Come funziona il modulo incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba
Dopo aver letto la mia guida al riguardo, hai deciso di acquistare il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba; prima, però, ti piacerebbe avere qualche informazione in più sul modulo di incassi e pagamenti: hai appreso della sua esistenza sul sito di Aruba ma vorresti una mano a capire se fa effettivamente al caso tuo o meno. No problem: se le cose stanno così, oggi sono qui proprio per questo! Nelle prossime righe, infatti, ti spiegherò in dettaglio cosa comprende il suddetto modulo, quanto costa, come puoi attivarlo e, ovviamente, ti farò una panoramica generale delle sue principali funzioni. Ti anticipo già che se hai bisogno di inviare e gestire solleciti di pagamento automatici e di uno scadenzario per tenere sotto controllo e gestire le rate, hai trovato la soluzione giusta!
Entrando più nel dettaglio, il modulo di incassi e pagamenti di Aruba è uno strumento perfettamente integrato con il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba che ti aiuterà a tenere traccia delle entrate e delle uscite della tua attività in modo da avere pieno controllo su incassi, pagamenti e movimenti di cassa (con report completi disponibili anche in forma grafica, per una più facile consultazione). Con esso potrai gestire non solo le fatture, ma anche le singole rate che compongono una fattura: puoi modificare le rate o i dettagli di pagamento, ripartire gli importi o segnalare incassi e pagamenti parziali, con il sistema che si aggiornerà automaticamente tenendo traccia di tutto; le modifiche verranno dunque riportate sullo scadenzario e genereranno movimenti in prima nota. Inclusa c’è anche la riconciliazione bancaria, con cui verificare la corrispondenza tra conti bancari e movimenti di cassa, per verificare che i movimenti bancari siano presenti anche in prima nota.
Utilissima, poi, la funzione che ti consente di inviare solleciti di pagamento personalizzati con il tuo logo e il tuo messaggio, sia automaticamente che in modalità manuale, così come la possibilità di visualizzare calendari dedicati a incassi e pagamenti; richiedere l’invio di promemoria tramite email; avere un quadro completo immediato della situazione dei tuoi clienti o fornitori visualizzandone la situazione aggregata in termini di incassi e pagamenti e molto altro ancora; tutto questo tramite un pannello Web molto intuitivo accessibile da qualsiasi browser Web e dispositivo. Allora? Cosa aspetti ad approfondire l’argomento? Se vuoi saperne di più, trovi spiegato tutto qui sotto!
Indice
- Come acquistare il modulo di incassi e pagamenti di Aruba
- Come funziona il modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba
- Per maggiori informazioni
Come acquistare il modulo di incassi e pagamenti di Aruba
Come facilmente intuibile, il modulo Incassi e pagamenti non può essere acquistato singolarmente, in quanto servizio aggiuntivo collegato alla Fatturazione Elettronica di Aruba. Se si è già provveduto ad attivare la Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile acquistare il modulo Incassi e pagamenti dal proprio pannello di gestione al costo di 9,90 € + IVA/anno per ogni utente (che al rinnovo diventano 19,90 € + IVA/anno); se, invece, non si ha ancora la Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile attivare contemporaneamente il servizio in questione e il modulo Incassi e pagamenti a 1,00 € + IVA per 3 mesi e poi 44,90 € + IVA/anno.
Se non hai ancora attivato la Fatturazione Elettronica di Aruba, collegati al sito ufficiale, e clicca sul pulsante per acquistare il servizio comprensivo di modulo Incassi e pagamenti. Ti verrà chiesto di accedere con il tuo account Aruba: se non ne hai uno, premi sul pulsante per registrarti, indica se sei un libero professionista, un’azienda, una ditta individuale o una Pubblica amministrazione e compila il modulo che ti viene proposto con tutte le informazioni richieste. Dovrai poi accettare le norme sulla privacy, verificare i dati e completare il pagamento tramite carta di credito, PayPal, bonifico o bollettino mediante le semplici istruzioni visualizzate a schermo. Per maggiori dettagli ti rimando al tutorial che ho già dedicato al funzionamento (e all’acquisto) della Fatturazione Elettronica di Aruba.
Se, invece, già sei in possesso della Fatturazione Elettronica di Aruba, puoi collegarti alla home dell’area clienti PEC e cliccare su Aggiungi modulo incassi e pagamenti in corrispondenza del servizio di Fatturazione Elettronica. In alternativa puoi accedere al pannello di gestione della Fatturazione Elettronica e cliccare sul pulsante Attiva nel modulo Stato servizio (in basso) o, ancora, puoi procedere dalla app mobile per Android (dalla quale potrai anche usare le funzioni del modulo che mi appresto a illustrarti).
Per iniziare a utilizzare il modulo Incassi e pagamenti dovrai poi eseguire la procedura guidata per l’attivazione del servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti (si tratta di selezionare una banca predefinita, che sarà utilizzata per associare incassi e pagamenti ogni volta che la fattura riporta una banca o un IBAN non censiti in anagrafica). Per tutti i dettagli puoi consultare le guide ufficiali di Aruba qui e qui.
Come funziona il modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba
Adesso passiamo al lato pratico della questione e vediamo, insieme, come avvalersi delle funzioni e degli strumenti inclusi nel modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba.
Gestione rate
Adesso lascia che ti parli in modo un po’ più approfondito di come gestire le singole rate delle fatture con il Modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica Aruba.
Per procedere, una volta fatto l’accesso al pannello di gestione della Fatturazione Elettronica Aruba, clicca sulla voce Fatture inviate nel menu laterale. Visualizzerai così l’elenco delle fatture inviate con lo stato dei singoli incassi: Parzialmente incassata, se la fattura ha una parte di rate ancora non incassata; Non gestita, se non sono presenti alcune informazioni sui dati di pagamento (e dunque non è stato possibile generare le corrispondenti rate, oppure se la fattura è stata rifiutata); Non incassata, se tutte le rate risultano non incassate; Incassata, se tutte le rate sono state incassate; oppure Stornata, se risultano stornate tutte le rate. Da notare Le note di credito e le relative rate vengono segnati automaticamente come stornati e che le rate stornate non generano movimenti di cassa in prima nota.
Se vuoi visualizzare le rate di una specifica fattura, ti basta selezionarla dalla lista, per poi andare sulla scheda Incassi. Andando sulla (i) riferita a ciascuna rata è possibile visualizzarne informazioni sulla modalità di pagamento, sulla banca usata per incassare il pagamento, mentre compilando il campo Importo incassato è possibile indicare la somma incassata finora: se si tratta dell’intera somma prevista per la rata, questa verrà segnata come incassata alla data attuale (è possibile comunque modificare la data in seguito); se si inserisce un importo minore, sarà possibile scegliere se ripartire la differenza o se aggiungere una nuova rata a saldo della cifra prevista inizialmente per la fattura; se la cifra viene modificata con un importo superiore, invece, verrà richiesto di ripartire la differenza tra le rate (non è possibile inserire una somma che, sommata a quella di tutte le rate previste, generi un importo incassato superiore rispetto a quello della fattura) e verrà offerta la possibilità di ripartire la differenza in modo automatico sulle altre rate.
Adesso passiamo al pulsante Azioni posto in corrispondenza di una rata, il quale permette di segnare la rata a cui fa riferimento come incassata/non incassata, come stornata, gestirne gli allegati, modificarne banca o modalità di pagamento, modificarne la data di scadenza o eliminarla (in questo caso l’importo della rata eliminata dovrà essere ripartito sulle altre; se la rata risulta incassata verranno cancellate eventuali informazioni presenti in prima nota).
Vuoi creare le rate di incasso di una fattura o aggiungere ulteriori rate? Nessun problema. Seleziona la fattura inviata su cui ti interessa agire e scegli la scheda Incassi. Ti segnalo che le fatture con stato “Non gestita” non hanno rate associate da gestire ma è possibile crearne manualmente; invece, nel caso in cui una fattura non abbia dati di pagamento inseriti nel relativo file XML, non avrà un netto a pagare calcolabile (lo stato di incasso potrà essere impostato su “Non gestita”, “Incassata” o “Non incassata” solo dopo aver creato almeno una rata di incasso).
Ciò detto, per aggiungere una rata, clicca su Aggiungi Rate e usa il modulo che ti viene proposto per indicare l’importo dovuto totale e il metodo di pagamento. Il sistema calcolerà automaticamente I’importo di ciascuna rata (in alternativa puoi modificare gli importi delle rate, purché la loro somma coincida con I’importo inserito).
Per aggiungere un’ulteriore rata di incasso, sempre nella schermata Incassi, ti basta premere sulla voce Aggiungi rata collocata in basso e compilare i campi su schermo indicandone scadenza, data di incasso e importo dovuto. Se la somma degli importi delle rate non coinciderà con il totale della fattura, ti verrà chiesto di ripartire gli importi delle singole rate, in modo da adeguare il totale.
Come vedi è tutto molto semplice. In ogni caso, se vuoi saperne di più, ti rimando alla guida ufficiale di Aruba.
Scadenzario
Tra le funzionalità più utili del Modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica Aruba c’è sicuramente lo scadenzario: una sezione mediante la quale si può tenere sotto controllo tutti gli incassi ricevuti/da ricevere e i pagamenti effettuati/da effettuare, con inoltre la possibilità di registrare pagamenti, incassi, esportare liste di movimenti e altro ancora.
Per usufruirne, non devi far altro che selezionare la voce Incassi e pagamenti dal menu laterale, seguita appunto da quella Scadenzario. Si aprirà così una schermata con due schede: Incassi e pagamenti. In entrambe le schede sono presenti tre sezioni che permettono di accedere rapidamente alle rate di proprio interesse in base allo stato: non incassate/non, incassate/pagate e tutte.
È inoltre possibile ricercare le rate utilizzando i filtri presenti su ciascuna colonna. Per esempio è possibile filtrare le rate in base a data di scadenza, cliente, importo, allegati e altri criteri. Con il menu in alto è inoltre possibile ricercare le rate per data o effettuare una ricerca libera, usando il menu a tendina.
Premendo sul pulsante Azioni in corrispondenza di una rata è possibile scegliere tra le opzioni per segnare una rata come incassata/pagata, non incassata/non pagata, aggiungere un allegato o per modificarla in tutti i suoi dettagli. Nel caso in cui si scelga l’opzione per segnare una rata come incassata, sarà possibile modificare il metodo di pagamento precedentemente scelto, la banca o la cassa associata e la data di incasso. È possibile agire anche su più rate contemporaneamente, spuntando le relative caselle e poi agendo dal menu Azioni come appena spiegato. I dati inseriti saranno automaticamente applicati a tutte le rate selezionate, che dunque verranno spostate nel menu preposto (“Incassate”, per quelle segnate come incassate).
Segnare le rate come stornate e annullare lo storno è altrettanto semplice: basta procedere sempre dal pulsante Azioni e scegliere la voce desiderata. È bene ricordare che le rate stornate non generano movimenti di cassa e non risultano, dunque, nella lista dei movimenti in prima nota (una volta modificato lo stato delle rate stornate, queste vengono visualizzate solo nel menu “Tutte”).
Per quanto riguarda la possibilità di scaricare un report in formato Excel delle rate in elenco, anche qui tutto facilissimo: basta spuntare le rate da includere nel report, selezionare l’opzione Scarica report Excel dal menu a tendina in alto a sinistra e cliccare sul pulsante Applica. Maggiori info qui.
Cliccando sulla singola rata, infine, è possibile accedere al menu di dettaglio della stessa e navigare le informazioni che la riguardano: la fattura che l’ha generata, il cliente a cui è collegata ecc.
Prima nota
La sezione Prima nota, accessibile sempre dal menu laterale del pannello, consente di visionare i movimenti di cassa che le rate incassate e pagate generano automaticamente; inoltre è possibile inserire nuovi movimenti di cassa manualmente. È tutto molto intuitivo.
Nella pagina, come detto, sono presenti i movimenti di cassa generati automaticamente dalle rate segnate come incassate e pagate (quelle incassate generano movimenti di prima nota in entrata, quelle pagate movimenti in uscita). È possibile usufruire dei filtri che si trovano in alto — data, cliente/fornitore, descrizione, banca/cassa, entrate, uscite e modalità di pagamento — per trovare rapidamente i movimenti di proprio interesse. Il dato relativo al saldo, in alto a sinistra, si aggiornerà in automatico in base al filtro applicato (il saldo rappresenta la somma di tutte le entrate ed uscite per l’anno selezionato; è verde se maggiore di zero, nero se uguale a zero o rosso se inferiore a zero).
Cliccando su un movimento automatico visualizzerai la scheda con la rata in entrata o in uscita e un riquadro azzurro che evidenzia la rata che ha generato il movimento. Ci sono poi le schede Fattura e Cliente che permettono, rispettivamente, di vedere il dettaglio della fattura e del cliente. Cliccando su un movimento manuale, invece, visualizzerai i dettagli del movimento.
Per inserire movimenti di cassa manualmente (non collegati a un documento), clicca Aggiungi nuovo, in alto a destra, e inserisci i dati richiesti: tipo di movimento (in entrata o in uscita), data, categoria, descrizione, importo (se compilato, il movimento sarà visibile nella sezione “Incassi” nel dettaglio dell’anagrafica del cliente o del fornitore), fornitore ecc. Indica poi se il movimento è riconciliato o non riconciliato, seleziona una modalità di pagamento, una banca ed eventualmente carica i documenti da allegare al movimento premendo l’apposito tasto.
Selezionando un movimento e andando nel menu Azioni, in alto a destra, puoi anche segnare il movimento come riconciliato, come non più riconciliato o eliminarlo (con eventuali riconciliazioni associate). Per agire su più movimenti in contemporanea è possibile usare il menu a tendina collocato in alto a sinistra. Dal medesimo menu è possibile anche scaricare report in formato Excel
Ti segnalo anche la sezione Categorie, in basso, con dei raccoglitori in cui vengono raggruppati i movimenti di prima nota. Se un movimento è stato creato in seguito all’inserimento di un saldo in fase di configurazione iniziale della banca predefinita, la categoria sarà impostata automaticamente su Saldo; se invece è stato creato in automatico in seguito al saldo di una rata, la categoria assegnatagli sarà Fattura.
Le categorie predefinite non possono essere modificate o eliminate, è possibile però crearne di nuove cliccando sul pulsante Nuova categoria. In seguito sarà possibile anche modificarle, usando il menu Azioni di fianco. Maggiori info qui.
Inviare solleciti di pagamento
L’invio di solleciti automatici di pagamento per le rate in scadenza o scadute è sicuramente una delle funzioni più interessanti del modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba. Per usufruire di questa possibilità, basta accedere alle impostazioni del pannello di gestione del servizio cliccando prima sull’icona dell’ingranaggio collocata in alto a destra e poi sulla voce Generali.
Da qui sarà possibile attivare la levetta relativa ai solleciti di pagamento automatici e impostarli in base alle proprie preferenze; nello specifico è consentito impostare il numero di solleciti da inviare automaticamente per le rate in scadenza o scadute (minimo 1, massimo 3) e il numero di giorni prima o dopo la scadenza delle rate in cui inviare i solleciti (da 0 a 60). Dalla medesima schermata è possibile anche escludere alcuni clienti dall’invio dei solleciti automatici.
Di default, cioè se non configura il proprio server SMTP per l’invio delle email e non si crea un template personalizzato, i solleciti di pagamento automatici inviati avranno come mittente noreply@fatturazioneelettronica.aruba.it e utilizzeranno il modello di email predefinito.
Per configurare il server SMTP da usare per l’invio delle email, recati nuovamente nel menu Impostazioni > Generali e scegli Configurazione email dalla barra laterale. Clicca poi su Configura e inserisci i parametri richiesti (indirizzo, password, server SMTP ecc.). Maggiori info qui.
Fatto questo, potrai anche creare un template personalizzato per le email di sollecito di pagamento. Per farlo, clicca sul tasto Modifica in corrispondenza del template desiderato e compila il modulo che ti viene proposto. Puoi personalizzare testo e oggetto dell’email con le variabili tra parentesi graffe (es. nome del cliente, importo rata, numero rata ecc.) che si trovano nella colonna di sinistra: per utilizzarle ti basta cliccare nel punto in cui inserirle e poi cliccare sulle stesse. Maggiori info qui.
Oltre ai solleciti automatici, è possibile inviare anche dei solleciti manuali di pagamento dalle sezioni “Incassi” e “Scadenzario” (solo per rate di incasso in stato “Non incassata” o “Scaduta”; per le rate in stato “Incassata” no). Per procedere da Incassi, vai su Fatture Inviate (nel menu laterale) e poi su Incassi: sezione visibile dall’anteprima di ogni cliente cliccando su una qualsiasi fattura in elenco.
Individua, quindi, la rata per cui inviare il sollecito e clicca su Azioni > Sollecita pagamento in sua corrispondenza e compila l’email da inviare (che, a seconda del fatto se hai impostato server SMTP e template email personalizzati, userà questi ultimi o indirizzo e template standard). Maggiori info qui.
Per procedere dallo scadenzario più o meno stesso discorso: vai in Incassi e pagamenti > Scadenzario e clicca su Azioni > Sollecita pagamento in corrispondenza della rata da sollecitare. Maggiori info qui.
Qui però hai anche la possibilità di inviare più solleciti manuali: ti basta spuntare le caselle in corrispondenza delle rate da sollecitare (max 50 alla volta), selezionare la voce Invia Sollecito dal menu Azioni situato in alto e premere sul tasto Applica. Maggiori info qui.
Riconciliazione bancaria
Come sicuramente saprai, la riconciliazione bancaria consente di verificare la corrispondenza tra conti bancari e movimenti di cassa, in modo da verificare che tutti i movimenti bancari siano presenti anche nella prima nota.
È possibile segnare movimenti come riconciliati in prima nota, come visto nelle battute precedenti della guida, oppure seguendo una procedura guidata: in questo caso basta andare nella sezione apposita del pannello, caricare un file Excel contenente i movimenti del conto corrente della banca da riconciliare (ottenuto attraverso l’home banking dell’istituto), selezionare le colonne relative ai movimenti da importare, indicare banca e periodo di riferimento e poi procedere con l’associazione dei movimenti. Il servizio, tramite un algoritmo di ricerca semantica, proporrà in automatico delle associazioni che potranno essere accettate o meno. Tutti i movimenti non riconciliati in automatico potranno comunque essere processati manualmente.
Successivamente, tramite il menu Incassi e pagamenti > Riconciliazione bancaria sarà possibile visualizzare i movimenti bancari riconciliati con procedura guidata o manuale. Maggiori info qui.
Anagrafica clienti e fornitori
Tra le altre funzioni utili del Modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba ti segnalo anche la possibilità di consultare, nell’anteprima dell’anagrafica dei clienti e dei fornitori, le sezioni Incassi e Pagamenti con tutte le rate associate a quel cliente o fornitore (anche di documenti diversi).
Per quanto riguarda i clienti, inoltre, sarà possibile scoprire se un cliente è escluso o meno dall’invio di solleciti automatici. Maggiori info qui.
Agenda
L’Agenda della Fatturazione Elettronica di Aruba contiene un calendario mediante il quale è possibile tenere d’occhio tutte le scadenze.
Ebbene, attivando il modulo Incassi e pagamenti questa sezione del pannello sarà arricchita da due nuovi calendari che ti ricorderanno le scadenze di incassi e pagamenti presenti nello scadenzario. Avrai inoltre la possibilità di visualizzarne tutti i dettagli e impostare delle email per ricevere dei promemoria in tempo e non dimenticare nessuna delle scadenze in programma. Maggiori info qui.
Per maggiori informazioni
Se vuoi maggiori informazioni sul modulo Incassi e pagamenti della Fatturazione Elettronica di Aruba, ti invito vivamente a consultare la guida ufficiale, nella quale puoi trovare articoli e video tutorial su tutti gli aspetti del servizio (da sfogliare tramite il comodo menu laterale).
Sono disponibili anche la sezione FAQ con le risposte alle domande più frequenti poste dagli utenti del servizio, il canale YouTube con tanti video tutorial sulla Fatturazione Elettronica e il Magazine Aruba con tante notizie legate sempre al mondo della fatturazione elettronica. Per ricevere supporto diretto, invece, ti rimando alla pagina dedicata.
Articolo realizzato in collaborazione con Aruba.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
