Come ordinare per data su Excel

Nell'ambito del tuo lavoro, ti è stato richiesto di contribuire all'organizzazione di un foglio o di una tabella Excel dove sono presenti diversi dati che, dunque, risultano inseriti un po' alla rinfusa. Il tuo compito, in sostanza, è quello di ordinarli, e per tale contesto ti è stato raccomandato nello specifico di disporli seguendo una sequenza temporale.

Trattandosi per te di una nuova attività, prima di procedere vorresti qualche indicazione più precisa su come ordinare per data su Excel, in modo da portare a correttamente a termine il compito evitando di “scompigliare” ulteriormente le varie informazioni contenute nel file. Ebbene, ci tengo a sottolineare sùbito che si tratta di una procedura alquanto semplice, ma convengo con te sul fatto che sia sempre opportuno affidarsi a un iter sicuro e ben collaudato prima di eseguire qualsiasi modifica su una tabella.

Dunque, ti esorto a proseguire con attenzione la consultazione dei prossimi capitoli di questa guida, dedicati alle varie piattaforme compatibili con il software per l'elaborazione di fogli di calcolo realizzato da Microsoft, e vedrai che in men che non si dica avrai completato correttamente l'incarico che ti è stato assegnato. Allora, sei pronto? Perfetto! In tal caso a me non resta che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Indice

• Come ordinare per data su Excel da PC
• Come ordinare per data su Excel online
• Come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet

Come ordinare per data su Excel da PC

Se stai lavorando al computer e disponi del celebre software per i fogli di calcolo sviluppato dall'azienda di Redmond, che come probabilmente già saprai è integrato nel pacchetto Microsoft 365 (con costi a partire da 7 euro al mese) ed è compatibile con i sistemi operativi Windows e macOS, ti mostro sùbito come ordinare per data su Excel da PC.

Innanzitutto, tieni conto del fatto che, di norma, i fogli Excel sono organizzati per colonne, e infatti la maggior parte delle funzioni di ordinamento sono state progettate proprio per questo tipo di orientamento. Se i dati del tuo foglio sono disposti per righe, puoi scegliere di trasporre l'ordinamento da righe a colonne, o seguire una procedura alternativa che ti mostrerò più avanti.

Per cominciare, dunque, apri il documento sul quale stai operando e accertati che le celle della colonna (o della riga) contenente le date da ordinare risulti formattata nel modo corretto. Sebbene il programma sia in grado di riconoscere automaticamente l'inserimento di tale tipologia di informazioni e di applicare contestualmente la corretta formattazione, ti consiglio di verificare che tutte le celle rispondano a tale requisito prima di operare una modifica di questo genere.

Per farlo, innanzitutto seleziona la colonna con le date cliccando sulla lettera che la contraddistingue (nel caso delle righe, sul relativo numero), o procedi evidenziando solamente le celle di tuo interesse. Se hai bisogno di maggiori informazioni su come selezionare più celle su Excel, leggi pure la guida dedicata che ti ho appena linkato.

A seguire, fai clic destro sulla selezione e premi l'opzione Formato celle dal menu contestuale, dopodiché, nella nuova finestra apertasi, assicurati che nella scheda Numeri sia valorizzata la categoria Data. Qualora così non fosse, seleziona tale modalità di formattazione e definisci nell'area Tipo il formato che reputi opportuno, premendo infine il pulsante OK per applicare le modifiche.

Una volta fatto ciò, se dunque si tratta di una colonna, recati nel menu Dati mantenendo attiva la selezione appena operata e individua la sezione Ordina, quindi premi il pulsante che riporta la disposizione AZ (dal più recente al meno recente) o ZA (dal meno recente al più recente) in base alle tue esigenze.

Ora, se vi sono delle colonne adiacenti contenenti altre tipologie di informazioni che, dunque, potrebbero essere strettamente collegate ai dati che stai ordinando, il sistema ti chiederà di specificare se intendi espandere la selezione o meno. In caso affermativo, lascia attiva l'opzione di default Espandere la selezione e premi il pulsante Ordina, altrimenti fai clic sulla voce Continuare con la selezione corrente per fare in modo che la modifica venga applicata esclusivamente alle celle da te evidenziate, mantenendo inalterato il resto del foglio.

Qualora tu abbia provveduto a convertire il foglio in tabella, troverai gli strumenti appena esposti nell'intestazione della colonna, premendo sul simbolo della freccia che punta verso il basso ivi presente. In tal caso, l'ordinamento coinvolgerà automaticamente tutti i dati delle altre colonne che fanno parte della tabella.

Nel caso in cui i dati del foglio in questione siano stati ordinati per righe, premi sul pulsante Ordina posto a fianco degli strumenti appena esposti e scegli, come in precedenza, se espandere la selezione alle celle adiacenti. A seguire, nella nuova finestra apertasi, definisci il tipo di ordinamento premendo il bottone Opzioni ivi presente, quindi pigia la funzione Ordina da sinistra e destra.

Successivamente, seleziona come primo livello la riga contenente le date dal campo a tendina Ordina per, dopodiché mantieni l'opzione Valori cella nel campo Ordina in base a e, infine, scegli la sequenza temporale che preferisci dalla funzione Ordine. Pigia poi il bottone OK per applicare le modifiche, e il gioco è fatto. Ti segnalo anche che, ove possibile, tramite questo tool potrai anche aggiungere ulteriori livelli di ordinamento dei dati.

Un altro metodo di cui puoi avvalerti per disporre delle celle formattate come data in una sequnza temporale è quello di applicare la matrice DATI.ORDINA.PER. Tale funzione permette di copiare i dati già ordinati in una diversa area all'interno del foglio di lavoro, mantenendo dunque quella originale invariata.

Se la cosa ti interessa, prima di tutto clicca due volte su una cella vuota nel foglio in questione (considera anche che deve esserci sufficiente spazio per riportare tutti i dati), quindi digita la formula =DATI.ORDINA.PER. Una volta fatto ciò, seleziona con il mouse tutto l'intervallo di dati che vuoi organizzare (comprese quindi le eventuali colonne adiacenti), di modo che le relative coordinate vengano compilate automaticamente dalla funzione.

Ora, digita il segno ; (il punto e virgola) e, stavolta, seleziona unicamente la colonna contenente le date (la quale avrà funzione di riferimento) trascinando il cursore dalla prima all'ultima cella. Per concludere, chiudi la parentesi tonda e premi il tasto INVIO. Ti segnalo che la nuova colonna delle date verrà formattata come numeri semplici e, dunque, dovrai modificare tale impostazione come mostrato all'inizio del capitolo per visualizzare correttamente le date.

Infine, desidero illustrarti anche un'altra semplice procedura che potrebbe risultare utile qualora tu debba ordinare le date visualizzando anche il relativo giorno della settimana. Per farlo, inserisci una nuova colonna a fianco di quella con le date e digita al suo interno il simbolo = (uguale), dopodiché clicca sulla cella adiacente per far sì che il relativo contenuto venga riportato al suo interno.

Successivamente, recati nell'angolo in basso a destra della cella appena editata e, non appena il cursore assume la forma del simbolo [+], trascinalo verso il basso per replicare la medesima formula a tutte le corrispondenti celle sottostanti, in modo da creare una copia esatta della colonna a fianco, relazionata a quest'ultima.

Per concludere, fai clic destro sulla nuova colonna e seleziona la voce Formato celle, quindi, nella nuova finestra apertasi, seleziona la categoria Personalizzato ed evidenzia nel campo Tipo la formattazione gg/mm/aaaa. A seguire, modifica manualmente tale campo immettendo il formato gggg: in questo modo, come potrai verificare tu stesso nell'esempio posto poco sopra, la data verrà sostituita con il giorno della settimana, e ti basterà pigiare sul bottone OK per applicare la modifica.

Ordinando poi le informazioni per data utilizzando una delle varie soluzioni esposte nei precedenti paragrafi, la nuova colonna con i giorni della settimana seguirà correttamente la calendarizzazione appena impostata. Questa soluzione può rivelarsi particolarmente utile per coloro che, ad esempio, devono organizzare per data dei turni utilizzando una tabella Excel.

Come ordinare per data su Excel online

Se ti stai chiedendo come ordinare per data su Excel online, la versione gratuita del popolare software per la gestione dei fogli di calcolo disponibile previo accesso con account dedicato a questa pagina del sito di Microsoft, sono lieto di comunicarti che, sostanzialmente, le procedure alle quali puoi fare riferimento sono le stesse mostrate nel capitolo precedente.

Le differenze, infatti, sono pochissime, e riguardano esclusivamente la nomenclatura di alcune funzioni (ad esempio quella per la formattazione delle celle si chiama Formato numero anziché Formato celle), e la disposizione dei vari tool nella barra degli strumenti relativa ai vari menu utilizzati.

Come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet

Ti trovi spesso a lavorare durante gli spostamenti e, dunque, vorresti sapere come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet utilizzando la relativa app per dispositivi Android (la trovi anche su store alternativi) e iOS/iPadOS che, come probabilmente già saprai, è del tutto gratuita se utilizzata su device con display pari o inferiore a 10.1" (altrimenti occorre sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365). Nessun problema, ti accontento sùbito.

Per cominciare, dopo aver avviato l'applicazione seleziona il documento che intendi modificare e, non appena lo visualizzi, fai tap sulla prima cella, quindi utilizza l'ancora a forma di pallino che compare in basso a destra per trascinare la selezione e usare un intervallo di dati definito.

A seguire, premi il simbolo della freccia posto in basso a sinistra e seleziona il menu Home, quindi scorri gli strumenti sottostanti fino a individuare la funzione Formato numero e pigia su di essa. Successivamente, premi l'opzione Data ivi presente affinché tutte le celle evidenziate rispettino tale requisito di formattazione.

Una volta fatto ciò, scorri ancora gli strumenti del menu Home e premi, stavolta, sulla funzione Ordina e filtra, quindi scegli se applicare l'ordinamento crescente o quello decrescente in base alle tue esigenze. In questo caso, l'operazione coinvolgerà automaticamente anche le celle adiacenti, le quali dunque verranno disposte in corrispondenza della relativa data.

Nell'app è possibile impostare anche delle formule e applicare ad esempio la matrice DATI.ORDINA.PER, che si rivela utile nel caso in cui si voglia creare una copia dei dati sullo stesso foglio già organizzati sulla base di una sequenza temporale, mantenendo inalterata quella originale.

Per procedere, seleziona una cella vuota e immetti nel campo di testo a fianco della dicitura fx la formula =DATI.ORDINA.PER, avvalendoti eventualmente dai suggerimenti automatici. Successivamente, seleziona come primo argomento l'intero intervallo di dati che desideri ordinare (comprensivo delle colonne adiacenti) esattamente come mostrato all'inizio del capitolo.

Una volta fatto ciò, fai tap sull'argomento con_matrice e seleziona, stavolta, solo la colonna contenente le date, dopodiché pigia sul simbolo della spunta verde per applicare la funzione nello spazio adiacente alla cella in questione e portare a termine l'operazione.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.