Come funziona Outlook
Hai appena iniziato a usare Outlook e ti stai trovando bene, tuttavia non riesci proprio a capire come usufruire di alcune funzioni offerte dal celebre software di casa Microsoft, così stai cercando una guida adatta allo scopo. Vorresti creare un account sul servizio di Web Mail Outlook.com, ma non sai in che modo procedere? Non preoccuparti: se vuoi, ci sono qui io a darti una mano!
Nel tutorial di oggi, infatti, ti illustrerò come funziona Outlook, andando a spiegarti nel dettaglio quali sono le sue funzionalità e come vengono gestite. Non importa da quale piattaforma tu voglia usufruire del servizio: in questo tutorial ti parlerò sia del “classico” Outlook disponibile per Windows e macOS, sia del servizio Web Outlook.com. Inoltre ti spiegherò come usare l’app di Outlook per Android, iPhone e iPad, qualora avessi intenzione di usare questa soluzione anche su smartphone e tablet.
Coraggio, che ci fai ancora lì impalato? Bastano pochissimi minuti per imparare a usare Outlook come si deve: devi solo leggere e mettere in pratica le brevi istruzioni che trovi qui sotto. Ti assicuro che tutte le funzionalità del servizio di posta elettronica di Microsoft diventeranno improvvisamente molto semplici ai tuoi occhi: prova per credere! A questo punto, me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Operazioni preliminari: come creare un account Outlook
- Come funziona Outlook Mail su computer
- Come funziona Outlook per Android, iPhone e iPad
- Come funziona Outlook: caratteristiche aggiuntive
Operazioni preliminari: come creare un account Outlook
Prima entrare nel vivo di questa guida e di spiegarti, in maniera dettagliata, come funziona Outlook, ritengo possa interessarti sapere come creare un indirizzo usando il servizio omonimo, fornito da Microsoft.
La creazione di un account Outlook è di base gratuita ma, per gli account a costo zero, è prevista la presenza di annunci pubblicitari (poco invasivi) nella versione Web e nelle app omonime; questi ultimi possono essere eliminati attivando un piano in abbonamento al servizio Microsoft 365, del quale parleremo più avanti in questa guida. Non è prevista invece la presenza di pubblicità se l’account di posta Outlook viene configurato in programmi e app di terze parti.
Detto ciò, per creare un account Outlook, devi collegarti al sito Internet ufficiale del servizio e premere sulla voce Crea un account gratuito; nella pagina che compare subito dopo, digita l’indirizzo email che vuoi creare e premi sull’icona della freccia verso il basso, scegliendo tra i domini outlook.it, outlook.com e hotmail.com.
A questo punto, premi sul pulsante Successivo e compila i moduli proposti con le informazioni richieste: password da usare a protezione della casella di posta elettronica, nome, cognome, area geografica, data di nascita e numero di telefono; completa poi l’account specificando la lingua e il fuso orario d’appartenenza e configurando, in ultimo, il tema grafico da usare per la versione Web del servizio. Se hai bisogno di istruzioni dettagliate, consulta il mio tutorial su come creare un account Outlook.
Come funziona Outlook Mail su computer
Per iniziare, vediamo insieme come funzionano i client e la Webapp di Outlook per PC e Mac.
Come funziona applicazione Outlook
Se stai cercando un efficiente programma di posta elettronica per il tuo PC o Mac, ti consiglio di dare un’opportunità al client Outlook, installato “di serie” nelle edizioni più recenti di Windows (lo si può scaricare anche Microsoft Store) e disponibile a costo zero anche per Mac, sul Mac App Store.
Outlook è la scelta preferita di Microsoft per sostituire i client Posta e calendario e Outlook 365 per Windows (soluzioni che, man mano, non saranno più disponibili, lasciando spazio alla sola app Outlook come client di posta elettronica); se lo desideri, puoi passare al nuovo client Outlook spostando su ON la levetta denominata Nuovo Outlook, disponibile nelle interfacce dei summenzionati client
Una caratteristica distintiva del nuovo Outlook è il suo design, estremamente facile e intuitivo. Avrai accesso alla comoda barra degli strumenti in alto, che ti consentirà di comporre nuovi messaggi di posta elettronica o di eseguire operazioni comuni come rispondere, inoltrare e cancellare email nella tua casella di posta.
Nella parte sinistra della finestra, trovi tutte le cartelle di posta, come la Posta in arrivo o la Posta inviata; la barra funzioni posta all’estrema sinistra, poi, ti consente di accedere velocemente alle aree di Outlook adibite all’organizzazione personale (Calendario, Persone, Gruppi, To Do) e alle altre applicazioni Microsoft presenti sul computer, L’area centrale mostra invece l’elenco completo delle email contenute nella cartella selezionata, mentre nell’area di destra puoi visualizzare il contenuto dettagliato del messaggio di posta elettronica che hai evidenziato.
Ci tengo a precisarti che, se stai usando un account Microsoft sul tuo computer, Outlook verrà automaticamente configurato con le tue credenziali, permettendoti di iniziare a utilizzarlo immediatamente senza alcuna configurazione richiesta da parte tua.
Diverso è invece il caso in cui desiderassi gestire più account di posta elettronica, inclusi quelli non legati a Microsoft, come Gmail o Yahoo. Per aggiungerli, premi sull’icona dell’ingranaggio posta in alto a destra e, nella schermata successiva, seleziona la voce Aggiungi account, residente all’interno della sezione Account di posta elettronica. Segui quindi le istruzioni sullo schermo per configurare facilmente gli account esterni (maggiori info qui).
Nota: le applicazioni di Outlook per Windows e macOS differiscono leggermente per la posizione di voci e icone. Le caratteristiche di base, tuttavia, sono praticamente le stesse.
Come funziona Outlook 365
Outlook 365 è il “classico” client di posta elettronica incluso nella suite a pagamento Microsoft 365 che, come già detto poco fa, è destinato a essere sostituito dal nuovo client Outlook.
Per questo motivo, a meno che tu non abbia delle esigenze specifiche, il mio consiglio è quello di ripiegare sull’applicazione gratuita menzionata poco fa, e di abbonarti al servizio Microsoft soltanto se hai necessità di sfruttare le caratteristiche premium degli account di posta elettronica Outlook: rimozione della pubblicità dall’app per smartphone/tablet e Web, protezione avanzata anti-phishing e così via.
Nel momento in cui scrivo, i piani in abbonamento compatibili con il download di Outlook 365 (tutti comprendono spazio su OneDrive e minuti di conversazione su Skype) sono i seguenti.
- Microsoft 365 Personal: costa 7 euro/mese o 69 euro/anno e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access (gli ultimi due solo su Windows), 1TB di spazio su OneDrive, 60 minuti di chiamate Skype al mese e l’accesso a tutte le funzionalità delle app di Office per smartphone e tablet. Questo piano si può utilizzare per un solo account su un massimo di cinque dispositivi contemporaneamente.
- Microsoft 365 Family: eredita le stesse caratteristiche del piano Microsoft 365 Personal, ma può essere condiviso tra 6 utenti, ciascuno dei quali può associarvi cinque dispositivi contemporaneamente. Prevede un periodo di prova gratuita pari a un mese, senza alcun obbligo di rinnovo.
Nel caso in cui tu sia un utente business, puoi sottoscrivere uno dei piani Microsoft 365 dedicati ai professionisti (maggiori info qui).
Puoi attivare un piano in abbonamento Microsoft 365 direttamente dal sito Web del big di Redmond, premendo sul pulsante Acquista ora o sulla voce Prova gratis per 1 mese e seguendo le indicazioni che compaiono sullo schermo; a creazione completata, verrai ricondotto direttamente alla pagina di download delle app Microsoft, che comprende, tra le altre cose, anche il software Outlook 365. Per saperne di più su come scaricare i programmi di Microsoft 365, leggi senza esitare la guida specifica, che ho dedicato all’argomento.
Dopo aver scaricato e installato il software Outlook 365, è giunto il momento di configurare il tuo account di posta elettronica: anche in questo caso, il client è compatibile non soltanto con gli indirizzi di posta Microsoft, ma anche con servizi di terze parti dotati di supporto POP, IMAP o Exchange.
Detto ciò, una volta avviato il programma, inserisci il tuo indirizzo e-mail nei campi appositi, premi sulla voce Connetti/Continua e segui le indicazioni che compaiono sullo schermo, per immettere la password e completare, se necessario, l’autenticazione a due fattori. Con un pizzico di fortuna, l’account verrà poi configurato automaticamente.
In caso contrario, se sei su Windows, prova a spuntare la casella Consenti la configurazione manuale dell’account e a premere sulla voce Connetti; se invece impieghi macOS, devi selezionare l’opzione IMAP/POP. A questo punto, ti verrà chiesto di inserire i dati IMAP o POP legati al tuo account di posta elettronica e di fornire i dati d’accesso relativi alla casella di posta; per la procedura completa, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come configurare Outlook.
Il funzionamento del client di posta è alquanto intuitivo: la scheda Home contiene le funzionalità dedicate alla gestione e alla composizione dei messaggi, la scheda Invia/Ricevi ti consente di “forzare” l’invio e/o la ricezione di nuovi messaggi (cosa che avviene comunque in automatico), mentre la scheda Visualizza contiene i pulsanti dedicati alla personalizzazione del client.
Usando poi le icone visibili nella barra laterale posta all’estrema sinistra del software, puoi accedere alle varie parti del software Outlook (Calendario, Contatti, To Do) e alle altre applicazioni Microsoft installate sul computer; le cartelle della casella di posta, possono essere consultate, gestite e personalizzate mediante l’apposita sezione, visibile nella parte sinistra del programma.
Ti segnalo infine che, cliccando sulla scheda File, puoi modificare le impostazioni per l’account in uso (risposte automatiche, cassetta postale, regole e così via), aggiungere/eliminare nuovi account e personalizzare le opzioni del programma.
Come funziona Outlook Web
Se utilizzi un indirizzo di posta Microsoft e non puoi (o non vuoi) installare alcun client sul computer, puoi sempre sfruttare la Webapp di Outlook, accessibile semplicemente tramite il browser Web in tua dotazione.
Per riuscirci, collegati a questo sito Web, premi sul pulsante Accedi e, quando richiesto, inserisci l’indirizzo e-mail e la password associati alla casella di posta; se necessario, attieniti alle indicazioni che ti vengono fornite, per completare l’autenticazione a due fattori.
Per il resto, la Webapp di Outlook è estremamente intuitiva da utilizzare: la sua interfaccia riprende quasi del tutto quella del nuovo client di Outlook per Windows e macOS, del quale abbiamo già parlato in questo capitolo.
Come funziona Outlook per Android, iPhone e iPad
Outlook dispone anche di un’applicazione ufficiale per smartphone e tablet, scaricabile a costo zero su Play Store, market alternativi per Android e App Store, la quale consente agli utenti di gestire il proprio indirizzo di posta elettronica in mobilità. È possibile, però, configurare anche gli account di altri servizi, come Gmail, Yahoo e account tramite i protocolli IMAP e POP3.
Dopo aver scaricato l’app dallo store ufficiale del tuo dispositivo, avviala, tocca i pulsanti Inizia e Continua e, quando richiesto, specifica l’indirizzo email della casella di posta da aggiungere e la relativa password; laddove l’account non fosse nativamente compatibile con l’app, ti verrà richiesto di inserire i dati relativi ai suoi parametri IMAP e SMTP.
Una volta configurati i vari account, l’applicazione inizierà la sincronizzazione della posta elettronica, sincronizzando tutti i messaggi; per impostazione predefinita, l’app mostra la cartella Posta in arrivo del primo account configurato; tuttavia, puoi accedere a tutte le cartelle semplicemente facendo tap sul simbolo dell’account, posto in alto a sinistra. Tramite il pannello di cui sopra, puoi altresì passare da una casella di posta all’altra (usando le miniature visibili all’estrema sinistra) o accedere alle impostazioni dell’app (premendo sul simbolo dell’ingranaggio).
Per avviare la composizione di un nuovo messaggio, puoi invece usare l’apposito pulsante visualizzato in basso a destra; usando poi le icone situate in basso, puoi ritornare alla casella di posta, accedere al calendario o aprire velocemente le restanti app Microsoft presenti sul dispositivo. Facile, no?!
Come funziona Outlook: caratteristiche aggiuntive
Dopo aver insieme quelle che sono le caratteristiche di base di Outlook, ritengo doveroso farti conoscere una serie di funzionalità aggiuntive, utili a migliorare ulteriormente l’esperienza d’uso di account e applicazioni.
Come funziona calendario Outlook
Il servizio Outlook viene utilizzato da molti utenti anche per via del suo calendario, il quale consente di gestire i propri impegni da qualsiasi postazione di lavoro, tramite il client di Outlook per computer, l’app per smartphone/tablet e la Webapp; chiaramente, affinché le informazioni risultino sincronizzate tra più dispositivi, è indispensabile che risulti configurato il medesimo account.
Detto ciò, per accedere al calendario di Outlook, è sufficiente premere sull’icona del Calendario presente nella barra laterale di sinistra del client per computer (se non la vedi, clicca prima sul simbolo ☰ posto in alto) e della Webapp, oppure sulla barra inferiore dell’app per smartphone/tablet; in alternativa, puoi accedere al calendario anche senza “passare” per il client di posta, collegandoti a questa pagina Web.
Il funzionamento dell’agenda è piuttosto intuitivo: per aggiungere un nuovo evento, premi sul pulsante apposito, collocato in alto a sinistra (su computer) oppure in basso a destra (su smartphone e tablet); successivamente, imposta i dettagli dell’evento (titolo, giorno, orario, promemoria, ripetizione e così via) servendoti del nuovo pannello che compare sullo schermo e, a configurazione completata, clicca sul pulsante Salva oppure fai tap sul simbolo del segno di spunta, per aggiungere l’evento al calendario.
Una volta salvato, l’evento comparirà nel relativo giorno e tutti i suoi dettagli potranno essere consultati semplicemente premendo sul relativo sul suo riquadro. Per passare da un mese all’altro, basta usare le miniature visibili sullo schermo; in alternativa, tramite la barra superiore (che, su smartphone e tablet, può essere visualizzata premendo sul simbolo della lista situato in alto a destra), è possibile cambiare il metodo di visualizzazione tra giorno, 3 giorni, settimana lavorativa o mese.
Usando poi la barra di ricerca posta in alto (su computer) oppure l’icona della lente di ingrandimento, si può cercare un evento in base al suo nome oppure ai dettagli, semplicemente specificando questi ultimi nel campo preposto. Per eliminare un evento, è sufficiente selezionarlo sul calendario e premere poi sul pulsante Elimina, che dovrebbe comparire sullo schermo.
Non manca, ovviamente, la possibilità di aggiungere altri calendari, differenti da quello dell’account Outlook in uso: per saperne di più sull’argomento, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come sincronizzare Google Calendar con Outlook, nel quale ho avuto modo di fornirti tutti i dettagli della questione.
Come funziona la rubrica di Outlook
Outlook per computer e Outlook Web dispongono anche di una comoda rubrica, che permette di mantenere in ordine i propri contatti: per accedere a quest’ultima, devi semplicemente premere sull’icona Persone (il simbolo degli omini), posta di lato. Per aggiungere un nuovo contatto, premi sul pulsante Nuovo contatto, compila il modulo proposto con le informazioni in tuo possesso e salva la nuova voce, utilizzando l’apposito pulsante.
Premendo, invece, sulla voce Gestisci contatti, puoi esportare o importare la tua rubrica. In particolare, essa può essere esportata tramite il formato di file CSV con codifica UTF-8. Nel caso in cui tu abbia bisogno di esportare i tuoi contatti in formato CSV, dai un’occhiata al mio tutorial su come fare file CSV, dove troverai tutte le indicazioni su come esportare la rubrica.
Nel caso in cui tu voglia, invece, importare i contatti, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come importare contatti Outlook. La rubrica può anche essere sincronizzata con altri servizi e dispositivi: ti invito a consultare la mia guida su come sincronizzare Outlook con Gmail e su come sincronizzare la rubrica su Android per ulteriori dettagli.
Come funziona archivio Outlook
Come dici? Ti piacerebbe nascondere alcune e-mail presenti nella cartella Posta in arrivo, senza però cancellarle dal tuo account? In questo caso, può venirti in aiuto l’archivio di Outlook: si tratta di un’apposita cartella, separata rispetto al resto delle email, all’interno della quale è possibile spostare i messaggi ricevuti (ma anche quelli inviati), facendo così ordine nella inbox e rendendo più “pulito” il database interno.
Per archiviare un messaggio in Outlook per computer, apri la cartella che lo contiene, clicca sull’email di tuo interesse e premi successivamente sul pulsante denominato Archivia/Sposta nella cartella di archiviazione oppure sul simbolo del cassetto con il bordo colorato, situato nella scheda Home; in alternativa, puoi ottenere lo stesso risultato schiacciando il tasto Backspace sulla tastiera. Se lo desideri, puoi selezionare più messaggi contemporaneamente, usando la combinazione di tasti Ctrl+clic (su Windows) o cmd+clic (su macOS).
Su Outlook per smartphone e tablet, devi invece effettuare un tap prolungato sul primo messaggio da archiviare, così da entrare in modalità selezione, selezionare poi tutte le altre email di interesse (ove necessario) e premere infine sul simbolo del cassetto, posto in alto a destra. I messaggi così conservati saranno disponibili nella cartella Archivio/Archive di Outlook.
Nella vecchia versione di Outlook per Windows, è altresì possibile automatizzare la procedura, facendo sì che il programma automaticamente i messaggi più vecchi in un file di dati di archivio, che però verrà conservato offline (e non sincronizzato in una cartella sul server). Detto ciò, se ti interessa capire come funziona archiviazione automatica Outlook, clicca sulla scheda File del programma, seleziona la voce Opzioni dal menu laterale che va ad aprirsi e recati nella sezione Avanzate.
A questo punto, premi sul pulsante Impostazioni archiviazione automatica… visibile nel riquadro Archiviazione automatica, apponi il segno di spunta accanto alla voce Archivia automaticamente ogni e scegli la cadenza con la quale eseguire la pulizia della cassetta di posta, dalla casella adiacente; infine, utilizza le varie opzioni presenti sullo schermo per definire il funzionamento dell’archiviazione a automatica e, quando hai finito, clicca sul pulsante OK per due volte consecutive, in modo da confermare la modifica.
In Outlook per macOS, nel nuovo Outlook, in Outlook per smartphone e tablet e in Outlook Web non è invece presente questa funzionalità nativa; tuttavia, puoi ottenere risultati più che soddisfacenti, andando a creare manualmente delle apposite regole che svolgano la stessa funzione. Ti consiglio di consultare la mia guida su come archiviare e-mail Outlook per tutti i dettagli del caso e per la procedura completa.
Nota: la caratteristica di archiviazione automatica potrebbe non essere disponibile per gli account Exchange.
Come funziona Attività di Outlook
Altra interessante caratteristica del servizio Outlook è sicuramente la caratteristica di gestione delle attività, denominata To Do: essa consente, di fatto, di tenere traccia delle cose da fare nell’arco della giornata e di aggiungerne al volo di nuove, anche partendo dal testo di un’email.
La visuale To Do è accessibile dal client di Outlook per computer, oltre che dalla Webapp: per aprirla, è sufficiente premere sul segno di spunta blu, collocato nella barra laterale di sinistra. Per creare manualmente una nuova attività, basta digitarne il contenuto all’interno del campo Aggiungi attività e usare poi le icone del calendario, della campanella e delle frecce circolari per definire, rispettivamente, la data di scadenza, il promemoria e l’eventuale ripetizione. Per salvare un’attività, è sufficiente premere sul pulsante Aggiungi.
Una volta aggiunta una nuova attività, è possibile definirne ulteriori dettagli, facendo clic destro sulla sua anteprima: usando il pannello visibile a destra, si può contrassegnare l’attività come importante (il simbolo della stellina), aggiungerla all’elenco La mia giornata, categorizzarla, aggiungervi file e annotazioni.
Tramite la barra laterale di sinistra, poi, hai possibilità di accedere alle varie categorie di attività: La mia giornata, Importante, Pianificato, Assegnate a me o Messaggi di posta elettronica contrassegnati (ai quali è stato cioè aggiunto il tag della “bandierina); cliccando poi sul simbolo dell’ingranaggio, puoi configurare le opzioni di To Do, in base a quelle che sono le tue esigenze. Laddove la barra funzioni di cui sopra non fosse immediatamente visibile, clicca sul pulsante ☰ posto in alto a sinistra, per mostrarla.
Come funziona ritarda recapito Outlook
Al bisogno, puoi scegliere di comporre un messaggio di posta elettronica in anticipo, per poi inviarlo in un momento successivo, grazie alla caratteristica ritarda recapito/posticipa dei programmi, delle app e del sito Web di Outlook. La funzionalità in questione è disponibile per tutti gli account di posta elettronica Microsoft, così come per gli account Exchange.
Per riuscire nell’impresa, componi il messaggio di tuo interesse, avendo cura di specificarne anche i destinatari e, se utilizzi la nuova applicazione di Outlook per computer oppure la Webapp del servizio, clicca sulla freccetta verso il basso posta subito accanto al pulsante Invia e seleziona la voce Pianifica invio, situata nel menu che va ad aprirsi; se, invece, utilizzi l’app di Outlook per smartphone e tablet, fai tap sul simbolo dell’aeroplanino con l’orologio, situato in basso.
A questo punto, seleziona uno tra gli orari/giorni proposti da Outlook oppure definisci un orario personalizzato, premendo sulla voce apposita. Infine, premi sul pulsante Invia e il gioco è fatto.
Se impieghi invece il vecchio software Outlook 365 per Windows, dopo aver completato la composizione del messaggio, clicca sulla scheda Opzioni residente in alto e poi sul pulsante …, residente in alto a destra; ora, seleziona la voce Ritarda recapito dal menu che ti viene proposto, apponi il segno di spunta accanto alla voce Non recapitare prima di e seleziona la data e l’ora a partire da cui il messaggio può essere inviato. Compila poi i restanti campi a seconda delle tue preferenze (se necessario) e premi sui pulsanti Chiudi e Invia, per finire.
Come funziona ritiro Outlook
Outlook per computer offre anche una funzione per richiamare le email inviate, a patto che il destinatario delle stesse disponga di un account Exchange facente parte della medesima organizzazione e che il messaggio non sia stato letto prima del tentativo di ritiro.
Per richiamare un messaggio inviato da Outlook che rispetti tali requisiti, apri il programma, seleziona la voce Posta inviata dalla barra laterale di sinistra e apri l’e-mail da annullare, facendo doppio clic sulla sua anteprima. Ora, apri la scheda Messaggio, premi sul simbolo … visibile in alto a destra e seleziona le voci Azioni > Richiama il messaggio…, dal menu che va ad aprirsi.
Tramite la finestra che compare sullo schermo, ora puoi scegliere se eliminare le copie non lette del messaggio o sostituirle con un nuovo messaggio, apponendo il segno di spunta accanto all’opzione più appropriata al tuo caso; assicurati poi che la casella Indica l’esito del richiamo per ciascun destinatario risulti selezionata, così da ricevere una notifica circa l’esito della procedura di richiamo, e premi infine sul pulsante OK, per tentarne la cancellazione e/o la sostituzione.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
