Come impostare una lettera

di Salvatore Aranzulla

Hai bisogno di redigere una lettera al computer ma non sei ancora molto abile nell’utilizzo dei software di videoscrittura e, dunque, temi di non riuscire nell’impresa? Non hai mai scritto prima d’ora una lettera di tipo formale, di presentazione o di dimissioni e vorresti dei consigli su come impostarla? Beh, allora non ci sono dubbi: sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto!

Nei prossimi paragrafi, infatti, avrò modo di fornirti alcune indicazioni su come impostare una lettera. Nella prima parte della guida ti indicherò come modificare i modelli di lettera disponibili in Word, il programma di videoscrittura più famoso e usato al mondo, mentre nella seconda parte ti fornirò qualche suggerimento di carattere pratico che ti sarà d’aiuto per scrivere varie tipologie di lettere.

Allora, sei pronto per iniziare? Sì? Ottimo! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che sto per darti. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Come impostare una lettera su Word

Logo di Word 2019

Hai intenzione di impostare una lettera su Word, ma non hai la più pallida idea di come riuscirci? In realtà è semplice: basta scaricare uno dei tanti modelli di lettera messi a disposizione da Microsoft e personalizzarlo in base alle proprie esigenze.

Nelle prossime righe, ti spiegherò come fare ciò con la versione desktop di Word (nella fattispecie la versione inclusa in Office 2019 per Windows e macOS), ma sappi che anche la versione online dell’applicazione e la sua versione mobile per Android e iOS permettono di utilizzare i modelli in questione.

Per procedere, avvia dunque Word sul tuo computer e, nella finestra principale del programma, clicca sul pulsante Nuovo, presente nella barra laterale di sinistra, digita il termine “lettera” nel campo di ricerca collocato in alto e premi Invio sulla tastiera: così visualizzerai tutti i modelli di lettera disponibili. Ti segnalo, inoltre, la possibilità di scaricare altri modelli di lettera direttamente da questa pagina del sito di Microsoft.

Modello lettera di Word

Un volta che avrai scelto il template da utilizzare, puoi finalmente iniziare a modificarlo. In che modo? te lo spiego sùbito.

Per prima cosa, provvedi a sostituire il testo d’esempio presente nel modello con il testo della tua lettera: per riuscirci, fai clic sul campo da modificare (es. Nome destinatario, Indirizzo di posta elettronica, Telefono, etc.) e scrivi il testo che desideri includere nella lettera. Tieni conto che alcuni campi sono correlati tra loro: modificando il nome del destinatario nell’intestazione, ad esempio, questo verrà utilizzato anche nel resto della lettera, laddove presente.

Lettera Word

Se desideri personalizzare anche l’aspetto della lettera, magari per modificare il layout del testo, seleziona la scheda Home di Word e serviti dei pulsanti e dei menu situati in alto per modificare, ad esempio il font, le dimensioni del carattere o il colore del testo.

Selezionando, invece, la scheda Inserisci puoi inserire nella lettera immagini, grafici, tabelle, forme, icone e quant’altro. Per maggiori informazioni al riguardo, ti consiglio di leggere la mia guida su come usare Microsoft Word.

Personalizzare lettera Word

Una volta che sarai pronto per farlo, salva la lettera che hai appena realizzato, cliccando sul pulsante File (in alto a sinistra), seleziona la voce Salva con nome dal menu che si apre e indicando il nome, la posizione ed eventualmente il formato in cui salvare il file di output. Più semplice di così?

Come impostare una lettera da spedire

Vediamo, adesso, come impostare una lettera da spedire e, nella fattispecie, come impostarne una formale, una informale, una di presentazione, una di dimissioni e una di disdetta.

Come impostare una lettera formale

Esempio di lettera formale

Se devi impostare una lettera formale, sappi che ci sono alcuni fattori da tenere bene a mente. Dal momento che questa tipologia di lettera si rivolge a persone con cui non si ha un rapporto di tipo confidenziale, il modo in cui ci si introduce e ci si congeda e, ovviamente, anche il modo in cui ci si rivolge al destinatario nel corpo del messaggio, va curato con molta attenzione.

Di séguito trovi uno schema riassuntivo di come dovrebbe essere impostata una lettera formale (che corrisponde allo schema grafico presente qui sopra).

Mittente — in questa sezione bisogna indicare chi invia la lettera, fornendo nome e cognome (o il nome della società che si rappresenta), indirizzo, recapiti, etc. Solitamente, il mittente della lettera va indicato in alto a sinistra.
Luogo e data — in questa sezione bisogna indicare il luogo e la data in cui è stata scritta la lettera. Solitamente, luogo e data vanno inseriti in alto a destra ma è ormai pratica accettata inserirli anche in alto a sinistra. La cosa importante è che luogo e data siano indicati sulla stessa riga, separati da una virgola. La data può essere espressa sia in lettere (es. “25 agosto 2019) che in cifre (es. ”25/08/2019).
Destinatario — qui va inserito il nome o la ragione sociale del destinatario e anche il suo indirizzo. Questa sezione della lettera va inserita in alto a destra, sùbito dopo l’indicazione del luogo e della data in cui è stata scritta. A discrezione del mittente, è possibile anteporre al nome del destinatario la formula “Alla cortese attenzione di”.
Oggetto — è una delle parti più importanti della lettera formale, in quanto mette sùbito in chiaro qual è il contenuto del messaggio. Solitamente, va inserito in alto a sinistra, ma in alcuni casi lo si può trovare anche centrato. Per renderlo più visibile, è possibile scriverlo in maiuscolo e/o formattarlo in grassetto.
Formula di apertura — questa parte della lettera costituisce difatti la parte iniziale del messaggio che si vuole inviare al destinatario. Tra le formule principali utilizzabili in apertura vi sono “Gentile”, “Egregio” e “Spettabile”, seguito da titolo della persona (es. Sig./Sig.ra, Dott./Dott.ssa, etc.). Dopo il nome e cognome del destinatario, bisogna inserire una virgola e andare accapo. La formula di apertura va scritta sempre a sinistra.
Corpo del messaggio — è il contenuto del messaggio che si vuole inviare al destinatario. Solitamente, è costituito da un paragrafo introduttivo, da una parte centrale e da un paragrafo conclusivo.
Formula di chiusura — si tratta della parte conclusiva della lettera, in cui bisogna inserire una formula di commiato, del tipo “Distinti saluti.”, “Cordiali saluti.”, “Cordialità.”, “Colgo l’occasione per salutarla cordialmente.” e così via. La formula di chiusura è sempre seguita da un punto e va inserita in basso a destra.
Firma — va scritta in basso a destra. Nella sua forma semplice contiene soltanto nome e cognome del destinatario; nella sua forma completa, invece, può contenere anche alcuni dati di contatto.
Allegati — se la lettera contiene degli allegati, ovvero dei documenti che si aggiungono alla stessa, sarebbe bene elencarli in basso a sinistra.

Nello scrivere una lettera formale, oltre a seguire lo schema che ti ho appena indicato, cerca di fare molta attenzione a elementi come punteggiatura, ortografia e grammatica. Dopo aver scritto una lettera formale, sarebbe buona cosa rileggerla con attenzione, anche più di una volta, così da accertarsi che sia priva di errori.

Come impostare una lettera informale

Esempio di lettera informale

Se devi impostare una lettera informale, le cose si fanno decisamente più semplici: trattandosi di una lettera destinata a una persona che presumibilmente conosci o, comunque, con cui sussiste un rapporto di tipo confidenziale, non devi badare a chissà quali accorgimenti.

Di séguito, comunque, trovi uno schema riassuntivo di come generalmente viene strutturata una lettera informale (che corrisponde allo schema grafico presente qui sopra).

Data — visto il valore “nostalgico” che può avere una lettera informale, inserire la data è importante: in questo modo, chi la riceverà potrà vedere quando essa è stata scritta e, con il passare degli anni, quanto tempo è passato da allora. Solitamente, la data si inserisce in alto a sinistra e si può scrivere sia in lettere (es. “25 agosto 2019) che in cifre (es. ”25/08/2019).
Formula di saluto — trattandosi di una lettera informale, è possibile adottare la formula di saluto che più si preferisce utilizzare, in base al tipo di rapporto che si ha con il destinatario. Tra le principali formule utilizzabili vi sono “Caro/a”, “Mio/a caro/a”, “Carissimo/a”, “Mio/a”, “Ciao”, etc., seguìto dal nome della persona a cui si sta scrivendo. Dopo il nome, bisogna inserire una virgola e andare accapo. La formula di saluto va scritta in alto a sinistra.
Corpo della lettera — è il messaggio che si desidera inviare al destinatario. Essendo la lettera di tipo informale, si può iniziare il messaggio con qualche frase che dimostri interesse nei suoi confronti (es. “Come stai?”, “Qui fa molto caldo, anche da te?”, etc.), per poi passare al corpo vero e proprio della lettera, in cui scrivere tutto ciò che si vuole dire al proprio interlocutore.
Formula di chiusura — è la parte della lettera dedicata ai saluti finali. Anche in questo caso, è possibile scegliere tra molteplici formule di commiato: “Ti saluto con affetto”, “Affettuosamente”, “Spero di ricevere presto tue notizie”, “A presto”, “Ti penso sempre”, “Baci” e così via.
Firma — la firma, solitamente, va inserita in basso a sinistra, anche se alcuni preferiscono metterla in basso a destra. Può contenere soltanto il nome (es. Salvatore) o il nome e il cognome puntato (es. Salvatore A.). Essendo una lettera informale, non è necessario firmarsi con nome e cognome completi.
Post Scriptum o P.S. — è un breve messaggio da inserire al termine della lettera, che può contenere un’informazione di secondaria importanza che si è deciso di non inserire nel corpo del messaggio o di cui ci si era dimenticati. Non è obbligatorio inserire il P.S., ma quando lo si fa bisognerebbe metterlo in calce o, comunque, dopo la firma.

Come impostare una lettera di presentazione

Impostare una lettera di presentazione nel modo giusto e allegarla a un curriculum vitae ben scritto può aumentare le proprie chance di fronte a un recruiter o un possibile datore di lavoro. Quali sono alcuni accorgimenti che dovresti prestare attenzione nell’impostare una lettera di presentazione? Di séguito ne trovi alcuni che ti saranno senz’altro di grande aiuto.

Spiega quanto scritto nel curriculum vitae — la lettera di presentazione è una sorta di “spiegazione” di quanto riportato nel CV. Pertanto, evita di ripetere semplicemente quanto scritto in quest’ultimo, ma cerca di ampliarlo indicando, ad esempio, come hai acquisito determinate competenze e come le hai già usate per migliorare il lavoro svolto nelle aziende per le quali hai eventualmente lavorato fino a quel momento.
Adatta la lettera all’azienda — valorizza i tuoi punti di forza e le tue qualità, cercando di mettere in luce soprattutto quelli che sono utili per la posizione per cui desideri candidarti. Anche se la lettera può avere una parte simile o addirittura uguale a quella delle lettere di presentazione che hai inviato per altre posizioni, devi saperla adattare, di volta in volta, all’esperienza o alla competenza richiesta dall’annuncio di lavoro redatto dal recruiter.
Sii ordinato — per riuscirci, ti consiglio di dividere la lettera di presentazione in tre sezioni: nell’introduzione, indica la fonte dell’annuncio e la posizione per la quale intendi candidarti; specifica poi le tue competenze (cercando di collegarle alle esperienze di lavoro che hai già avuto) e, infine, indica le motivazioni che ti spingono a candidarti per la posizione scelta.
Sii conciso — evita di scrivere una lettera prolissa e ripetitiva. Cerca di andare dritto al punto, così da non rischiare di “stancare” chi la leggerà. Solitamente, è possibile scrivere una buona lettera di presentazione in non più di 10-15 righe.
Fai attenzione a grammatica e ortografia — una lettera, anche se è strutturata nel modo giusto, può essere irrimediabilmente compromessa da errori grammaticali e ortografici. Pertanto, rileggi la lettera più volte prima di inviarla al destinatario.

Voglio darti qualche consiglio in più anche su come impostare una lettera di presentazione aziendale. La prima cosa da fare, anche se può sembrarti strano, è metterti nei panni di chi leggerà la lettera: deve essere interessante dal punto di vista del lettore, deve incuriosire. Dunque definisci l’obiettivo della tua email aziendale e in funzione di quello prova a pensare a cosa il lettore vuole sapere a tal proposito. Quando sei pronto, inizia a scrivere e parti proprio dall’oggetto.

Usa un tono formale, sviluppa bene la lettera di presentazione aziendale quindi partendo da un’introduzione in cui ti presenti e presenti l’azienda per la quale lavori. Descrivi di cosa si occupa l’azienda e accenna a obiettivi già raggiunti oppure clienti già acquisiti, sempre in base all’oggetto. Nel corpo della lettera parla del motivo per il quale stai scrivendo. Dopo le conclusioni puoi salutare il destinatario oppure chiedere una risposta o di fissare un appuntamento. Sempre mantenendo un tono formale, mi raccomando.

Prima di inviare la lettera o l’email aziendale rileggi per bene, anche più volte, per correggere eventuali errori di battitura.

Come impostare una lettera di dimissioni

Lettera di dimissioni volontarie

Hai deciso di abbandonare il tuo posto di lavoro e avventurarti in un’attività in proprio? Prima di fare ciò, devi scrivere una lettera di dimissioni, tramite la quale comunicare le tue intenzioni al tuo datore di lavoro.

A partire dal 12 marzo 2016, le dimissioni volontarie e la risoluzione consensuale del rapporto di lavoro devono essere effettuate in modalità esclusivamente telematiche. È possibile fare ciò nelle seguenti due modalità.

Inviare un modulo autonomamente tramite il Ministero del Lavoro — se si opta per questa modalità, bisogna munirsi del PIN INPS Dispositivo, accedendo al portale dell’INPS o recandosi fisicamente in una delle sue sedi territoriali oppure accedere tramite SPID. In questo modo, sarà possibile accedere al modulo online che consente di recuperare le informazioni relative al rapporto di lavoro da cui s’intende recedere, tramite il sistema delle Comunicazioni Obbligatorie. Per quanto concerne i rapporti di lavori instaurati prima del 2008, il lavoratore deve indicare la data d’inizio del rapporto di lavoro, il tipo di contratto sottoscritto, i dati del datore di lavoro, tra cui indirizzo email o PEC. Nell’ultima fase, bisogna poi inserire i dati relativi alle dimissioni o alla risoluzione consensuale.
Rivolgersi a un soggetto abilitato — ci si può rivolgere a un’organizzazione sindacale, un patronato, un consulente del lavoro e quant’altro, che si occuperà di inviare tutte le comunicazioni del caso al Ministero del Lavoro.

Come impostare una lettera di disdetta

Disdetta TIM

Devi recedere da un servizio erogato da una determinata società? Beh, allora è probabile che tu ti stia chiedendo come impostare una lettera di disdetta. In linea di massima devi seguire le indicazioni che ti ho fornito nel capitolo su come impostare una lettera formale, avendo cura di inserire nell’oggetto il motivo per cui scrivi la lettera (es. “Disdetta dal contratto n. 12345). Inoltre, è importante fornire i dati di colui che ha sottoscritto il contratto e, ove richiesto, allegare una fotocopia di un documento d’identità in corso di validità.

Dal momento che le modalità di disdetta possono variare da una società all’altra, ti consiglio di leggere con attenzione il contratto che hai stipulato, cercando informazioni utili a questo riguardo nel paragrafo Modalità di recesso o Disdetta. Tieni conto che molte società forniscono un modello di disdetta già impostato che bisogna semplicemente compilare e inviare all’indirizzo indicato, il che rende tutto più facile.

Nel recedere da un qualsiasi contratto, tieni conto che potrebbero esserti addebitati dei costi e/o delle penali, a seconda della modalità in cui effettui il recesso e in base alle specifiche indicate nel contratto stesso. Trovi maggiori informazioni a questo riguardo nell’approfondimento che ho dedicato all’argomento.

Come impostare una lettera motivazionale

La lettera motivazionale serve a catturare l’attenzione dell’azienda affinché si soffermino sulla tua figura. Devi unirla al tuo curriculum, per questo deve essere efficace il più possibile. Per iniziare a parlare di come impostare una lettera motivazionale ti suggerisco vivamente di non fare alcun copia e incolla, anche se sul Web ci sono tanti modelli da copiare o a cui ispirarsi è sempre meglio scrivere qualcosa di personale, di originale. Magari puoi prendere spunto se non sai da dove iniziare, ma prosegui da solo. Anche se scrivi più lettere motivazionali è sempre meglio personalizzarla in base alla figura lavorativa per la quale ti stai candidando.

Fai delle ricerche sull’azienda in questione, cerca di capirne gli obiettivi e il modo di agire, attraverso queste nozioni puoi apparire davvero interessato a lavorare con loro. Scrivendo la lettera in questione devi sempre tenere a mente che il tuo scopo è quello di invogliare chi legge a prenderti in considerazione, ad approfondire il tuo curriculum. Sii originale e parla delle tue esperienze ma senza dilungarti troppo.

Ricorda di parlare di tutte le tue esperienze! Evita l’elenco di titoli o posizioni già ricoperte, risulterebbe un elenco della spesa e sarebbe poco coinvolgente. Devi invece raccontarle facendo un discorso completo. Se pensi di avere dei punti di forza spiegali, insomma racconta perché pensi di essere perfetto per quella data posizione così da motivare, appunto, a tenerti in considerazione più degli altri.

Anche in questo caso scrivi un’introduzione, poi il corpo della lettera e non dimenticare le conclusioni. Come sempre rileggi per correggere eventuali errori.

Come impostare una lettera di reclamo

Non sei soddisfatto di un servizio o un prodotto e hai deciso di far sentire la tua voce? Perfetto! Ora ti spiego come impostare una lettera di reclamo, sempre molto utile per far valere i propri diritti di consumatori. Che sia anche per un ritardo, se il problema ti ha recato un danno o un disagio è il momento giusto per un reclamo. Bada bene, però: non farti guidare dalla rabbia! Devi comunque rispettare delle regole formali per scrivere una lettera di questo genere. Vediamole insieme!

Precisa sempre i dettagli utili inerenti al servizio o al prodotto oggetto di reclamo. Indica sempre data e luogo d’acquisto, anche l’ora se è possibile, così come il numero d’ordine se si tratta di un reclamo per un acquisto online. Se lo ritieni opportuno, inserisci anche il numero della fattura oppure il codice del prodotto.
Allega eventuali scontrini o fatture, va bene anche la ricevuta.
Non dilungarti troppo, evita tutti i particolari che possono essere superflui o non inerenti alla causa.
Proponi una soluzione, che sia una sostituzione del prodotto oppure un rimborso o ciò che ritieni più opportuno. Non è detto che verrà accettato, sia chiaro, ma è importante precisare cosa vuoi ottenere con questo reclamo.
Fai più tentativi nel caso non ottenessi risposta al primo reclamo, sollecita una risposta scrivendo di nuovo. Tieni come ultima spiaggia, se lo ritieni opportuno, rivolgerti a un’associazione dei consumatori oppure a un avvocato.

Come impostare una lettera in inglese

Non mastichi l’inglese e hai bisogno di sapere subito come impostare una lettera in inglese? Non farti prendere dal panico, non è assolutamente complicato. Immagino tu non sappia da dove cominciare e per questo voglio suggerirti la guida che ho scritto per te su come iniziare una mail in inglese: sono consigli utili anche per le lettere.

Per impostare un discorso e dunque scrivere il corpo della lettera puoi affidarti alle tue conoscenze della lingua inglese, ma se non ti senti sicuro allora scrivi il testo in italiano e poi traduci il tutto in inglese. Per non sbagliare o affidarti al primo traduttore che capita, leggi l’approfondimento su come tradurre un testo in inglese. Scritti introduzione e corpo, non ti resta che dedicarti alla conclusione e quindi ai saluti. Non sai come fare? Ho pronta per te una guida anche su come finire una lettera in inglese.

Se ti capita spesso di dover scrivere una lettera in inglese allora permettimi di consigliarti di seguire un corso per perfezionare la tua conoscenza della lingua. Dai un’occhiata al sito Preply per scoprire se la loro offerta può interessarti: hanno degli insegnanti da cui prendere lezioni online. Anche Cambly è un servizio altrettanto valido per imparare l’inglese con insegnanti madrelingua: te ne ho parlato più in dettaglio qui. Nessuna delle due fa al caso tuo? Ho una terza opzione: consulta l’offerta di MosaLingua.

Come impostare una lettera raccomandata

Hai bisogno di sapere come impostare una lettera raccomandata? Sono pronto! Innanzitutto devi stare ben attento alla compilazione dei campi del modulo per la spedizione. Scegli anche la tipologia di raccomandata che fa al caso tuo. Ce ne sono di più veloci, per esempio, oppure potresti aver bisogno della prova di consegna, per cui con la cartolina di ritorno.

Per quanto riguarda il corpo della raccomandata, invece, tutto dipende dalla tipologia di lettera che vuoi spedire. Può essere per esempio un sollecito di pagamento, in tal caso ti consiglio di seguire le dritte su come scrivere un reclamo. Potresti aver bisogno di spedire tramite raccomandata anche la tua lettera di presentazione, e ho già approfondito per bene come impostare una lettera di presentazione.

Scegli sempre un tono formale quando scrivi una lettera raccomandata, segui un filo logico e quindi partendo da un’introduzione e terminando con una conclusione. Descrivi bene l’oggetto della tua raccomandata, ovvero il motivo per il quale la stai scrivendo. Ho scritto una guida su come inviare una raccomandata online per approfondire ancor di più l’argomento. Prova a dare un’occhiata!

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.