Come funziona Evernote

Per via del lavoro che svolgi sei spesso fuori casa e avresti quindi bisogno di uno strumento che ti permetta di annotare i tuoi pensieri e le tue idee in qualsiasi momento della giornata. Per questo motivo, alcuni tuoi colleghi e amici ti hanno consigliato di utilizzare Evernote, sito Internet e applicazione gratuita completamente dedicata alla produttività, che permette di organizzare il lavoro e la vita personale attraverso appunti e promemoria.

Prima di avvalertene, però, vorresti sapere bene come funziona Evernote per capire se questo possa fare effettivamente al caso tuo. Hai di conseguenza cercato su Internet spiegazioni al riguardo nel tentativo di saperne di più, capitando infine proprio qui, su questo mio tutorial. Ho indovinato, vero?

Beh, allora devo proprio dirtelo: sei stato davvero fortunato a trovarmi! Infatti, ho realizzato questa guida appositamente per spiegarti in che modo è possibile utilizzare la piattaforma in oggetto sia dal sito Internet ufficiale, sia tramite la sua applicazione per PC Windows e Mac e per dispositivi mobili Android e iOS/iPadOS, e avvalerti così della preziosa funzione di sincronizzazione automatica delle informazioni che consente di avere sempre a disposizione i propri appunti. Come dici? Sei assolutamente interessato all’argomento e non vedi l’ora di incominciare? In tal caso, direi di non perderci ulteriormente in chiacchiere: ti auguro dunque una buona lettura!

Indice

• Come registrarsi su Evernote
• Come funziona Evernote online
• Come funziona Evernote: PC e Mac
• Come funziona Evernote: smartphone e tablet

Come registrarsi su Evernote

Evernote, come ti ho accennato nell’introduzione, è uno strumento dedicato alla produttività e all’organizzazione del lavoro che è accessibile via Web ed è disponibile sia su PC/Mac sia su Android (vedi se è disponibile anche su store alternativi, qualora il to device non abbia il Play Store) e iOS/iPadOS, con le note che vengono sincronizzate su tutti i device via cloud.

Ad ogni modo, la prima cosa che devi fare per iniziare a utilizzare il servizio è quella di eseguire la registrazione, operazione del tutto gratuita che ti consiglio di eseguire tramite il suo sito Internet ufficiale.

Non appena visualizzi la home page, dunque, premi il pulsante Registrati gratuitamente presente al centro della stessa, dopodiché seleziona il piano Gratis, se intendi avvalerti delle funzioni base gratuite proposte dal servizio (possibilità di creare fino a 50 note e 1 quaderno, 60 MB di caricamenti mensili, note di dimensioni massime di 25 MB, massima organizzazione con la dashboard Home e 3 widget, ricerca veloce mediante l’apposita funzione e i tag, possibilità di ritagliare pagine Web, possibilità di allegare PDF, scontrini, file, foto, immagini e documenti), pigiando quindi il relativo pulsante Inizia.

Puoi eventualmente anche scegliere uno dei piani a pagamento, come quello Personal, che parte da 8,33 euro/mese pagando annualmente o 12,99 euro/mese pagando mensilmente, che aggiunge ai vantaggi del piano gratuito anche sincronizzazione su un numero illimitato di dispositivi, possibilità di creare fino a 100.000 note e 1.000 quaderni, 10 GB di caricamenti mensili, note delle dimensioni massime di 200 MB, personalizzazione della dashboard Home e widget aggiuntivi, possibilità di collegare l’account Google Calendar principale, aggiunta di date di scadenza, promemoria e notifiche alle attività, gestione delle attività in un unico posto, accesso offline su dispositivi mobili e desktop, ricerca di testo all’interno di immagini, documenti e PDF, creazione di modelli personalizzati e annotazione di immagini e PDF.

Esiste anche il piano Professional, che parte da 10,83 euro/mese con pagamento annuale o da 14,99 euro/mese con pagamento mensile, aggiungendo ai vantaggi del piano Personal anche i seguenti: possibilità di effettuare 20 GB di caricamenti mensili, accesso a tutti i widget e personalizzazione della Home, possibilità di collegare l’account Google Calendar sia personale che lavorativo, creazione, gestione e assegnazione di attività ad altri e facile monitoraggio dei progressi, uso dei termini booleani per perfezionare i risultati della ricerca, ricerca di contenuti in base alla posizione, esportazione di taccuini come file PDF, integrazione con Slack, Microsoft Teams e altri.

Per forniti le indicazioni di questa guida, ho optato per il piano gratuito. Se anche tu hai deciso di agire allo stesso modo, scegli se associare il tuo account Google (Continua con Google) oppure effettuare l’iscrizione tramite indirizzo email. Se desideri collegare il tuo account Apple, invece, ti suggerisco di eseguire la procedura tramite il software per PC o l’app per dispositivi mobili.

Nel caso di abbonamento, ovviamente, dovrai preventivamente definire il metodo di pagamento (carta di credito/debito o conto PayPal) e confermare l’acquisto premendo l’apposito bottone.

Come funziona Evernote online

Andiamo, ora, a vedere come funziona Evernote online. Completata la registrazione al servizio, clicca sul bottone Continua e poi provvedi a eseguire la breve procedura di personalizzazione rispondendo ad alcune domande, specificando per cosa utilizzerai Evernote, cosa vuoi fare e come hai saputo di Evernote.

Fatto ciò, decidi se provare le funzioni a pagamento per un periodo di prova limitato spuntando la casella Non sai ancora? Attiva la prova gratuita, cliccando sul bottone Continua e seguendo le istruzioni su schermo per proseguire; in alternativa, salta la prova cliccando sulla dicitura apposita.

Fatto ciò, segui il tutorial illustrativo che ti descrive il funzionamento di Evernote, leggendo le note che compaiono in corrispondenza delle varie parti che compongono l’interfaccia e chiudendole con un clic sul bottone Avanti.

L’interfaccia del servizio è alquanto intuitiva: sulla sinistra è presente un pannello contenente una barra laterale per l’accesso rapido alle varie sezioni del servizio (es. Home, Preferiti, Taccuini, etc.), mentre al centro si trova la schermata Home, con i vari riquadri e widget che consentono di consultare ed editare note, appunti e diverse tipologie di contenuti catturati di recente (es. Ritagli Web, Immagini, Documenti, e così via).

Se, dunque, desideri scrivere la tua prima annotazione, premi sul pulsante che riporta la dicitura Crea una nuova nota (l’icona del foglio con il simbolo +) presente nel relativo widget Note, oppure pigia il simbolo (+) che compare nella barra laterale di sinistra in corrispondenza della voce Note, o ancora clicca sul pulsante Nuovo > Attività situato sempre sulla sidebar a sinistra e scegli la tipologia di contenuto da creare sfruttando il riquadro apertosi a schermo. Verrà così creato il tuo primo taccuino, e avrai a disposizione un comodo editor di testo mediante il quale poter scrivere ciò che hai in mente.

Inizia, quindi, a digitare il Titolo sfruttando il campo di testo a destra e prosegui poi con la nota vera e propria utilizzando il modello predefinito proposto dal sistema, avvalendoti delle funzioni di editing mostrate nella toolbar in alto.

In alternativa, puoi selezionare uno dei template consigliati da Evernote ed elencati nell’area sottostante (ad esempio Elenco da fare o Riflessione giornaliera) in base alle tue specifiche esigenze (facendo stazionare il puntatore sul nome di un dato template, puoi visualizzare un pop-up con l’anteprima del modello). Pigiando sulla voce … Apri galleria potrai visualizzare ulteriori soluzioni idonee a differenti categorie di attività (Lavoro, Scuola, Scrittura creativa, e così via).

Se desideri allegare un file alla nota, ti basta trascinare quest’ultimo nell’area di scrittura. Per aggiungere altre tipologie di elementi, invece, fai clic sul pulsante (+) situato in alto a sinistra nella barra degli strumenti della nota e seleziona quello che ti occorre dal menu che si apre. In questa fase, ad esempio, puoi inserire un’attività collegata all’annotazione (ad esempio un appuntamento o una to-do-list), oppure sincronizzare il tuo calendario Google; devo avvisarti, però, che alcune funzioni sono disponibili solo sottoscrivendo uno dei piani a pagamento di cui ti ho parlato nel capitolo precedente.

Nella stesura delle note ti suggerisco di applicare anche dei tag, ovvero delle parole chiave che ti permetteranno di etichettarle, catalogarle e ritrovarle più facilmente. Per procedere in tal senso, fai clic sulla voce Aggiungi tag situata in fondo alla schermata della nota e digita un termine rappresentativo, quindi premi il tasto Invio. Agendo sulla voce Tag nel menu di sinistra potrai accedere a una comoda vista che ti permetterà di individuare i vari contenuti correlati ai singoli termini utilizzati.

Ti segnalo, poi, che cliccando sul simbolo … posto in alto a destra visualizzerai un menu aggiuntivo che ti permetterà di intervenire in vari modi sulla nota, ad esempio per effettuarne la condivisione, inviarla via email, aggiungerla come collegamento al menu principale o spostarla nel cestino.

Se desideri assegnare un nome diverso al taccuino per classificare meglio le annotazioni, clicca sulla voce Taccuini nel menu di sinistra, quindi premi sull’elemento di tuo interesse e, successivamente, pigia il simbolo … collocato sulla destra del box in cui è presente il nome del taccuino. Seleziona, quindi, l’opzione Rinomina taccuino e digita la nuova intestazione. Per la creazione di un nuovo taccuino (fattibile solo in caso di sottoscrizione a pagamento), invece, fai clic sul pulsante (+) che compare al passaggio del puntatore sulla voce Taccuini (sulla sinistra).

Qualora volessi appuntare un’annotazione veloce da riprendere e approfondire più avanti, ti consiglio piuttosto di adoperare il blocchetto per gli appunti posto sulla destra nella schermata Home, che ha sostanzialmente la funzione di post-it digitale. Questo potrà facilmente essere convertito in nota pigiando il simbolo … situato in alto a destra del riquadro in questione e selezionando poi l’apposita funzione disponibile nel menu contestuale.

Evernote permette anche di aggiungere delle attività separatamente, quindi non necessariamente in associazione a una nota. Per farlo, pigia il simbolo (+) posto a fianco della voce Attività nel menu di sinistra, quindi inserisci nella nuova finestra apertasi una descrizione della stessa. Se hai optato per la sottoscrizione di un abbonamento, potrai impostare promemoria e scadenze, rendere l’elemento ricorrente, contrassegnarlo come prioritario e molto altro.

Un’altra funzione che reputo alquanto interessante messa a disposizione dal servizio è quella che permette di “catturare” informazioni importanti visualizzate durante la navigazione Web e aggiungerle come collegamento alla dashboard di Evernote. Tale operazione, però, può essere eseguita solo mediante l’installazione di un’estensione denominata Evernote Web Clipper.

Se la cosa ti interessa e desideri aggiungere il suddetto plugin, fai clic sul pulsante Ritaglia contenuti Web presente nella sezione Ritagli Web, all’interno del widget Catturati di recente, il quale è a sua volta collocato in fondo alla schermata Home. Dopodiché fai clic sul bottone Install Web Clipper presente nella pagina apertasi nel browser in uso e poi fai clic sul nome del programma di navigazione su cui intendi installare l’add-on (Chrome,Safari o Firefox).

In tal modo, verrai rimandato alla pagina per il download dello store relativo al browser in uso (ad esempio, Chrome Web Store se utilizzi il software Chrome, Mac App Store, se utilizzi Safari o Firefox Browser Add-ons se utilizzi Firefox.

Una volta installata l’estensione Evernote Web Clipper nel tuo browser (es. su Chrome), se durante la navigazione Web ti ritroverai al cospetto di una pagina contenente informazioni di tuo interesse, per salvarla su Evernote non dovrai fare altro che pigiare l’icona dell’elefante collocata in alto a destra (se hai più estensioni troverai il simbolo di un tassello del puzzle) e selezionare dal nuovo pannello apertosi il formato di ritaglio che reputi più consono.

Potrai all’occorrenza definire anche il taccuino nel quale conservarlo, aggiungerlo come attività o definire dei tag. Infine, ti basterà cliccare sul bottone Salva ritaglio per portare a termine l’operazione. Piuttosto comodo, non trovi?

Come funziona Evernote: PC e Mac

Se hai bisogno di prendere appunti dal tuo computer anche quando sei senza connessione a Internet e desideri farlo utilizzando Evernote, sarai felice di sapere che vi è la possibilità di scaricare il client su PC Windows e Mac. Non preoccuparti, non perderai il tuo lavoro: tutte le annotazioni che scriverai saranno poi sincronizzate non appena ritornerai online.

Per ottenere il client ufficiale su PC o Mac, puoi recati sullo store ufficiale presente sul tuo computer. Se hai un PC Windows, quindi, recati nella pagina di download dell’applicazione presente nel Microsoft Store, mentre se hai un Mac, recati nella pagina di download presente nel Mac App Store.

Una volta che avrai scaricato e installato Evernote sul tuo computer dovrai effettuare l’accesso tramite il tuo account che hai registrato in precedenza, ovvero mediante le credenziali o, il tuo account Google o Apple. Così facendo verranno sincronizzate automaticamente sul tuo computer tutte le annotazioni che già hai scritto, nonché quelle che scriverai in futuro.

Detto ciò, le funzionalità della versione per PC e Mac di Evernote sono pressoché identiche a quelle della versione Web. Fai quindi riferimento alle indicazioni che ti ho fornito nelle righe precedenti per utilizzare questo servizio sul tuo computer.

Come funziona Evernote: smartphone e tablet

Per via del tuo lavoro sei costretto a stare per lungo tempo lontano dal PC, in condizioni nelle quali non ti è possibile utilizzare la versione Web o il client desktop di Evernote? In tal caso, se desideri agire da smartphone e tablet, puoi usufruire di questo strumento tramite la relativa applicazione per dispositivi Android (verifica la disponibilità su store alternativi se il tuo device non ha i servizi Google) e iOS/iPadOS.

Una volta scaricata l’applicazione, dopo averla avviata, potrai cominciare a utilizzarla effettuando il login con i dati del tuo account creato in precedenza. Indica quindi il tuo nome utente o l’email con cui ti sei registrato e premi sul pulsante Continua, oppure effettua l’accesso all’app tramite il tuo account Google o Apple. A seguire, fai tap sul bottone Inizia, segui le istruzioni s schermo per configurare l’app rispondendo alle domande che ti vengono poste e premi per due volte di seguito sulla x (in alto a destra) per chiudere, rispettivamente, la schermata che promuove la versione a pagamento dell’app e la relativa trial (ovviamente, se intendi provare le funzioni a pagamento dell’app sentiti libero di farlo).

L’app in questione presenta un’interfaccia utente molto semplice e lineare, che ricalca in larga parte quella esposta nel capitolo sul funzionamento del servizio via Web. La dashboard è infatti organizzata allo stesso modo con un widget per le note, un blocchetto per gli appunti e la sezione Catturati di recente.

Il menu che nella Web app e nel software per PC si trova nel pannello di sinistra, qui è accessibile pigiando il simbolo ☰ posto in basso a sinistra. Lì troverai le funzioni per visualizzare ad esempio le schermate relative a note, attività, taccuini, tag, etc.

Per quanto riguarda la creazione di nuovi elementi, premi il pulsante + Crea posto in basso (al centro), quindi seleziona l’opzione Nota o Attività, oppure pigia sulle funzioni Fotocamera per scattare una foto, Schizzo per disegnare a mano libera, Allega per aggiungere un file presente sul tuo device o su uno dei servizi cloud collegati, e Audio per registrare una nota vocale. Tieni conto che, per poter fruire di questi strumenti, dovrai concedere i necessari permessi per l’accesso alle relative risorse (microfono, contenuti multimediali, fotocamera e posizione).

Selezionando ad esempio l’opzione Nota, visualizzerai un editor del tutto simile a quello esposto nel capitolo dedicato alla versione Web. I modelli a cui attingere e gli strumenti di editing si trovano nella parte alta della tastiera virtuale, visualizzabile facendo tap su uno dei campi di testo. I tag, invece, possono essere applicati pigiando l’icona dell’etichetta situata in alto a destra. Una volta digitato il titolo e il testo, ti basterà sfiorare il simbolo ✓ posto in alto a sinistra per salvare la nota.

Per aprire un elemento precedentemente creato ti basterà sfiorarne l’anteprima dal relativo widget presente nella dashboard dell’app, dopodiché potrai entrare in modalità Modifica pigiando l’apposito pulsante collocato in basso, oppure eseguire altre tipologie di operazioni (cancellazione, duplicazione, condivisione, e così via) interagendo con il menu contraddistinto dal simbolo … collocato in alto a destra.

Ti ricordo che, anche per l’applicazione per dispositivi mobili, valgono le stesse indicazioni precedentemente fornite: determinate funzionalità, come il collegamento del calendario Google o l’impostazione di promemoria, saranno disponibili solo per gli utenti che hanno scelto una delle soluzioni in abbonamento previste dalla piattaforma.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.