Come inserire la firma in Outlook
Dopo aver usato a lungo altri client per la posta elettronica, hai deciso di provare Outlook di Microsoft e ne sei rimasto così soddisfatto da trasformarlo nel tuo programma di posta predefinito. Per questo motivo, hai intenzione di configurare il software affinché inserisca automaticamente, al termine di ogni messaggio, una firma personalizzata che possa identificarti. Il problema, però, è che non hai la più pallida idea di come far fronte alla cosa, per cui hai aperto Google alla ricerca di informazioni in merito, finendo proprio su questa mia guida.
Ebbene, sono felice di comunicarti che ti trovi nel posto giusto, in un momento che non poteva essere migliore: di seguito, infatti, intendo spiegarti per filo e per segno come inserire la firma in Outlook, sia all’interno del programma per Windows e macOS che nel servizio di Web Mail omonimo e nelle app di Outlook per Android e iOS/iPadOS. Ti assicuro che si tratta davvero di un gioco da ragazzi.
Solo una piccola precisazione prima di cominciare: se utilizzi la posta elettronica usando più strumenti differenti (ad es. sia nel programma Outlook 365 che in Outlook Web), dovrai configurare la firma in modo distinto su ciascuno di essi, poiché la firma non viene sincronizzata in automatico, almeno per il momento. Fatta questa doverosa precisazione, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro.
Indice
- Come inserire la firma in Outlook 365
- Come inserire la firma in Outlook.com
- Come inserire la firma in Outlook su Android
- Come inserire la firma in Outlook su iPhone
Come inserire la firma in Outlook 365
Hai sottoscritto un abbonamento a Office 365, hai scaricato e configurato Outlook 365 per gestire la tua posta elettronica, ma proprio non sai come inserire la firma all’interno del programma? Allora questa è la sezione del tutorial più adatta a te: di seguito, infatti, intendo spiegarti come raggiungere questo obiettivo sia su Windows che su macOS. Tieni presente che le istruzioni sono valide sia per la configurazione di account Outlook in abbonamento, sia per la configurazione di qualsiasi altro indirizzo email all’interno del programma, inclusi quelli gratuiti forniti da Microsoft (@outlook.com, @live.it, @msn.it, @hotmail.it e così via).
Inserire una firma in Outlook per Windows
Per configurare la firma in Microsoft Outlook, apri innanzitutto il programma richiamandolo dal menu Start (l’icona della bandierina collocata sulla barra delle applicazioni), dopodiché fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica, situato nell’angolo superiore sinistro della scheda Home, dunque, clicca sul bottone Firma (nella scheda Messaggio) e poi sulla voce Firme collocata nel menu che va ad aprirsi.
Se tutto è andato per il verso giusto, dovrebbe aprirsi la schermata di gestione delle firme: clicca sul pulsante Nuova situato nella summenzionata finestra, indica un nome con cui identificarla (ad es. firma personale), clicca sul pulsante OK e specifica l’account di posta elettronica per il quale utilizzarla, intervenendo sull’apposito menu a tendina. Per apporre la firma in automatico a tutti i messaggi inviati, seleziona il nome della firma definito in precedenza dai menu a tendina Nuovi messaggi e Risposte/inoltri.
Fatto ciò, digita la firma che desideri utilizzare all’interno del campo di testo presente nel riquadro Modificare la firma: al bisogno, puoi avvalerti degli strumenti di formattazione (grassetto, corsivo, sottolineato, tipo di carattere e allineamento) collocati in cima al riquadro per “migliorare” la tua firma. In alternativa, puoi utilizzare un programma di Office (ad es. Word) per inserire elementi più complessi, come gli elenchi numerati, per poi copiarla e incollarla all’interno del riquadro.
Se desideri inserire una firma con logo in Outlook, aggiungendo il logo della tua azienda a quanto scritto in precedenza, sposta il cursore nella posizione in cui vuoi aggiungere l’immagine, clicca sul pulsante Inserisci immagine (quello a forma di quadro con monitor, situato nella barra degli strumenti in alto) e seleziona il logo di tuo interesse dal pannello proposto.
Una volta definita la firma nei dettagli, pigia sul pulsante OK e il gioco è fatto: se, in fase di configurazione, hai scelto di applicarla in automatico, essa verrà aggiunta a tutti i messaggi in uscita dalla casella di posta indicata. Se, invece, non hai usufruito di questa opzione, potrai facilmente aggiungerla alle email di tuo interesse cliccando sul pulsante Firma annesso alla finestra di composizione del messaggio e selezionando, dal menu che ti viene mostrato, il nome della firma creata precedentemente.
Oltre alle indicazioni fornite nei paragrafi precedenti, ti spiego come inserire la firma in Outlook Web app, cioè l’applicazione Outlook per Windows 10 ed edizioni successive (pensata per sostituire l’app Posta).
Per iniziare, apri l’app di Outlook e fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto. Seleziona quindi le schede Account > Firme e premi il pulsante Nuova firma per aggiungerne una nuova.
Dai un nome alla tua firma (nella casella Modifica nome firma) e nel campo di testo sottostante, crea la tua firma personalizzata. Quando hai finito, premi il pulsante Salva per confermare.
A questo punto, dai menu a tendina Per i nuovi messaggi e Per risposte/inoltri, seleziona l’etichetta della firma che hai appena creato e premi nuovamente il pulsante Salva. Bene! Il gioco è fatto! Ogni volta che scriverai una nuova e-mail o risponderai a un messaggio, la firma verrà già compilata in automatico.
Inserire una firma in Outlook per Mac
I passaggi per inserire una firma in Outlook per Mac sono quasi uguali a quelli già visti per Windows: dopo aver aperto il programma e scelto la casella su cui intervenire, clicca sul pulsante per la creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica e, una volta aperta la finestra successiva, pigia sul bottone Firma collocato in alto a destra (se stai usando la visualizzazione ridotta, potresti dover cliccare più volte sul bottone [>] collocato all’estrema destra, fino a mostrare un pulsante identificato dall’icona a forma di foglio con penna), dunque fai clic sulla voce Modifica Firme… collocata nel menu che va ad aprirsi.
A questo punto, pigia sul pulsante [+] collocato subito sotto il riquadro Nome firma, indica il nome con cui identificare la firma che stai per creare nella casella Nome firma annessa alla finestra che compare successivamente, dunque utilizza il riquadro sottostante per digitare il contenuto per te più appropriato, aiutandoti eventualmente con i tasti di formattazione collocati in alto.
Se è tua intenzione inserire una firma con logo in Outlook per Mac, fai clic sul punto della firma in cui intendi inserire il logo, premi il pulsante Inserisci immagine (quello a forma di quadro) e seleziona il logo utilizzando il pannello del Finder che ti viene proposto. Quando hai finito, clicca sul pulsante a forma di floppy disk collocato nella barra superiore della finestra per salvare la firma appena realizzata e chiudi la finestra di modifica.
Successivamente, seleziona la firma creata poc’anzi dal riquadro Nome firma e, servendoti dell’apposito menu a tendina, indica l’account di posta per cui utilizzarla; se intendi apporre la firma automaticamente per i nuovi messaggi in uscita e/o per le risposte e gli inoltri di email già esistenti, specifica il nome della stessa all’interno dei menu a tendina preposti. Per concludere, chiudi semplicemente la finestra di gestione delle firme e il gioco è fatto!
Qualora avessi scelto di non applicare la firma automaticamente ai messaggi in uscita, puoi inserirla in caso di bisogno cliccando sul bottone Firme annesso alla finestra di creazione di un nuovo messaggio e selezionando il nome della firma di tuo interesse dal menu che viene successivamente visualizzato a schermo.
Come inserire la firma in Outlook.com
Se invece vuoi sapere come inserire firma in Outlook Web, cioè la versione Web del servizio di posta elettronica fornito da Microsoft, la procedura è altrettanto semplice, in quanto previsto dalle opzioni dell’interfaccia del portale. Raggiungi dunque la versione Web di Outlook e, dopo aver effettuato l’accesso alla tua casella di posta elettronica, fai clic sull’icona dell’ingranaggio situato nei pressi del tuo nome, nell’angolo in alto a destra.
A questo punto, fai clic sulle schede Posta e Componi e rispondi annesse alla schermata che ti viene mostrata e digita la firma da utilizzare all’interno del riquadro firma di posta elettronica, immettendo anche un nome alla firma nella casella in alto. Se necessario, puoi personalizzare e raffinare il testo avvalendoti degli strumenti di formattazione posti in basso al riquadro stesso. Quando hai finito, indica se includere la firma nei messaggi che scrivi e/o includere la firma nei messaggi che inoltri o a cui rispondi intervenendo sulle apposite caselle e, successivamente, pigia sul bottone Salva che si trova in alto.
Il gioco è praticamente fatto: se specificato in precedenza, la firma sarà apposta in automatico alle email che invierai dalla casella di posta in questione, altrimenti potrai inserirla manualmente allo della composizione del messaggio, cliccando prima sulla scheda Inserisci, collocata nella barra in alto, e poi selezionando la voce Firma > [nome di firma] dal menu visualizzato subito dopo.
Come inserire la firma in Outlook su Android
Inserire la firma in Outlook su Android è davvero un gioco da ragazzi! Prima di procedere, però, voglio avvisarti che l’app di Outlook non prevede, al momento, la possibilità di formattare il testo direttamente dalla schermata di inserimento, né di specificare se inserirla o meno: la firma viene automaticamente apposta a tutte le email in uscita.
Tutto chiaro? OK, allora procediamo. Per prima cosa, avvia l’app di Outlook per Android (e store alternativi), fai tap sulla tua foto profilo in alto a sinistra, per accedere al menu dell’applicazione, quindi sfiora l’icona dell’ingranaggio situata in quest’ultimo, in basso a sinistra.
Tocca poi la voce Firma e specifica, nella casella di testo apposita, la firma da inserire nelle email in uscita. Se hai configurato più account all’interno dell’app e desideri specificare una firma diversa per ognuno di essi, sposta su ON la levetta Firma per account e digita la firma da applicare nei campi proposti. Quando hai finito, tocca il segno di spunta, collocato in alto a destra, per salvare le modifiche.
Come inserire la firma in Outlook su iPhone
Il procedimento per inserire la firma in Outlook su iPhone è del tutto simile a quello visto in precedenza per Android: dopo aver avviato l’app di Outlook per iOS/iPadOS, tocca la tua foto profilo collocata in alto per visualizzare il menu principale dell’app, dopodiché pigia sull’icona dell’ingranaggio e sulla voce Firma annessa al pannello proposto: digita la firma che intendi utilizzare nell’apposito campo di testo o, se vuoi specificare una firma differente per ciascun account configurato, attiva preventivamente la levetta Firma per account.
La modifica è istantanea e non richiede operazioni aggiuntive: una volta terminato l’inserimento della firma, pigia sui pulsanti < e X collocati in alto a sinistra, per tornare alla casella di posta, oppure effettua per uno swipe dall’alto verso il basso del centro dello schermo.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
