Come firmare un documento Word
Hai bisogno di redigere un documento Word da far visionare e convalidare dal tuo capufficio? Allora devi assolutamente imparare come firmare un documento Word. Come dici? Ignoravi totalmente la possibilità di compiere un’operazione del genere tramite il celebre software di videoscrittura di casa Microsoft? Beh, ora non più!
Microsoft Word, devi sapere, include una funzione che permette di apporre una firma precedentemente scansionata e/o inserire dei campi per la firma all’interno dei propri documenti di testo, così che altri utenti possano apporre la propria firma digitale (avente valore legale) al documento stesso. Utilizzando l’app ufficiale di Word, potrai addirittura firmare un documento apponendo il tuo autografo direttamente sullo schermo del tuo smartphone o del tuo tablet. Non è fantastico?
Prima di entrare nel vivo del tutorial, però, ci tengo a precisare che ho utilizzato Office 2024 per Windows e macOS. Le indicazioni che troverai nelle prossime righe, però, sono valide anche per le versioni di Word a partire dalla 2007 in poi. Oltre a illustrarti come firmare un documento sulla versione desktop di Word, inoltre, ti spiegherò come muoverti sulla sua versione online e sulla sua app ufficiale, che è disponibile per Android e iOS/iPadOS. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Quale firma apporre al documento Word?
- Come firmare un documento Word senza stamparlo
- Come firmare un documento Word con firma digitale
Quale firma apporre al documento Word?
Prima di entrare nel vivo del tutorial e vedere come firmare un documento Word, è doveroso da parte mia mettere in chiaro alcuni aspetti legati al tipo di firma da apporre al documento che si vuole autografare.
Eh già, perché esistono varie tipologie di firme che puoi utilizzare in simili circostanze, alcune delle quali hanno pieno valore legale e sono normate dal Regolamento e-IDAS 910/2014. Ecco quali sono alcune di queste tipologie di firme.
- Firma elettronica semplice — disegnare su un dispositivo mobile la propria firma, ha un valore legale limitato. Spetta a un giudice, infatti, valutare di volta in volta se una firma elettronica semplice è autentica o meno (magari avvalendosi dell’aiuto di una perizia calligrafica o digitale).
- Firma elettronica avanzata — si tratta di una tipologia di firma elettronica che viene generata con mezzi che permettono di dimostrare l’integrità del documento, sui quali il firmatario ha un controllo esclusivo, anche se non necessariamente fisico (ad esempio, tramite dispositivi remoti o in cloud). Ha valore legale certo, tranne che nella stipula di specifici contratti, come quelli che richiedono un atto pubblico.
- Firma elettronica qualificata — questa è una delle forme più avanzate di firma elettronica, in quanto può essere applicata mediante l’ausilio di strumenti qualificati, in primis i kit rilasciati dagli enti certificatori: ha valore legale e certifica l’originalità e anche l’integrità dei documenti stessi che sono stati firmati mediante essa. È equiparata alla firma autografa ed è riconosciuta con pieno valore legale in tutta l’Unione Europea.
- Firma digitale — in Italia, si tratta di una tipologia di firma elettronica qualificata che ha pieno valore legale, in quanto prevede l’utilizzo di sistemi crittografici asimmetrici, ovvero sistemi in cui una coppia di chiavi (una chiave privata per firmare e una pubblica per verificare) viene usata per verificare l’originalità e l’integrità dei documenti firmati dall’utente.
Se ti va di approfondire l’argomento e desideri pertanto avere maggiori informazioni su come ottenere una firma digitale e su come usarla per autenticare file Word, PDF e altri documenti ancora, leggi la mia guida su come apporre la firma digitale: lì troverai tante altre informazioni che senz’altro ti saranno molto utili.
Come firmare un documento Word senza stamparlo
Adesso che sei a conoscenza della tipologia di firme disponibili, vediamo insieme come procedere nel noto software di videoscrittura di Microsoft. Nei prossimi capitoli, ti spiegherò come si firma documento Word attraverso l’applicazione di una firma in formato immagine, disegnandola o usando altri metodi a disposizione su questo software.
Come firmare un documento Word su PC e Mac
Tramite il software desktop di Word, puoi firmare il documento attraverso diversi metodi. Iniziamo con la funzionalità di firma di Word per PC Windows che aggiunge un campo firma.
Dopo aver aperto il documento Word, raggiungi il punto del documento in cui vuoi aggiungere il campo firma e posiziona il puntatore di digitazione. Fatto ciò, raggiungi la scheda Inserisci e, nella sezione Testo, premi sul tasto Aggiungi riga della firma (l’icona di un foglio con una matita).
Nella schermata che ti viene mostrata, compila la casella Firmatario consigliato: a prescindere dalla dicitura di esempio, puoi inserire qualsiasi cosa, anche la semplice indicazione “Firma”. Compila poi gli altri campi, se necessario e premi sul tasto OK per concludere. Così facendo, verrà creato un campo dove è possibile apporre la firma, comodo vero?
Ovviamente, salva il file tramite le voci File > Salva oppure File > Salva con nome e condividi il documento con la persona che deve firmare. Per applicare la firma al documento, basta fare doppio clic sul campo della firma e, nella schermata che ti viene mostrata, digitare il tuo nome e cognome oppure importa l’immagine della tua firma scannerizzata (e magari scontornata). Premendo sul tasto Dettagli, puoi aggiungere ulteriori informazioni sulla tua persona. Il campo firma come è già compilato di default con un certificato con chiave privata generato sul tuo PC, ma puoi modificarlo col tasto Cambia. Quando hai completato, premi sul tasto Firma per concludere.
Anche in questo caso, salva il documento per renderlo finale. Così come indicato nel messaggio in alto su Word, il documento verrà contrassegnato come finale: ciò significa che qualsiasi modifica apportata al documento, qualunque essa sia, comporterà l’eliminazione della firma presente nel documento.
Volendo, è possibile firmare un documento Word anche senza autografare il file in maniera visibile. Per procedere, apri innanzitutto il documento da firmare in Word e clicca sulle voci File > Informazioni > Proteggi documento > Aggiungi firma digitale. Nella finestra che si apre, specifica lo scopo della firma nell’apposito campo di testo, seleziona il certificato premendo sul tasto Cambia alla voce Firma come, fai clic sul pulsante Firma per autenticare il documento e il gioco è fatto.
Adesso vediamo, invece, come applicare altre tipologie di firme al tuo documento, che non garantiscono però lo stesso stato di protezione al documento Word, come visto nei paragrafi precedenti. Ti illustrerò due metodi che sono entrambi utili per firmare un documento word su Mac o su Windows: l’aggiunta di un’immagine o disegnarla manualmente.
Nel primo caso, raggiungi la scheda Inserisci in alto e premi sulle voci Immagini > Questo dispositivo (Immagine da file su Mac). Fatto ciò, individua il file immagine e premi sul tasto Inserisci in basso. Dopo aver importato l’immagine, fai clic su di essa e, tramite l’icona a fianco Opzioni layout, seleziona la voce Davanti al testo. Trascina dunque l’immagine sul campo firma e ridimensionala (se necessario), utilizzando i selettori presenti sui bordi. Semplice, dico bene?
In alternativa, per firmare il documento disegnando la tua firma, spostati sulla scheda Disegno in alto, fai clic sul pulsante Penna (il pennarello nero) e scegli la dimensione del tratto e l’eventuale colore. Fatto ciò, usa il tuo mouse per disegnare una firma sull’apposito campo, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.
Come firmare un documento Word online
Desideri firmare un documento Word direttamente online? Purtroppo Word Online, l’applicazione Web del celebre programma di videoscrittura, non integra la funzione che permette di aggiungere la riga della firma e firmare digitalmente il proprio documento, ma puoi comunque inserire l’immagine di una firma autografa precedentemente scansionata: è sempre meglio che niente, no?
Dopo aver effettuato l’accesso a Word Online col tuo account Microsoft, apri il documento su cui vuoi aggiungere una firma selezionandolo dall’elenco oppure importando dal tuo PC tramite il tasto Carica in alto a destra.
Fatto ciò, raggiungi la scheda Inserisci, fai clic sulla voce Immagine, premi sul pulsante Questo dispositivo, seleziona il file immagine contenente la firma da utilizzare e pigia sul pulsante Apri.
Ora non ti resta che ridimensionare l’immagine come più preferisci ed eventualmente riposizionarla: fai stazionare il cursore su uno dei pallini posti ai quattro angoli della foto e ridimensiona l’immagine della firma. Per quanto riguarda il layout dell’immagine, invece, pigia sulla scheda Formato, fai clic sulla voce Disposizione testo e seleziona una delle opzioni disponibili (es. In linea con il testo, Incorniciato a destra, Dietro al testo, etc.).
Il file viene salvato automaticamente su OneDrive ma puoi scaricarne una copia selezionando le voci in alto File > Crea una copia > Scarica una copia.
Come firmare un documento Word su smartphone e tablet
Vuoi sapere come firmare un documento word su iPhone/iPad o Android sfruttando a tuo vantaggio la tecnologia touch screen? Nessun problema: tutto ciò che devi fare è scaricare sul tuo device l’app ufficiale di Word per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS che è utilizzabile gratuitamente sui dispositivi di dimensioni pari o inferiori ai 10.1″ (per i device più grandi, invece, è necessario sottoscrivere l’abbonamento al servizio Microsoft 365).
Avvia, quindi, l’app di Word sul tuo device, effettua il login al tuo account Microsoft e decidi se creare un nuovo documento pigiando sulla scheda Crea e poi sul tasto Word oppure modificarne uno già esistente selezionandolo dall’elenco dei documenti di OneDrive.
Dopo aver aperto il documento, seleziona la scheda Disegno, che trovi in basso da smartphone oppure in alto da tablet. Premi poi sulla voce Disegna con mouse o tocco e disegna sullo schermo la tua firma. Semplice, vero?
Come firmare un documento Word con firma digitale
Oltre alle indicazioni che ti ho fornito nel capitolo precedente, esistono altri metodi per poter applicare una firma digitale ai tuoi documento elettronici, come appunto a un file Word.
Consultando il mio tutorial su come firmare un documento digitale, troverai diverse informazioni su come ottenere una firma digitale da enti certificatori e come applicarla tramite gli strumenti messi a disposizione da questi stessi.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
