Come fare backup email

di Salvatore Aranzulla

Facciamo il punto della situazione. I documenti, la musica e video sono tutti al loro posto. Hai inoltre installato tutti i programmi che ti servono sul tuo nuovo PC. Mi pare che tu abbia finito. Come non detto, che sbadato che sono! Devi ancora importare nel tuo client di posta elettronica tutte le email che hai ricevuto nel vecchio PC. Lo so che ti secca, ma perché rimandare a domani quello che puoi fare oggi? Sono necessari solo pochi secondi, ti basta sfruttare gli strumenti giusti ed è fatta.

Come dici? Non hai la benché minima di quali risorse impiegare per riuscire nell’impresa? Non preoccuparti, posso spiegartelo io. Concedimi qualche minuto del tuo prezioso tempo oltre che della tua attenzione e provvederò a illustrarti come fare il backup delle email e come utilizzarle al meglio. Alla fine, vedrai, potrai dirti ben contento e soddisfatto di quanto appreso.

Che tu abbia un computer Windows oppure un Mac non fa alcuna differenza: sono disponibili soluzioni interne ai client e programmi appositi sia per l’uno che per l’altro sistema operativo. Sono tutte strade piuttosto semplici d percorrere e non necessitano di competenze tecniche particolari. Insomma, anche un tipo come te, che non si reputa propriamente uno smanettone, può servirsene senza particolari difficoltà. Ora però basta chiacchierare e mettiamoci all’opera. Ti auguro, come al solito, buona lettura e ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per tutto.

Come fare backup email Outlook

Iniziamo da uno dei client di posta più usati, ovvero Microsoft Outlook. Ho in mente differenti opzioni alle quali potresti rivolgerti, quindi vediamole una per una e scegli quella che preferisci.

Esportazione di Outlook

outlook esporta

La prima soluzione che ti segnalo è quella **nativa di Microsoft Outlook, ovvero un backup che puoi fare direttamente dal software in questione senza dover scaricare programmi o affidarti a terze parti. Questa procedura si esegue in una manciata di minuti ed è ridicolmente semplice: provare per credere!

La prima cosa da fare è aprire Outlook per poi andare con il puntatore del mouse nella scheda superiore e fare clic sulla voce File. A questo punto, dalla colonna di sinistra, fai clic sulla casella Apri ed esporta seguita da Importa/esporta nella pagina che si apre.

Adesso, dal riquadro che si è aperto, fai clic sulla voce Esporta in un file, dopodiché premi il pulsante Avanti per andare alla schermata successiva. Da qui seleziona la voce File di dati di Outlook (pst), premi ancora su Avanti e seleziona quale cartella vuoi che venga esportata. Se vuoi che venga esportato tutto, clicca sull’indirizzo della casella e assicurati che la spunta sull’opzione Includi sottocartelle sia attiva.

outlook esportazione

Arrivato a questo punto premi ancora su Avanti, poi fai clic sul pulsante Sfoglia per decidere in quale cartella dovrà andare il file esportato e premi sul pulsante Fine. Adesso hai il tuo file con tutte le mail della casella selezionata e puoi copiarlo su una memoria esterna (es. un hard disk esterno) o anche un servizio di cloud storage per avere la tua copia di sicurezza della posta.

Quando dovrai importarlo nuovamente in Outlook dovrai semplicemente ripetere gli stessi passaggi ma, anziché selezionare Esporta in un file, dovrai fare clic sulla voce Importa dati da altri programmi o file, scegliere il file dati di Outlook e indicare il file che hai esportato in precedenza. Per sapere in dettaglio come sportare mail da Outlook, ti lascio al mio articolo dedicato.

Backup Windows/macOS

backup

Se invece preferisci una soluzione che sia sì per le email ma anche per i dati del tuo PC, potresti ricorrere a un backup generale del computer. Per farlo, indipendentemente si tratti di Windows 10 o Windows 11, ci sono diverse strade percorribili.

La prima opzione è quella di affidarsi alla Cronologia file, ovvero l’opzione che trovi andando nel Pannello di controllo e scegliendo l’opzione Salva copie di backup con cronologia file (su Windows 10 puoi trovare la medesima opzione nel pannello Impostazioni > Aggiornamento e sicurezza > Backup). Qui collega una memoria esterna al tuo PC, poi pigia il pulsante Attiva sotto la medesima che dovrebbe apparirti nel riquadro in centro allo schermo e attendi che venga creata la copia di backup. Per maggiori dettagli su tutta la procedura dai pure un’occhiata al mio tutorial su come fare il backup del PC su Windows 10.

In alternativa, puoi creare un’immagine del sistema operativo, la quale però serve per ripristinare il tuo PC in caso di qualche evento nefasto più che per avere un mero backup dei dati. Per farlo vai nella barra di ricerca che si trova in basso, scrivi Pannello di controllo, poi fai clic sulla voce Backup e ripristino (Windows 7) che trovi nella pagina. A questo punto fai clic sulla voce Crea immagine di sistema, scegli il disco esterno sul quale vuoi che vengano salvati i dati e poi scegli i dati che devono essere inclusi oltre che le finestre temporali dove eseguire nuovamente il backup. Questa procedura vale anche per le edizioni di Windows precedenti alla 10. In alternativa, puoi adottare un’altra delle soluzioni che trovi nella mia guida su come fare il backup del PC.

Se invece hai un Mac la funzione che ti consiglio di utilizzare, oltre il backup su iCloud, è Time Machine. Questo strumento salva periodicamente immagini di sistema per permetterti di eseguire un ripristino rapido della memoria in qualunque circostanza. Per sapere in dettaglio come funziona Time Machine, ti lascio al mio tutorial dedicato.

MailStore (Windows)

Come fare backup email

Non ti sono piaciute le opzioni precedenti perché non abbastanza specifiche? Allora potrebbe essere di tuo gradimento un software specializzato per l’esecuzione di backup. Nello specifico voglio proporti MailStore, una opzione gratuita e facile da usare.

Innanzitutto, collegati al sito Internet del programma e clicca sul pulsante Download MailStore Home (Free) che si trova in cima, così da avviare subito lo scaricamento del software.

Successivamente, apri il file eseguibile ottenuto e pigia su Esegui, dopodiché seleziona la voce Sono d’accordo con l’accordo di licenza e premi sui pulsanti Successivo, Installa, Si e Fine.

Ora che visualizzi la finestra del programma sul desktop, clicca su Fine nella schermata di benvenuto di MailStore, dopodiché seleziona la voce Archivia e-mail che trovi in corrispondenza della sezione Accesso rapido e configura la procedura di backup digitando nel campo sotto la voce Account e-mail sulla sinistra il tuo indirizzo di posta elettronica. Pigia quindi su Start, fornisci le credenziali d’accesso e clicca su OK in risposta all’avviso indicante che la configurazione è stata ultimata.

Adesso, seleziona il profilo appena creato dalla tabella Profili in basso e clicca sul bottone Esegui che vedi apparire a destra. Vedrai dunque apparire un’ulteriore finestra mediante cui potrai seguire l’avanzamento della procedura.

Se poi prima di avviare il processo di backup desideri gestire le operazioni relative all’account di posta selezionato, fai clic sul pulsante Proprietà… che trovi sempre nella parte destra della finestra di MailStore dopo aver selezionato il profilo e regola tutti i parametri proposti così come ritieni sia più opportuno.

Vuoi effettuare il backup delle email ricevute e inviate mediante il client di pota elettronica da te impiegato sul computer? Allora seleziona quello corretto tra le opzioni che trovi in corrispondenza della colonna Client di posta e segui la procedura di configurazione proposta su schermo. Il resto dei passaggi da compiere sono identici a quelli visti insieme poc’anzi per i servizi di Web mail.

A backup completato, potrai consultare tutte le email salvate cliccando sulla voce Archivio personale che trovi nella barra Archivia sulla sinistra e cliccando poi sul tuo account o sul client di riferimento e sulla cartella di tuo interesse. Per la gestione dei singoli messaggi, puoi affidarti agli strumenti che trovi nella barra apposita nella parte in alto di ciascuno di essi.

Ti segnalo infine che se è tua intenzione riutilizzare le email del tuo account di posta anche su un altro servizio, invece che selezionare l’opzione Archivia e-mail nella schermata principale del programma devi scegliere Esporta e-mail. Il resto dei passaggi da compiere sono praticamente identici a quelli visti insieme poc’anzi.

Come fare backup email Thunderbird

thunderbird backup

Se utilizzi Thunderbird, la procedura per fare il backup si può spiegare in una manciata di passaggi. Quello che devi fare è andare a fare una copia dei dati del programma che sono salvati nella cartella del tuo profilo sul tuo PC: per trovarla, accedi al menu ☰ di Thunderbird, fai clic su Aiuto > Risoluzione dei problemi (o su Altre informazioni per la risoluzione di problemi) e clicca sul pulsante Apri cartella relativo alla voce Cartella del profilo. Da qui potrai accedere ai tuoi dati e copiarli su un disco esterno (o dove preferisci). Maggiori info qui.

importexport ng

In alternativa puoi affidarti a un addon gratuito che permette di copiare le caselle impostate in Thunderbird in modo molto semplice: ImportExportTools NG. Per procurartelo, vai nel menu ☰ > Componenti aggiuntivi e temi > Estensioni e clicca sul link che compare nella finestra principale, il quale ti reindirizzerà al sito con i plugin.

Da qui usa la barra di ricerca per trovare ImportExportTools NG, premi il pulsante Aggiungi a Thunderbird, poi torna alla home di Thunderbird e fai clic destro sulla casella di posta o una cartella specifica la quale desideri ottenere un backup. Seleziona quindi la voce ImportExportTools NG seguita da Esporta cartella e, infine, decidi dove vuoi che venga salvato il backup.

A questo punto potrai sempre spostare o duplicare tale cartella su un disco esterno o sul cloud per avere una copia salvata fuori dal tuo PC.

Come fare backup email Gmail

gmail

Se desideri avere una copia di backup delle tue mail su Gmail, la soluzione migliore è quella di utilizzarlo in accoppiata con un client e servirti della procedura che ho descritto nei paragrafi precedenti. Sia con Outlook che con Thunderbird, otterrai il risultato che cerchi. La configurazione di Gmail sui principali client non richiede particolari procedure o l’utilizzo di dati IMAP in quanto, essendo una delle caselle di posta più utilizzate al mondo, solitamente basta indicare l’indirizzo di posta e la password per poi essere reindirizzati alla pagina di accesso di Google dove completare le verifiche di sicurezza. Per maggiori dettagli, puoi leggere il mio tutorial su come impostare Gmail.

Se però cerchi qualche sistema che non preveda l’utilizzo di altri programmi, puoi dirottare le mail su una seconda casella. Per farlo, una volta aperto Gmail sul browser, non devi fare altro che pigiare l’icona dell’ingranaggio per poi fare clic sul pulsante Visualizza tutte le impostazioni e poi andare nella scheda Inoltro e POP/IMAP.

Da qui, premi il pulsante Aggiungi un indirizzo di inoltro e inserisci la mail a cui inviare la tua posta. In questo modo, indipendentemente da come fruisci Gmail, i messaggi avranno una sorta di backup su un secondo indirizzo di posta. Per sapere più in dettaglio come dirottare le mail, ti lascio al mio tutorial dedicato.

Come fare backup Mail Mac

Time machine

Se stai utilizzando un Mac e l’applicazione di posta elettronica nativa di Apple, cioè Mail, puoi innanzitutto esportare la casella di posta direttamente dal programma (ed eventualmente duplicarla su una memoria esterna). Per farlo, seleziona la casella da preservare dalla barra laterale di Mail, fai clic destro e seleziona la voce Esporta casella di posta…. Da qui scegli dove piazzarla e pigia il pulsante Scegli per concludere l’operazione.

Per un backup più generale, non dimenticare di usare Time Machine: l’opzione che ti permette di creare delle copie di backup del tuo intero Mac e di tutti i dati presenti in esso su un disco esterno.

In questo modo, a seconda della cadenza che hai scelto per il backup, potrai ripristinare ciò che desideri allo stato di backup in qualsiasi momento. Time Machine può essere impostata per creare delle copie ogni ora, ogni giorno oppure ogni settimana. In questo modo sei certo che non perderai mai nemmeno un byte di dati. Per sapere in dettaglio come funziona Time Machine o come effettuare il backup con quest’ultimo, ti lascio ai miei articoli appena linkati.

Come fare backup email Aruba

aruba pec

Utilizzi la PEC di Aruba e vuoi sapere come fare il backup? Il consiglio che posso darti è quella di associarla a un client che ti permetta di fare il backup come Thunderbird o Outlook. Per accoppiare la tua PEC e uno di questi client puoi servirti dei parametri IMAP che seguono.

IMAP

Server posta in arrivo (IMAP): imaps.pec.aruba.it.
Porta: 993.
Richiede SSL: sì.
Server posta in uscita (SMTP): smtps.pec.aruba.it.
Porta: 465.
Richiede SSL: sì.
Richiede autenticazione: sì.
Nome completo o nome visualizzato: il tuo nome.
Nome account o Nome utente: il tuo indirizzo di posta certificata Aruba (es. nome@pec.it).
Indirizzo email: il tuo indirizzo di posta certificata Aruba (es. nome@pec.it).
Password: password scelta in fase di registrazione al servizio Aruba PEC.

Per maggiori dettali, puoi leggere il mio tutorial su come configurare la PEC di Aruba.

Come fare backup email Alice

tim mail

Se utilizzi i servizi di TIM Mail (ex Alice), i consigli che posso darti sono gli stessi di quelli che abbiamo appena visto con Aruba. Utilizzala in associato con un client e dunque crea un backup dei messaggi che scarichi sul PC. Per configurare la casella Alice o TIM puoi usare questi parametri.

Parametri IMAP @alice.it

Nome utente: l’indirizzo di posta elettronica, completo di @alice.it.
Server di posta in arrivo: in.alice.it.
Numero porta server posta in arrivo: 143 (STARTTLS).
Server di posta in uscita: out.alice.it.
Numero porta server posta in uscita: 587 (STARTTLS).

Parametri IMAP @tim.it

Nome utente: l’indirizzo di posta elettronica, completo di @tim.it.
Server di posta in arrivo: imap.tim.it.
Numero porta server posta in arrivo: 143 (STARTTLS).
Server di posta in uscita: smtp.tim.it.
Numero porta server posta in uscita: 587 (STARTTLS).

Per maggiori dettagli su come configurare la mail di Alice/TIM, puoi leggere il mio tutorial dedicato.

Come fare backup email Libero

Libero

Se utilizzi una casella di posta elettronica Libero Mail, la soluzione è la medesima vista nei capitoli precedenti. Utilizzala in accoppiata a un client mail come Outlook o Thunderbird per poterne sfruttare i semplici metodi di backup. Per associare la casella Libero al tuo client puoi usare questi parametri.

Protocollo IMAP

Server posta in arrivo (IMAP): imapmail.libero.it, Porta: 993, Richiede SSL: sì.
Server posta in uscita (SMTP): smtp.libero.it, Porta: 465, Richiede SSL: sì, Richiede l’autenticazione: sì.
Nome completo o nome visualizzato: [tuo nome].
Nome account o Nome utente: indirizzo di posta Libero (es. nome@libero.it).
Indirizzo e-mail: indirizzo di posta Libero (es. nome@libero.it).
Password: password di Libero Mail scelta in fase di registrazione.

Per maggiori dettagli su come configurare la mail di Libero, ti lascio al mio tutorial dedicato.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.