Come fare un PowerPoint perfetto

Ti è stato chiesto di creare una presentazione PowerPoint per un progetto scolastico e vorresti fare bella figura di fronte alla tua classe? Devi realizzare una presentazione mediante la quale mostrare ai tuoi dipendenti e/o ai tuoi clienti l’andamento economico/finanziario della tua attività e vorresti evitare errori di forma nelle tue slide? Se hai risposto in modo affermativo a una di queste domande o, comunque, vuoi realizzare una presentazione “coi fiocchi”, sappi che sarò lieto di darti una mano.

Nei prossimi paragrafi di questo tutorial, infatti, avrò modo di spiegarti come fare un PowerPoint perfetto fornendoti alcune “dritte” di carattere teorico e alcune indicazioni pratiche che, spero, ti torneranno utili per realizzare una presentazione che sia efficace e anche bella da vedere. In questo modo riuscirai a far colpo sulle persone che vedranno il tuo lavoro, siano essi i tuoi insegnanti, compagni di scuola, colleghi di lavoro o clienti.

Allora, si può sapere che ci fai ancora lì impalato? Forza e coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ti serve per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Indice

• Definire lo stile della presentazione
• Scegliere caratteri leggibili
• Usare immagini grandi
• Fare buon uso di tabelle e grafici
• Non esagerare con le animazioni
• Allineare i contenuti di ciascuna slide
• Rivedere l'anteprima della presentazione

Definire lo stile della presentazione

Definire lo stile della presentazione è la prima cosa a cui devi pensare se vuoi fare un PowerPoint perfetto. Scegliere lo stile prima di mettere mano alla presentazione, infatti, ti permetterà di individuare il tema da sviluppare e, soprattutto, il filo logico da seguire per collegare le varie slide che la compongono.

Con stile non intendo solo il tema grafico della presentazione, ma anche il linguaggio da usare nella stessa. Nella definizione dello stile ti consiglio di soffermarti sul pubblico al quale deciderai di mostrare il tuo progetto: in virtù di questo, infatti, potrai scegliere il tono da utilizzare, l’aspetto che dovrà assumere il tuo progetto e così via.

Cosa succederebbe se decidessi di saltare questa fase preliminare? La presentazione potrebbe non avere un filo logico ben definito, risultare troppo “pomposa” o “scialba” e sarebbe difficile/brutta da seguire per il pubblico.

Oltre a pensare al pubblico a cui mostrerai la presentazione, tieni conto anche della tematica stessa che vuoi trattare: questo influirà sui contenuti stessi da inserire nelle diapositive. In ogni caso, assicurati di usare un linguaggio semplice e lineare. Anche se devi sviscerare argomenti complessi e articolati, non usare troppi tecnicismi (laddove non è necessario farlo). In questo modo, chi assisterà alla presentazione ricorderà molte più informazioni.

Sulla grafica, potresti anche prendere spunto da alcuni modelli per PowerPoint presenti online (anche all’interno di PowerPoint stesso), ma cerca di puntare all’essenzialità e di essere originale nell’esposizione: non limitarti a scegliere un tema e modificare testo e foto d’esempio.

Scegliere caratteri leggibili

Scegliere caratteri di scrittura leggibili è di fondamentale importanza se vuoi realizzare una presentazione che sia piacevole da seguire. Non è scontato il fatto che il pubblico a cui mostrerai il tuo progetto riesca a leggere il testo delle slide: molto dipende dai font che utilizzi e dalla dimensione dei caratteri.

Per evitare di rendere illeggibile il testo presente nelle diapositive, evita di usare dei font poco leggibili (come quelli calligrafici) e, altra cosa da tenere in alta considerazione, assicurati che le dimensioni del testo siano quelle giuste: se un carattere è troppo piccolo, potrebbe essere letto con relativa facilità da chi si trova nelle prime file, ma non dagli altri presenti. Rimanendo in tema di leggibilità, fai attenzione anche a non usare colori che possano far confondere i testi con lo sfondo delle diapositive.

Nello scegliere il font di scrittura, nonché la grandezza e il colore dei caratteri, tieni conto del numero dei presenti, di come saranno disposti, dello schermo sul quale verranno proiettate le slide e, soprattutto, della distanza dei presenti dal telo o dal display che verrà usato per la presentazione.

Cerca, se possibile, di mantenere uno stile di formattazione del testo che sia il più coerente possibile: i titoli e i sottotitoli delle varie slide, per esempio, dovrebbero avere lo stesso colore, carattere e grandezza. Lo stesso dicasi per altre parti del testo presenti nelle slide.

Ti consiglio, comunque, di non “affollare” le diapositive della presentazione con troppo testo: meglio usare poche frasi significative che paragrafi piuttosto lunghi: questo ti permetterà di ingrandire i caratteri quanto basta per renderli leggibili.

Per quanto riguarda il lato pratico della questione, per formattare il testo in PowerPoint per computer (che sia il client o la versione Web), seleziona la scritta di tuo interesse, fai clic sulla scheda Home (in alto a sinistra) e scegli il font, la grandezza del carattere e il colore mediante i menu a tendina appositi.

Se preferisci agire da mobile, invece, fai tap sulla scritta di tuo interesse nell’app di PowerPoint per smartphone, pigia sull’icona della A collocata in alto e, dopo aver eventualmente selezionato la scheda Home (in basso a sinistra), personalizza il font, le dimensioni del carattere e il colore del testo avvalendoti dei pulsanti appositi. Su tablet l’interfaccia di PowerPoint è praticamente la stessa della versione PC. Maggiori info qui.

Usare immagini grandi

Il consiglio che ti ho appena dato nel capitolo precedente è strettamente correlato al fare ampio uso di immagini: se inserissi poche immagini o addirittura nessuna, infatti, la presentazione risulterebbe “vuota” e incompleta.

Anche per quanto riguarda le immagini vale il discorso fatto per i caratteri di scrittura: devono essere chiaramente visibili a tutti, anche a coloro che sono più distanti dalla fonte della proiezione. Pertanto, assicurati di usare immagini grandi anziché foto in “formato francobollo”, accertandoti che abbiano una buona risoluzione, che siano belle da vedere e, soprattutto, che rendano chiari i concetti che vuoi esprimere a parole.

Come dici? Una delle immagini che vorresti usare nel tuo progetto ha una risoluzione troppo bassa e temi di doverla sostituire con un’altra? Valuta tu il da farsi: magari puoi provare ad aumentare la risoluzione della foto in questione per tentare di “salvare il salvabile”. Se questo non dovesse sortire l’effetto desiderato, fai benissimo a sostituirla con un’altra immagine.

Se, invece, non riesci a trovare delle immagini belle da integrare nella presentazione, fai un “giretto” sui siti di immagini gratis che ti ho consigliato nel mio tutorial dedicato all’argomento.

Per inserire un’immagine in PowerPoint per computer, clicca sulla scheda Inserisci, premi sul bottone Immagini e scegli l’immagine che intendi inserire nel progetto. Da smartphone, invece, pigia sul simbolo della cartolina posta in basso e seleziona l’immagine di tuo interesse. Su tablet l’interfaccia di PowerPoint è praticamente la stessa della versione PC. Maggiori info qui.

Fare buon uso di tabelle e grafici

Se la tua presentazione verte su argomenti di tipo statistico/matematico oppure economico/finanziario, fare buon uso di tabelle e grafici è praticamente d’obbligo. Grazie all’uso di questi ausili visivi, infatti, puoi calamitare l’attenzione dei tuoi spettatori sui dati e le informazioni contenuti in questi ultimi, mettendoli nelle condizioni di analizzarli a colpo d’occhio.

Se decidi di inserire una tabella o un grafico nella tua presentazione, ti consiglio di dedicare a quest’ultima un’intera diapositiva: in questo modo, i dati che mostrerai durante la presentazione avranno un impatto decisamente maggiore e saranno ricordati con maggiore facilità dai tuoi interlocutori.

Come puoi ben capire, questo è l’obiettivo a cui bisogna puntare, soprattutto se i tuoi spettatori sono persone con cui si hanno rapporti di tipo commerciale (es. clienti, fornitori, azionisti, etc.).

Per aggiungere una tabella o un grafico su PowerPoint da computer, clicca sulla scheda Inserisci, premi sul bottone Tabella o Grafico e definisci le caratteristiche dell’oggetto che hai deciso di inserire.

Da smartphone, invece, fai tap sul simbolo della A posta in alto, seleziona la scheda Inserisci dal menu situato sulla sinistra di tuo interesse e premi sulla voce Tabella per inserirla nel progetto. Su tablet l’interfaccia di PowerPoint è la stessa della versione PC. Da mobile non è possibile aggiungere grafici alla presentazione (se non creandoli su Excel e copiandoli nella stessa, ma ti sconsiglio di farlo). Maggiori info qui.

Non esagerare con le animazioni

Uno degli aspetti più divertenti delle presentazioni PowerPoint riguarda la possibilità di animare gli elementi inseriti nelle diapositive. Comunque, ti consiglio di non esagerare con le animazioni. Il loro scopo è rendere meno banale e più dinamico lo scorrere dei contenuti da presentare, ma abusarne può essere controproducente e distrarre i tuoi spettatori.

Nell’utilizzare le animazioni, ti suggerisco di sfruttare bene sia quelle in entrata che quelle in uscita, così da riuscire a evidenziare concetti che altrimenti sarebbe più difficile rendere ovvi. Pertanto, non animare tutto ciò che è presente nelle varie slide: individua solo quegli elementi che, se animati, possono dare un quid in più che serve alla presentazione. Intesi?

Ti ricordo che per inserire animazioni nella tua presentazione in PowerPoint computer, devi innanzitutto selezionare l’oggetto a cui applicare l’animazione, cliccare sulla scheda Animazioni, fare clic sul pulsante Aggiungi animazione e selezionare uno degli effetti disponibili. Imposta la durata e l’inizio dell’animazione mediante le opzioni disponibili nel riquadro dell’animazione stessa.

Da smartphone, invece, dopo aver selezionato l’oggetto da animare, apri la scheda Animazioni (in basso a sinistra, se non la vedi premi sulla A situata in alto) e seleziona uno degli effetti disponibili. Su tablet l’interfaccia di PowerPoint è praticamente la stessa della versione PC.

Se ti servono ulteriori indicazioni e consigli su come animare le immagini su PowerPoint e su come animare le scritte su PowerPoint, dai un’occhiata alle informazioni contenute nelle guide che ti ho appena linkato.

Allineare i contenuti di ciascuna slide

Se vuoi dare un tocco di uniformità e ordine alla presentazione, ti consiglio di allineare i contenuti di ciascuna slide. Se una diapositiva è piena zeppa di informazioni disposte in ordine sparso, rischi di sembrare disordinato e creerai confusione nella mente di coloro che assisteranno alla presentazione. Non vuoi che ciò accada, vero?

Cerca, dunque, di stare attento a come disponi gli elementi di ciascuna slide, assicurandoti che i titoli e, più in generale, i testi siano tutti in una certa posizione (ove possibile). Accertati anche che non ci siano elementi sovrapposti fra loro e verifica che le immagini non vengano “tagliate” ai bordi della diapositiva. Se vuoi allineare i contenuti usando criteri simmetrici, aiutati con le linee dinamiche che compaiono quando sposti un elemento presente nella slide e vedrai che ci riuscirai senza problemi.

In ogni caso, se vuoi approfondire l’argomento e avere qualche informazione in più su come allineare in PowerPoint, leggiti la guida che ho dedicato interamente all’argomento.

Rivedere l’anteprima della presentazione

Una volta che avrai realizzato le tue diapositive in PowerPoint seguendo i suggerimenti che ti ho fornito nelle righe precedenti, non sei ancora pronto per mostrarle in pubblico. Ti consiglio, infatti, di rivedere l’anteprima della presentazione, così da notare eventuali migliorie o correzioni da apportare.

Per riprodurre l’anteprima della presentazione da computer, devi cliccare sulla scheda Presentazione di PowerPoint e cliccare sul pulsante Dall’inizio; su smartphone, apri invece la scheda Presentazione (in basso a sinistra, qualora non la vedessi, premi sulla A situata in alto) e pigia sul bottone Dall’inizio. Su tablet l’interfaccia di PowerPoint è praticamente la stessa che su PC.

Mentre rivedi la presentazione, assicurati di aver seguito le indicazioni che ti ho fornito nelle righe precedenti e vedrai che riuscirai a fare un figurone!

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.