Come impaginare su Word

Ti è stato chiesto di preparare un documento molto importante da mostrare ai tuoi colleghi o a dei clienti e, per tale ragione, stai cercando dei consigli su come impaginare su Word, in modo tale da presentare un lavoro ben fatto. Hai cercato di destreggiarti tra le diverse funzioni disponibili nel celebre programma di videoscrittura targato Microsoft, ma non riesci a trovare tutto ciò che ti serve per presentare un documento ben impaginato.

Devi ammettere che la tecnologia non è il tuo forte, ce la metti tutta ma, senza un aiuto, non riesci a raggiungere il tuo obiettivo. Beh, non c'è nulla di cui tu debba preoccuparti: oggi ci sono io qui ad aiutarti, offrendoti tutti i consigli di cui hai bisogno. In questa guida, infatti, non soltanto ti parlerò degli strumenti d'impaginazione contenuti nel classico Word per computer, ma ti illustrerò anche come realizzare un documento professionale tramite la versione Web dell'applicazione e la sua versione mobile per Android e iOS/iPadOS.

Immagino che la mia premessa abbia stuzzicato il tuo interesse, è vero? Allora che ne dici di lasciar perdere tutto il resto e di concentrarti subito sulla lettura di questa guida? Bene, non perdiamo altro tempo: siediti bello comodo davanti al computer e presta la massima attenzione ai suggerimenti che ti fornirò nei prossimi paragrafi. Sono certo che, alla fine della lettura, avrai tutte le informazioni che ti servono per presentare un documento ben impaginato a colleghi e/o clienti. A me non resta altro che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

• Come impaginare su Word da PC
• Come impaginare su Word online
• Come impaginare su app Word
• Come impaginare su Word dalla terza pagina
• Come impaginare libro su Word
• Come impaginare foto su Word

Come impaginare su Word da PC

Prima di iniziare a parlarti degli strumenti utili per l'impaginazione su Word, devo informarti che questo software di videoscrittura possiede un database con dei modelli preimpostati che facilitano la formattazione del testo, anche grazie all'utilizzo di grafiche per presentare i propri documenti.

Infatti, quando apri Word, puoi scegliere di creare un documento vuoto, che impaginerai completamente da te, oppure selezionare uno dei tanti modelli pronti all'uso, che sono suddivisi per categoria e tipologia.

Ad ogni modo, nei prossimi capitoli, ti illustrerò gli strumenti d'impaginazione presenti all'interno di Word, che possono essere utilizzati sia nei documenti vuoti sia nei documenti creati partendo da modelli predefiniti.

Modifica del font e dello stile carattere

Un importante aspetto da prendere in considerazione per una buona impaginazione su Word è quello di utilizzare un font e una formattazione adeguati al tipo di documento da redigere. Raggiungendo la scheda Home, situata nella barra in alto, tramite la sezione Carattere, puoi modificare il carattere del testo e le sue dimensioni.

Prendi in considerazione anche di utilizzare gli strumenti Grassetto, Corsivo e Sottolineatura per evidenziare delle parti del documento rilevanti. Ti raccomando di non abbondare nell'uso di questi strumenti, soprattutto del grassetto, perché potrebbero confondere e diminuire la comprensione del testo da parte di chi lo leggerà.

Cerca, insomma, di focalizzarti su parole o concetti chiave da evidenziare. In caso di necessità, puoi anche cambiare il colore del carattere tramite l'icona della A con al di sotto di una barra colorata presente nella medesima sezione della barra degli strumenti. Altresì, puoi sottolineare un periodo evidenziandolo e premendo sull'icona dell'evidenziatore, sempre nella barra Carattere, e scegliendo la tonalità dell'evidenziatore.

Nell'area Paragrafo, invece, ci sono le funzioni per l'allineamento del testo all'interno del foglio: puoi scegliere tra Allinea a sinistra, Allinea al centro, Allinea a destra e Giustifica. Quest'ultimo strumento è utile quando devi presentare un documento, in quanto fa in modo che tutto il testo sia ben distribuito, rispettando i margini del foglio. L'allineamento al centro è, invece, utile nel caso in cui tu debba utilizzare dei titoli, specialmente nella pagina iniziale, che solitamente funge da copertina al documento. L'allineamento a sinistra e a destra sono utilizzati soprattutto nel caso in cui si debba comporre una lettera o si devono indicare dei riferimenti che partono dai due margini laterali. È presente, inoltre, l'allineamento Distribuito, che consente di creare bordi nitidi e netti permettendo di distribuire il testo tra margine di destra e di sinistra.

Se devi creare degli elenchi, utilizza i pulsanti Elenchi puntati, Elenchi numerati ed Elenco a più livelli, che puoi personalizzare utilizzando l'apposito pulsante ▼ che trovi a fianco a ognuno di essi. I tasti Riduci rientro e Aumenta rientro, permettono di modificare il rientro del paragrafo rispetto ai margini del foglio. Un altro pulsante, disposto al di sotto di questi due e che potrebbe esserti d'aiuto, è Interlinea e spaziatura paragrafo: questa opzione è fondamentale, specialmente nella stesura delle tesi di laurea.

Un'altra sezione di cui voglio parlarti è quella denominata Stili, che è fondamentale nell'impaginazione del documento. Il testo che digiti su Word è impostato di default sullo stile Paragrafo normale ma, se hai intenzione di creare dei titoli ai paragrafi o capitoli, utilizza gli stili Titolo 1, Titolo 2, e così via. Se dovessero esserci delle citazioni o dei riferimenti che richiedono uno stile diverso dal resto del testo, utilizza quelli che trovi in questa sezione.

Utilizzo dei temi predefiniti e creazione automatica dei sommari

In merito a quanto illustrato in precedenza, l'utilizzo degli stili può essere personalizzato manualmente tramite la combinazione degli strumenti che ti ho indicato. Puoi, però, anche procedere accedendo alla scheda Progettazione, che contiene un elenco di temi predefiniti con cui modificare lo stile dei paragrafi, dei titoli e di qualsiasi altro elemento del testo. Trovi gli appositi pulsanti nella sezione Formattazione documento.

Inoltre, nella scheda Progettazione, puoi utilizzare gli strumenti che trovi nella sezione Sfondo pagina per aggiungere una Filigrana al documento, ad esempio per apporre la scritta “Riservato”, impostare un colore di sfondo (Colore pagina) o creare dei bordi lungo i margini del foglio (Bordi pagina). Maggiori info qui.

Se, con i consigli che ti ho dato, hai disposto il testo in diversi capitoli, sarebbe utile creare un sommario così da avere un riferimento per raggiungere velocemente le pagine che contengono gli argomenti che vuoi mostrare. Per fare ciò, ti basta premere il pulsante Sommario, che trovi nella scheda Riferimenti, e selezionare uno stile tra quelli predefiniti o sceglierne uno personalizzato, tramite la voce Sommario personalizzato, nel menu contestuale. Per approfondimenti circa questa funzionalità, leggi il mio tutorial su come creare un indice su Word.

Creare un'intestazione e una numerazione di pagina

Nella scheda Inserisci, sono presenti dei pulsanti che possono aiutarti a creare una carta intestata uguale per tutte le pagine o ad aggiungere una numerazione di pagina.

Per fare ciò, individua la sezione Intestazioni e piè di pagina e premi sul pulsante Intestazione o Piè di pagina, per scegliere uno stile da attribuire al testo che digiterai: così facendo, entrerai nella modalità di modifica, nella quale dovrai sostituire il testo di default con uno personalizzato.

Puoi accedere alle medesime funzionalità anche eseguendo un doppio clic col tasto sinistro sul margine superiore (per l'intestazione) o sul margine inferiore (per il piè di pagina) del documento Word. In entrambi i casi, puoi utilizzare tutti gli strumenti che ti ho illustrato finora per personalizzare intestazione e piè di pagina. Premendo, invece, sul pulsante Numero di pagina, sempre nel menu Inserisci e nella sezione Intestazione e piè di pagina, potrai scegliere dove posizionare la numerazione, che potrai collocare in qualsiasi area del foglio, con lo stile da te selezionato. Maggiori info qui.

Stai creando un documento che richiede la firma da parte del destinatario? In questo caso, utilizza il pulsante Riga della firma, che trovi nella sezione Testo, per aggiungere un campo firma personalizzato nell'area del documento da te indicata. I miei tutorial su come creare un foglio di carta intestata e come firmare un documento Word potrebbero tornarti utile per approfondire la procedura.

Impostazione dei margini e uso delle colonne

Infine, per concludere l'argomento impaginazione su Word, voglio parlarti di altri due strumenti utili, che sono presenti nella scheda Layout.

Il primo tra questi è il pulsante Margini, che permette di modificare i margini del documento. Sebbene la configurazione di default di Word dovrebbe andare bene per la maggior parte documenti, per altre tipologie di documenti potrebbe essere necessaria la modifica dei margini. Prendi ad esempio il caso in cui tu abbia un documento con una grande quantità di pagine, che devi rilegare. In questo caso, potrebbe essere necessario creare più margine sinistro per permettere la rilegatura dei fogli.

Inoltre, sappi che puoi modificare l'orientamento della pagina (il pulsante Orientamento) impostandola in modo Verticale oppure Orizzontale. Anche in questo caso, la scelta ricade in base alla tipologia di documento che stai realizzando. Giusto per farti un esempio, se hai disposto il testo su più colonne, tramite il pulsante Colonne, e sono presenti anche delle immagini, potrebbe essere utile disporre il testo sul foglio orizzontalmente, per una migliore impaginazione.

Come impaginare su Word online

Il software di videoscrittura Word può essere utilizzato anche nella sua versione online, tramite il pannello Web dedicato, accessibile a costo zero mediante la creazione di un account Microsoft. Sebbene non possieda tutte le caratteristiche della versione desktop, le funzionalità più importanti sono disponibili gratuitamente, così da creare i propri documenti direttamente in cloud ed essere sicuri di averli sempre a portata di mano.

Una volta effettuato l'accesso tramite le tue credenziali, ti basta premere sull'icona di Word nella barra a sinistra e scegliere Documento vuoto per cominciare: alternativamente, premi su Visualizza altri modelli se desideri partire da un nuovo modello piuttosto che cominciare da zero.

L'impaginazione su Word Online non differisce molto rispetto a quanto ti ho indicato nel capitolo dedicato alla versione desktop. Non è presente l'allineamento Distribuito, ad esempio, ma hai la possibilità di allineare il testo a destra, al centro, a sinistra e giustificarlo.

Per quanto concerne i temi, puoi utilizzare la sezione Stili che trovi nel menu Home: alternativamente, puoi avvalerti della funzionalità Designer sempre nel menu Home. Tramite la barra che ti si aprirà sulla destra, puoi scegliere tra tantissimi modelli e stili applicabili al tuo documento. Non è presente, tuttavia, il menu Progettazione e, pertanto, non ti sarà possibile aggiungere una filigrana diversa.

Anche in questo caso, nel menu Inserisci puoi disporre dello strumento Intestazione e piè di pagina, cliccandoci sopra però andrai a modificarli entrambi. Essi non sono visibili durante la stesura del testo ma è necessario premere sul pulsante Intestazione o Piè di pagina per visualizzarli. Non preoccuparti, in fase di stampa sia intestazione che piè di pagina vengono visualizzati e, pertanto, li stamperai col documento.

Anche la creazione del sommario differisce da quella automatica del software: in questo caso, ti occorrerà selezionare diversi stili di scrittura e avvalerti del menu Riferimenti e del pulsante Inserisci Sommario per crearne uno manualmente. Esclusa la possibilità di creare la riga per la firma, che non è presente come funzionalità sulla versione online, puoi usufruire degli altri strumenti per orientare il foglio e creare i margini.

Come impaginare su app Word

Se sei sempre fuori per lavoro e utilizzi intensivamente lo smartphone o il tablet, l'app Word può esserti utile per eseguire delle modifiche ai documenti. Word è disponibile in versione gratuita sia su Android che iOS/iPadOS, a patto che il device abbia dimensioni pari o inferiori a 10.1" (altrimenti viene richiesta la sottoscrizione di un piano Microsoft 365).

Detto questo, il funzionamento di Word da smartphone e tablet è molto intuitivo. Su tablet c'è un'interfaccia a schede praticamente identica a quella della controparte desktop del programma (quella per Windows e macOS), su smartphone, la schermata diverge radicalmente (ma è comunque abbastanza intuitiva).

In primo luogo, dopo aver selezionato il nuovo documento, per poter modificare il font e la grandezza dei caratteri è necessario selezionare l'icona dei tre puntini in basso a destra e, dalla sezione Home, premere sul font o sulla grandezza del carattere per modificarlo: puoi altresì utilizzare il Grassetto (icona G), il Corsivo (icona C), il Sottolineato (icona S) e Sbarrare (icona S). Premendo su Colore evidenziatore e Colore carattere, invece, puoi cambiare la tonalità del testo e con Altra formattazione puoi aggiungere un Apice, un Pedice o selezionare altri stili per il testo.

Puoi altresì avvalerti dell'Elenco numerato e dell'Elenco puntato, così come dell'allineamento a destra, a sinistra, al centro, Giustificato e dell'allineamento Ripartito. Premendo su Paragrafo, invece, puoi utilizzare lo strumento Interlinea.

Passando alla sezione Inserisci alla quale puoi accedere premendo il pulsante azzurro Home e selezionando dal menu a scomparsa Inserisci, puoi avere accesso agli strumenti Intestazione e piè di pagina ma anche Numeri di pagina (per numerare le pagine), Nota a piè pagina e via discorrendo. Nella sezione Layout, invece, puoi usare lo strumento Margini per crearne di nuovi.

Nella versione app non è possibile, al momento in cui scrivo, creare sommari poiché non è presente alcuna funzionalità in merito.

Come impaginare su Word dalla terza pagina

Hai bisogno di due pagine di margine e quindi vorresti sapere come impaginare su Word dalla terza pagina?

Bene, in primo luogo, per raggiungere più velocemente la terza pagina, puoi utilizzare la combinazione tasti Ctrl+Invio (o cmd+invio su Mac) premendola per due volte: in questo modo salterai prima direttamente alla seconda pagina e poi alla terza.

Alternativamente, puoi recarti nel menu Inserisci e scegliere la voce Interruzione di pagina oppure la voce Pagina vuota: in questo modo passerai direttamente alla pagina successiva e potrai iniziare a impaginare su Word come ti ho spiegato nei paragrafi precedenti.

Per quanto riguarda invece la versione di Word online, anche in questo caso puoi premere la combinazione di tasti Ctrl+Invio (o cmd+invio su Mac) per due volte per saltare direttamente alla terza pagina oppure selezionare Inserisci e premere per due volte Interruzione pagina. Non è presente l'opzione Pagina vuota.

Per la versione app di Word, la procedura è lievemente diversa ma assai facile da eseguire, tuttavia è necessario possedere l'abbonamento per sbloccarla: quest'opzione, infatti, si trova nel menu Layout alla voce Interruzioni. In tal modo si accede alla funzione Pagina grazie alla quale iniziare da una nuova pagina o Pagina successiva per poter iniziare una nuova sezione nella pagina successiva.

Per il resto, puoi seguire tutte le indicazioni che ti ho già fornito fino a questo momento per formattare il documento, e quindi impaginarlo, come meglio preferisci: l'unica accortezza che devi prestare è che, in caso di Intestazione, Piè di pagina e Numerazione delle pagine, non ti sarà possibile evitare di applicare queste modifiche almeno alla seconda pagina.

Nel caso del software di videoscrittura, puoi spuntare la casella Diversi per la prima pagina, nella sezione Opzioni, presente nel medesimo menu dell'intestazione o del piè pagina, per evitare che la modifica venga applicata alla prima pagina (ma non alla seconda). Nel caso di Word online o dell'applicazione per dispositivi mobili, invece, non ti sarà possibile ottenere il medesimo risultato.

Se, invece, il tuo obiettivo è numerare le pagine in Word saltando le prime, ti rimando al mio tutorial dedicato, in cui trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Come impaginare libro su Word

Che tu sia uno scrittore in erba o un autore affermato, potrebbe esserti utile sapere come impaginare libro su Word.

Il mio suggerimento di base è quello di iniziare a impaginare il tuo libro, il tuo opuscolo o il tuo progetto editoriale, prima di avviare la stesura del materiale a tua disposizione, per non lesinare tempo in futuro e garantirti la possibilità di ottenere il risultato desiderato fin da subito.

Procedendo praticamente, una volta selezionato un nuovo documento, la prima cosa che devi fare è selezionare la voce Layout dalla barra superiore e pigiare, nella sezione Imposta pagina, la piccola icona a forma di freccia che punta verso il basso disposta nell'angolo destro della sezione.

Da questa sezione, mantenendo la finestra Margini, cambia l'impostazione Pagine aprendo il menu che corrisponde alla voce Più pagine e seleziona Formato Libro.

Come ti ho suggerito nei paragrafi precedenti, inoltre, sarebbe bene aumentare il valore della Rilegatura per fare in modo che il testo non vada a finire nello spazio destinato, in futuro, alla rilegatura — per l'appunto.

Da questa finestra, poi, sei libero di impostare i Margini che preferisci. Passando poi alla sezione Carta, sempre della finestra Imposta pagina, puoi decidere il Formato (impostato automaticamente su A4) e quindi la larghezza e l'altezza delle pagine. Una volta ottenuti i parametri che ti interessano, premi su OK.

Per quanto concerne la versione di Word online, al momento in cui scrivo non sono presenti strumenti di formattazione automatici che permettono di impaginare automaticamente un libro, pertanto dovrai avvalerti della sezione Layout modificando Margini e Orientamento.

La stessa cosa vale anche per la versione app di Word, dove non è presente una funzione automatizzata per l'impaginazione dei libri ma è possibile modificare i Margini e le Dimensioni del foglio dalla sezione Layout (tramite la sottoscrizione dell'abbonamento, è possibile anche modificare l'orientamento).

Se vuoi saperne di più su come impaginare un libro in Word e altre applicazioni, ti suggerisco di leggere il mio tutorial al riguardo.

Come impaginare foto su Word

L'ultima cosa che dovresti sapere, adesso, è come impaginare foto su Word: arrivato a questo punto del tutorial, del resto, avrai sicuramente capito come impaginare e formattare il tuo testo; tuttavia, potresti avere la necessità di inserire immagini e foto, e sarebbe opportuno spiegarti come formattare il tutto per non avere un ammasso disomogeneo di elementi nell'area di stesura.

Per importare la tua foto in Word, premi su Inserisci nella barra posta in alto e seleziona Immagini > Questo dispositivo per poter accedere al percorso file del tuo PC dal quale selezionare l'immagine da importare.

Una volta importata l'immagine, avrai accesso a un nuovo pannello, ovvero Formato Immagine. Da questo pannello puoi modificare la tua immagine, utilizzando le funzioni della categoria Regola oppure cambiarne la grandezza grazie alla sezione Dimensioni.

La sezione che però può risultati più utile è Disponi. Da qui, infatti, ti è possibile scegliere Posizione, un menu grazie al quale selezionare in che modo si desidera impaginare l'immagine: puoi scegliere tra le opzioni di formattazione In linea con il testo e Con disposizione testo, alternativamente premi su Altre opzioni di layout per crearne una personalizzata.

Con l'opzione Testo a capo, invece, puoi selezionare il modo in cui il testo si comporterà nei riguardi dell'immagine, ovvero come andrà a distribuirsi e a relazionarsi con quest'ultima.

Anche tramite Word online è possibile impaginare una foto, in primo luogo, però, dovrai importarla: per farlo, seleziona Immagine > Questo dispositivo e importa la foto dal percorso file in cui è salvata.

Anche in questo caso potrai accedere a una nuova sezione, Immagine, grazie alla quale poter modificare altezza e larghezza della foto, sceglierne il formato, l'allineamento, la rotazione, il testo alternativo e la disposizione testo.

Per quanto riguarda la versione app, invece, è necessario passare al menu Inserisci (basta fare tap sull'icona dei tre puntini e poi su Home, selezionando la voce Inserisci dal menu a comparsa) e selezionare Immagini (o Fotocamera, se desideri scattare direttamente l'immagine da inserire).

Una volta autorizzata l'app ad avere accesso alla tua galleria o alla tua fotocamera, puoi selezionare l'immagine da importare. Successivamente, avrai accesso alla sezione Immagine dove modificare Stili, Ombreggiature e Riflesso ma — soprattutto — avrai accesso agli strumenti Testo a capo e Disponi che permettono di impaginare l'immagine come meglio si preferisce.

Se vuoi saperne di più su come inserire immagini in Word, come spostare un’immagine su Word, come sovrapporre due immagini su Word e come adattare un'immagine a un foglio Word, leggi i miei tutorial in merito.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.