Come mettere Fuori sede su Teams

Nei prossimi giorni hai in programma una breve vacanza e, di conseguenza, ti assenterai dal tuo posto di lavoro per qualche giorno. Pur avendo già avvisato da tempo il tuo capo e alcuni tuoi colleghi, vorresti attivare l’opzione Fuori sede disponibile su Teams, il celebre servizio di Microsoft che utilizzate in azienda per l’organizzazione del lavoro e la comunicazione tra i dipendenti. Purtroppo, però, tutti i tuoi tentativi di riuscirci non hanno dato l’esito sperato poiché non hai trovato alcuna opzione per abilitare questa funzionalità.

Se le cose stanno come le ho appena descritte e, dunque, ti stai ancora chiedendo come mettere Fuori sede su Teams, lascia che sia io a darti una mano e fornirti tutte le indicazioni di cui hai bisogno. Con il tutorial di oggi, infatti, ti mostrerò la procedura dettagliata, sia procedendo da computer che da smartphone e tablet, per attivare lo stato Fuori sede che permette di mostrare il proprio stato lavorativo ai colleghi e inviare una risposta automatica in caso di assenza.

Se è proprio quello che volevi sapere, non dilunghiamoci oltre e vediamo insieme come procedere. Mettiti comodo, ritagliati cinque minuti di tempo libero da dedicare alla lettura dei prossimi paragrafi e segui attentamente le indicazioni che sto per darti. Sono sicuro che, provando a mettere in prativa le mie “dritte” dal dispositivo che preferisci, riuscirai ad attivare lo stato Fuori sede su Teams e far sapere ai tuoi colleghi che non stai attualmente lavorando. Buona lettura!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come mettere Fuori sede su Teams da computer
• Come mettere Fuori sede su Teams da app
• Come mettere Fuori sede su Teams senza messaggio

Informazioni preliminari

Prima di spiegarti per filo e per segno come mettere Fuori sede su Teams, lascia che ti fornisca alcune informazioni preliminari relative a questa funzionalità.

Innanzitutto, ci tengo sùbito a sottolineare che l’opzione Fuori sede non è disponibile nella versione gratuita di Teams, che consente esclusivamente di impostare uno stato di attività (Disponibile, Non disponibile, Non disturbare, Torno sùbito, Risulta assente e Risulta offline) e un messaggio di stato che verranno visualizzati dagli altri utenti del gruppo di lavoro.

La funzione Fuori sede, invece, è disponibile attivando un abbonamento Microsoft 365, in particolare uno dei piani Business dedicati alle aziende (con costi a partire da 5,60 euro/utente/mese + IVA). A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come attivare Microsoft 365.

Questa opzione, che è attivabile sia procedendo da computer che da smartphone e tablet e che può essere anche programmata, è particolarmente utile per far sapere ai colleghi (e non solo) che sei in vacanza o non disponibile per rispondere.

Infatti, quando le persone ti contatteranno su Teams o apriranno il tuo profilo, visualizzeranno il tuo stato di assenza e il messaggio personalizzato che hai impostato. Lo stato Fuori sede viene automaticamente sincronizzato anche con il calendario di Outlook. Chiarito questo, vediamo come procedere.

Come mettere Fuori sede su Teams da computer

Prima di mostrarti nel dettaglio come mettere Fuori sede su Team procedendo da computer, devi sapere che questa funzionalità è disponibile sia accedendo alla versione Web del servizio che scaricando il client di Teams per PC Windows e macOS e la procedura per attivarla è pressoché identica.

Dopo esserti collegato alla pagina principale di Teams o aver avviato l’app del servizio sul tuo computer, accedi con le credenziali associate al tuo account Microsoft così come trovi spiegato nella mia guida su come accedere a Microsoft Teams.

Fatto ciò, clicca sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non hai personalizzato il tuo account), in alto a destra, seleziona l’opzione Imposta messaggio di stato dal menu apertosi e nel box comparso a schermo premi sulla voce Pianifica fuori sede.

Se non visualizzi l’opzione Imposta messaggio di stato poiché è già attivo un messaggio di stato, puoi abilitare l’opzione Fuori sede procedendo dalle impostazioni di Teams. In tal caso, fai clic sull’icona dei tre puntini, in alto a destra, e seleziona l’opzione Impostazioni dal menu apertosi.

Nella nuova schermata visualizzata, assicurati che sia selezionata la voce Generale nella barra laterale a sinistra, individua la sezione Fuori sede e clicca sul pulsante Pianifica.

A questo punto, sposta la levetta relativa all’opzione Abilita le risposte automatiche da OFF a ON e inserisci il messaggio che intendi inviare come risposta automatica alle persone che ti contattano nel campo Messaggio Fuori sede.

Come avrai modo di notare alla prima attivazione dello stato Fuori sede, automaticamente è impostato il messaggio “Sono fuori” che puoi personalizzare a tuo piacimento e senza alcuna limitazione nel numero di caratteri che è possibile inserire.

Se desideri che il messaggio sia inviato anche alle persone esterne al tuo gruppo di lavoro, apponi il segno di spunta accanto all’opzione Invia risposte all’esterno dell’organizzazione e scegli se includere solo i tuoi contatti (Solo ai miei contatti) o tutte le persone (Tutti i mittenti esterni). In entrambi i casi, hai anche la possibilità di impostare un messaggio diverso da quello creato in precedenza inserendolo nel campo Messaggio.

Se desideri che lo stato Fuori sede si attivi e disattivi automaticamente, puoi abilitare l’opzione Invia risposte solo durante un periodo di tempo e impostare date e orari tramite i menu a tendina Avvia e Fine. Infine, clicca sul pulsante Salva in modo da attivare o pianificare lo stato Fuori sede.

Per quanto riguarda la disattivazione dello stato Fuori sede, non devi far altro che accedere alle Impostazioni di Teams e cliccare sul pulsante Visualizza relativo all’opzione Fuori sede: infine, sposta su OFF la levetta relativa alla voce Abilita le risposte automatiche e premi sul pulsante Salva.

Ovviamente questa procedura non è necessaria se hai attivato l’opzione Invia risposte solo durante un periodo di tempo in quanto lo stato Fuori sede si disattiverà automaticamente nel giorno e all’orario stabilito.

Come mettere Fuori sede su Teams da app

Se preferisci procedere da smartphone o tablet, avvia l’app Teams per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad e accedi con il tuo account.

Fatto ciò, premi sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non ne hai aggiunta una), in alto a sinistra, fai tap sull’opzione Disponibile (o sullo stato attualmente attivo) dal menu apertosi e seleziona l’opzione Fuori sede.

Nella nuova nuova schermata visualizzata, attiva la funzione Imposta la risposta automatica spostando la relativa levetta su ON e, poi, premi sul pulsante X in modo da eliminare il messaggio automatico attivo per impostazione predefinita. Inserisci, poi, il messaggio di risposta che intendi inviare automaticamente nel campo Crea qui il tuo messaggio di risposta automatica tendendo in considerazione che in questo caso è presente un limite di 280 caratteri.

Se desideri programmare l’attivazione e la disattivazione dello stato Fuori sede, sposta la levetta relativa all’opzione Selezionare le date di inizio e di fine da OFF a ON e imposta date e orari di tuo interesse tramite le opzioni Avvia e Fine. Premi, poi, sul pulsante ✓ su Android o Fine su iPhone/iPad, in alto a destra, e il gioco è fatto.

Per disattivare lo stato Fuori sede, se non hai abilitato l’opzione di disattivazione automatica, premi nuovamente sulla tua foto, in alto a sinistra, seleziona il tuo stato attuale e l’opzione Fuori sede, sposta su OFF la levetta relativa all’opzione Imposta la risposta automatica e premi sul pulsante ✓ (o su Fine se stai usando un iPhone/iPad).

Come mettere Fuori sede su Teams senza messaggio

Se ti stai chiedendo se è possibile mettere Fuori sede su Teams senza messaggio, ti informo che la risposta è affermativa a patto di usare l’app di Teams.

Infatti, nel momento di attivare l’opzione Fuori sede, è sufficiente cancellare l’attualmente messaggio premendo sul pulsante X e, senza aggiungerne un altro, premere sul pulsante ✓ su Android o Fine su iPhone/iPad,

Da computer, invece, è necessario impostare un messaggio affinché sia possibile abilitare lo stato Fuori sede. Se per qualsiasi motivo non intendi farlo, puoi semplicemente utilizzare uno stato diverso da Fuori sede.

Per esempio, cliccando sulla tua foto, in alto a destra, e selezionando le opzioni Disponibile e Durata, puoi scegliere l’opzione Risulta assente che non prevede l’inserimento di alcun messaggio di stato e offre anche la possibilità di impostare la durata dello stato in questione (30 minuti, 1 ora, 2 ore, Oggi, Questa settimana e Personalizzato).

In ogni caso, ci tengo a sottolineare che aggiungere un messaggio potrebbe essere particolarmente utile non solo per avvisare altre persone che non sei attualmente presente a lavoro ma anche per fornire ulteriori dettagli, come la data del tuo rientro o i contatti di un eventuale collega disponibile.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.