Come organizzare una videoconferenza

Organizzare riunioni virtuali consente di parlare con persone che si trovano in luoghi diversi, anche molto lontani, avendo la possibilità di vedersi ed evitando spostamenti superflui; il tutto in modo estremamente semplice ed economico. Anche a te piacerebbe fare delle videoconferenze per parlare con colleghi, amici, familiari e conoscenti vari? Allora permettimi di consigliarti alcune piattaforme adatte allo scopo.

Nei prossimi paragrafi di questo articolo, infatti, avrò modo di spiegarti come organizzare una videoconferenza con alcuni programmi e app il cui utilizzo è alla portata di chiunque: anche chi, un po’ come te, non si reputa esattamente un esperto in fatto di tecnologia. Devi soltanto valutare quale di queste fa al caso tuo e avvalertene.

Forza allora: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo che ti serve per concentrarti sulla lettura delle prossime righe e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò, così da riuscire ad avviare videoconferenze senza difficoltà. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon divertimento!

Indice

• Come organizzare una videoconferenza con Meet
• Come organizzare una videoconferenza con Zoom
• Come organizzare una videoconferenza con Teams
• Come organizzare una videoconferenza con Skype
• Come organizzare una videoconferenza con WhatsApp
• Come organizzare una videoconferenza con Webex
• Come organizzare una videoconferenza con FaceTime

Come organizzare una videoconferenza con Meet

Vuoi sapere come organizzare una videoconferenza con Meet, la piattaforma di conference call di Google? Beh, sappi che è semplicissimo e che è possibile procedere sia dalla versione Web del servizio (nel momento in cui scrivo, non è disponibile un client desktop da scaricare, va fatto tutto da browser), che dalla sua app ufficiale per dispositivi mobili.

Per quanto concerne la versione Web di Meet, basta collegarsi alla sua pagina principale utilizzando un browser compatibile (come Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge o Safari), accedere al proprio account Google e cliccare prima sul pulsante Nuova riunione e sulla voce Avvia riunione adesso.

In seguito basta concedere al servizio il permesso per accedere alla fotocamera e al microfono, cliccare sul bottone Partecipa e il gioco è fatto. La riunione sarà avviata e potrai iniziare a invitare altre persone a prendervi parte.

Se, invece, desideri procedere dall’app di Meet per dispositivi mobili, devi per prima cosa installare quest’ultima: per riuscirci su Android, ti basta cercare l’app sul Play Store e premere sul bottone Installa. Su iOS/iPadOS, invece, cerca l’applicazione sull’App Store, pigia sul bottone Ottieni/Installa e conferma l’operazione tramite Face ID, Touch ID o password del tuo ID Apple.

Dopo aver installato e avviato l’app, accedi al tuo account Google, concedile tutti i permessi necessari per farla funzionare, premi sul bottone Nuova riunione e seleziona la voce Avvia una riunione adesso. Non ti resta, poi, che iniziare a invitare altri utenti, così che possano unirsi alla tua videoconferenza.

Per maggiori informazioni su come avviare una videoconferenza con Meet, ti rimando alla lettura della guida che ho dedicato interamente all’argomento. Spero tanto possa tornarti utile.

Come organizzare una videoconferenza con Zoom

Zoom è un’altra famosissima piattaforma per organizzare videoconferenze. Permette di avviarne di gratuite e illimitate (se si tratta di conversazioni “uno a uno”), anche se bisogna dire che le conferenze con più di due partecipanti sono gratuite soltanto per i primi 40 minuti, limite che è possibile abbattere sottoscrivendo un abbonamento a partire da 139,90 euro/anno.

Per usare Zoom su computer, ti consiglio di scaricare il client ufficiale: collegati, dunque, sulla pagina di download del programma e clicca sul bottone Scarica. Dopo aver ottenuto il file .exe su Windows o il pacchetto .pkg su macOS, aprilo e segui le indicazioni che vedi a schermo, per completare il setup.

Dopodiché, per avviare una conferenza, devi registrarti con l’email (o in alternativa accedere con l’account Google o Facebook), premere sul bottone arancione Nuova riunione presente nella finestra principale del programma e concedergli tutti i permessi necessari per farlo funzionare. Così facendo, potrai invitare altre persone a unirsi alla videoconferenza che hai aperto Ti segnalo, comunque, la possibilità di usare Zoom anche via Web, agendo da Chrome.

Se, invece, preferisci usare Zoom su Android, dopo aver cercato l’app sul Play Store (o su uno store alternativo, se usi una versione di Android senza i servizi di Google), premi sul bottone Installa; su iOS/iPadOS, invece, cerca l’applicazione sull’App Store, premi sul bottone Ottieni/Installa e conferma l’operazione con il Face ID, il Touch ID o la password dell’ID Apple.

Una volta installata e avviata l’app di Zoom, registrati con la tua email oppure accedi con il tuo account Google o Facebook, premi sul pulsante Nuova riunione, fai tap sul bottone Avvia una riunione e concedile tutti i permessi necessari per funzionare correttamente. Così facendo, sei pronto per invitare altri utenti a unirsi alla conferenza appena aperta.

Per maggiori informazioni su come scaricare Zoom, come registrarsi su Zoom e come usare Zoom, dai un’occhiata ai tutorial che ho dedicato al tema perché ti saranno sicuramente di aiuto.

Come organizzare una videoconferenza con Teams

Hai deciso di organizzare una videoconferenza con Teams, la piattaforma di Microsoft pensata per le videocall aziendali? Beh, sappi che utilizzarla non è affatto complicato come potrebbe sembrarti. Ti segnalo che, di base, il servizio è gratis, ma per sfruttarlo appieno bisogna sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365 (ex Office 365), con prezzi a partire da 4,20 euro/mese + IVA per ciascun utente (con fatturazione annuale). Maggiori info qui.

Per usare Teams su computer, recati su questa pagina del sito di Microsoft e clicca sui pulsanti Scarica per il desktop e Scarica Teams. A scaricamento completato, apri il file d’installazione del programma (il file .exe su Windows o il pacchetto .pkg su macOS) e segui le indicazioni che vedi a schermo per ultimare l’installazione del programma.

Successivamente, premi sul bottone Iscriviti a Teams, fai clic sul pulsante Iscriviti gratis, presente nella pagina visualizzata a schermo e iscriviti seguendo le indicazioni che ti vengono fornite, specificando tutte le informazioni richieste (email, scopo per cui vuoi usare Teams, etc.). Per avviare una conferenza dovrai poi inserire nel tuo team le persone che intendi invitare alla call e avviare una nuova riunione tramite la funzione Riunione > Riunione immediata. Ti segnalo che Teams è utilizzabile anche via Web.

Per usare Teams su Android, invece, cerca l’app sul Play Store (o su uno store alternativo, se usi un dispositivo senza i servizi di Google) e premi sul bottone Installa; su iOS/iPadOS, invece, cerca l’app sull’App Store, pigia sul pulsante Ottieni/Installa e conferma l’operazione con il Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

Anche in questo caso, dopo aver avviato l’app, devi iscriverti o comunque effettuare l’accesso al tuo account Microsoft, aggiungere persone nel tuo team, e avviare una nuova riunione tramite la funzione apposita, agendo in modo analogo a quanto descritto prima su PC.

Ti servono altre delucidazioni su come scaricare Teams, su come accedere a Teams e su come usare Teams? No problem: nelle guide che ti ho appena linkato troverai tutte le informazioni che ti servono.

Come organizzare una videoconferenza con Skype

Rimanendo sempre in casa Microsoft, adesso parliamo di Skype: lo storico servizio di videochiamate, che non poteva di certo mancare in un tutorial dedicato a questo tema. Di base, Skype è gratuito e utilizzabile anche senza registrazione (mediante l’uso di account guest che sono funzionanti per 24 ore): si paga se si vogliono effettuare chiamate audio verso linee telefoniche tradizionali.

Detto ciò, se preferisci usare Skype da computer, puoi installare il suo client ufficiale dal sito di Microsoft: ti basta cliccare sul bottone Scarica Skype per Windows o Scarica Skype per Mac, a seconda del sistema operativo che usi. Una volta scaricato il pacchetto, ti basta aprirlo e seguire le indicazioni che compaiono a schermo, per completare il setup. SU Windows 10, è possibile effettuare l’installazione direttamente dal Microsoft Store.

Dopo aver installato il programma, accedi al tuo account Microsoft (o creane uno, se non l’hai già fatto), clicca dunque sul pulsante Chiamate (in alto a sinistra), seleziona le voci Riunione > Organizza una riunione e concedi al programma i permessi necessari per funzionare (qualora non l’avessi ancora fatto). Dopodiché clicca sul bottone Avvia riunione e invita altri utenti a prendere parte alla videocall.

Un’altra possibilità è quella di accedere a Skype tramite la sua versione Web, utilizzabile su Google Chrome e Microsoft Edge, la quale è accessibile anche senza account Microsoft. Per servirtene, recati su questa pagina Web, fai clic sul pulsante Crea una riunione gratuita e concedi alla piattaforma l’accesso al microfono e alla webcam. Fatto ciò, non ti resta che condividere l’invito alla riunione e attendere che i vari partecipanti si colleghino.

Su smartphone e tablet, invece, devi installare l’app di Skype, avviarla, accedere al tuo account Microsoft (o crearne uno, se non l’hai già fatto) e avviare la conferenza. Su Android, cerca dunque Skype sul Play Store (o su uno store alternativo, se usi un dispositivo senza i servizi di Google) e premi sul bottone Installa; su iOS/iPadOS, invece, cerca l’app sull’App Store, pigia sul pulsante Ottieni/Installa e conferma l’operazione con il Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

Dopo aver installato e avviato l’app di Skype, accedi al tuo account, premi sul bottone Chiamate (al centro, in basso), fai tap sull’icona della videocamera (in alto a destra) e premi sul pulsante Avvia riunione. Ricordati di condividere l’invito alla riunione con le persone che desideri vi prendano parte.

Se vuoi ulteriori delucidazioni su come installare Skype, come registrarsi su Skype e come usare Skype, dai un’occhiata ai tutorial che ho dedicato alla piattaforma di videoconferenze di Microsoft.

Come organizzare una videoconferenza con WhatsApp

Vuoi organizzare una videoconferenza con WhatsApp? Beh, la cosa è assolutamente fattibile. Ci tengo però a dirti che, almeno nel momento in cui scrivo, il celebre servizio di proprietà di Facebook permette di fare conferenze fino a un massimo di 8 partecipanti in simultanea e agendo soltanto da mobile, quindi dall’app ufficiale del servizio per Android e iOS, e non da PC.

Per prima cosa, provvedi dunque ad avviare l’app di messaggistica sul tuo smartphone (se non l’hai ancora installata e configurata, fallo adesso seguendo le indicazioni che ti ho fornito in quest’altra guida) e recati nella sezione Chiamate. Dopodiché fai tap sul bottone raffigurante la cornetta con la +, posta in basso a destra su Android oppure in alto a destra su iOS.

A questo punto, fai tap sulla voce Nuova chiamata di gruppo, seleziona i contatti da inserire nella chiamata e premi sul simbolo della videocamera, per far partire la videochiamata. Non ti resta, poi, che attendere che i contatti selezionati vi prendano parte.

Se necessiti di ulteriori informazioni su come fare videochiamate di gruppo su WhatsApp, ti rimando alla lettura del tutorial che ho dedicato interamente a questo argomento.

Come organizzare una videoconferenza con Webex

Concludo questo tutorial parlandoti di Webex, uno strumento per organizzare videoconferenze messo a disposizione da Cisco, il quale offre la possibilità di invitare fino a un massimo di 40.000 partecipanti (nella versione gratuita è possibile collegare fino a un massimo di 100 persone per 50 minuti).

Per servirtene su computer, collegati al sito ufficiale del servizio e fai clic sul bottone Download for [nome sistema operativo in uso] situato sotto la voce Webex Meeting (sulla sinistra). Successivamente, apri il pacchetto .msi (su Windows) oppure il pacchetto .dmg (su macOS) ottenuto e segui le indicazioni che vedi a schermo per portare a termine il setup. Se non vuoi scaricare il client di Webex, sappi che puoi avvalerti anche della sua versione Web.

Ora, iscriviti al servizio utilizzando un’indirizzo email valido: per riuscirci, basta che compili il modulo di iscrizione proposto e segui le indicazioni che ricevi via email. Ad accesso effettuato, potrai avviare una conferenza semplicemente cliccando sul bottone Start a meeting presente nella pagina principale del client o della versione Web di Webex e concedendo al servizio l’accesso al microfono e alla webcam del PC. Ora puoi finalmente invitare altri utenti a prendere parte alla conferenza appena avviata.

Nel caso tu preferisca agire da smartphone e tablet, provvedi innanzitutto a installare l’app di Webex sul tuo dispositivo: su Android, cerca Webex sul Play Store (oppure su uno store alternativo, nel caso tu stia usando un device senza i servizi di Google) e premi sul pulsante Installa; su iOS/iPadOS, invece, cerca l’app sull’App Store, premi sul bottone Ottieni/Installa e conferma la cosa mediante il Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.

A installazione avvenuta, avvia l’app, accetta le condizioni d’uso e accedi al tuo account premendo sul bottone apposito e fornendo le tue credenziali (oppure creane uno con la tua email dopo aver fatto tap sulla voce Esegui registrazione). A login eseguito, premi sul bottone Avvia riunione e sui pulsanti Avanti, OK e Avvia. Non ti resta, dunque, che invitare altre persone a prendere parte alla conferenza appena avviata.

Per maggiori informazioni su come scaricare Webex, ti rimando alla lettura dell’approfondimento che ho dedicato all’argomento. Spero possa tornarti utile.

Come organizzare una videoconferenza con FaceTime

Concludo la guida spiegandoti come organizzare una videoconferenza con FaceTime, l’applicazione di Apple preinstallata su tutti i suoi dispositivi che, a partire da iOS 12.1.4 e macOS Mojave 10.14.3, supporta le videocall con un massimo di 32 partecipanti. Inoltre, FaceTime è disponibile anche in una versione Web che, tramite un link di invito da aprire su Chrome o Edge, permette di prendere parte a videocall anche su dispositivi Windows e Android.

Per avvalertene da smartphone e tablet, recati nelle impostazioni del tuo dispositivo Apple, pigiando sull’icona con gli ingranaggi posta nella home screen o nella Libreria app, tocca la dicitura FaceTime e assicurati che l’interruttore visualizzato a schermo sia spostato su ON (altrimenti fallo tu).

Successivamente, per organizzare la videoconferenza, apri FaceTime, tocca il pulsante Nuova chiamata FaceTime (in alto a destra), specifica il nome, l’indirizzo email o il numero di telefono delle persone da invitare e premi sul pulsante FaceTime.

Se stai usando un device aggiornato ad iOS 15 (o successivo) puoi invitare altri a prendere parte alla videoconferenza tramite un link di invito, che può essere aperto su Android/Windows tramite l’uso dei browser Chrome/Edge.

Per procedere in tal senso, premi sul pulsante Crea link (nella schermata principale di FaceTime) e seleziona la modalità di condivisione preferita (es. Mail, WhatsApp, etc.). Coloro che vengono invitati, per prendere parte alla conferenza, dovranno pigiare sul link, scrivere il proprio nome nel campo di testo visualizzato nella pagina Web che viene mostrata loro su Chrome o Edge e pigiare sui bottoni Continua e Partecipa (possono agire sia da mobile che da computer ovviamente). Tu, invece, dovrai accettare i partecipanti che fanno richiesta premendo sulla dicitura [N] persona/e in attesa presente nella notifica comparsa a schermo e, poi, facendo tap sul pulsante (✓).

Vuoi usare FaceTime da computer? Bene: avvia l’applicazione sul tuo Mac, scrivi nel campo di testo (in alto a sinistra) il nome, l’indirizzo e-mail o il numero di cellulare delle persone da includere nella videoconferenza e, quindi, clicca sul pulsante Video posto nella barra laterale di sinistra.

Se sei stato invitato a partecipare tramite link, invece, puoi seguire le indicazioni che ti ho già descritto poc’anzi e attendere che l’host ti faccia entrare.

Per maggiori delucidazioni circa il funzionamento di FaceTime, consulta l’articolo che ho dedicato all’argomento.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.