Come funziona Segretaria.me

Sei un libero professionista o hai una piccola impresa e stai incontrando delle difficoltà nella gestione degli appuntamenti con clienti o fornitori? Avresti bisogno di un servizio di segreteria per la tua attività ma non sai a chi rivolgerti? Allora credo che dovresti dare un’occhiata a Segretaria.me, perché potrebbe farti dire finalmente addio ai problemi che tipicamente si hanno in ambito segretariale (cosa dire, cosa rispondere, quando inoltrare una chiamata, quando fissare gli appuntamenti, quante chiamate fare ecc.), consentendoti di organizzare al meglio il lavoro da fare evitando perdite di tempo o distrazioni potenzialmente fatali nell’acquisizione di nuovi appuntamenti oppure ordini.

Segretaria.me è un servizio di prima accoglienza telefonica per liberi professionisti e piccole imprese pensato per andare incontro alle esigenze di medici, avvocati, agenti di commercio, agenti immobiliari, amministratori di condominio, notai e altri professionisti che lavorano in singolo o in uno studio. Grazie alla sinergia perfetta tra le persone che svolgono il ruolo segretariale e il software di Segretaria.me, i professionisti che attivano il servizio possono ottimizzare il processo di presa degli appuntamenti ricevendo avvisi in tempo reale dell’attività svolta (via email, app e pannello) e potendo monitorare tutto in real time sia da Web che da app per smartphone. Da sottolineare anche come sia possibile impostare dei contatti VIP o delle tematiche particolari per cui essere contattati e ricevere l’inoltro delle chiamate che arrivano alle segretarie del team di Segretaria.me; altre chiamate vengono poi inoltrate in automatico se chi svolge il lavoro di segreteria avverte un certo sense of urgency. Viene poi garantita la reperibilità h24 e 7su7: gli operatori umani sono disponibili dalle 09.00 alle 19.00, mentre nel resto della giornata è attivo un servizio di segreteria telefonica digitale con invio di email in tempo reale.

Tutto questo viene offerto a prezzi estremamente convenienti tramite dei piani prepagati e ricaricabili dotati di autorinnovo e autoricarica, per garantire che il servizio sia sempre attivo e sia più facile misurare quanto si sta investendo (senza penali d’uscita, il che non è comune nello scenario italiano), e con una procedura di attivazione molto semplice: i clienti meno digitalizzati possono rivolgersi all’assistenza clienti e ricevere tutto il supporto necessario nella configurazione/uso del pannello, sia nella fase di setup iniziale (con welcome call entro 24 ore dall’attivazione, nei giorni feriali), sia per fine tuning nelle settimane successive. Il pacchetto include anche un numero di telefono VoIP con prefisso a scelta del cliente che, se collegato a un apparecchio telefonico, diventa una linea telefonica dedicata per ricevere e fare telefonate. Interessante, vero? Allora continua a leggere e scopri più in dettaglio come funziona Segretaria.me.

Indice

• Funzioni e caratteristiche di Segretaria.me
• Prezzi di Segretaria.me
• Come usare Segretaria.me
• Per maggiori informazioni

Funzioni e caratteristiche di Segretaria.me

Prima di entrare nel vivo di questa guida e spiegarti in dettaglio come funziona Segretaria.me, lascia che ti dia qualche informazione in più circa le caratteristiche e le funzioni offerte dal servizio in questione.

Segretaria.me fa capo a B2YOU, società di telecomunicazioni nata nel 2001 e leader italiana nella vendita on-line di numeri verdi e servizi telefonici a valore aggiunto. Si tratta della stessa azienda che ha lanciato Numeroverde.it: il primo e-commerce italiano dedicato ai numeri verdi con, dalla sua, oltre 10.000 clienti e sedi a Milano, Parigi e Madrid. Maggiori info qui.

Come detto nelle battute iniziali di questa guida, Segretaria.me è un servizio di prima accoglienza telefonica per liberi professionisti e piccole imprese che permette di avere un sistema segretariale efficiente ed efficace sempre a propria disposizione con un’operatività 7/7 e 24/24h: dalle 09.00 alle 19.00 con un team di segretarie che lavorano in remoto e dalle 19.00 alle 09.00 tramite una segreteria automatica che registra le chiamate ricevute.

La segretaria risponde a clienti e fornitori assecondando le esigenze organizzative del professionista e gestendo al meglio le chiamate in base alle stesse; provvede dunque a fissare gli appuntamenti gestendo al meglio agende e calendari (è possibile usare sia il calendario di Segretaria.me, sia Google Calendar, e previa verifica con il servizio clienti è possibile collegarsi a link esterni e fissare l’appuntamento direttamente nel gestionale del cliente) e a inoltrare al professionista le chiamate desiderate da quest’ultimo o ritenute urgenti.

La segretaria a distanza effettua anche chiamate per organizzare appuntamenti, eventi e riunioni (con la possibilità di decidere il contenuto e quando iniziare l’attività, segnalare eventuali contatti urgenti e richiedere l’invio di un
SMS in caso di mancata risposta). È possibile anche contattare telefonicamente la segretaria per farsi mettere in comunicazione con le persone presenti nella propria rubrica (è possibile importare facilmente la rubrica dei propri clienti) o con un numero personalizzato.

Il tutto si può gestire e monitorare in tempo reale da Web e da app, con anche notifiche gratuite in tempo reale via email, SMS e app per ogni attività svolta: in questo modo è possibile restare allineati su tutte le comunicazioni e gestire al meglio tutte le proprie attività.

Se vuoi un assaggio di quello che è in grado di fare Segretaria.me, collegati alla home page del servizio e compila il modulo che trovi al centro per eseguire un test telefonico dal vivo.

Prezzi di Segretaria.me

Segretaria.me propone dei piani adatti a tutte le esigenze. Si tratta di soluzioni prepagate ricaricabili che prevedono rinnovo e ricarica automatici, in modo da garantire che il servizio sia sempre attivo e che non ci siano cattive sorprese nelle spese effettuate. Altra cosa importante da sottolineare è che non ci sono penali d’uscita: fattore non comune nello scenario italiano.

Ogni piano include del credito con un certo quantitativo di minuti di conversazione della segretaria e un numero VoIP nazionale con prefisso a scelta (sul quale è possibile anche deviare le chiamate del proprio numero fisso o cellulare): superata la soglia prevista da ciascuna offerta si passa al pagamento a consumo, con prezzi variabili a seconda del piano scelto. Di seguito trovi le caratteristiche di tutti i piani in dettaglio.

• SMART (25 euro/mese) — 25 euro di credito incluso con tariffa 0,99 euro/min e abbonamento trimestrale in autorinnovo, fino a 25 minuti/mese inclusi, segretaria operativa 7/7 dalle 09.00 alle 19.00, app Segretaria.me, pannello di gestione, 1 numero fisso 1 agenda e 5 approfondimenti. Maggiori info qui.
• OPEN (75 euro/mese) — 75 euro di credito incluso con tariffa 0,79 euro/min e abbonamento mensile in autorinnovo, fino a 95 minuti/mese inclusi, segretaria operativa 7/7 dalle 09.00 alle 19.00, app Segretaria.me, pannello di gestione, 1 numero fisso 2 agende e 8 approfondimenti. Maggiori info qui.
• FULL (150 euro/mese) — 150 euro di credito incluso con tariffa 0,59 euro/min e abbonamento mensile o annuale scontato del 10%, fino a 254 minuti/mese inclusi, segretaria operativa 7/7 dalle 09.00 alle 19.00, app Segretaria.me, pannello di gestione, 1 numero fisso 5 agende e 12 approfondimenti. Maggiori info qui.

Grazie al programma #PresentaSegretariame è possibile anche ottenere del credito omaggio facendo iscrivere altre persone a Segretaria.me. Per la precisione, presentante e presentato ricevono un omaggio di credito pari al 20% del pacchetto attivato. Possono usufruire di questa possibilità tutte le P. IVA già clienti di Segretaria.me: basta selezionare la voce Presenta un amico dal pannello di controllo.

Come usare Segretaria.me

Adesso che hai chiare caratteristiche e prezzi del servizio, direi di passare al lato pratico di questo tutorial e vedere insieme come funziona Segretaria.me.

La prima cosa da fare, ovviamente, è attivare il proprio account: si può fare collegandosi al sito ufficiale di Segretaria.me, cliccando sul pulsante di attivazione presente in alto e seguendo le indicazioni su schermo. Si tratta di scegliere uno dei piani disponibili, specificare se si è società, professionista/ditta individuale, associazione o privato e compilare il modulo sottostante con i dati richiesti (es. P.IVA, Codice fiscale, nome e cognome, indirizzo ecc.).

In questa sede è possibile anche scegliere il prefisso del numero di linea fissa VoIP che viene offerto da Segretaria.me e inserire un codice promozionale per ottenere sconti sul piano acquistato. Bisogna poi scegliere un metodo di pagamento sicuro tra carta e PayPal, accettare le condizioni d’uso del servizio e premere su Continua per completare la registrazione e l’acquisto.

Una volta effettuata l’iscrizione, per accedere al pannello di controllo di Segretaria.me bisogna cliccare sulla voce Accedi presente in alto sul sito o, in alternativa, collegarsi direttamente a questa pagina per poi immettere username e password fornite nell’email di benvenuto.

La pagina Benvenuto del pannello indica tutte le azioni da compiere per rendere il servizio funzionante e permette anche di scaricare i manuali d’uso e il manuale con i codici per impostare la deviazione di chiamata sul proprio telefono fisso (su smartphone basta usare l’app di Segretaria.me).

Qualora te lo stessi chiedendo, le azioni da compiere sono molto semplici: nello specifico bisogna indicare cosa deve fare la segretaria (come già accennato, tra le sue mansioni rientrano la gestione delle telefonate in entrata e in uscita, l’inoltro delle chiamate con la gestione dei contatti VIP e il fissare gli appuntamenti) e quali informazioni deve conoscere la segretaria (in altre parole bisogna inserire le informazioni o indicazioni sull’attività svolta dalla società, che verranno riferite ai clienti); quindi bisogna indicare se inoltrare le chiamate a uno o più referenti e scegliere tra le modalità priorità e backup.

A proposito di quest’ultima possibilità, devi sapere che di norma il servizio è impostato in priorità: questo significa che la segretaria risponde subito e inoltra solo se è stato configurato il trasferimento. È possibile però aggiungere un numero di telefono di backup su cui ricevere le chiamate quando il servizio non è attivo e, se lo si desidera, impostare questo numero come prioritario (in modo da ricevere le chiamate su di esso e passarle alla segretaria solo se non si risponde).

Il numero di backup può essere fisso o mobile, ma non deve avere un suo servizio di segreteria associato (altrimenti in caso di mancata risposta le chiamate non verranno deviate alla segretaria di Segretaria.me) e, chiaramente, non deve essere deviato sul numero abbinato al servizio di Segretaria.me (in quanto creerebbe un loop di telefonate).

Al netto del numero di backup, ti ricordo che Segretaria.me include anche un servizio di segreteria telefonica che si attiva quando il team di segretarie umane non è attivo (dalle 19.00 alle 09.00): il servizio automatico registra i messaggi vocali ricevuti e li invia in tempo reale alla casella di posta elettronica inserita nella Home del pannello di controllo. I messaggi vengono conservati per 6 mesi e si possono ascoltare andando su Dettaglio chiamate nel pannello.

Le chiamate, così come gli appuntamenti e i contatti in rubrica, sono facilmente accessibili dalla Home page di Segretaria.me la quale contiene anche il pannello che permette di passare rapidamente tra modalità Priorità e Back Up, di impostare un numero di backup e un indirizzo email su cui ricevere i messaggi della segreteria telefonica automatica.

Sempre nella Home page ci sono il riassunto delle attività degli ultimi 7 giorni e un menu per impostare eventuali giorni in cui rendere non raggiungibile il numero a te assegnato.

Nella sezione Configurazione (accessibile dal comodo menu laterale o dalla schermata di Benvenuto) è possibile poi gestire tantissimi aspetti di Segretaria.me. In Cosa fare, ad esempio, è possibile impostare la frase che deve pronunciare la segretaria rispondendo alle chiamate e personalizzare i comportamenti per quel che concerne inoltro (mai, sempre o solo VIP) e presa degli appuntamenti; inoltre è possibile impostare la risposta da dare quando non si è disponibili. È possibile finanche scegliere se attivare una musica di attesa al posto degli squilli.

Nel campo dedicato ai dati anagrafici da richiedere è possibile selezionare i dati che la segretaria dovrà raccogliere per la compilazione dell’anagrafica del chiamante (nome, cognome e recapito telefonico verranno comunque raccolti sempre); il campo approfondimento di primo livello è invece relativo alle informazioni aggiuntive che la segretaria dovrà raccogliere (es. riferimento pratica, numero ordine e così via) oltre ai dati anagrafici. Queste informazioni saranno collegate alla singola chiamata e non all’anagrafica del chiamante.

Tramite il campo Approfondimenti è invece possibile aggiungere delle informazioni sulla propria attività (es. orari di apertura, esami medici da richiedere ecc.) che la segretaria deve conoscere per rispondere al meglio alle chiamate e organizzare le agende. Per ogni approfondimento vanno inseriti oggetto e descrizione. Da notare che il tempo di lettura è parte integrante della gestione della telefonata e viene tariffato al costo minuto del pacchetto acquistato.

Altri campi che è possibile trovare nella pagina “Configurazione” sono quelli relativi alle notifiche (per impostare l’indirizzo email su cui ricevere le comunicazioni e il nominativo da utilizzare per l’invio di SMS ai chiamanti); all’anagrafica dell’azienda (in cui inserire i dati della propria attività); all’organizzazione di referenti (per dare accesso al servizio di segretariato ad altre persone, con la possibilità di regolare i permessi di accesso ad app, pannello e calendari); alle sedi (in cui inserire le sedi della propria attività) e alle chiusure per festività nazionali (per scegliere i giorni festivi in cui non accettare appuntamenti).

Inoltre, ti segnalo che andando su Il mio account è possibile attivare i messaggi personalizzati per la segreteria e gestirli sempre dalla pagina “Configurazione”. Il servizio costa 10 euro una tantum e i messaggi possono essere modificati ogni volta che lo si desidera.

Come vedi è tutto molto intuitivo, e lo stesso discorso vale anche per tutte le altre sezioni del pannello. Ad esempio, andando in Gestione telefonica è possibile monitorare in tempo reale tutte le attività svolte dalla segretaria, con i dettagli delle chiamate ricevute ed effettuate (contatto, referente, intervento, data, esito e ID), la possibilità di filtrare le chiamate in base a vari parametri e l’opzione per scaricarne il resoconto in formato Excel.

Cliccando sulla voce relativa a una chiamata è poi possibile visualizzarne i dettagli e richiedere alla segretaria di intervenire direttamente (qui ci sono anche le opzioni per marcare l’attività come urgente e richiedere l’invio di un SMS personalizzato dopo tre tentativi di contatto falliti).

Passando invece alla sezione Dettaglio delle chiamate è possibile visualizzare il riepilogo dei consumi delle chiamate che la segretaria ha gestito nel corso della giornata o in un intervallo di tempo personalizzato.

Per la gestione delle chiamate in uscita, invece, c’è una sezione apposita del pannello che permette di programmare le chiamate da parte della segretaria a contatti singoli o liste di persone, nonché di visualizzare le attività già svolte in dettaglio.

Per richiedere una nuova attività (quindi una nuova chiamata in uscita), basta premere sul pulsante apposito e compilare il modulo che si apre con descrizione, dati delle persone da contattare (è possibile caricare anche un file XLS con i contatti), il giorno di gestione dell’attività, i dati di un eventuale referente e, se lo si vuole, le opzioni a pagamento per marcare l’attività come urgente (20 cent/tentativo) e inviare un SMS personalizzato dopo 3 tentativi falliti (20 cent/SMS).

La sezione Gestione appuntamenti è quella che permette di visualizzare il calendario con tutti i propri appuntamenti, impostarne di nuovi e richiedere lo spostamento di quelli precedentemente fissati.

È possibile usare il calendario proprietario di Segretaria.me o Google Calendar e gestire le agende per referente (è possibile creare un calendario per ogni referente e permettere a quest’ultimo diversi livelli di visualizzazione) o per sede (per creare un calendario per ogni risorsa come, ad esempio, sede, sala conciliare o sala riunioni, previa contatto all’indirizzo servizioclienti@b2you.it). Nota che per attivare il calendario bisogna selezionare l’opzione Prendi appuntamenti nell’organizzazione referenti e configurare le relative disponibilità e tipologie di prestazione.

Per configurare le prestazioni (operazione molto importante, visto che per poter fissare gli appuntamenti la segretaria avrà bisogno di conoscere quali prestazioni fissare e la durata delle stesse) basta invece andare nel campo preposto della pagina “Gestione appuntamenti”, cliccare su Aggiungi nuova e compilare il modulo che si apre con nome, durata, prezzo e note sulla prestazione.

Altra sezione che “parla da sé” è quella dedicata alla Gestione rubrica, nella quale poter gestire la rubrica e aggiungere nuovi contatti. Per ciascun contatto è possibile scegliere se aggiungerlo ai VIP (per far inoltrare le sue chiamate) o alla propria Blacklist (per non far arrivare le sue chiamate alla segretaria).

Da sottolineare anche la presenza di un’opzione per esportare la rubrica e scaricarla così in un file sul proprio computer.

Infine ci sono le sezioni Il mio account e Assistenza che permettono, rispettivamente, di visualizzare i dettagli del proprio piano attuale e acquistare eventuali upgrade e pacchetti aggiuntivi (es. chiamate conferma appuntamento, SMS conferma appuntamento, SMS promemoria appuntamento e messaggi vocali personalizzati per la segreteria) e aprire dei ticket per ricevere supporto in caso di necessità.

Ti ricordo, inoltre, che Segretaria.me si può gestire molto facilmente anche dall’app disponibile per Android e iOS: quest’ultima presenta tutte le principali funzioni della versione Web e permette anche di impostare la deviazione di chiamata sul cellulare in pochi tap. Davvero molto comoda!

Per maggiori informazioni

Se hai bisogno di maggiori informazioni su Segretaria.me e sul suo funzionamento, ti invito a “fare un salto” sulla pagina ufficiale con le FAQ, dove puoi trovare le risposte a tutte le domande più frequenti.

Qualora, invece, avessi bisogno di metterti direttamente in contatto con lo staff di Segretaria.me, puoi collegarti a questa pagina, dove ci sono un modulo per contattare l’ufficio commerciale e tutti i recapiti telefonici e online per comunicare con l’azienda.

Articolo realizzato in collaborazione con Segretaria.me.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.