Come fare una tabella su Excel

Il tuo capo ti ha passato un foglio Excel contenente dei dati molto importanti: ti piacerebbe automatizzare alcune operazioni su di essi e avere la possibilità di ordinarli, ma purtroppo non sai bene come si fa. Non ti preoccupare. È una cosa assolutamente fattibile, tuttavia c'è bisogno di partire da una “struttura” dati ben precisa e offerta nativamente dal programma: le tabelle.

Utilizzando le tabelle di Excel, è possibile effettuare operazioni precise, anche complesse, su dati, righe e colonne, nel giro di un paio di clic: una possibilità che ti intriga, e non poco, ma in questo momento non hai la più pallida idea di come fare una tabella su Excel, vero? Ebbene, questo è proprio il posto giusto da cui iniziare: di seguito ti fornirò tutte le informazioni necessarie su come racchiudere i dati di un foglio Excel in una tabella, così da poterli gestire e organizzare al meglio, ottimizzando dunque il tuo lavoro.

Pronto per partire? Perfetto! Avvia la tua copia Excel e leggi attentamente quanto sto per dirti. Le indicazioni che ti darò valgono per tutte le versioni del celebre programma Microsoft, sia per Windows che per macOS, e ti parlerò anche della sua versione online e dell'app per dispositivi mobili. Sono sicuro resterai sorpreso dai risultati che riuscirai a ottenere. Detto ciò, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

• Come creare una tabella su Excel
  • Creare una tabella Excel su PC e Mac
  • Creare una tabella Excel Online
  • Creare una tabella Excel da app
• Come fare una tabella pivot su Excel
• Creare tabella Excel orario di lavoro
• Creare tabella Excel con calendario
• Come creare una tabella Excel in Word

Come creare una tabella su Excel

Prima di continuare, è bene che tu abbia presente un aspetto ben preciso: anche se un classico foglio di lavoro di Excel si presenta in modo del tutto simile a una “tabella” (cioè un grafico organizzato in righe e colonne), in realtà il suo contenuto di base viene definito intervallo di dati.

Una tabella, intesa nel senso stretto del termine (nonché quello che andiamo a considerare in questa guida), è composta da dati organizzati, strettamente collegati tra loro, che possono essere ordinati, disposti e manipolati secondo regole ben precise. In altre parole, una tabella è un'entità di Excel che è possibile creare manualmente, ma che non è presente per impostazione predefinita in un nuovo foglio di lavoro o un foglio di lavoro di base.

Fatte queste doverose premesse, se vuoi sapere come fare una tabella dati su Excel, è il momento di passare all'azione: avvia Excel (oppure apri il foglio di lavoro che desideri gestire) e segui le istruzioni di seguito per creare una tabella da zero oppure inserirvi dati già presenti.

Creare una tabella Excel su PC e Mac

Tanto per iniziare, una volta aperto Excel (e dopo aver cliccato sull'opzione Cartella di lavoro vuota, se intendi partire da un documento senza dati), iniziamo subito col vedere come fare l'intestazione della tabella su Excel: inizia a digitare sulla riga 1 le etichette da assegnare alle varie colonne di dati. Inserisci quello che serve a te, io qui farà solo un esempio generico. Se hai bisogno di adattare la larghezza della cella al contenuto, puoi leggere la mia guida dedicata.

A questo punto, puoi creare la tua tabella prima ancora di iniziare con l'inserimento dei dati: fai clic sulla prima cella della tabella (in questo caso A1), premi il tasto Shift della tastiera e pigia successivamente sull'ultima cella della tabella (in questo esempio D1), dopodiché fai clic sulla voce Inserisci e sull'icona Tabella. In alternativa, puoi selezionare le celle della tabella cliccando sulla prima di esse e facendo “scorrere” il mouse fino a raggiungere l'ultima.

Completata questa operazione, nella nuova finestra che compare, apponi il segno di spunta sulla casella Tabella con intestazioni e clicca su OK: dopo qualche secondo, le colonne selezionate si coloreranno di blu e vedrai comparire delle freccette accanto a ciascuna intestazione, utili per ordinare i dati. Se lo desideri, puoi proteggere le celle contenenti le intestazioni dalle modifiche accidentali (che potrebbero alterarne il nome senza che tu te ne renda conto), seguendo il mio tutorial su come proteggere celle Excel.

Se non desideri creare subito delle etichette/intestazioni, puoi saltare il passaggio ed evitare di apporre il segno di spunta su Tabella con intestazioni: in questo caso, vengono create delle intestazioni “generiche” del tipo Colonna 1, Colonna 2, Colonna 3… Colonna X, che puoi modificare in seguito a piacimento, semplicemente cliccando sulle relative celle e assegnandovi il nome desiderato.

Il gioco è praticamente fatto: hai creato una tabella di due righe, una contenente l'intestazione e l'altra contenente dei dati. Se vuoi, puoi ampliare la tabella “afferrando” la piccola freccetta obliqua collocata sull'ultima cella in basso a destra della tabella e trascinandola fino alla cella finale desiderata.

Impostata la dimensione necessaria, non devi far altro che iniziare a riempire la tabella con i dati di cui hai bisogno, partendo dalla riga 2 (anch'essa colorata di blu). Se vuoi, puoi inserire delle operazioni automatiche da effettuare tra le varie celle/colonne: nel mio esempio, ho impostato la tabella affinché la colonna D, contenente gli elementi residui in deposito, fosse la differenza tra il numero di elementi acquistati (colonna B) e il numero di elementi venduti (colonna C).

La stessa procedura si applica anche nel caso tu abbia già tutti i dati disposti sul foglio Excel, solo con una leggera modifica. Invece di selezionare solo le celle con le nomenclature dei dati, seleziona tutto ciò che vuoi venga incluso nella tabella e poi ripeti i passaggi visti nelle righe precedenti.
Come dici? Non sei in grado di impostare Excel affinché esegua operazioni automaticamente? Puoi avvalerti delle istruzioni che ti ho già fornito nelle mie guide specifiche sugli argomenti, che ti elenco di seguito.

• Come sommare su Excel.
• Come sottrarre con Excel.
• Come moltiplicare in Excel.
• Come elevare al quadrato e come elevare a potenza in Excel.
• Come calcolare la percentuale in Excel (guida ottima per il calcolo automatico dell'IVA).
• Come sottrarre la percentuale in Excel.
• Come sommare le ore in Excel (utile, ad esempio, se hai bisogno di un foglio di lavoro che gestisca gli orari del personale).

Da segnalare poi l'esistenza dei modelli predefiniti di Excel, i quali offrono la possibilità di caricare dei template già pronti, disponibili sia sul computer che online, contenenti operazioni, ordinamenti e altre caratteristiche già impostate. In tal modo, tutto ciò che devi fare è riempirli con i dati che hai a disposizione e personalizzarli successivamente come più ti aggrada.

Tra i modelli più utili disponibili online, ad esempio, si distingue quello per la creazione e la stampa delle fatture: grazie a una serie di fogli di lavoro pre-organizzati contenenti tabelle belle e pronte, è possibile tenere traccia delle fatture emesse e ottenere un modello pronto per la stampa.

Per creare un nuovo foglio di lavoro partendo da un modello predefinito, clicca sul menu File, seleziona la voce Nuovo e scegli un modello preimpostato tra quelli disponibili in basso, oppure effettua una ricerca online digitando la parola chiave (ad es. fatture) nella casella preposta e premendo il tasto Invio.

I risultati vengono ulteriormente suddivisi in categorie, che puoi visualizzare tramite l'apposita barra di navigazione laterale: una volta scelto il modello che preferisci, ti basterà fare un doppio clic sulla sua anteprima per aprire una nuova cartella di lavoro basata su di esso.

Se lo desideri, puoi creare il tuo modello personalizzato partendo da una cartella di lavoro vuota e salvarlo, per poi utilizzarlo successivamente come base di partenza: ti ho spiegato per filo e per segno come procedere nel mio tutorial specifico sull'argomento.

Non ti piace lo stile grafico e lo schema colori della tabella? Puoi personalizzarlo in pochi passaggi! Seleziona una cella qualunque della tabella, fai clic sulla voce Struttura tabella collocata in alto e dai un'occhiata alle voci disponibili nel riquadro Opzioni stile tabella.

• Riga di intestazione — mostra o nasconde la riga contenente le etichette.
• Riga totale — mostra o nasconde la riga contenente la somma totale delle varie colonne (in caso di valori numerici).
• Righe/Colonne alternate evidenziate — evidenzia con una tonalità più scura le righe/colonne pari o le righe/colonne dispari.
• Prima/ultima colonna — applica il grassetto ai dati presenti nella prima o nell'ultima colonna.
• Pulsante filtro — mostra o nasconde la “freccetta” per filtri e ordinamenti accanto a ciascuna delle intestazioni.

Puoi assegnare un nome alla tua tabella digitandolo nella casella Nome tabella, collocata in alto a sinistra. Per intervenire sui colori, invece, devi pigiare sulla freccina in basso di fianco alla casella Stili tabella. Da lì puoi scegliere la combinazione di colori che più ti aggrada cliccando sull'anteprima che preferisci, oppure creare uno stile personalizzato (agendo sui vari elementi della tabella) cliccando sulla voce Nuovo stile tabella…. Infine, puoi eliminare completamente l'intera formattazione della tabella pigiando sul pulsante Cancella.

Inoltre voglio anche segnalarti che puoi eliminare una tabella (con i dati al suo interno), oppure eliminare solamente la tabella stessa, lasciando i dati nelle celle, grazie alla funzione Converti in intervallo.

• Eliminare una tabella — se hai intenzione di cancellare interamente la tabella e i dati al suo interno, non devi far altro che selezionarla con il mouse (effettuando un trascinamento dalla prima cella in alto a sinistra all'ultima in basso a destra) e premere il pulsante Canc della tastiera (o backspace, su Mac).
• Convertire tabella in intervallo di valori — prima di procedere, ti consiglio di eliminare la formattazione della tabella per liberarti dei colori preimpostati, così come ti ho spiegato nella sezione relativa alla personalizzazione della tabella. Fatto ciò, fai clic destro su una delle celle appartenenti alla tabella, dopodiché seleziona la voce Tabella > Converti in intervallo dal menu proposto e pigia sul pulsante Sì collocato nel pannello che compare subito dopo.

Per altre funzioni di Excel come creare istogrammi e sovrapporli a grafici per la valutazione dei dati, creare veri e propri fogli di lavoro per effettuare sorteggi, proteggere con password i file creati, fare una tabella calendario con Excel o, più in generale, sapere alla perfezione come usare Excel, ti lascio alle mie guide appena linkate.

Creare una tabella Excel Online

Se non possiedi Microsoft Excel sul tuo PC e utilizzi invece Excel Online, sappi che puoi creare una tabella allo stesso modo di quanto visto nel capitolo precedente dedicato alla versione desktop di questo celebre software di calcolo. I menu sono leggermente più scarni che rispetto al programma per Windows e macOS, ma c'è praticamente tutto.

Creare una tabella Excel da app

Se vuoi agire da smartphone e tablet per creare una tabella in Excel, sappi che è disponibile l'apposita app di questo famoso software di calcolo su Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. Sebbene sia gratuita, per schermi che superano i 10.1" di dimensioni è richiesto un abbonamento Microsoft 365 a pagamento.

Una volta inseriti i vari valori nelle celle, evidenziale e scorri il menu che si trova in basso (su smartphone) o in alto (su tablet, dove c'è la classica interfaccia a schede come su desktop) fino a trovare la voce Formatta come tabella. Premendoci sopra ti verrà chiesto se vuoi una Tabella con intestazioni apponendo o meno la spunta. Per eliminare la tabella, sempre dal menu in basso, trovi la voce Converti in intervallo proprio come per desktop.

Come fare una tabella pivot su Excel

Se vuoi creare una tabella pivot su Excel, l'operazione non è molto differente da quanto visto in precedenza. Ricorda però che questo tipo di tabelle è molto rigido quindi, una volta creato, non potrai modificare il numero di righe o colonne (salvo in alcuni casi).

Passando all'azione, per creare una tabella seleziona le celle contenenti dati e nomenclature degli stessi che vuoi includere. Adesso premi la voce Inserisci che trovi in alto, poi seleziona l'opzione Tabella pivot seguita dalla voce Da tabella/intervallo.

Scegli se inserirla in un nuovo foglio o in quello esistente, poi seleziona le celle in cui andrà a essere posizionata e premi il pulsante Ok. Dalla nuova colonna che si è aperta a destra, seleziona quali valori includere apponendo la spunta di fianco a essi, se inserire o meno filtri e decidendo la disposizione di tutti gli elementi.

Nel caso tu voglia crearla con la versione online di Excel, una volta selezionato cosa includere fai clic sulla voce Inserisci, poi su Tabella pivot e ancora su Da tabella/intervallo. Come prima seleziona se metterla in un nuovo foglio o in quello attuale e le celle di destinazione. Da qui in avanti il procedimento è il medesimo visto per la versione desktop. Per mobile, la tabella pivot non è disponibile.

Ricordi che, a inizio capitolo, ti ho detto che non puoi cambiare il numero righe o colonne salvo in alcuni casi? A tal proposito il mio consiglio è quello di leggere con attenzione tutte le procedure che ti ho spiegato nel dettaglio in questo mio tutorial: all'interno troverai diversi consigli su come creare al meglio un tabella pivot per analizzare i tuoi dati e alcuni trucchi per renderla più malleabile.

Creare tabella Excel orario di lavoro

Hai bisogno di creare una tabella con gli orari di lavoro dei tuoi colleghi o dipendenti? potresti benissimo metterti lì e creare a mano ogni singola voce, in un processo che richiederebbe molto tempo probabilmente. Ma, se vuoi fare in fretta, puoi usare un template messo a disposizione da Excel.

Una volta aperto il programma, scrivi la parola chiave lavoro o turni lavoro nella barra di ricerca e seleziona una delle opzioni che ti escono. Un modello come Calendario turni lavoro è già predisposto per essere chiaro e facile da leggere, quindi dovrai solo andare a inserire nomi e valori nelle varie caselle.

Nella versione online i modelli sono pochi e, questo nello specifico, non è presente. Per ovviare al problema, puoi usare il modello Programma assegnazioni settimanali che è strutturato in modo simile. Stesso discorso anche per la versione mobile, che dispone del medesimo template.

In alternativa puoi andare su questa pagina e scaricare uno dei tanti modelli messi a disposizione da Microsoft stessa. Ce ne sono moltissimi, con scopi più specifici e ben strutturati di quelli già presenti di default.

Creare tabella Excel con calendario

Vorresti creare una tabella Excel con calendario? Qui vale il medesimo discorso fatto per gli orari di lavoro. Puoi crearne uno a mano, oppure ricorrere ai vari template. Nella versione desktop, tra i template disponibili, c'è una intera sezione dedicata ai calendari, quindi hai ampia scelta a disposizione.

Sulla versione Web è presente il modello Calendario perpetuo, mentre da app non vi è nulla che calzi nella descrizione. Puoi comunque usare un modello preimpostato scaricandolo in locale oppure caricandolo sul tuo OneDrive.

Come creare una tabella Excel in Word

Se vuoi letteralmente creare una tabella Excel in Microsoft Word, sappi che non è possibile in quanto in Word puoi creare le tabelle Word. Quello che puoi fare è trasportare la tabella generata in Excel negli altri programmi di Microsoft, come appunto Word.

Puoi riuscirci tramite un semplice copia-e-incolla o, in modo più elaborato e preciso, collegando un file Excel a un documento Word sfruttando la funzione di collegamento di una sorgente di dati. Per tutti i dettagli in merito ti lascio al mio articolo su come inserire una tabella Excel in Word.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.