisazione prima di iniziare: per questa guida io ho utilizzato Office 2016 per Windows e macOS che, nel momento in cui scrivo, è la versione più recente della suite per la produttività di  casa Microsoft. Le indicazioni che troverai nelle prossime righe, comunque, dovrebbero essere valide anche per le versioni di Word meno recenti (dalla 2007 in poi, ovvero tutte le versioni che presentano l’interfaccia a schede Ribbon). Fatta questa premessa, direi che possiamo iniziare davvero!

Indice

• Come fare un organigramma con Word su PC/Mac
• Come fare un organigramma con Word su smartphone e tablet

Come fare un organigramma con Word su PC/Mac

Come ti accennavo nell’introduzione di questo tutorial dedicato a come fare un organigramma con Word, la versione desktop del programma di video-scrittura di Microsoft (disponibile per Windows e macOS), permette di realizzare facilmente dei grafici di questo tipo adoperando lo strumento SmartArt che, purtroppo, non è incluso nella sua versione mobile (ma di questo parleremo più avanti). Ora, non perdiamo altro tempo in chiacchiere e passiamo subito all’azione: avvia Word sul tuo computer, così possiamo scoprire insieme come adoperarlo al meglio per la realizzazione di organigrammi degni di essere definiti tali.

Dopo aver avviato Word sul tuo computer, pigia sul modello Documento vuoto presente nella schermata iniziale del programma, così da avviare la creazione di un nuovo documento, e poi pigia sulla scheda Inserisci posta in alto. Nel menu che compare nella parte superiore della finestra, pigia sul pulsante SmartArt, così da richiamare lo strumento che consente di creare elementi grafici complessi, come per l’appunto gli organigrammi.

Nella finestra che si apre, seleziona la tipologia di elemento che desideri inserire nel tuo documento di testo: Tutti, per visualizzare in un unica finestra tutti gli elementi grafici disponibili; Elenchi, se vuoi utilizzare dei modelli in formato elenco; Cicli, se vuoi utilizzare dei grafici che rappresentano dei cicli di informazioni; Gerarchie, se vuoi creare un organigramma “classico”; Relazioni, per visualizzare i modelli che permettono di evidenziare le relazioni esistenti fra due o più elementi del grafico; Matrici, se desideri creare dei grafici a matrice; Piramide, se vuoi realizzare un grafico piramidale o Immagini, se vuoi creare un grafico composto prevalentemente da immagini.

Ti suggerisco di utilizzare i modelli presenti nella sezione Gerarchie, perché non solo sono semplici da utilizzare ma sono praticamente perfetti per creare organigrammi in pochi passaggi (gli altri sono più utili in altri contesti). Dopo aver selezionato uno dei 13 modelli disponibili nella sezione in questione (Organigramma, Organigramma con nome e posizione, Organigramma semicerchio, etc.), pigia su pulsante OK per confermare la scelta fatta.

Adesso dovresti ritrovarti con un organigramma base al centro del foglio di lavoro. Per modificare le scritte all’interno di ciascun rettangolo dell’organigramma, basta cliccare sulle voci [Testo] che si trovano all’interno degli stessi o, se preferisci, servirti del riquadro Digitare il testo qui che compare sulla sinistra per inserire i nomi e/o le cariche da illustrare nel grafico. Per modificare l’aspetto dell’organigramma — i colori, il layout delle caselle, etc. — puoi usare i pulsanti e i menu presenti nella scheda Progettazione di Word.

Per aggiungere o rimuovere rettangoli dall’organigramma, invece, devi prima selezionare uno di essi e poi, dopo aver aperto la scheda Progettazione, pigiare sul pulsante Aggiungi forma collocato in alto a sinistra e, nel menu che compare, selezionare una delle opzioni fra quelle disponibili: Aggiungi forma dopo per aggiungere un rettangolo alla destra di quello selezionato; Aggiungi forma prima per aggiungere un rettangolo alla sinistra di quello selezionato; Aggiungi forma sopra per aggiungere un rettangolo sopra a quello selezionato; Aggiungi forma sotto per aggiungere un rettangolo sotto a quello selezionato e così via.

Puoi anche spostare un componente (ossia un rettangolo) dell’organigramma a una gerarchia superiore o inferiore, usando i pulsanti Alza di livello e Abbassa di livello collocati in alto a sinistra, e spostare elementi da sinistra a destra (o vice versa) cliccando sul pulsante apposito collocato sempre in alto a sinistra, nella barra degli strumenti di Word. Dopo aver portato a termine il tuo lavoro, salva il documento che hai realizzato pigiando sul bottone File situato in alto a sinistra e selezionando poi la voce Salva/Salva con nome dal menu che compare. Più semplice di così?!

Se vuoi fare un organigramma con Word e utilizzi Office 2003 o precedenti, il meccanismo è praticamente identico a quello che ti ho illustrato poc’anzi, con la sola differenza che l’opzione mediante la quale creare gli organigrammi si trova nel menu Inserisci > Diagramma e le opzioni per modificarlo sono tutte collocate all’interno di una barra degli strumenti che compare insieme all’organigramma stesso. Buon lavoro!

Nota: esiste anche una versione online di Word, che è utilizzabile gratuitamente dal browser, ma purtroppo non include WordArt o altri strumenti necessari alla realizzazione di organigrammi. Purtroppo non posso consigliartela per le finalità di questo tutorial.

Come fare un organigramma su Word su smartphone e tablet

Desideri realizzare un organigramma su Word dallo smartphone o dal tablet? Mi spiace dirtelo, ma come ti ho anticipato poc’anzi purtroppo non potrai contare sullo strumento SmartArt. Ciò non significa che non potrai realizzare un organigramma da mobile — puoi utilizzare a tale scopo le forme e i conduttori di Word — ma semplicemente che sarà un po’ più macchinoso portare a termine il lavoro: tutto qui. Se sei pronto per iniziare, avvia l’app ufficiale di Word sul tuo dispositivo Android, iOS o Windows 10 Mobile e cominciamo subito!

Nota: l’app di Word per dispositivi mobili è utilizzabile gratuitamente su tutti i device di dimensioni pari o inferiori ai 10.1″; per i dispositivi più grandi, invece, bisogna necessariamente sottoscrivere l’abbonamento a Office 365, che parte da 7 euro al mese.

Smartphone

Se stai agendo da uno smartphone, dopo aver avviato l’app di Word, pigia sul pulsante (+) Nuovo situato in basso a sinistra e poi fai tap sul modello Documento vuoto per avviare la creazione di un nuovo documento. Dopodiché pigia sul pulsante (…) posto in basso a destra e, nel menu che si apre, fai tap sul pulsante Home situato sulla sinistra e seleziona la voce Inserisci dal menu che si apre.

A questo punto, fai tap sul pulsante Forme, seleziona la forma che desideri utilizzare per creare le varie caselle dell’organigramma e i connettori, fai tap su di essa e poi spostala all’interno del documento posizionandola nel punto che più preferisci.

Per aggiungere altre forme, pigia sul bottone Inserisci, seleziona la forma che desideri aggiungere, posizionala all’interno del documento e ripeti questa operazione per tutte le caselle e i connettori dell’organigramma. Per inserire del testo all’interno delle varie caselle che compongono l’organigramma, invece, fai doppio tap su ciascuna di esse e aggiungi il testo che vuoi mostrare nel grafico. A lavoro ultimato, premi la freccia indietro per scegliere il nome da assegnare al tuo file.

Tablet

Se stai agendo da un tablet, invece, dopo aver avviato l’app di Word, pigia sul pulsante (+) Nuovo situato sulla barra laterale di sinistra e poi fai tap sul modello Documento vuoto per avviare la creazione di un nuovo documento. Dopodiché pigia sulla scheda Inserisci dal menu che si apre e fai tap sul pulsante Forme (l’icona del cerchio con il quadrato posta in alto).

Seleziona, dunque, la forma che desideri utilizzare per creare le varie caselle dell’organigramma e i connettori, fai tap su di essa e poi spostala all’interno del documento posizionandola nel punto che più gradisci e poi aggiungi altre forme per completare la struttura del grafico pigiando sul bottone Inserisci. Per inserire del testo all’interno delle varie caselle che compongono l’organigramma, invece, fai doppio tap su ciascuna di esse e aggiungi il testo digitandolo sulla tastiera. A lavoro ultimato, premi la freccia indietro per scegliere il nome da assegnare al file appena creato.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.