Come funziona la posta elettronica

Ti sei mai chiesto come funziona la posta elettronica? Probabilmente ultimamente sì se sei capitato su questa guida, oppure l’hai incontrata per sbaglio e sei rimasto affascinato da un argomento al quale, in verità, non avevi mai pensato troppo.

Come potrai leggere nelle prossime righe, si tratta di un argomento davvero interessante e ricco di dettagli tutti da scoprire. Ma non corriamo troppo, ci sono davvero tante cose da spiegare e variabili da analizzare.

In questa guida ti spiegherò il funzionamento della posta elettronica, dei vari client email, della PEC e altre informazioni su questo strumento ancora molto importante e usato, nonostante il diffondersi delle piattaforme social e di messaggistica istantanea. Buona lettura!

Indice

• Come funziona una posta elettronica
  • Come funziona server di posta elettronica
  • Come funziona client posta elettronica
• Come funziona la posta elettronica certificata
• Come funziona la posta elettronica Outlook

Come funziona una posta elettronica

Iniziamo a vedere in termini tecnici come funziona la posta elettronica e cosa sono i client, ossia i software utilizzati per accedervi.

Come funziona server di posta elettronica

Come funziona il server di posta elettronica? Se hai familiarità con il termine server, probabilmente una vaga idea di cosa sto per dirti. Come funziona un server? Fondamentalmente è un computer remoto dove i dati vengono immagazzinati e resi disponibili in rete.

Questo, nel caso di un sito Web è un blocco di dati salvato su un server e raggiungibile tramite URL, dove poi potrai fare ciò che il sito Web è predisposto per fare. Quando invece parliamo di email, tecnicamente è la stessa cosa, solo con leggere dinamiche differenti.

Quando tu invii un messaggio di posta elettronica dal tuo indirizzo, esso viene mandato al server del tuo servizio email (es. Gmail) che poi smisterà tale messaggio al destinatario, usando il suo indirizzo di destinazione. In pratica è un po’ come quando mandi una lettera cartacea, che arriva all’ufficio postale il quale la smista utilizzando l’indirizzo di destinazione.

Si suppone ovviamente che la memoria cloud dove vengono salvate le email degli utenti (sia in uscita che in entrata) siano su due server diversi, ma potrebbero essere anche sullo stesso, dato che gestiscono molti utenti allo stesso momento. Ogni server ha però delle “celle” di memoria destinate a utenti differenti, come delle partizioni che puoi fare anche tu nella memoria del tuo PC. Questo per evitare che, due utenti gestiti dal medesimo server, possano vedere l’uno i dati dell’altro. Quindi, una email mandata o ricevuta, arriverà al server che gestisce quell’utente, verrà resa disponibile nel suo spazio di memoria cloud e leggibile tramite Webmail o client. Ma come funziona se tu hai un servizio email di Google e devi mandare una email a chi ha un servizio diverso, es. Outlook?

In realtà non cambia praticamente nulla, solo verrà aggiunto il passaggio dove il server di Google trasmette le informazioni della email al server di Outlook, il quale poi recapiterà a destinazione. In tutto questo passaggio di dati però è bene notare una cosa.

Non tutti i servizi di posta elettronica sono sicuri allo stesso modo. Le e-mail, infatti, possono essere trasmesse in forma non criptata sui server (quindi lasciate potenzialmente alla mercé dei malintenzionati che volessero spiarne il contenuto), ma molti servizi e fornitori di posta elettronica offrono il supporto per la crittografia delle comunicazioni. Ad esempio, molti provider utilizzano il protocollo TLS/STARTTLS per crittografare le e-mail durante il trasporto tra i server. Oltre a questo, il rischio di accesso non autorizzato può essere mitigato utilizzando metodi di autenticazione sicuri e implementando protocolli di crittografia robusti. Ad ogni modo, parliamo di una crittografia meno “a prova di bomba” rispetto alla cifratura end-to-end usata, per esempio, da WhatsApp, che è considerata più sicura per proteggere il contenuto delle comunicazioni.

Per tutto questo, è meglio affidarsi a marchi riconosciuti e, anche in questo caso è sempre sconsigliabile mandare dati sensibili come password, dati bancari o altre informazioni che potrebbero arrecare danno se usate in forma impropria. Ci sono servizi email criptati, ma ricorda che anche lì i messaggi saranno criptati solo finché resteranno sui server di questi ultimi: se mandi la posta da un servizio cifrato verso un servizio “classico” il messaggio dovrà essere decifrato prima di passare ai server di terze parti e arrivare a destinazione.

Insomma, se devi mandare dati sensibili, evita la email o assicurati che anche il destinatario usi un servizio coperto da cifratura avanzata.

Come funziona client posta elettronica

Adesso che abbiamo visto come funziona il lato server della posta, passiamo a dare uno sguardo a ciò che tu utilizzi quotidianamente. Devi sapere che c’è una minima differenza tra come funziona client posta elettronica e come funziona invece un servizio sul Web, ma andiamo con ordine.

Se utilizzi un servizio di Webmail collegandoti da browser, tu stai navigando in Rete per accedere alle tue email e leggerle (il più famoso è Gmail), ma occorre mantenere una connessione Internet stabile perché questo possa avvenire, dato che i dati sono comunque mantenuti sul server.

Se invece utilizzi un client email, come possono essere Outlook di Microsoft, Mail di Apple o Thunderbird, esso scarica le informazioni dal server delle email in tempo reale (o a intervalli regolari) sul dispositivo: in questo modo ti permette di leggere le email anche offline, a patto che siano prima state ricevute tramite connessione Internet. Se ricevessi una email mentre il PC è disconnesso, non potresti vedere quella email sul client, ma tutte le altre ricevute prima mentre eri connesso sì.

Inoltre, è bene spendere anche due parole sulle tecnologie POP3 (Post Office Protocol) e IMAP (Internet Message Access Protocol), delle quali hai sicuramente sentito parlare o hai incontrato durante la configurazione di una casella email. Ebbene POP3 è una tecnologia ormai obsoleta, che si può ancora trovare in giro ma che ha davvero poca ragion d’essere al giorno d’oggi.

Con il protocollo POP3 i messaggi vengono scaricati nel client che stai usando per visualizzarli, e vengono contemporaneamente cancellati dal server remoto, quindi se cercassi di accedervi da un secondo client (per esempio) non troverebbe tali messaggi sul server da scaricare nuovamente e non riusciresti a visualizzarli.

Tutto questo non avviene con il protocollo IMAP, il quale, invece, mantiene tutto sul server sincronizzando lo stato e la posizione dei messaggi (quindi se leggi un messaggio da PC, lo troverai segnato come letto anche su smartphone; se sposti un messaggio in una cartella diversa su smartphone, lo troverai spostato anche su PC e così via) disponibile per tutti coloro che hanno accesso in qualunque momento.

Come funziona la posta elettronica certificata

Passiamo adesso a vedere come funziona la posta elettronica certificata, dato che non è proprio come quella ordinaria. Sebbene le basi siano comuni, ci sono delle aggiunte che le permettono di assumere valenza legale, quindi poter essere portata come prova di fronte a un giudice (tanto per fare un esempio).

Perché la posta elettronica ordinaria non ha questo valore? Perché, come ti ho detto in precedenza, passando sui server dei servizi proprietari e non come dati in forma libera e non criptati, possono essere manomessi sia nel contenuto che nelle date, quindi non sono tecnicamente affidabili. Questo sia per modifiche di terze parti, che anche dalle parti in causa stesse.

Quando invii una PEC, il contenuto della email viene rinchiuso in un pacchetto che viene firmato digitalmente e reso inalterabile. Tale firma viene poi controllata da dei sistemi di verifica che hanno il compito di accertare che sia autentica e, solo allora, la email viene mandata. Una volta consegnata, viene poi notificata la ricezione sia al ricevente che a chi l’ha inviata, in un sistema che rende questa comunicazione davvero affidabile.

Non servono programmi o dispositivi specifici per la PEC, ma occorre rivolgersi a provider certificati per ottenere il proprio indirizzo e mandare una PEC, mentre puoi visualizzarla sia da Webmail che da classici client (se ovviamente il gestore consente l’uso tramite IMAP/POP).

Alcuni provider permettono di rispondere con una casella email classica a una PEC, ma il destinatario potrebbe non aver configurato la ricezione di questi messaggi e non vederli mai. Va comunque sottolineato che una email classica in risposta a una PEC non ha valore legale.

Tipicamente, la PEC è un servizio a pagamento (sebbene sia molto economico). Ci sono, però, dei servizi gratuiti che permettono di ricevere le PEC e di mandarne (pagando) solo se necessario e anche comprando un solo invio, nel caso fosse sufficiente.

Quindi, come puoi notare, qui ci sono delle garanzie che, nelle email classiche, non sono presenti. Per il resto, il funzionamento è identico, con dei server che si passano queste informazioni e le rendono disponibili ai clienti nei loro cassetti di memoria, siano essi del servizio PEC stesso o di terze parti. Se vuoi saperne di più su come funziona la PEC posta elettronica certificata, ti lascio alla mia guida sul tema.

Come funziona la posta elettronica Outlook

Quindi come funziona la posta elettronica Outlook? Si tratta di un servizio di Webmail o di un client? È gratis o è a pagamento? Cerchiamo di fare chiarezza. In realtà ci sono molteplici declinazioni di Outlook.

• È un servizio di Webmail di Microsoft, di base gratuito, che permette di ottenere delle caselle con suffisso Outlook, Live o Hotmail e gestirle da browser. Lo trovi qui.
• È un client di posta gratuito (con anche funzioni per gestire calendario, contatti e altre informazioni) gratuito per Windows 10 e successivi e macOS. Permette di gestire le caselle di posta di qualsiasi provider tramite protocolli IMAP/POP.
• Nella sua versione classica, è un client di posta (con anche funzioni per gestire calendario, contatti e altre informazioni) incluso nella suite a pagamento Microsoft 365/Office per Windows e macOS.
• È una app gratuita per Android e iOS/iPadOS, la quale funziona in modo speculare a quella per PC permettendo di visualizzare le varie caselle associate anche di altri servizi email.

Se vuoi saperne di più su come funziona Outlook, ti lascio alla mia guida appena linkata.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.