Come organizzare viaggi di gruppo

di Salvatore Aranzulla

L’estate si sta avvicinando e quest’anno vorresti passare le vacanze in compagnia dei tuoi amici, così hai proposto loro di fare un bel viaggio di gruppo e l’idea si è rivelata vincente: ora non vi resta che mettervi d’accordo sulla località in cui recarvi, prenotare il volo (oppure il biglietto del treno o dell’autobus) e scegliere la struttura in cui soggiornare. Purtroppo, però, non hai nessuna esperienza nell’organizzazione di viaggi di gruppo e temi di non essere in grado di portare a termine un’impresa del genere.

Su, non abbatterti! Se vuoi, posso mostrarti io come organizzare viaggi di gruppo ricorrendo a dei servizi online che, oltre a essere gratuiti, sono facilissimi da utilizzare. Come dici? Non hai molta dimestichezza nemmeno con la tecnologia? Ti garantisco che non hai alcun motivo per preoccuparti: ti guiderò passo-passo sia per quanto riguarda la prenotazione dei voli che delle strutture ricettive in cui soggiornerai insieme ai tuoi compagni di viaggio.

Allora, possiamo iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e utilizza i servizi che ti indicherò seguendo in modo scrupoloso le mie “dritte”. Non mi resta altro che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon viaggio!

Mettersi d’accordo sulla meta

Quando bisogna organizzare viaggi di gruppo è fondamentale mettersi d’accordo sulla meta in cui ci si vuole recare. Sia tu che i tuoi compagni di viaggio potreste avere già in mente la località in cui recarvi, ma alla fine dovrete fare una scelta e scartare alcune delle proposte che state attualmente valutando. Se vuoi optare per una scelta un po’ più “democratica”, potresti realizzare un sondaggio e rendere partecipe i tuoi amici della scelta finale.

Puoi utilizzare a tale scopo Doodle, un servizio online gratuito (utilizzabile anche senza registrazione e disponibile sotto forma di app per Android e iOS) grazie al quale è possibile creare dei semplicissimi sondaggi utili per programmare viaggi di gruppo e tanti altri eventi. Ti stai chiedendo come funziona? Te lo spiego subito.

Tanto per cominciare, collegati al sito Internet Doodle e clicca sul pulsante arancione Crea un Doodle (situato in alto a destra). Nella pagina che si apre, digita nel campo Inserisci titolo l’oggetto del sondaggio (es. “Mete proposte per il viaggio di gruppo” o “Proposte per il viaggio”), clicca nel campo Aggiungi luogo e seleziona la voce Da definire nel menu che si apre. Se lo desideri, aggiungi anche una nota nell’apposito campo di testo e poi clicca sul pulsante verde Continua.

A questo punto, passa alla realizzazione vera e propria del sondaggio: clicca sulla scheda Testo e poi aggiungi le opzioni di scelta compilando i campi Opzione e Aggiungi opzione. Per modificare le impostazioni del sondaggio, clicca sul pulsante Impostazioni e, nel riquadro che compare, spunta le opzioni che preferisci (es. Limita i partecipanti a un solo voto, per permettere ai partecipanti di esprimere il voto per una sola opzione; Sondaggio nascosto, per “oscurare” i voti ai partecipanti del sondaggio, etc.) e poi clicca sul pulsante verde Confermare.

Non appena avrai finito di creare il sondaggio, clicca sul pulsante Continua e, nella pagina successiva, indica il tuo nome e la tua email di contatto negli appositi campi di testo e poi fai clic sul pulsante Termina. Adesso non devi fare altro che inviare il link via email ai partecipanti del sondaggio e attendere che rispondano: clicca sulla scheda Email, inserisci gli indirizzi email dei vari partecipanti (ricordandoti di separarli con la virgola) e, per finire, clicca sul pulsante Invia.

Gli utenti a cui avrai inviato il sondaggio riceveranno una email contenente il link che permetterà loro di partecipare al stesso. I risultati del sondaggio saranno accessibili direttamente sul sito Internet di Doodle: per accedervi basterà cliccare sul link che riceverai all’indirizzo di posta elettronica che hai indicato in fase di creazione del sondaggio.

Registrandoti a Doodle, puoi visualizzare i risultati dei sondaggi in modo ancora più rapido grazie alla panoramica messa a disposizione degli utenti registrati. Inoltre, ti ricordo che il servizio è gratuito soltanto se usato per fini personali: per utilizzarlo come azienda è necessario sottoscrivere l’abbonamento Premium, che parte da 29 euro/anno.

Trovare viaggi low cost

Una volta che tu e gli altri partecipanti al viaggio vi sarete accordati sulla meta da raggiungere, dovrete definire tutti gli altri dettagli del viaggio. Uno degli aspetti più importanti è prenotare il mezzo di trasporto, magari trovando viaggi low cost. Che tu scelga di partire in aereo, in treno o con il bus, anche in questo caso puoi rivolgerti a servizi online che permettono di risparmiare qualcosina sulle spese di viaggio.

Sky Scanner (Online/Android/iOS)

Come cercare voli

Uno dei servizi online più famosi per trovare voli low cost è Skyscanner, un motore di ricerca per i voli (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS) che permette di confrontare le offerte di molteplici compagnie aeree. Utilizzarlo è semplicissimo: basta collegarti alla sua pagina principale, definire i dettagli del viaggio e completare la prenotazione sul sito della compagnia aerea scelta.

Collegati, quindi, alla pagina principale di SkyScanner e compila il modulo che ti viene proposto inserendo tutti i dati richiesti: nel campo di testo Paese, città o aeroporto, indica il luogo di partenza; nel secondo modulo Paese, città o aeroporto, indica la destinazione; utilizza i campi Partenza e Ritorno per indicare le date di partenza e di ritorno che intendi impostare.

Se lo desideri, fai clic sulle opzioni riguardanti l’inclusione degli aeroporti vicini, la prenotazione di voli diretti, l’inclusione di destinazioni multiple e così via. Soprattutto, non dimenticarti di indicare i numeri di viaggiatori e la rispettiva età tramite il campo di testo Classe & Viaggiatori.

Non appena avrai impostato tutti i parametri riguardanti il tuo volo, clicca sul bottone verde Cerca voli in modo tale da avviare la ricerca vera e propria del volo. Non ti resta altro da fare che individuare il volo che ti sembra più adatto alle tue circostanze (e a quelle dei tuoi compagni di viaggio), cliccare sull’opzione Guarda e, per finire, completare la prenotazione inserendo i tuoi dati personali nel sito della compagnia scelta.

Google Voli (Online)

Un’altra importante risorsa per cercare voli low cost è Google Voli, il servizio messo a disposizione da Google per la ricerca dei voli. Utilizzandolo (dopo aver effettuato il login al proprio account Google), è possibile ricevere degli alert grazie ai quali monitorare i prezzi dei voli a cui si è interessati.

Per utilizzare Google Voli, collegati alla sua pagina principale e compila i campi richiesti in modo tale da effettuare la ricerca dei voli disponibili: indica se vuoi prenotare un volo Andata e ritorno o Sola andata; prenota un volo impostando più destinazioni tramite l’opzione Più città e utilizza il menu situato in alto a sinistra per scegliere la classe e il numero di passeggeri da prenotare. Non appena avrai impostato i parametri di ricerca sopraccitati, fai clic sul pulsante Cerca.

Nella pagina che si apre, imposta il numero massimo di scali da effettuare cliccando sulla voce Scali e poi scegli fra le opzioni disponibili. Volendo, puoi anche scegliere la compagnia aerea e gli orari di partenza e di arrivo tramite gli appositi comandi che sono presenti nel modulo stesso. Quando avrai definito anche questi dettagli, individua il volo che è più adatto alle tue esigenze, cliccaci sopra per visualizzare i dettagli dello stesso ed eventualmente completa la prenotazione sul sito della compagnia aerea che lo ha messo a disposizione. Più facile di così?!

Desideri attivare gli alert inerenti le variazioni dei prezzi dei voli? Niente di più semplice: effettua il login con il tuo account Google (se non l’hai ancora fatto) e poi sposta su ON l’interruttore che trovi all’interno del riquadro Monitora prezzi (situato in fondo alla pagina e accanto a ciascun volo selezionato).

Trainline (Online/Android/iOS)

Hai deciso di partire in treno? In tal caso, ti suggerisco di rivolgerti a Trainline, un comodo servizio online (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS) che può essere utilizzato anche senza registrazione e grazie al quale è possibile risparmiare sui viaggi in treno acquistando i biglietti al prezzo migliore possibile.

Per prenotare il treno con Trainline, collegati alla sua home page e compila il modulo di ricerca: inserisci la stazione di partenza e quella di arrivo negli appositi campi di testo, indica le date di andata e ritorno cliccando sui giorni del calendario situato sulla destra, fai clic sul simbolo (+) per incrementare il numero di passeggeri e, non appena hai inserito tutti i dati richiesti, clicca sul pulsante Cerca.

Attendi, quindi, il caricamento dei risultati di ricerca e, nella pagina che si apre, filtra i risultati cliccando sui pulsanti meno cari, semi-flessibili e flessibili situati in alto a sinistra. Ti consiglio di lasciare impostato il filtro “meno cari” in modo tale da risparmiare sul biglietto. Non ti resta che individuare il risultato che fa al caso tuo (quello evidenziato in verde è considerato il migliore disponibile), cliccarci sopra e poi fare clic sul pulsante Seleziona (prezzo).

Compila, quindi, il modulo che ti viene proposto indicando i dati riguardanti i passeggeri che stanno acquistando il biglietto (es. nome, cognome, data di nascita, informazioni di contatto, etc.), clicca sul pulsante Prenota (prezzo) e, nella pagina successiva, controlla che i dati riportati sul biglietto siano corretti. Per concludere, clicca sul pulsante Paga (prezzo) situato in fondo alla pagina e procedi all’acquisto vero e proprio del biglietto inserendo i dati della carta di credito o del conto PayPal.

Flixbus (Online/Android/iOS)

Se hai la necessità di prenotare un autobus, ti suggerisco di rivolgerti a FlixBus, un servizio online (anch’esso disponibile sotto forma di app per Android e iOS) che permette di prenotare viaggi in autobus a partire da 5 euro. Per tua informazione, FlixBus copre oltre 120.000 tratte in Italia e nel resto d’Europa.

Per utilizzare FlixBus, collegati alla sua home page, compila i campi Da, A, andata, ritorno, passeggeri/biciclette indicando, rispettivamente, i dati riguardanti il punto di partenza, la destinazione, la data di andata e di ritorno e, naturalmente, anche il numero di passeggeri. Dopodiché clicca sul pulsante giallo Cerca così da avviare la ricerca del biglietto.

Nella pagina che si apre, filtra i risultati di ricerca modificando (eventualmente) i parametri situati sulla sinistra e poi individua l’offerta che ti interessa maggiormente. Non appena ne avrai individuato una, clicca sul pulsante verde Prenota N posti collocato in corrispondenza dell’offerta stessa, così da aggiungere il biglietto al carrello.

Quando avrai finito di aggiungere i posti al carrello, clicca sul pulsante giallo Prenota il tuo viaggio (situato sulla destra della pagina), indica nell’apposito modulo i dati anagrafici dei passeggeri e le informazioni riguardanti i bagagli e clicca sul pulsante giallo Procedi al Pagamento per portare a termine l’acquisto del biglietto.

Prenotare l’alloggio

Dopo aver prenotato il viaggio, puoi passare allo step successivo: prenotare l’alloggio. Anche in questo caso puoi affidarti ad alcuni servizi online facili da utilizzare e che permettono di risparmiare un bel po’.

Booking (Online/Android/iOS)

Uno dei principali siti per prenotare online le strutture ricettive è Booking (disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS). Può essere usato anche senza creare un account, ma tieni conto che la registrazione al servizio permette di accedere a tariffe scontate.

Per utilizzare Booking, collegati alla sua home page, inserisci la destinazione in cui recarti nel campo Destinazione, nome struttura o indirizzo; compila i campi Check-in e Check-Out, indicando le date di partenza e di arrivo; seleziona il numero di viaggiatori dall’apposito menu a tendina e il numero di camere che intendi prenotare. Non appena avrai finito di impostare tutti i parametri di ricerca, clicca sul pulsante blu Cerca. Nella pagina che si apre, usa il menu Filtra Per collocato sulla sinistra per affinare ulteriormente la ricerca impostando il budget a disposizione, le location più popolari, i servizi preferiti e così via.

Una volta che avrai individuato la struttura che fa al caso tuo, clicca sul pulsante Scegli la tua camera/Vedi le nostre ultime camere disponibili e, dopo aver visto nel dettaglio la struttura di tuo interesse, completa la prenotazione facendo clic sul pulsante Prenota ora e seguendo poi le istruzioni che visualizzi a schermo per portare a termine la procedura di prenotazione.

Trivago.it (Online/Android/iOS)

Un’altra utile soluzione che ti aiuterà a pianificare la tua vacanza di gruppo è Trivago, un sito Web specializzato nella ricerca di hotel e strutture ricettive low cost disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS. La sua interfaccia semplice e intuitiva ti permetterà di fare tutto con estrema facilità.

Per prenotare hotel con Trivago, collegati alla sua pagina principale, digita il nome della località in cui vuoi recarti nella barra di ricerca situata al centro della pagina e poi clicca sul pulsante Cerca. Nella pagina che si apre, clicca sui campi di testo Arrivo e Partenza e poi serviti dei menu a tendina che compaiono a schermo per selezionare le date del viaggio che stai programmando. Scegli, poi, se prenotare una camera doppia, una camera singola, una camera familiare o camere multiple tramite il menu a tendina situato in alto a destra.

In base ai parametri di ricerca che hai impostato, Trivago ti proporrà i risultati contrassegnati dai prezzi confrontati con quelli offerti dagli altri portali Web per l’organizzazione dei viaggi, così che tu possa prenotare al prezzo più basso possibile. Interessante, vero?

Se desideri filtrare i risultati di ricerca, serviti del menu collocato sulla sinistra per impostare i parametri relativi alla categoria degli hotel, le recensioni degli utenti, il prezzo, la distanza dal centro della città o da alcuni punti di interesse (es. stadi, monumenti, etc.) e così via.

Non appena avrai individuato una struttura ricettiva che può fare al caso tuo, clicca sul pulsante verde Vedi l’offerta: verrai rimandato sul sito Web che offre il prezzo più basso in quel dato momento e da lì potrai valutare al meglio la struttura di tuo interesse ed eventualmente procedere con la prenotazione vera e propria.

Airbnb (Online/Android/iOS)

Airbnb è un altro servizio da tenere in considerazione quando si prenota un alloggio. Consente di affittare per brevi periodi case vacanze e anche di dare in affitto la propria abitazione (o soltanto alcune delle sue stanze) ed è disponibile anche sotto forma di app per Android o iOS.

Per utilizzare Airbnb, collegati alla sua home page, fai clic sulla voce Registrati situata in alto a destra e registrati tramite il tuo account Facebook, il tuo account Google o il tuo indirizzo email, facendo clic su uno dei rispettivi pulsanti.

A registrazione effettuata, digita nel campo di ricerca situato in alto la città in cui vuoi trovare casa e poi clicca sul nome della stessa. Individua, quindi, l’offerta che ti sembra più adatta alle tue esigenze e cliccaci sopra. Nella pagina che si apre, leggi in modo dettagliato le caratteristiche della casa che stai prenotando e, se è di tuo gradimento, fai clic sul pulsane Prenota collocato in basso a destra.

Nel riquadro che compare a schermo, inserisci le date di arrivo (Check-in) e di partenza (Check-out), usa il menu a tendina Ospiti per indicare il numero di persone che sono con te (te compreso) e clicca su Cerca per avviare la ricerca delle case disponibili e fai clic sul pulsante Prenota per procedere all’ordine.

Nella pagina che si apre, leggi attentamente le condizioni poste dal proprietario di casa e, se ti è tutto chiaro, clicca sul pulsante Accetto e continua in modo tale da procedere con la conferma dei dati e portare a termine la prenotazione.

Per maggiori informazioni su come funziona Airbnb, dai un’occhiata al tutorial che ho dedicato a questo utilissimo servizio.

Organizzare pagamenti e prelievi

HYPE

Prima di affrontare un viaggio, è di fondamentale importanza organizzare anche il modo in cui gestire i pagamenti e i prelievi nei luoghi nei quali ci si recherà. A tal proposito, il mio consiglio è quello di usare un conto di moneta elettronica che abbia una carta associata e che sia utilizzabile anche all’estero sia per i pagamenti che per i prelievi.

Entrando più nel dettaglio, mi sento di consigliarti HYPE: un conto che si può aprire e gestire direttamente da app per Android (scaricabile dal Play Store o da Huawei AppGallery) e iPhone oppure da PC e che include una carta Mastercard, sia fisica che virtuale.

HYPE permette di effettuare acquisti online e nei negozi fisici (anche tramite i sistemi Google Pay e Apple Pay, con inoltre la possibilità di ottenere dei cashback su oltre 500 negozi online), inviare e ricevere denaro, inviare e ricevere bonifici gratuitamente, pagare bollettini e bollette, effettuare prelievi da ATM, comprare e vendere Bitcoin e molto altro ancora. Per l’organizzazione dei viaggi, poi, torna molto utile la funzione legata alla creazione degli obiettivi, la quale permette di impostare degli obiettivi (come per l’appunto un viaggio) e di risparmiare mese dopo mese per raggiungerli.

Oltre che in Italia, HYPE si può usare senza alcun problema anche all’estero, in quanto la carta del circuito Mastercard associata al conto viene accettata in tutto il mondo sia per acquisti in negozio che per acquisti online (con la tecnologia Mastercard Secure Code che garantisce la massima sicurezza e la protezione dei dati a ogni pagamento). Inoltre, prelevare è gratuito in tutti gli sportelli ATM dell’eurozona.

Sui prelievi e i pagamenti in valuta estera HYPE addebita una commissione del 3% sul tasso di cambio per i piani HYPE e Next, mentre il piano Premium non ha alcuna commissione sul tasso di cambio. Il cambio applicato è quello usato dal circuito Mastercard alla data in cui viene effettuata la spesa nella valuta estera. A questo cambio va aggiunta la maggiorazione del 3% su carta Circuito Mastercard nei Paesi extra-U.M.E. Per le operazioni in valuta diversa da euro, Mastercard applica una doppia conversione valutaria, prima in dollari US e poi in euro. Maggiori info qui.

HYPE prevede tre diversi piani: HYPE è il piano base e non prevede spese mensili fisse. Un gradino più su c’è HYPE Next che costa 2,90 euro/mese (con 20 euro di bonus su Amazon usando il codice AMAZON20 in fase di registrazione), abbatte i limiti di prelievo, ricarica e spesa previsti da HYPE e permette sia la domiciliazione delle utenze che l’accredito dello stipendio. Infine, c’è il piano più completo, indicato per chi vuole il massimo dal proprio conto e soprattutto per chi viaggia spesso all’estero: HYPE Premium che costa 9,90 euro/mese (con 25 euro di bonus alla prima ricarica usando il codice PREMIUM25 in fase di registrazione) e include tutti i vantaggi di HYPE e Next più un’assicurazione completa per i viaggi (medica, ritardo e cancellazione volo), pagamenti e prelievi gratis in tutto il mondo, la carta di debito World Elite Mastercard e assistenza prioritaria (anche via WhatsApp).

Se sei interessato ad HYPE, puoi aprire il tuo conto direttamente dal sito ufficiale, scegliendo il tipo di conto da aprire e completando la procedura guidata che ti viene proposta: il tutto ti richiederà non più di qualche minuto; l’importante è che tu abbia un documento di riconoscimento valido a portata di mano.

Fatto questo, potrai iniziare a usare HYPE per pagamenti e prelievi sia in Italia che nel resto del mondo avvalendoti delle tante possibilità concesse dal conto che hai aperto. Per maggiori informazioni al riguardo, leggi la mia guida su come funziona HYPE.

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Articolo realizzato in collaborazione con HYPE.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.