Come invitare su Teams
Invitare partecipanti a riunioni su Microsoft Teams è un passo fondamentale per agevolare la collaborazione tra i membri di un gruppo di lavoro, sia che tu lavori in ufficio o da remoto. Se stai cercando dunque di migliorare la tua capacità di utilizzo di questo servizio, allora sei nel posto giusto al momento giusto!
Nell'articolo di oggi, ti illustrerò nel dettaglio come invitare su Teams. Ti spiegherò dunque le procedure per smartphone e tablet, ma anche quelle da computer, sia per gli utenti con account gratuito che per quelli con Microsoft 365. Inoltre, ti fornirò suggerimenti su come invitare persone esterne nella tua riunione su Teams e come eseguire l'operazione d'invito a Teams direttamente da Outlook.
Se desideri scoprire tutte queste informazioni preziose e imparare a sfruttare al massimo le funzionalità di Microsoft Teams, ti suggerisco di proseguire con la lettura dei prossimi capitoli! A me non resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come invitare su Teams
- Come invitare su Teams persone esterne
- Come invitare su Teams da Outlook
Informazioni preliminari
Prima di iniziare a spiegarti nel dettaglio come invitare un utente su Teams, è fondamentale che tu sia a conoscenza di alcune informazioni per una migliore comprensione di ciò che troverai nei capitoli successivi.
Innanzitutto, ci tengo a dirti che Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione basata su cloud sviluppata da Microsoft. Puoi creare e partecipare a riunioni virtuali, condividere documenti ed effettuare conversazione testuali (in chat) o vocalmente con i membri del tuo team, giusto per farti qualche esempio di funzionalità di questo servizio. Si tratta insomma di una piattaforma versatile, ideale per qualsiasi tipologia di organizzazione, ma anche per uso personale.
Per utilizzarla hai la possibilità di impiegare il tuo account Microsoft gratuito oppure sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365. Nel primo caso, ti trovi di fronte un servizio con tutte le funzionalità principali ma, nel caso in cui tu sia un utente Microsoft 365, hai la possibilità ad esempio di estendere la durata di una riunione fino a 30 ore (dai 60 minuti della versione gratuita) e invitare fino a 300 partecipanti, anziché 100.
Questi sono solo alcune delle differenze, che puoi approfondire maggiormente nella sezione dedicata a questo prodotto sul sito Web di Microsoft e leggendo questo mio tutorial su come usare Microsoft Teams.
Prima di iniziare a utilizzare Microsoft Teams, è importante capire quale piano soddisfi meglio le tue esigenze, anche perché l'esperienza di utilizzo è leggermente differente tra la versione gratuita e quella in abbonamento a Microsoft 365. Detto ciò, procedi pure con la lettura dei prossimi capitoli per entrare nel dettaglio di questo mio tutorial.
Come invitare su Teams
Se vuoi conoscere le procedure per invitare partecipanti a una riunione su Microsoft Teams utilizzando sia l'app per smartphone e tablet, sia il client desktop, che comprende sia l'account gratuito che Microsoft 365, nei prossimi capitoli troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Da smartphone e tablet
Per invitare su Teams utilizzando l'app per smartphone e tablet, disponibile su Android (anche su store alternativi) e iPhone/iPad, segui esattamente queste indicazioni. Per prima cosa, avvia l'app Teams e accedi col tuo account Microsoft.
Fatto ciò, nella schermata iniziale dell'app, premi prima sulla scheda con il simbolo del fumetto situata nella parte inferiore e poi fai tap sull'icona della fotocamera in alto a destra per creare una nuova riunione.
Adesso, nella sezione che ti viene mostrata, indica il nome della riunione premendo sulla dicitura accanto all'icona della matita e invita i partecipanti: in questo caso, premi sul tasto Condividi invito alla riunione e scegli uno dei metodi di condivisione disponibili, come un'app di messaggistica o e-mail.
Infine, premi sul tasto Avvia riunione per avviare immediatamente la riunione e attendere che gli altri partecipanti si uniscano.
Da computer
Se hai un account Microsoft e desideri invitare utenti a una riunione di Teams utilizzando il client desktop, la procedura da seguire è esattamente identica a quella da seguire tramite la versione Web. Vediamo come procedere.
Per prima cosa, avvia Microsoft Teams (l'app o raggiungi la versione Web) e accedi con il tuo account Microsoft. Nella schermata principale, sulla barra laterale, fai clic sulla scheda Calendario e scegli se vuoi creare una nuova riunione immediatamente oppure programma.
Nel caso di un account Microsoft privato e gratuito, per creare una riunione immediata, premi sul tasto Partecipa ora, immetti il nome della riunione nell'apposita casella in alto e fai clic sul tasto Avvia riunione.
Premi dunque sul tasto Partecipa ora e, nella sezione relativa alla riunione in corso, nel riquadro a schermo, scegli come invitare gli utenti: Condividi via e-mail predefinita compilerà un'email con il link predefinito dell'invito oppure scegli se condividere con il calendario di Google, quello di Outlook o semplicemente ottenere un link d'invito.
Se possiedi un account Microsoft 365, il procedimento è leggermente diverso da quello indicato sopra, ma pressoché simile. Per prima cosa, avvia l'applicazione desktop di Microsoft Teams o raggiungi il portale Web e accedi con il tuo account. Nella barra laterale, seleziona la scheda Calendario e fai clic sul tasto Riunione immediata per iniziare immediatamente una riunione. Inserisci un nome per la riunione e premi sui tasti Avvia riunione e Partecipa ora.
Adesso premi sul tasto Aggiungi partecipanti, per indicare il nome o l'indirizzo e-mail di utenti all'interno dell'organizzazione o che vi hanno partecipato in altre riunioni precedenti. Premendo invece sul tasto relativo al link, puoi visualizzare il link d'invito da condividere ai tuoi contatti.
Se vuoi programmare una riunione, a prescindere dalla tipologia di account in tuo possesso, premi invece sul tasto in alto Nuova riunione della scheda Calendario e compila la scheda a schermo per indicare il nome della riunione, il giorno e l'ora e invitare i partecipanti, indicando il loro indirizzo e-mail nella casella di testo Aggiungi partecipanti obbligatori. Quando hai fatto, premi sul tasto Salva, affinché vengano invitati gli inviti agli utenti.
Come invitare su Teams persone esterne
Invitare persone esterne, cioè i “guest”, a partecipare a riunioni su Microsoft Teams è possibile attraverso l'utilizzo dei link di accesso. Le procedure per generare questi link e condividerli con gli ospiti sono simili a quelle spiegate nei capitoli precedenti.
Se desideri invitare persone esterne a una riunione su Teams utilizzando l'app per smartphone e tablet, all'avvio dell'app, accedi col tuo account Microsoft e crea una nuova riunione come ti ho spiegato nel capitolo precedente.
Una volta creata la riunione, premi sulla voce Condividi invito alla riunione e utilizza uno dei metodi di condivisione disponibili sul tuo dispositivo, come un'app di messaggistica o e-mail, per inviare il link di accesso all'ospite. In alternativa pigia sul tasto Copia collegamento alla riunione per copiare il link nella clipboard del dispositivo e incollare poi l'URL manualmente in alti servizi.
Se desideri invitare ospiti esterni a una riunione su Teams utilizzando il client desktop o la versione Web, dopo aver raggiungo la schermata principale di Microsoft Teams, accedi con il tuo account Microsoft e crea una nuova riunione come ti ho già spiegato nel capitolo precedente.
Fatto ciò, nel caso in cui tu abbia creato una riunione immediatamente, ti verrà mostrato il tasto Ottieni un link da condividere per visualizzare l'URL di invito che puoi copiare e incollare in altri servizi esterni per la condivisione. Nel caso di una riunione programmata, dopo aver creato l'evento, premi sul tasto Copia collegamento nel riquadro che ti viene mostrato, per copiare l'URL d'invito.
Come invitare su Teams da Outlook
Se desideri invitare gli utenti a una riunione di Teams direttamente da Outlook, avvia l'applicazione di Outlook sul tuo computer e, nella sua schermata principale premi sull'icona ▼ situata accanto al tasto Nuovo messaggio di posta elettronica.
Nel riquadro che si apre, seleziona l'opzione Riunione di Teams e digita gli indirizzi di posta elettronica dei partecipanti nel campo A. Assegna un nome alla riunione nel campo oggetto dell'e-mail, specifica la data e l'ora di inizio e fine della riunione e utilizza il campo di composizione per aggiungere altre informazioni.
Premi infine sul tasto Invia per inviare l'invito di partecipazione alla riunione su Microsoft Teams via e-mail ai destinatari specificati, che si ritroveranno tutte le informazioni di accesso alla riunione.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
