Come funziona l’Editor PDF di ONLYOFFICE

Hai mai avuto la necessità di modificare un file PDF, magari per aggiungere una firma, correggere un errore o inserire un timbro che contrassegni lo stato in cui versa il documento? Se fai un lavoro d’ufficio è probabile che la risposta a questa domanda sia affermativa. I PDF sono tra i formati di documenti più utilizzati al mondo, apprezzati per la loro capacità di mantenere intatto il layout su qualsiasi dispositivo, ma proprio questa caratteristica li rende spesso difficili da modificare senza gli strumenti adeguati.

Fortunatamente, esistono software che permettono di intervenire sui PDF in maniera semplice ed efficace. Uno dei migliori sulla piazza è l’Editor PDF di ONLYOFFICE, una soluzione completa e di base gratuita, che offre una vasta gamma di funzionalità per la gestione e la modifica dei propri documenti. Che tu sia un professionista che necessita di strumenti avanzati o un utente occasionale che vuole disporre di un software potente e gratuito per la gestione dei PDF, questo editor potrebbe fare al caso tuo.

Nei prossimi paragrafi di questo tutorial, ti spiegherò più nel dettaglio come funziona l’Editor PDF di ONLYOFFICE, illustrandoti  le sue principali caratteristiche e guidandoti passo dopo passo nel suo utilizzo, sia su computer che su dispositivi mobili. Se sei pronto per iniziare, direi di mettere da parte le chiacchiere e passare direttamente all’azione! Buona lettura!

Indice

• Editor PDF di ONLYOFFICE: caratteristiche
• Editor PDF di ONLYOFFICE: come funziona
  • Come usare Editor PDF di ONLYOFFICE su computer
  • Come usare Editor PDF di ONLYOFFICE su smartphone e tablet
• Per maggiori informazioni

Editor PDF di ONLYOFFICE: caratteristiche

L’Editor PDF di ONLYOFFICE presenta numerose caratteristiche interessanti. Questo software gratuito, disponibile per Windows, macOS, Linux, Android e iOS/iPadOS, è stato progettato per offrire agli utenti un’esperienza completa nella gestione dei documenti PDF. Le sue funzionalità spaziano dalla semplice visualizzazione alla modifica avanzata, rendendolo uno strumento versatile per diverse esigenze. Di seguito ti elenco brevemente alcune delle funzionalità più interessanti.

• Visualizzazione e creazione di PDF — con l’Editor PDF di ONLYOFFICE è possibile aprire e visualizzare file PDF ovunque ci si trovi, sia online che offline. Inoltre, è possibile creare file PDF a partire da qualsiasi documento di testo, foglio di calcolo o presentazione, garantendo una conversione fedele e precisa.
• Conversione bidirezionale — una delle funzionalità più apprezzate di questo software è la possibilità di convertire i PDF in formato DOCX e viceversa. Questo significa che è possibile trasformare un PDF in un documento Word per modificarlo liberamente e successivamente riconvertirlo in PDF per la distribuzione o la sua archiviazione.
• Modifica del contenuto — l’editor permette di modificare direttamente il testo all’interno dei PDF, inserire e regolare oggetti come tabelle, forme, immagini e collegamenti ipertestuali. Inoltre, offre strumenti per gestire le pagine, come la rotazione, l’aggiunta o l’eliminazione, facilitando la personalizzazione del documento secondo le proprie esigenze. Sono presenti, poi, i “classici” strumenti per evidenziare, sottolineare, barrare il testo, aggiungere annotazioni “a mano libera”, e così via.
• Collaborazione in tempo reale — grazie alle funzionalità di collaborazione di cui è dotato, Editor PDF permette di lavorare simultaneamente con altri utenti sullo stesso documento PDF. Questo è particolarmente utile in contesti lavorativi dove più persone devono apportare modifiche o revisioni a un file.
• Timbri PDF — una delle novità introdotte nella versione del programma presente nella versione 8.3 della suite di ONLYOFFICE riguarda la possibilità di aggiungere timbri ai documenti PDF. Questi timbri possono indicare lo stato del documento, come “Approvato” o “Riservato”, o includere informazioni personalizzate come date e firme, migliorando così la gestione e l’organizzazione dei propri file.

Editor PDF di ONLYOFFICE: come funziona

Vediamo, ora, come funziona l’Editor PDF di ONLYOFFICE. Di seguito ti mostrerò sia come adoperare la sua applicazione desktop che la sua app per dispositivi mobili.

Come usare Editor PDF di ONLYOFFICE su computer

Se vuoi imparare a usare l’Editor PDF di ONLYOFFICE su computer, questa è la parte della guida che ti interesserà maggiormente.

Per prima cosa, provvedi a installare l’applicazione di ONLYOFFICE dal sito ufficiale della suite. Per riuscirci, recati quindi su questa pagina e fai clic sul pulsante Scarica annesso al box Installatore online (Per Windows 11 / 10 / 8.1 / 8 / 7) Recommended se usi un PC Windows oppure sul pulsante Chip Intel o Chip Apple presente nel riquadro Per macOS 10.13 o superiore (in base al Mac in tuo possesso, per questa guida io ho optato per il download del pacchetto dedicato ai chip Apple). Terminata l’installazione del pacchetto, aprilo e segui le istruzioni su schermo per finalizzare la procedura.

Su Windows, ad esempio, apri il file .exe ottenuto, clicca sul bottone Sì e poi su Installa. Infine, clicca su Chiudo.

Su macOS, invece, apri il pacchetto .dmg, trascina l’icona ONLYOFFICE nella cartella Applicazioni del Mac, recati in quest’ultima, fai clic destro sull’icona della suite e seleziona Apri per due volte consecutive: quest’ultima operazione serve a “bypassare” le restrizioni di Apple verso i software non certificati e va fatta solo al primo avvio del programma.

Ora che hai scaricato, installato e avviato ONLYOFFICE, provvedi a selezionare la dicitura Modulo PDF (nella barra laterale a sinistra). A questo punto ti troverai al cospetto dell’interfaccia utente dell’Editor PDF di ONLYOFFICE che, come potrai notare, è organizzato in varie schede:

• File — tramite questa è possibile aprire i file PDF salvati sul computer, crearne di nuovi, stamparli, proteggerli con password, agire sulle impostazioni avanzate del software, etc.
• Base — in questa scheda sono raccolte tutte le funzioni base del programma, principalmente quelle relative alla formattazione dei testi.
• Inserisci — con questa scheda si ha accesso alle funzioni che permettono l’aggiunta di interruzioni di pagina, tabelle, immagini, forme, SmartArt, grafici, collegamenti ipertestuali, caselle di testo, campi, e così via.
• Disegna — è in questa sezione che trovi gli strumenti di disegno con cui potrai scrivere ed evidenziare i file PDF.
• Schema — quando avrai necessità di intervenire sulla struttura del PDF, ad esempio margini, dimensioni della pagina, colonne, e simili, dovrai ricorrere a questa scheda.
• Riferimenti — include gli strumenti mediante cui inserire sommari, riferimenti esterni, note a piè di pagina e simili.
• Forme — l’aggiunta di menu a discesa, caselle combinate, pulsanti e campi vari passa da questa utilissima scheda.
• Collaborazione — qui sono incluse tutta una serie di funzionalità pensate per la collaborazione.
• Protezione — l’aggiunta di firme e protezioni varie al documento può essere effettuata mediante le funzioni disponibili all’interno di questa scheda.
• Visualizza — se desideri personalizzare l’interfaccia del software, ad esempio intervenendo sul suo tema e sulla visualizzazione di alcuni elementi (come il righello, il pannello sinistro, il pannello destro e la barra di stato), potrai farlo richiamando questa scheda.
• Plugin — in questa scheda è possibile ricorrere al plugin manager dell’Editor PDF di ONLYOFFICE, tramite il quale è possibile ampliare le potenzialità del programma tramite l’aggiunta di alcuni utilissimi add-on, inclusi quelli che relativi ai modelli AI che si desidera includere nel proprio workflow.

Ora che hai preso un po’ di dimestichezza con l’interfaccia di Editor PDF, lascia che ti mostri praticamente come adoperare alcune delle sue funzioni principali. Innanzitutto, clicca sulle voci File > Aprire per selezionare il PDF salvato localmente su cui intendi agire. Il file verrà aperto nell’editor, pronto per essere visualizzato o modificato.

Ora, se desideri modificare il contenuto testuale del PDF, clicca sulla scheda Home e seleziona Modifica PDF. A questo punto, potrai cliccare sul testo che desideri modificare e apportare le modifiche necessarie. Questo ti permette di correggere errori, aggiornare informazioni o personalizzare il contenuto secondo le tue esigenze.

Se desideri arricchire il PDF con elementi aggiuntivi, vai sulla scheda Inserisci. Qui puoi scegliere di inserire immagini, tabelle, forme o collegamenti ipertestuali. Ad esempio, per aggiungere un’immagine, clicca su Immagine, fai clic sulla voce Immagine da file e seleziona il file desiderato dal tuo computer e posizionalo nel punto appropriato del documento.

Per aggiungere un timbro a un PDF, vai sulla scheda Commenta e seleziona l’opzione Timbro. Se è la prima volta che usi questa funzione, fai clic sul bottone Capito nel popup che presenta la funzionalità in questione e Ti verrà mostrata una raccolta di timbri predefiniti, come Approved, Revised o Confidential, solo per citartene alcuni. E se vuoi posizionare il timbro in un punto diverso del documento, basterà trascinarlo nel punto desiderato ed eventualmente ruotarlo eseguendo un clic sinistro sul simbolo della freccia circolare posto sul riquadro del timbro, per poi muovere il puntatore del mouse fino a ottenere il risultato desiderato. Come ti dicevo, questa funzione è particolarmente utile per chi lavora con documenti ufficiali e ha bisogno di segnalare lo stato di un file senza modificarne il contenuto.

Quando avrai terminato le modifiche al documento, potrai salvare il file nel formato originale oppure esportarlo in un altro formato, ad esempio DOCX. Per farlo, clicca sulla scheda File e seleziona Salva con nome, quindi scegli il formato desiderato e conferma l’operazione cliccando su Salva. Davvero molto semplice!

Come usare Editor PDF di ONLYOFFICE su smartphone e tablet

Se hai semplicemente bisogno di aprire e leggere PDF da smartphone o tablet, puoi farlo con l’app mobile di ONLYOFFICE Documents, disponibile per Android e iOS/iPadOS. Anche se la versione mobile non integra le funzioni avanzate presenti nell’EDitor PDF desktop, puoi comunque avvalertene come lettore PDF mobile.

Per iniziare, scarica l’app ONLYOFFICE Documents dal tuo store di riferimento. Dopo l’installazione, avviala e, per accedere alla schermata principale dell’app, scorri le schede informative che ti illustrano le caratteristiche della suite mobile ONLYOFFICE (puoi anche saltare questo passaggio pigiando sulla voce apposita). Dopodiché concedi all’app i permessi necessari per funzionare.

Adesso, fai tap sul pulsante Nel dispositivo o Su iPhone (a seconda della versione dell’app in uso), premi sull’icona della cartella o sul bottone + e individua il documento PDF che intendi importare nell’app, seguendo le istruzioni su schermo. Dopodiché se usi iPhone, fai nuovamente tap sul nome del PDF importato (se usi la versione per Android dell’app, quest’ultimo dovrebbe essere aperto in automatico non appena lo selezioni la prima volta).

Una volta importato il file e apertolo con ONLYOFFICE Documents, puoi selezionare il testo ed evidenziarlo mediante la funzione apposita, che consente anche di scegliere il colore dell’evidenziazione. Premendo sul pulsante della condivisione, invece, è possibile condividere il documento con i propri contatti.

Per maggiori informazioni

Se desideri avere più informazioni e dettagli sul software Editor PDF di ONLYOFFICE, ti rimando alla pagina  dedicata che è presente sul sito ufficiale della suite. Inoltre, se vuoi approfondire le caratteristiche dell’intero pacchetto, ti rimando a quest’altra pagina, dove vengono illustrate tutte le peculiarità presenti nella suite.

Articolo realizzato in collaborazione con ONLYOFFICE.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.